關于知識管理的數字檔案館信息服務創新體系建設探析

劉 靜

（黃河水利委員會黃河檔案館，河南 鄭州 450003）

檔案館的經營與發展有助于創造并實現社會效益，是具有公益性特征的科學文化事業機構，可以將“社會記憶”整理、收集、保存下來，隨著互聯網技術的快速發展，各大檔案館積極建設數字檔案館，愈加重視數字檔案館體現的信息服務功能和價值，縱觀我國數字檔案館建設現狀不難發現，尚未順利過渡到智慧檔案館水平，仍舊存在著信息服務內容單一、個性化不足、全面性較差等問題，亟待采取有效策略創新數字檔案館信息服務體系。在此過程中，知識管理的應用價值不容忽視，將知識管理用于數字檔案館工作，能夠在引入一套現代化系統管理平臺的基礎上，做好工作人員培訓、管理層數據、個人知識、隱性知識挖掘、知識互動分享等知識相關的綜合管理工作，讓數字檔案館內的知識流動起來，不僅被用戶利用，也被工作人員充分利用，更好地發揮數字檔案館信息服務的積極意義。由此可見，研究關于知識管理的數字檔案館信息服務創新體系建設具有重要現實意義。

1 知識管理概述

所謂知識管理，簡單來說就是順應知識經濟時代發展趨勢的管理方法和思想，其內容涵蓋了現代管理理念、企業管理思想、知識經濟理論、現代信息技術，可以在組織中形成兼具質化和量化的綜合性知識系統，令組織內知識與資訊通過記錄、創造、存取、分享、更新、整合、創新等向知識系統進行不斷回饋，達到智慧循環狀態，獲取知識資本，保證企業決策正確，便于企業適應市場形勢提升整體管理能力[1]。

2 數字檔案館信息服務的各個發展階段

檔案行業的數字檔案館是時代進步發展的必然成果，也是科技水平提升在檔案行業的一種具體體現，從最初的單一化逐漸過渡到目前的多元化發展，此過程可從以下三個階段加以分析了解[2]。

首先，在第一個發展階段中，準確界定了數字檔案館在檔案行業的地位，制定其建設目標，把握目標正確發展方向，以基礎性檔案信息查詢為重點服務關注對象。

其次，在第二個發展階段中，引入信息化管理手段，初步融合數字檔案管理與信息技術功能，更好的分類了檔案信息，此階段檢索檔案信息便捷性明顯增強，給接下來的檔案資源全面整合以及共建共享打下了堅實基礎，豐富了理論依據，突出了數字檔案館信息服務的應用價值。

最后，在第三個發展階段中，加強對知識管理模式的研究與應用，以知識為檔案管理載體，加速數字檔案館在新時期的轉型腳步，強調知識管理的優勢與特征。

近年來，數字檔案館發展不斷加快，檔案館用戶需求愈加復雜化、多樣化、個性化，創新信息服務體系成為數字檔案館工作新任務與新方向，只有將數字檔案館與知識管理有機結合，才能夠肩負起時代重任，全面發揮數字檔案館服務功能與價值，為社會文明進步發展貢獻更多力量。

3 知識管理應用于數字檔案館信息服務創新的可行性

1）數字檔案館信息服務宗旨和知識管理理念具有統一性。數字檔案館開展信息服務工作的宗旨在于，通過持續進步與創新為用戶帶來更多可靠真實的檔案資源，整個過程遵循實事求是、以人為本原則。數字檔案館將知識管理應用于信息服務體系創新建設中，一方面促使該項工作服務宗旨更加鞏固牢靠，另一方面強化數字檔案館各類館藏資源應用優勢，將其中蘊藏的知識資源充分挖掘出來，讓信息服務層次不再單一，而是向著更豐富的方向不斷發展[3]。

2）數字檔案館信息資源服務范疇與知識管理內容對象具有一致性。數字檔案館的館藏資源非常豐富，看了將其他信息源不具備的信息提供給用戶，這些獨特信息資源能夠把組織所有活動情況與結果客觀記錄下來，體現出權威性和高可信度的信息源優勢，具有高度的知識含量，從錄入基礎性檔案文獻逐步過渡為建立在檔案內容基礎上的檔案知識單元服務。經過有機整合后構建有特色、有價值的檔案知識產品，讓檔案資源質量得到了飛躍式提升，同時給創新信息服務帶來更多動力。

3）數字檔案館建設資源方法與知識管理手段具有聯通性。數字檔案館的館藏資源雖然非常豐富，但是如果無法有效組織這些資源，則會加劇資源開發利用的困難程度，建設數字檔案館資源過程中，采取有效信息技術組織檔案資源內知識，并對其進行開發、分析、傳播、創新以及應用。知識管理工作開展時，需借助強大信息技術提供內需動力支持，工作方法涵蓋挖掘知識、檢索知識、導航知識、存儲知識、整合知識、利用知識、創新知識等[4]。從這一角度來看，二者具有連通性，將兩項工作融合起來，可以給數字檔案館信息服務的創新開發帶來更有力的技術支撐，為用戶提供信息關聯性服務，令其知識需求得到進一步滿足。

