芻議醫院電子檔案管理中的問題與完善

牛天鶴

（東莞市萬江醫院，廣東 東莞 523039）

在信息數字化不斷發展過程中，醫院開展檔案管理工作中實現了現代化，電子檔案成為進行檔案管理時的主要形式，也是管理重要發展趨勢。通過運用這種檔案管理方式，能夠在一定程度上促進管理質量與管理效率的不斷提高[1]。

1 醫院檔案管理基本特點

在醫院中，檔案管理具有明顯封閉性特點，檔案和醫護人員、管理人員關系十分密切。檔案在進行歸檔之后一般會具有封閉期，封閉期的形成可以避免信息發生泄露問題，也能使患者權利獲得比較充分的保證。檔案主要由多種類型報表、會議記錄、管理文件等組成[2]。醫院檔案中會包含各項工作在實施時的記錄，會將醫院中的重要信息進行匯總，工作人員需經常查詢與使用。

2 電子檔案管理運用于醫院中的重要意義

首先，減輕管理人員工作強度。醫院在開展檔案管理時，傳統模式下，利用率比較低，立卷時難度比較大，并且查詢時準確率也并不高，運用信息技術進行管理，能夠使檔案檢索與檔案查找工作在實施時程序更加簡化，保證檔案進行立卷與歸檔時的整體效果，也能使檢索工作在實施過程中更為準確與高效。并且可以運用病案管理以及文書檔案，提升檔案管理整體效率[2]。其次，提升檔案管理整體水平。針對檔案價值進行分析與判斷過程中，主要是針對其利用進行分析，要想保證檔案利用率，就需給予文檔卷宗整體質量充分重視。傳統模式下，開展文書立卷工作時，對人員具有較高依賴性，并且立卷人在展開工作時，往往會建立在自身分析理解基礎上，這對于立卷時標準性的實現比較不利[3]。通過電子檔案管理的實現，能夠使管理工作在實施過程中將更多時間與精力放在檔案編制方面，促進檔案管理整體水平的不斷提升。

3 醫院電子檔案管理工作中存在的主要問題

3.1 未能形成大數據意識

電子檔案管理與傳統檔案管理相比，體現出了明顯的新型化，要想促進檔案存儲的效率提升，提高其應用效率，就需重視大數據理念的形成。但是多數醫院未能給予大數據充分重視，運用大數據展開檔案管理的思想意識較為薄弱，其中主要體現在這幾方面：首先，部分醫院開展檔案管理時，通過運用大數據進行存儲使管理效率獲得了一定程度提升，但是管理人員在思想上比較固化，仍然運用傳統模式展開管理工作，進而導致大數據作用與價值難以充分發揮出來[4]。其次，部分醫院針對檔案的資料進行處理時，比較重視人員分析，大數據未能獲得合理應用，在大數據中，信息量雖然比較大多，但在價值密度上卻不高，因此信息準確性難以獲得充分保證[5]。同時，部分醫院展開電子檔案管理時，也存在云存儲方面數據挖掘有所缺失的問題，只是單純使用大數據，在此情況下，大數據在應用價值上難以獲得充分發揮。

3.2 管理制度有所欠缺

檔案在進行存儲與應用過程中，需重視管理制度建設，發揮制度引導作用，保證檔案存儲效率與應用效率[6]。但是在開展電子檔案管理時，部分醫院對于制度建設并不是十分重視，運用大數據進行存儲相關內容相對較少，管理人員難以獲得有效引導。并且基于當前實施的管理制度分析，激勵內容較少，管理人員運用電子檔案管理模式的積極性并不高，這對于管理質量的提高會產生不良影響。

3.3 數據庫開發整體力度缺失

就當前社會發展現狀來講，多數醫院都比較重視電子檔案管理，在開展電子檔案管理過程中，要想使大數據存儲獲得有效應用，就需重視數據庫建設，保證管理工作在實施過程中整體效率。但醫院現有數據庫存在較大漏洞與缺陷，其中主要體現在這幾方面：首先，電子檔案管理中運用的數據庫在功能上不夠全面，多數數據庫僅能錄入數據，對數據進行簡單整理，數據挖掘與云存儲等功能未能獲得充分發揮，單純運用人工分析數據，進而導致大數據在存儲方面的得功能未能獲得充分發揮。其次，錄入大數據時，一般會運用手動錄入方式，難以較保證信息在錄入過程中整體準確性。最后，數據庫處于運行狀態時，其安全水平急需提升，在存在安全問題情況下，十分容易導致信息泄露。

3.4 安全管理力度有待提升

電子檔案在使用時，要想將其完整性與完整性充分發揮出來，就需積極開展安全管理工作。一般來講，電子文件可重復性比較高，可以對其進行編輯與修改，也能避免出現痕跡，對于一些針對原始文件進行鑒別的憑證信息較，更改問題發生的概率比較大，在此情況下，電子文件中原始憑證進行的辨別時復雜性會明顯提升，整體難度比較大。同時在自然災害影響與威脅作用下，電子檔案十分容易受到破壞。

