一種基于工作流的跨平臺公文系統的設計與實現

袁帥 歐陽侃夫

摘要：公文系統是辦公自動化的核心，建立一個穩定高效的公文系統，能進一步促進企業上下辦公的協同化，加強辦公和審批流程的控制、監督，并提高辦公效率。依據公文管理特點，該文提出了一種基于工作流的跨平臺公文系統的設計思路與實現方法，論述了如何在工作流模型基礎上建立靈活的公文流轉機制，實現了跨平臺的數字化公文流轉解決方案。

關鍵詞：協同;公文;跨平臺;工作流;辦公效率

中圖分類號：TP311? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）08-0223-03

1 背景

企業的公文流轉原先采用的是線上發文，線下流轉，紙質簽字的方式，線上內容無人維護升級，線下流轉的方式效率很低，且辦理人員無法實時追蹤公文流轉情況。因此，自主研發一套獨立的公文管理系統非常必要。作為OA系統關鍵技術之一的工作流技術可以為提高綜合辦公能力、層次組織管理及協作的多樣性提供先進的手段[1]。因此，系統采用了這種先進和成熟的信息化技術，實現了包含收文、發文、請示報簽等功能，同時對外設計了統一的數據接口，使第三方平臺可以安全快捷地使用公文系統的數據進行展示和應用，該平臺同時集成在移動App上，實現了跨終端的兼容。系統從全局性、整體性的角度對公文管理模式進行構架，實現了一種基于工作流的跨平臺公文系統，將公文“從頭到尾”的整個流轉過程全面而又系統地管理起來，形成了一整套公文生命周期的數字化管理模式。

2 系統設計

2.1 基于工作流

工作流是由計算機自動執行的業務過程的描述，在這種描述過程中，按照給定的業務規則進行流轉，用于實現企業業務的整體目標，該種工作模式被認為是高效和準確的。

工作流引擎，既是指工作流作為整個應用系統的一部分，并為其提供對各應用系統的，有決定性作用的，根據角色、分工和條件的不同決定信息傳遞路由、內容等級等核心的解決方案[2]。本文使用的工作流引擎基于Petri Net（PN）。Petri Net（PN）是對離散并行系統的數學表示，適合于描述異步的、并發的計算機系統模型?，F如今，大量的工作流系統都是基于PN進行描述，因此，本文使用的工作流過引擎也是基于相關模型。該工作流引擎使用了PN中托肯（Token）、位子（Place）和轉移 （Transition） 等術語來進行描述，同時引入全局變量、值域、功能函數等關鍵描述。另外，工作流過程定義包含以下活動元素：

1）手工活動：由參與人執行的活動，在活動完成后根據條件自動執行，例如收文管理中的領導秘書簽收。

2）開始活動：表示一個活動的正式開始，例如收文管理中的收文登記。

3）結束活動：表示一個過程已經結束，例如收文管理中辦結后所到達的節點。

4）同步活動組：完成同一個任務的活動集合稱為活動組。存在以下情況，在同一個任務需要多個參與人同時執行才可以完成時，被稱為同步活動組，例如收文管理中的公文領導傳閱。

5）子過程活動：某一個流程模型中，一個復雜的過程，可以拆分成多個子過程，子過程和主過程并不在同一個維度可以描述，通常采用子過程活動進行描述。例如請示報簽中的會簽流程，會簽流程即作為請示報簽的子過程活動。

公文管理系統正是基于以上的工作流模型所設計的。

2.2 跨終端應用

企業員工對任意時間、地點都可處理工作的移動辦公解決方案提出需求，系統在解決了公文處理流程從線下到線上的問題后，也不再僅僅局限于PC終端的處理方式，開發了可運行在移動終端的跨終端數字化流程，突破了公文處理的地域限制。

由于PC端和移動端的開發體系不同，移動端是基于企業移動云平臺的流程辦理平臺，無法修改和變更，這直接導致需要維護兩套不同系統。業務邏輯開發過程中，如有相關變化，兩套系統的代碼都將進行變更，這會造成后期維護的困難。

公文的跨終端流轉為解決安全性問題、網絡狀態不佳、多平臺協同和信息流整合這些移動電子政務建設面臨的通用問題[3]，有必要構建一個適用于企業的公文管理跨終端的應用架構。由于企業的移動端進展落后于PC端開發的進展，大量的PC端公文流轉服務已經上線使用，本次的設計思路將不同于主流的以移動端為主的開發模式，改為以PC端為主的開發模式。提供一套中間件服務，模擬PC端瀏覽器進行訪問，移動端將所需讀取和寫入的數據提交給中間件，再由中間件進行轉發和提交[4]，中間件封裝的服務包括以下幾項。

1）轉發數據服務：中間件的核心服務，將移動端產生的數據請求進行包裝，使其符合PC端的提交需求，模擬瀏覽器進行轉發。

2）電子公文生成服務：PC端的電子公文可以在線預覽，移動端的公文則采用實時生成的方式。中間件提供了電子公文的實時生成服務，中間件獲取相關的流轉數據和公文模板，組裝完成后返回給移動端進行查看。

3）業務工作流數據服務：中間件包裝了所有的業務工作流信息的讀取方式，可以被移動端調用查看，統一為標準的JSON數據格式。

4）認證服務：由于電子公文的保密性，在轉發相關數據的過程中，需要對訪問來源進行合法化驗證，來確保業務功能訪問的安全性，需要對接口調用憑據進行驗證，驗證通過后方可正常調用，否則認為是非法調用。