4 基于知識管理的數字檔案館信息服務創新體系建設路徑

1）明確知識管理型數字檔案館的基本構成。想要在數字檔案館創新信息服務過程中充分應用知識管理發揮積極作用，就要明確掌握知識管理型數字檔案館的基本構成，以此為依據，保證信息服務創新方向正確，避免與知識管理出現脫節情況，其構成主要有以下三部分。

第一，檔案知識本身的有效管理，應用知識管理思想和知識管理方法管理數字檔案館現有知識資源，通過隱性知識與顯性知識的綜合管理，為創新的方案知識服務夯實基礎。

第二，知識相關要素的有效管理，數字檔案館對信息服務環境、制度、人員、技術、設施、知識組織等知識相關要素進行有效管理，形成基于“知識主管”體制的數字檔案館信息服務組織機構，將知識管理涉及的設備設施配備齊全，將使用的知識管理技術引進來，堅守以人為本原則，構建“學習型”知識環境管理模式，為創新數字檔案館信息服務創造良好環境條件。

2）明確融入知識管理的具體優勢。很多數字檔案館工作人員不清楚融入知識管理的具體優勢，因此在推進該項工作時不夠積極主動，很大程度上限制了信息服務創新體系的建設，所以，應明確融入知識管理的具體優勢，變被動應用知識管理為主動應用[5]。

首先，全面擴大了信息服務管理范圍，知識管理強調了隱性知識價值重要性，在此認識下，數字檔案館引入知識管理理論，將會全面擴大信息服務管理范圍，盡可能掌控人類智力資源，這對于現代社會人員頻繁流動的情況而言，體現了留住“知識”的必要性和重要性，是補救人才流失的有效舉措[6]。

其次，高度共享了檔案知識，數字檔案館信息服務應用知識管理目標并不是單純的存儲和獲取知識，更在于高度共享檔案知識資源，注重個人知識的輸出共享，促進工作人員交流、學習，進而產生更多新知識，打破過去相對封閉的知識利用局限，在檔案信息服務各個環節共享與創造新知識，獲取更多利益。

最后，形成和諧的服務環境，數字檔案館信息服務應用知識管理思想以及方法后，能夠創設自愿、平等的組織環境，便于實施知識管理措施，在此環境中，人對檔案知識具有的壟斷心理可以被克服和消除，用戶體會到信息服務帶來的付出和關懷，工作人員在愉悅放松氛圍中高效工作，更主動貢獻創新想法、知識、經驗。

3）加強知識管理的宣傳力度。數字檔案館加強知識管理理念、方法、重要性、應用價值等相關內容的宣傳工作，讓工作人員形成全面性認知，樹立知識管理意識，在信息服務日常工作中積極挖掘隱性知識，創新出更多檔案知識產品[7]。

例如，數字檔案館利用微信群為各部門搭建交流溝通的網絡平臺，圖文并茂宣傳知識管理相關內容，同時及時收集工作人員的思想火花、創新想法、技術訣竅、實踐經驗等，讓利用到這些知識的人切身體驗到知識價值與可貴性，強化檔案信息服務工作意義。

4）推動信息服務的個性化發展。個性化服務是數字檔案館信息服務創新的必由之路，在推進個性化服務過程中，可運用知識管理模式彌補過去采取的信息管理模式不足之處，有效處理用戶信息，優化升級數字檔案館平臺與系統，綜合運用人臉識別等多元化技術手段，為用戶提供高效且個性化的信息服務，提高數字檔案館的檔案資源調用便捷性，形成音頻、視頻、文字相互整合的檔案知識組織，保證用戶多樣化、差異化、個性化需求得到切實滿足，最大程度提高整體服務質量。

5）建設知識管理組織機制。國家信息化的大背景下，數字檔案館信息服務體系的創新建設應順應國情，建設與其對應的知識管理組織機制，加快信息化工作進程。在此過程中，國家檔案局、國家信息化建設領導小組等有關部門，發揮部署與統一領導作用，將具備知識管理型數字檔案館建設條件的地方縣級檔案館納入試點范疇，健全該組織體系，完善其組織機制，達到共建共享的理想效果[8]。

6）積極轉型為智慧檔案館。新時期，數字檔案館勢必要與時俱進演化，向著智慧檔案館方向不斷邁進，成為全新城市形態中的一部分，更好的滿足用戶多種多樣需求。數字檔案館運用知識管理思想和手段，高度融合檔案館實體信息與信息化工作，依托大數據、云計算、物聯網等先進技術，更深入的探索、感知檔案資源，這不僅對檔案館自身發展而言有極大幫助，也對社會城市進步發展起著深遠且廣泛影響。

5 結束語

總之，將知識管理融入數字檔案館信息服務創新中十分必要，新時期的數字檔案館要充分運用知識管理思想，采取先進技術手段，整合數字檔案館的個人知識、知識專家、知識互動、知識庫，充分挖掘顯性知識與隱性知識，將其變成數字化、電子化的知識服務產品，便于在用戶以及工作人員之間擴散、傳播，為數字檔案館的可持續發展提供源源不斷知識力量。