OA辦公系統(tǒng)提高醫(yī)院檔案管理效能的有效性分析

于金英

（威海市婦幼保健院，山東 威海 264200）

辦公系統(tǒng)是當(dāng)前各行各業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中保證工作順利的現(xiàn)代化科技基礎(chǔ)，也是當(dāng)前社會發(fā)展運(yùn)作的良好保障，可以說各行各業(yè)的發(fā)展建設(shè)都離不開辦公系統(tǒng)。因此在各行各業(yè)當(dāng)中應(yīng)用高效的辦公系統(tǒng)，能夠?qū)ο嚓P(guān)行業(yè)起到非常重要的影響意義，同時還能夠推動整個社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和建設(shè)。近些年來隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展OA辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)和應(yīng)用也為現(xiàn)代化的社會生產(chǎn)工作提供了更加高效的辦公方案，其中我國的醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)在對辦公系統(tǒng)選擇的過程當(dāng)中也更加偏向OA系統(tǒng)的使用。在當(dāng)前的國家市場經(jīng)濟(jì)體制下，進(jìn)一步提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，同時帶動醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作科學(xué)性穩(wěn)步提升離不開OA系統(tǒng)的自動化辦公它應(yīng)用，不僅僅高效的為醫(yī)院提供了良好的辦公服務(wù)平臺，同時還能夠為醫(yī)院的各項工作提供了更多的便利。

1 OA辦公系統(tǒng)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，大部分醫(yī)院已全面實行了辦公自動化、無紙化，在這種背景下OA辦公系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，OA辦公系統(tǒng)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上，以單位計算機(jī)為核心，并輔助于各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，收集冗雜的辦公信息，同時將其歸納、整理、分類，以利于工作人員更加快捷、有效的查詢、使用。

OA實際上是辦公自動化的系統(tǒng)簡稱，是當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)發(fā)展應(yīng)用基礎(chǔ)上發(fā)展出來的現(xiàn)代化現(xiàn)行辦公管理方式，這樣的自動化辦公方式不僅僅范圍更廣，同時能夠高效地實現(xiàn)信息的交流共享，其中包含計算機(jī)應(yīng)用管理技術(shù)以及高新設(shè)備等業(yè)務(wù)的處理等等。OA辦公系統(tǒng)采用全面而廣泛的全覆蓋模式，能夠給當(dāng)前的社會建設(shè)和發(fā)展帶來更加新穎的建設(shè)機(jī)遇，同時促進(jìn)現(xiàn)代化社會建設(shè)實現(xiàn)電子科技化。

OA自動化系統(tǒng)發(fā)展是以現(xiàn)代化信息技術(shù)辦公公務(wù)為基礎(chǔ)的，通過對工作過程當(dāng)中各類內(nèi)部信息的采集以及外部環(huán)境的信息處理，將內(nèi)外信息進(jìn)行高效的處理和整合提取工作信息中重要的信息進(jìn)行集體整合歸檔，另外還會集中提取一些工作之外的一些不利于工作進(jìn)行垃圾的集中處理。OA系統(tǒng)在自動化辦公當(dāng)中的數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢，能夠高效的帶動現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的處理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性穩(wěn)步提升。威自動化系統(tǒng)的工作應(yīng)用第二個階段，實際上是協(xié)助工作系統(tǒng)使用者通過電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子文檔等等共享現(xiàn)代化自動技術(shù)來促進(jìn)工作人員之間實現(xiàn)高效的信息共享和交流保障，在不受時間空間限制的條件下展開進(jìn)一步的工作。

市場經(jīng)濟(jì)在當(dāng)前發(fā)展下最強(qiáng)的發(fā)展建設(shè)優(yōu)勢就是開放性，而OA系統(tǒng)在當(dāng)前發(fā)展過程當(dāng)中得到了充分的應(yīng)用，因為其服務(wù)范圍逐漸由行政擴(kuò)展到了各個系統(tǒng)的活動組織當(dāng)中，所以不僅僅能夠為使用者提供更加高效準(zhǔn)確的交流反饋，同時還能夠協(xié)調(diào)整個組織的內(nèi)部工作效率。

相對于傳統(tǒng)的辦公方式，OA辦公系統(tǒng)具有以下三方面的優(yōu)勢。第一，低成本，醫(yī)院內(nèi)所有文件均可以以電子形式傳閱，實現(xiàn)了真正的無紙化，節(jié)約資源，有效降低了醫(yī)院的支出。第二，高效性，相較于傳統(tǒng)人工分發(fā)文件的方式，利用OA系統(tǒng)可以快速傳遞各種文件，避免人力資源的浪費(fèi)，同時OA系統(tǒng)可以最大限度的保存各種文件，避免丟失。第三，易操作，OA辦公系統(tǒng)操作簡單，檔案管理人員登錄辦公系統(tǒng)后即可進(jìn)行各種檔案整理、歸納、分類。