3.5 管理人員存在素質參差不齊問題

當前在醫院中進行電子檔案管理的工作人員，存在理論水平、專業素以及文化程度多方面參差不齊情況，并且人員具有較大流動性，配備隨意性也比較大，管理人員多數由護理部門、行政部門或者是醫技部門中轉崗而來。專業人員比較少。并且工作人員在工作中存在專業知識老化、知識結構缺少合理性以及知識面比較窄的問題，他們在管理水平和管理理念上存在滯后性，與時代實際發展需求之間難以充分適應，進而管理工作在實施過程中，難以獲得比較明顯的效果。

4 醫院電子檔案管理工作中問題完善措施

4.1 轉變傳統管理意識

對于大數據來講，其在應用時優勢比較顯著，這對檔案管理順利開展十分重要，因此醫院在實施電子檔案管理過程中，要想在水平上獲得的提升，就需積極轉變管理意識，實現管理改進與管理創新[7]。在此過程中，領導層需的積極改進自身落后觀念，重視相關管理人員對大數據知識的學習，進一步明確掌握大數據知識的重要性與必要性，使管理人員在開展管理工作過程中可以獲得充足理論與技術支持。同時需對大數據存儲進行宣傳與推廣，保證相關工作人員可以靈活運用大數據進行存儲，保證大數據進行存儲時和應用時的整體效率，提升檔案開展管理工作時的整體質量。

4.2 重視管理制度建設

醫院在實施電子檔案管理時，通過管理制度建設能夠推動管理工作順利進行。因此醫院需加強相關制度建設，展開制度建設過程中，需與現有制度之間進行結合，與大數據之間展開融合，進而使管理人員在工作中可以獲得有效指導。同時展開制度建設時，需注重激勵內容設置，做到各項工作獎懲分明，并保證激勵制度與懲罰制度可以處于統一平衡狀態[8]。在此情況下，不僅能夠對管理工作人員行為進行約束，也能增強人員運用信息技術的熱情與主動性，進而使電子檔案管理質量提升獲得制度上的保證。

4.3 積極開發檔案數據庫

醫院進行電子檔案管理時，需給予大數據技術運用充分重視，加強檔案數據庫開發，在此過程中，醫院需保證選擇相關研發機構的專業性，詳細分析電子檔案管理，積極開展數據庫開發，進而使電子檔案管理在運用時的功能優勢與性能優勢可以獲得充分保證，不僅涵蓋一些比較簡單的功能，也能對先進性能進行開發。同時，需保證數據庫實際使用效率，對其進行定期維護與定期更新，并重視相關工作創新，使數據庫可以在性能方面得到擴充，保證電子檔案管理工作在開展時的整體水平。

4.4 加強監督力度與管理力度

醫院在開展電子檔案管理過程中，需重視構建內部監督機制，并且監督工作在實施時，需體現出獨立性，針對電子檔案整體管理情況進行定期檢查，在發現出現問題時，需及時采取應對措施。對于電子檔案來講，發生丟失概率比較大，因此管理工作在實施時，需注重規范性體現，避免發生安全問題，強化內部監督工作，明確劃分責任。同時醫院需實現內部監督與外部監督之間的緊密配合，及時發現檔案管理安全隱患，保證監督實際制定效力。

電子檔案管理中，檔案進行機密保管十分重要，這實際上對檔案使用人員和檔案管理人員都提出了比較明確的要求，需其在工作中可以將相關規章制度充分落實到位，并運用積極方式維護檔案內容，促進電子檔案管理在實施過程中保密水平與安全水平的提高。檔案進行傳輸與處理時，為避免資料出現變更現象，就需制定的加密驗證相關保證措施，防止出現惡意程序，使醫院中的科研成果可以獲得最大程度保證，也能確保醫院在知識產權方面的安全性。在開展保密工作與利用工作時，需體現出多角度，實現全方位，綜合考慮變化因素，針對檔案密級進行合理調整，進而使檔案可以與使用者需求之間相適應。

4.5 重視人員專業培訓

要想電子檔案管理工作人員在業務水平方面獲得提升，就需重視相關工作人員培訓工作，在展開培訓工作過程中，可以邀請專家進行講學，也可以將工作人員派遣出去，使其參與到學位班和學習班級中，并鼓勵相關工作人員進行自學，在引導工作人員進行自學過程中，可以向其的推薦專業性網站或者是相關公眾號，使工作人員可以對這部分內容形成更清晰、明確的認識。為保證人員自學效果，可以將其最終獲得的學習情況與聘任和晉升之間結合在一起。同時需注重人才的引進，保證引進的人才具有良好專業知識與專業技能，進而提升其在工作中的質量與水平。

5 結束語

總之，在科技不斷發展過程中，醫院開展檔案管理工作時，也需重視管理思想與管理方法的改革，使檔案管理工作可以做到與時俱進，推動檔案管理向著更好方向發展。就當前醫院中運用的電子檔案管理來講，其在實施時仍存在一些問題，需基于問題提出對應解決措施，加強人才培養、培訓，積極開展制度建設，強化整體監管力度等，進而使電子檔案管理在實施時更具科學性。