探討海南企業檔案管理工作優化策略

蘇江紅

（海南華盈投資控股有限公司，海南 海口 570000）

1 企業檔案與檔案管理工作概述

企業檔案是企業發展歷史的真實憑證，是企業生產實踐參考的第一手資料。而檔案管理工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等六個方面，是一項兼具管理性、服務性、政治性、科學性和文化性的工作。科學、高效的企業檔案管理可以在企業的生產經營活動中為各個部門提供必要的信息和憑證，客觀全面地反映企業適應經濟社會發展的情況，便于企業的管理層作出正確的發展決策，推動企業的快速發展。

2 海南企業檔案管理面臨的問題

1）企業對檔案管理工作的重視程度不夠。目前，不少海南企業的管理者對檔案管理工作缺乏重視和關注，沒有提供充足的資金支持，檔案的保管條件較差，除濕器、滅火器、空調等設備老舊，庫房溫濕度沒能控制在規定范圍之內的情況時有發生。2）專業檔案管理人才素質和工作積極性有待提高。海南不少企業缺乏專業的管理人才引進和培訓，企業兼職檔案管理人員居多，大多未經過系統的專業知識培訓，業務素質有待提高。在實際工作中，不少檔案管理人員人手配備不足，可能還需兼管辦公室收發文等各項工作，加上檔案管理人員崗位待遇偏低，往往導致檔案管理人員工作積極性不高，出現人員頻繁調動、檔案管理混亂等情況，極大地影響企業各類資料充分發揮作用。3）檔案信息化、標準化建設水平不高。不少海南企業檔案管理工作還處于傳統紙質檔案管理中，利用計算機技術和信息化手段管理檔案水平較低，信息資源開發利用滯后，服務方式靈活性不足，對檔案信息資源的有效開發利用造成阻礙。另外，由于企業在檔案管理信息化建設機制和管理機制上缺乏相關管理的標準和規范，導致企業檔案管理信息化同其他管理環節和生產環節缺乏必要的聯系，難以實現檔案管理信息化建設同其他企業部門信息化管理環節的有機結合。

