談新形勢下檔案信息資源的有效建設

李 勤

（濰坊市疾病預防控制中心，山東 濰坊 261000）

當下我國已經闊步進入新時代新發展時期，同時也為檔案事業進入新時代加快發展步伐指明了方向。面對新時代的發展要求，檔案工作要加快發展步伐，轉型升級，創新發展，找準并抓住檔案工作的關鍵點，實施突破性發展，在檔案工作服務社會發展方面多出成績，多做貢獻，為新形勢下的社會發展注入更多檔案元素。

1 檔案資源建設的重要性

1.1 傳承優秀文化

文化是國家的軟實力，一個民族的進步發展終歸離不開軟實力的支撐。把文化傳承發展好，才能推動整個國家的繁榮昌盛。特別是在當今形勢下，助力中國偉大復興夢的實現，需要打造優良的中國精神和中國作風，而這些好的精神和作風正是植根于優秀傳統文化之中，需要以檔案為形式的載體來不斷培育壯大。當今社會經濟和社會文化多元發展，期間不可避免會充斥著一些文化糟粕，有效保護和傳承新時代優良文化成為時代發展的迫切要求。檔案人類文化發展的載體和真實成果，承載著一個民族和國家發展的重要任務，記錄著人類燦爛的發展足跡，在社會發展中成為不可或缺的文化元素，其獨具特色的記載和傳承作用具有其他文化載體無法比擬的優勢和作用，成為文化傳承的中流支柱，讓歷史文化和現代文化交續接替，促進了傳統文化和現代新文化相適應，保證了人類文化的生生不息、傳承延續和繁榮發展。

1.2 記錄歷史客觀事實

檔案的作用巨大，是歷史的維護者，是社會單位和個人權益的保護者。檔案是歷史的“攝像機和留聲機”，見證者歷史的興替盛衰，聆聽著歷史的腳步聲，檔案有時候讓人感覺就是一堆堆陳舊的資料，任憑歲月的無情而陳舊發黃，但檔案中一張張陳舊的紙張，就是一段段塵封的歷史。當我們真正需要他時，我們才知道他不是貌似的陳舊紙張，其實他的重要作用無可替代。在我們身邊不乏檔案發揮作用，維護個人合法權益的真實案例，比如利用工資或人事檔案落實個人工作待遇，提供工齡證明等；再比如維護單位合法權益方面，有的因為單位產權歸屬需要提供證據予以解決爭端，在這方面檔案的憑證作用就可以發揮巨大作用，防止單位利益受到損失；在從大的方面說，比如解決國家領土爭端也需要檔案發揮證明作用，他可以用不帶任何感情色彩和偏見的方式，用無可辯駁的記載讓國家領土完整得到保證和國家社會的認可，成為重要的維護國家安全的信息資源。

1.3 服務民生發展

檔案是服務社會各項事業發展的基礎工作，以自身所具的屬性多形式的書寫歷史，服務社會，傳承發展，特別是在服務民生和改善民生中發揮著獨特的價值作用。由此可以充分認識到民生之事是事關社會發展與穩定，事關人民幸福安全的頭等大事，做好民生工作是黨和國家各級管理部門的重要職責。檔案屬于國家所有，是最原始最真實的記錄憑證，價值作用無可替代，正是保證民生，解決民生問題和保護民生權益的重要信息資料。如事關百姓的衣食住行，教育、醫療、個人待遇等都在檔案中有所記載和集中展現，成為維護民生的真實佐證材料。

2 新形勢下檔案資源建設的有效途徑

2.1 緊跟時代發展豐富檔案資源管理內涵

傳統的檔案信息資源往往局限于本單位形成的管理類文件材料，檔案資源的管理對象簡單而又單一，就是紙質文件材料。但是新形勢下檔案的生成渠道和管理范圍有了新的內涵和變化。比如新型辦公手段下生成的社交檔案、網絡媒體檔案，網頁檔案等，再比如新的辦公系統下生成了大量的電子文件，這些都是新形勢下的檔案內容新“產物”，都要納入檔案資源建設和管理的范疇，這樣檔案管理的對象和外延發生了根本性的改變，檔案資源建設將更加豐富和充實。這種形勢下的檔案資源建設就要不斷轉變思想觀念，適應發展要求，主動將新的檔案資源納入收集管理范圍，用各種形式載體的檔案資源更好的記錄傳承歷史，服務社會發展。

