基于供應鏈管理的采購管理系統設計

程功 中國平煤神馬集團聯合鹽化有限公司

在技術發展日新月異、市場競爭日漸激烈的背景之下，產品的生命周期不斷縮短，企業也面臨著諸如交貨期縮短、產品品質提升、服務升級等方面的壓力，這些壓力使得企業的經營管理面臨巨大的挑戰。傳統的管理模式之下，企業追求的“縱向一體化”的模式已經無法滿足人們的需要。“橫向一體化”的供應鏈管理模式受到越來越多企業的青睞，這種模式之下，企業能夠快速機動的應對市場，提升了企業的競爭力，對于現代市場競爭而言，企業間的競爭，從某種意義上講，正是供應鏈之間的競爭。對企業的發展而言，基于供應鏈管理的采購管理系統設計具有重要意義。

一、供應鏈的基本情況概述

（一）什么是供應鏈

關于供應鏈的內涵和解釋很多，其中受到最多人認可的觀點是：供應鏈是企業通過控制信息流、實物流、資金流，從采購原材料開始，制成中間產品以及最終產品，并通過銷售網絡將產品送到消費者手中的過程。這個過程中將供應商、制造商、分銷上、零售商以及用戶進行了聯合，最終形成一個功能網鏈結構[1]。

（二）供應鏈的特點

供應鏈的管理流程包括采購與供應、生產與庫存、物流、客戶需求等領域，其中采購與供應是基礎環節，是整理計劃穩定運營的前提和依據。供應鏈的主要特點具體如下。第一，系統性，供應鏈能夠將供應商、制造商、分銷上、零售商以及用戶進行有效的整合，不僅提升了運營的效率，而且使企業的單個管理的邊界得以拓展，體現出系統性。第二，經濟性。企業通過對供應鏈管理，對供應、生產、運輸等各個環節進行了精準科學的預測，減少了產品運輸、庫存、流轉的周期，有效的節省了開支。

（三）供應鏈中容易出現的問題

在實際的運行過程中，供應鏈系統的常見問題具體表現為，第一，管理模式選擇上不合理。由于企業的發展水平、所處行業、所處市場以及客戶需求的不同，企業在應用供應鏈管理時應當根據實際情況進行策劃，然而部分企業在策劃時，盲目發展，不結合實際，進而造成了運營失誤。第二，主觀因素造成的失誤。員工的操作能力和業務能力直接關系到供應鏈管理的效益，在企業的供應鏈管理過程中，一些員工的人為性失誤也會為企業的供應鏈管理造成不必要的失誤。

二、基于供應鏈管理的采購管理與傳統模式相比的變化

（一）由庫存導向到訂單導向

在傳統的采購模式中，企業的采購活動是基于補充庫存的需要，采購部門與生產部門之間缺乏聯系，僅僅是為了補充庫存，這種采購模式使得企業的采購計劃難以與企業的實際需求相契合。在供應鏈管理模式之下，企業的采購活動是受訂單、市場的驅動進行的針對性采購。這種模式之下，企業能夠及時、準確的響應客戶的需求，加快了流通的速度，減少了庫存成本，提升了企業的整體效益。

（二）由采購管理轉向外部資源管理

供應鏈管理采購模式之下，能夠實施有效的外部資源管理，相較于之前的采購模式，這種供應鏈管理能夠對及時、實時的對產品進行質量控制，為精細化管理、零庫存生產奠定了重要的基礎。有利于實現生產過程的“零”化管理：零缺陷、零庫存、零交貨期、零肥料等，充分體現了供應鏈管理的系統性、協調性、集成性和同步性，使企業的發展得到進一步的提升。