2 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作存在的弊端

2.1 管理工作人員專業(yè)素質(zhì)低

在很多醫(yī)院，沒有專門從事檔案管理的工作人員，很多都是由行政科室人員兼任，或者由臨床退休人員擔(dān)任，無論在精力上，還是在業(yè)務(wù)水平上都不能有效地進(jìn)行檔案管理工作，這樣形成了非專業(yè)人員管理檔案，造成檔案管理工作的混亂，制約了醫(yī)院檔案管理水平的提高。

2.2 檔案管理規(guī)章制度不健全

醫(yī)院臨床各個專業(yè)，各個部門，都有一套自己成熟的管理規(guī)章制度，但是很多醫(yī)院在檔案管理方面，規(guī)章制度不健全，甚至缺失，而且檔案管理人員也不重視檔案管理工作，導(dǎo)致醫(yī)院很多科室重要的資料內(nèi)容不能及時收集、整理、保管。

2.3 現(xiàn)代化水平低

目前，很多醫(yī)院還是應(yīng)用傳統(tǒng)的手工方法管理檔案，即使運(yùn)用電腦，也僅僅限于對于一些簡單數(shù)據(jù)的錄入或者檢索，這種傳統(tǒng)的工作方式容易導(dǎo)致檔案在管理過程中的破損、混亂，甚至丟失，影響檔案的完整性、安全性和美觀性。

3 OA辦公系統(tǒng)可以有效提升醫(yī)院檔案管理的效能

3.1 量體裁衣，個體化定制

目前很多的OA辦公軟件都可以根據(jù)醫(yī)院的自身需要進(jìn)行修改，以更好地適應(yīng)不同醫(yī)院、不同科室的辦公要求，醫(yī)院檔案管理部門，可以根據(jù)自身醫(yī)院特點及工作需求，設(shè)計所需要的檔案管理軟件，這樣可以確保檔案管理人員快速掌握辦公軟件，熟練操作，應(yīng)用自如的收集、整理各種醫(yī)院檔案文件，節(jié)省時間，提高效率。

3.2 簡潔明了，方便實用

在醫(yī)院檔案管理的OA系統(tǒng)，可以根據(jù)不同內(nèi)容、不同類別設(shè)置不同的菜單，將相近的內(nèi)容歸納到同一菜單下，如可以設(shè)置醫(yī)院動態(tài)、醫(yī)院通告、科研信息、藥物信息、醫(yī)保信息、人員信息、黨務(wù)信息等不同菜單，這樣不論是對于檔案管理者，還是對于使用者，都一目了然，快速便捷。

3.3 簡化流程，節(jié)省時間

與傳統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)相同，檔案管理OA系統(tǒng)也為每位員工設(shè)定唯一的用戶名和密碼，醫(yī)院內(nèi)每一位工作人員都有權(quán)限訪問公開的檔案內(nèi)容，進(jìn)行查詢、打印等工作，但是沒有權(quán)限進(jìn)行修改、刪除、涂抹等操作，這樣既節(jié)省了時間，方便了職工，又保證了檔案內(nèi)容的完整性。

3.4 收集大數(shù)據(jù)，更好地服務(wù)醫(yī)院

應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，可以更好地記錄檔案訪問、調(diào)閱的次數(shù)，便于收集數(shù)據(jù)，為醫(yī)院在重大決策的制定、科研成果的轉(zhuǎn)化提供更多的數(shù)據(jù)支持，服務(wù)醫(yī)院。

3.5 提升團(tuán)隊工作協(xié)調(diào)性

OA系統(tǒng)在使用過程當(dāng)中可以高效地傳遞指令，讓信息實現(xiàn)快速準(zhǔn)確的共享，能夠促進(jìn)工作人員以及各科室之間的交流合作。OA系統(tǒng)將信息準(zhǔn)確無誤的傳達(dá)給每一位工作人員的同時，執(zhí)行監(jiān)督工作，高效地對工作安排和工作任務(wù)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，掌握各個部門工作情況的同時，督促工作人員積極的完成各項工作。OA系統(tǒng)的信息共享可以為每一位工作人員提供醫(yī)療信息方面的學(xué)術(shù)交流支持，讓工作人員在工作之余，對于工作上的一些探討和交流更加便利，不僅僅豐富工作人員的職業(yè)生活，同時還有助于營造出更加和諧的工作氛圍，進(jìn)而帶動整個醫(yī)院的工作建設(shè)。