2.2 開辟檔案資源建設新方式

檔案資源建設需要一定的方式才能更加有效。一是要做好傳統常規性的檔案接收工作，這是檔案資源建設的主要路徑，凡是具有留存價值，屬于接收范圍的檔案都要及時安全的接收進檔案館庫進行集中保存。二是拓寬收集渠道，除常規性收集外，要注意臨時重大活動或工作安排、重要會議、突發事件等方面形成檔案的收集，以不斷完善檔案結構，豐富檔案門類。三是加強檔案的主動征集。除本單位的檔案要收集外，還要注意與本單位工作密切相關的外單位形成的檔案的征集，為我所用，要將照片、實物、電子元數據等都要納入管理收集范圍，讓所存檔案更加完整，更加系統。同時要加大檔案資源建設的宣傳，讓更多的人認識檔案的重要性，主動捐贈檔案，主動形成檔案，為檔案資源建設創造更加有力的外圍環境。

2.3 建立檔案信息資源現代化制度體系

建設合理的檔案管理制度可保證檔案各項管理工作的正常有序開展，是豐富檔案信息資源體系建設的重要內容和方式途徑。用健全的制度保障檔案信息資源建設更為規范和更加有效。現代化的檔案管理制度需要成系列成體系，內容既包括基本的收集整理和保管制度，更包括和注重新技術條件下的現代化管理制度建設，如新媒體檔案、電子檔案、檔案信息數據等涉及現代化管理的新標準新規范。制度建設也不要忽視有關檔案資源建設管理的真實性、準確性和齊全完整性等方面的合理要求，讓制度真正成為檔案資源建設的綱目依據。

3 新時代加強檔案資源建設需注意的問題

3.1 把檔案資源安全放在突出位置

檔案是國家的重要資源財富，把檔案安全做到位就是有效維護國家的利益安全，更是檔案工作義不容辭的責任和職責。新形勢下的檔案資源所處環境更為復雜，并且越來越多的檔案形式主要是以數字形式管理存儲和提供利用，檔案管理利用便捷和安全管理風險巨大并存。為此，要采用新型技術措施嚴于防范，密碼權限措施齊全，保證檔案信息的安全真實，防止檔案信息的無權限非正常利用；要制定檔案管理利用安全制度，明確責任要求，做到管理到位，執行到位；要加強檔案安全管理培訓教育，防止自身管理方面發生安全問題，定期開展檔案應急處置演練，提高檔案人員抗安全風險能力。

3.2 加強檔案信息系統的整合

要本著建設現代化的檔案資源體系為目標，發揮好計算機技術在檔案資源管理中的作用，利用系統軟件和計算機技術管好用好檔案信息資源。如今，在各部門計算機辦公條件下，大部分單位的檔案管理都開展了信息化建設，檔案專用計算機設備配備齊全。但是，就社會整體或不同區域之間而言，檔案的信息系統建設融合度、共享性還存在標準不統一的問題，一個部門或一個單位都有單獨的數據信息庫，但是相互之間無法實施信息傳遞，檔案信息資源的共建共享要求沒能很好地實現。這些問題亟需檔案主管部門的政策支持和單位部門間的配合，盡快打造管理統一的信息資源平臺。

3.3 注意電子文件的歸檔管理

新形勢，電子文件隨著計算機辦公系統的發展，不斷產生，并且越來越多，形成數量日益龐大，內容和種類都不拘于形式。這些電子文件同紙質文件一樣具有檔案保存價值，自然也應該納入檔案的收集管理歸檔范圍之中同步集約歸檔管理。要根據所形成的電子檔案價值，判定管理存儲期限，以電子檔案管理規范為依據，制定和明確電子文件的收集歸檔范圍和存儲年度，避免電子文件的散失和無人問津的被動管理局面，防止電子檔案“自生自滅”，做到電子檔案與元數據應歸就歸，并妥善保管，并發揮其應有的價值和更為便捷高效的利用服務。

3.4 打造電子檔案管理共享平臺

電子檔案的大量產生，進一步豐富了檔案信息資源的內容，同時新形勢檔案信息資源的多元化趨勢明顯，有效集中管理這些多元化的電子檔案，并不斷共享利用成為必須考慮的問題。打造好檔案資源的共享建設管理工作，是進一步有效管理和不斷豐富檔案信息資源的現實需要，為此要注意從信息數據的形成和傳輸接口著手，統一各系統和辦公平臺的接口兼容性和可增配性，保障實現數據轉換和傳輸的可實現性，確保單位不同部門、不同工作形成的電子檔案和元數據資料及時接收歸檔，對信息數據進行有效存儲和利用管理。

4 結語

總之，檔案信息資源建設是檔案管理的源泉核心，新形勢下的檔案資源建設面臨更多的機遇和挑戰，積極主動采取創新發展措施，不斷探索新的管理渠道和方式，成為檔案資源建設的必然途徑。要充分利用現代技術手段，強化檔案信息資源的管理，確保管理利用安全，讓更加有效的檔案資源更好地服務社會發展。