（三）由一般合作轉向戰略合作關系

戰略合作關系相較于之前的合作更加深入，具體體現在以下幾個方面。第一，共享庫存信息，供應鏈管理之下，雙方企業能夠實現庫存信息的共享，使得采購環節得以高效透明，有效避免了由于信息不對稱而造成的低效率。第二，有效的降低了風險。在戰略合作伙伴關系中，雙方的合作能夠進一步抵抗運輸風險、信用風險、質量風險等。第三，降低成本，戰略合作伙伴關系更加的親密、利益的結合也更加密切，當出現問題時，雙方基于共同利益的考量能夠更加順暢的展開合作，共同協商，能夠助力問題的解決，并且在合作的過程中避免了許多原本不必要的手續和談判過程，大大減少了不必要的開支，減少了雙方的經營成本。

三、基于供應鏈管理的采購管理系統設計

在基于供應鏈管理的采購管理系統中主要包括6 個系統，涉及采購人員、管理人員、合同人員等各個部分，下面將進行詳細的論述（見表1）。

（一）供應商管理子系統

供應商管理是整個系統的核心部分，在進行系統設計的過程中，將供應商可以進一步劃分為一般供應商和定點供應商，通過對供應商的信息進行及時的錄入和維護，并且對供應商進行評估，評估的主要依據是供應商提供產品的質量和價格以及供應商自身的信譽等，通過有效的評估能夠使企業與信用良好的優秀供應商建立良好的合作關系，并且能夠幫助企業提高工作效率，降低采購成本。

（二）采購計劃管理子系統

各個部門提出相應的采購計劃，并經過匯總后生成一份總的采購計劃，財務部門對這份采購總計劃進行審查后將總計劃進行分解，交付給相應的采購負責人，負責人開展比質比價的采購活動后再提升審批，整個采購計劃的制定和審批過程是統一的，置于同一個工作流程之內的連續性工作，并且采購計劃的審批人能夠在相應的平臺上了解采購的歷史情況、采購的流程進展，并且及時掌握相應的采購規模、采購價格等信息，提升了采購計劃的準確性和科學性。

（三）采購合同管理子系統

這部分主要是對合同文檔的管理、歸檔以及相關事宜的備忘錄的列舉等。合同的制定、審批本身就是一個十分復雜的過程，通過這套系統能夠有效的提升采購合作的制定、審批的效率，并且整個管理過程都置于完整的系統中，提升了采購合同的科學性、嚴密性。

（四）采購價格管理子系統

在價格管理環節，主要包括兩個部分，一方面是內部價格管理，另一部分是外部價格管理除此之外，在價格管理中還包括價格的維護、分析和查詢，價格維護主要是合同科的業務人員就物資的價格進行及時的增加、刪減或者修改，方便了采購人員進行相應的查詢。價格的分析是將物資的歷史價格進行制表，分析出其大概的趨勢，方面進一步的預測和決策。

（五）采購招標管理子系統

在采購招標管理子系統中涉及招標信息和招標采購方式兩大主要方面。首先由采購部門根據相應的采購計劃進行招標信息的分類匯總，生成相應的招標文檔，然后將招標文檔進行發布，供應商對其進行報價，系統再根據招標的要求進行初步的篩選，找出其中符合要求的信息，再進行進一步的評估，最終確定招標公司。這種公開招標的方式比較適用于大宗商品的采購，在招標的過程中，可以在采取項目制的形式，一個項目中可以設置多個采購計劃。

表1

（六）系統管理子系統

系統管理的設置目標在于提升整體的靈活性和方便性，具體包括人員維護和日志管理兩方面。在人員維護環節，是指由系統的管理人員進行手動的信息維護，對用戶的信息進行增加、刪減或修改。在日志管理環節，則是由系統自動地進行相應的用戶數據庫的管理，人工加自動的模式，提升了系統運行的效率。

四、小結

在企業的日常經營中，采購是其中一個重要的環節，在信息化的時代背景之下，如何運用現代化的管理手段，提升企業采購活動的質量和效率，使其更好的為企業的競爭力提升和綜合實力的增強服務，是企業需要考慮的重要問題。基于供應鏈管理的采購管理系統設計能夠有效地減少企業的運營成本，提升企業采購管理的效率，具有重要的應用價值和應用前景。