3 海南企業檔案管理的創新策略

1）提高檔案重視程度和宣傳力度。在海南全面建設自貿港的背景下，海南的企業管理者應該積極轉變管理觀念，充分認識企業檔案管理工作對企業發展的推動作用，對標全國甚至全世界先進的檔案管理工作，加大對企業檔案管理工作的資金投入和人才引進，進一步推動檔案管理工作的數字化、信息化發展，確保企業檔案資源的開發利用能夠更好地適應企業的高速發展。另一方面，企業檔案管理人員要主動增強宣傳檔案工作的意識。通過開設專題網站、創建微信公眾號、企業微博號等新型宣傳媒介搭建自我宣傳的良好平臺，展示檔案與檔案工作的價值和作用，讓企業中更多的人了解檔案、認識檔案、重視檔案。利用每年“6.9國際檔案日”的契機，參考上海、蘇州、杭州等城市舉行專題“檔案日”活動的組織形式，聯合海南各企業舉行檔案法規宣講、檔案管理基礎知識競賽、檔案中的故事等宣傳活動，提高檔案管理工作關注度。2）增強主動服務意識，充分發揮檔案資源利用。海南的企業檔案管理人員要充分認識到企業檔案資源在推進企業科學管理中不可替代的作用。企業檔案管理人員要增強主動服務意識，充分發揮檔案信息資源的優勢，釋放出檔案資源的能量。蘇州絲綢檔案是蘇州市工商檔案管理中心的鎮館之寶，入選《世界記憶亞太地區名錄》，館內檔案人員充分認識到這些檔案的重要價值，采用館企合作的模式，成功開發出適應市場需求的絲綢新產品，讓沉寂的絲綢檔案煥發出新的生命活力。受此啟發，海南企業的檔案管理人員可結合自身企業經營特點，對富有海南傳統特色的黎錦工藝檔案、椰雕工藝檔案、竹編工藝檔案、儋州古法制鹽工藝檔案、遵譚古法制糖工藝檔案等進行充分挖掘，開發出企業經濟效益新的增長點。3）提升檔案管理人員素質，加快推進企業檔案信息化進程。隨著互聯網的廣泛應用和普及，傳統意義上的企業檔案管理和利用工作已經適應不了時代發展需求，新興的網絡信息化、數字化技術給企業檔案管理和利用工作的開展提供了一個高效的平臺。利用信息化科學技術規范管理企業檔案，是提高企業檔案管理水平的一個重要途徑。檔案資料信息的信息化能夠有效實現檔案資料的共享，并通過計算機對檔案資料的自動分類、處理，有效減輕檔案管理人員工作負擔。同時，檔案查閱人員也可借助高效檢索技術，利用相關的查閱平臺獲得有效的檔案信息，助推工作的順利開展。因此，海南的企業應充分利用海南建設自貿港過程中大數據基礎建設的重要契機，依托海南大學、海南師范大學、海南生態軟件園等基地，加強企業檔案人員檔案管理信息化專業知識、計算機技術、法律及管理科學等方面的培訓，開拓視野，吸取先進經驗，不斷提高業務能力和創新能力。另一方面，由于標準規范和規章制度是企業進行檔案管理信息化建設的基礎和制度保障，所以海南企業應該建立健全檔案管理信息化管理制度體系，要確保信息數據格式與數據庫結構、檔案管理信息系統、檔案利用共享平臺等銜接，嚴格要求企業各部門人員數據按照標準化格式進行采集和傳遞，加強標準化監督管理工作，并在基本信息化管理制度的基礎上加強信息化管理制度體系的執行力，實現企業檔案管理有法可依，有章可循，促進信息化檔案管理的科學化。最后，相較于傳統檔案安全，企業檔案的安全防范保障措施也要得到相應的加強。要加強網絡安全保障體系的建設及人員管理，制定專職檔案管理人員，明確職責。要加強對管理軟件的完善，針對不斷出現的網絡系統漏洞進行必要的軟件更新和升級，及時排查安全隱患注意檔案在保存和傳輸中的保密與安全，要設置多重防火墻，采用加密技術對用戶建立嚴格的認真查詢系統，建立信息安全保密防護體系。4）設計并完善檔案管理系統。該系統是以現代信息技術應用的普遍性為基礎建成的，具體是將分散在不同載體、地理方位上的信息資源，采用數字化形式存儲，將實現對企業綜合檔案高度有序的管理作為核心，為企業生產、管理與決策提供可靠的信息服務的大規模、分布式信息系統。電子檔案管理系統的功能結構見圖1。

圖1 系統的功能結構圖

系統設計時把分析階段獲得的需求轉型成符合成本與質量要求，是從面向對象分析發展至面向對象設計的一個逐漸擴充模型的過程。本系統應用的方案為WWW技術和客戶/服務器（C/S）結構相整合的一個集兩層、三層結構的混合體。具體而言就是檔案人員處理業務階段基于兩層結構將數據整合至主服務器內完成，而普通用戶檢索查詢則經瀏覽器向WEB服務器發出請求，在主數據庫中完成查詢，把查詢結果反饋給用戶，供其使用。

4 結語

綜上所述，海南企業的飛速發展離不開科學有效的企業檔案管理工作。首先，企業管理者需要提高對檔案管理工作的重視程度，在人力、物力及資金方面加大投入；其次，需要招收專業的檔案管理人才，提高檔案管理人員的素質，并鼓勵檔案管理人員勇于創新，緊跟時代步伐和市場發展動向，充分挖掘和發揮海南企業檔案的資源價值；最后，要充分利用海南大數據基礎建設平臺，實現對企業檔案管理工作的信息化和標準化水平的提高，推動建立并完善的信息化管理制度和檔案信息化安全管理制度，為企業高效管理和長遠發展提供重要保障。