4 醫(yī)院信息化辦公系統(tǒng)中OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用舉例

4.1 業(yè)務(wù)工作流程管理平臺應(yīng)用

OA系統(tǒng)通過創(chuàng)建內(nèi)部管理平臺的方式在醫(yī)院的辦公系統(tǒng)當(dāng)中確定了其重要性的地位，通過OA系統(tǒng)的定制化工作流程，在經(jīng)過各個部門的審批工作，可以讓各個科室的工作變得更加清晰明確，按照每個科室的責(zé)任，明確的對工作流程進(jìn)行劃分，使得各個部門能夠隨時隨地了解到當(dāng)下所急需的工作內(nèi)容，可以大大提升工作效率。尤其是在當(dāng)前發(fā)展當(dāng)中，醫(yī)院需要處理非常多復(fù)雜的業(yè)務(wù)，那么對于這些復(fù)雜的業(yè)務(wù)來說，制定更加科學(xué)規(guī)范的工作流程，將能夠高效地提升醫(yī)院的管理效率，帶動醫(yī)院的整體建設(shè)和發(fā)展。業(yè)務(wù)處理當(dāng)中，使醫(yī)院業(yè)務(wù)和OA系統(tǒng)高效的結(jié)合起來，在電子平臺當(dāng)中顯示出系統(tǒng)的完整性和科學(xué)性，不斷通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對信息進(jìn)行完善，可以讓醫(yī)院在信息化發(fā)展過程當(dāng)中真正實現(xiàn)現(xiàn)代科技化建設(shè)，方便各個部門之間的信息交流和處理，從而實現(xiàn)隨時隨地的辦公。業(yè)務(wù)工作處理當(dāng)中應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)能夠進(jìn)一步帶動醫(yī)院管理的規(guī)范性，在降低醫(yī)院培訓(xùn)成本的同時，讓醫(yī)院的工作制度變得更加完善，醫(yī)院的工作人員在處理信息數(shù)據(jù)的調(diào)查和追蹤時，能夠更加方便。

4.2 內(nèi)部郵件管理平臺應(yīng)用

OA系統(tǒng)在醫(yī)院辦公當(dāng)中承擔(dān)著內(nèi)部郵件處理的重要責(zé)任，在醫(yī)院文件和辦公處理過程當(dāng)中，能夠高效地實現(xiàn)每一位員工的郵件收發(fā)和韻達(dá)工作，能夠高效地完成整個流程當(dāng)中的任務(wù)派發(fā)等工作。這種郵件的自動化處理模式，不僅僅避免了傳統(tǒng)紙張的浪費(fèi)，同時使得郵件的收發(fā)變得更加科學(xué)。信息化程度提高的同時降低郵件的收發(fā)成本，讓郵件的傳輸效率變得更加高效，另外還可以高效的避免內(nèi)部郵件的暴露，同時還能夠及時的處理一些垃圾郵件，讓內(nèi)部信息的安全規(guī)范性更強(qiáng)。

4.3 公文管理平臺應(yīng)用

公文辦公系統(tǒng)是自動化辦公系統(tǒng)當(dāng)中獨有的管理平臺，在文件收發(fā)傳閱的過程當(dāng)中，需要高效地進(jìn)行模塊化處理，能夠高效的縮短時間，同時能夠讓工作人員的文件管理變得更加快捷。醫(yī)護(hù)人員在對文件和文檔進(jìn)行歸檔時和查詢處理時，可以通過這個系統(tǒng)實現(xiàn)流程化工作。OA管理系統(tǒng)當(dāng)中通過對應(yīng)的流轉(zhuǎn)流程，對各個文檔以及文件進(jìn)行批注和修改，可以高效地對這些所規(guī)定的文件進(jìn)行批注劃分，同時還可以按照定時的方式來發(fā)送一些稿件，另外對稿件進(jìn)行模擬審核簽發(fā)等等也非常重要。將檔案歸檔放入各個科室的管理人員手中，按照表單發(fā)放的流程，通過辦公系統(tǒng)的自定義管理，不僅僅不受數(shù)量限制，還能夠高效的提升辦公文件處理的速率，提升各個科室之間的關(guān)聯(lián)性，讓工作人員實現(xiàn)文明辦公、科學(xué)辦公。OA系統(tǒng)完善的過程中增強(qiáng)系統(tǒng)補(bǔ)發(fā)和修復(fù)重發(fā)的能力，進(jìn)一步帶動文件管理的跟蹤性，讓公文簽發(fā)程序變得更加安全規(guī)范。

4.4 主頁新聞處理平臺應(yīng)用

醫(yī)院辦公系統(tǒng)當(dāng)中使用OA辦公系統(tǒng)，可以通過自動化的辦公模式，結(jié)合醫(yī)院不同的科室和要求，營造出更加多樣化的和諧辦公氛圍，讓醫(yī)院的辦公系統(tǒng)和辦公環(huán)境變得更加活躍。信息板塊設(shè)定當(dāng)中需要結(jié)合醫(yī)院所包含的不同科室進(jìn)行不同業(yè)務(wù)和行政能力的調(diào)整，結(jié)合人事等等板塊進(jìn)行新聞信息處理，所有的用戶都可以通過這個系統(tǒng)進(jìn)行分享評論以及轉(zhuǎn)發(fā)等等，讓每一位醫(yī)護(hù)人員都能夠及時的隨時隨地的了解到醫(yī)院的實時動態(tài)詳情。

5 結(jié)論

醫(yī)院檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，而OA辦公系統(tǒng)不僅簡單，而且功能齊全，將二者結(jié)合起來，應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作，可以最大程度的發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)點，提高檔案管理工作的效能，提升醫(yī)院檔案管理工作的精確性，避免檔案管理的雜亂無章，甚至檔案的丟失，真正實現(xiàn)醫(yī)患檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、簡潔化、規(guī)范化、高效化、科學(xué)化。