2.3 公文全生命周期管理模式

系統提供了完整的公文管理模式。為了使公文系統的審批流程服務可以按照每個業務單位的需求進行擴展，系統提供了非常靈活的審批流程服務。第一，根據審批的業務需求，系統可以靈活配置審批節點的審批單位、人員甚至是并行或者是串行的審批方式;第二，系統利用審批流程的一致性，提煉出一些通用的審批流程模型，比如部門傳閱和會簽等流程，使流程關聯松耦合;第三，由于每個單位的公文流轉方式不盡相同，系統提供了彈性伸縮的審批流程模型，在一次審批過程中，提供無限次復用同一個審批流程模型的服務，達到了公文轉發和傳閱不受限制的目的。

另外，公文全生命周期管理模式擁有以下特點。

1）所有的公文痕跡都可追蹤，原先的線下處理模式中，除了線下辦理人員，審批流程的人員無法追尋該流程的去向，造成了管理方式的混亂，而現在的數字化公文管理模式可以有效解決這一問題，所有公文處理痕跡都進行了保留。

2）公文管理中心存儲公文元數據，可以靈活展現為各種樣式，滿足各樣的展示需求，如發文稿紙樣式，請示報簽的各種簽字樣式，發文的清樣樣式都可以進行展現，而所依賴的元數據正是公文數字化管理過程中進行處理和保留的。

3 系統架構

系統功能劃分為收文模塊、發文模塊、系統管理、請示報簽模塊、查詢模塊，底層用工作流引擎、文檔在線編輯器、潤乾報表組件進行功能支撐。最后實現跨終端使用，系統架構如圖1所示。

4 系統實現

4.1 功能設計

公文流轉系統的主要功能是為企業行政人員的公文流轉提供一個非常方便、快捷的操作方式和儲存的管理流程的網絡化信息交互平臺[5]。其詳細的功能結構如圖2所示。

公文管理系統是對實現公文在機關內部流轉過程中所有環節進行電子化處理的系統。包括機關內部上行文的請示報簽和發文管理和下行文的收文管理內容，另外包含了查詢模塊和系統管理功能用于支撐系統的使用。

4.2 核心業務

1）收文管理

收文流程指的是接收其他單位文件所啟動的流程，其中包括來文登記、辦公室擬辦、秘書提交、公文處理、領導秘書處理、公文傳閱、匯總領導意見、辦結。

2）請示報簽

請示報簽流程通過部門審核、組織部門初審、呈送前查看、領導審批、領導審核、總院領導秘書處理、辦公室生成正式報簽多個節點。

3）發文管理

發文流程通過部門審核、文檔檢查、領導會簽、辦公室核稿、領導簽發、文檔編號、清樣、擬稿人校對、文檔終校、文檔秘書處理多個節點。

4）工作流調度算法

由于下行文需要轉發或傳閱給所有人，這種需求勢必造成大量流程同時啟動和處理，經過統計，啟動1個流程平均需要0.45秒的時間，這包括了寫入流程引擎創建實例、工作項、轉移項、Token等內容，如果同時轉發200人以上則需要幾十秒的時間。另外，由于本系統的工作流引擎和業務系統是分離的，所以存在業務和工作流數據庫事務順序需要協調的問題。為了解決這些問題，本系統提出了一種工作流調度算法。

該算法采用類似消息隊列的方式進行工作流的調度，調度算法分為加入流程隊列和啟動流程兩個部分，兩個部分算法分別如下：

加入流程隊列

if（business.isFinished（）） //判斷業務處理是否完成

queue.enqueue（businessId） //將業務ID存入隊列

end

隊列啟動流程

count = 0;

while（1）

if（！queue.isEmpty（）） //判斷隊列是否為空

businessId = queue.deque（）;? ?//將隊列的首個業務ID取出

processInsId = createProcess（）; //創建流程并獲取流程實例ID

correlate（businessId，processInsId）; //關聯業務主鍵ID和流程實例ID

startProcess（processInsId）; //啟動流程實例

count = count + 1; //線程已經啟動的流程實例數+1

end

if（count > max） break;? //如果流程啟動數達到上限，則等待下次線程啟動

end

算法將啟動一個單獨的線程用于隨時監聽工作流的實時調度情況，并保證啟動流程不會達到堵塞狀態，該算法成功在公文系統中使用并保證了工作流的啟動的正確和高效。

5 結束語

公文管理平臺由于平臺設計擴展性好，流程處理具備并行操作能力，且兼容移動平臺，在應用到辦公環境后，公文流轉速度提高了3～4倍。平臺的使用提高了各級辦公人員的工作效率，節約了紙張，提升了公文歸檔的能力，節省了大量的人力和物力。同時，平臺可維護能力的提高為辦職人員的工作帶來了便利。

參考文獻：

[1] 邵雷，李毓偉.基于工作流技術和B/S結構的辦公自動化系統研究[J].浙江科技學院學報，2003，15（2）：85-90.

[2] 張凝.基于工作流引擎的電子政務系統的設計與實現[D].上海：上海交通大學，2013.

[3] 隋暖.基于數字簽名技術的移動公文流轉系統的研究與實現[D].青島：中國海洋大學，2014.

[4] 張垚，張天一，袁帥.跨終端、多專業數字化流程解決方案的設計與應用[J].電腦知識與技術，2019，15（14）：271-272.

[5] 單長波.基于J2EE的政府公文流轉系統的設計與實現[D].長春：吉林大學，2015.

【通聯編輯：謝媛媛】