某集團型企業食堂的資金管理

陳亞軍 廣州市城市建設環境工程有限公司

某集團型企業管轄的食堂分布廣泛，員工眾多，超過五千人，子公司、分公司目前有二十多家，未來還會有調整。目前集團公司準備推廣智慧食堂信息系統，由于智慧食堂的各項物流、業務最終都會轉換成資金；在建設該系統之前，有必要對企業食堂中的資金梳理透徹，為建設集團食堂智能化系統提供依據。

一、食堂管理的主要內容

食堂管理涉及管理對象、物流、資金流、飯卡、收貨單等幾個主要內容，其關系如圖1 所示。

食堂的管理對象有三類，分別是：就餐人員、食材供應商與食堂承包商。

就餐人員可以是企業內部員工，也可以是外部人員，持飯卡的人員都屬于就餐人員，食材供應商和食堂承包商都是通過年度招標來確定。

由于交通便捷，物流方便，所有食堂的食材均采用“即進即出”模式：食材收到多少就加工多少，所有食材的庫存均為0，包括柴米油鹽醬醋等無法一次性消耗的食材。食材物流只有一個節點：收貨單，該收貨單由供應商、承包商和業主三方工作人員共同確認后正式生效。已經正式生效收貨單的各種調整，有嚴格的審批流程。

食堂的資金流有三部分，一部分是員工食堂消費的資金流，一部分是供應商供應食材發生的資金流，另一部分是食堂承包商的資金流。其中，員工食堂消費的資金流以飯卡的充值和消費為這部分資金流的數據來源；食材的資金流，先以正式生效的送貨單和食材供應合同作為原始數據，生成結算單，該結算單是食材物流轉換為資金流的依據，自此與食材供應商的資金流正式生成；食堂承包商的資金流以承包合同與工作記錄生成勞務外包結算單，作為這部分資金流的數據來源。

集團的食材供應商，通過定期招標來確定中標供應商可供應的商品與區域；具體執行的商品價格雙方根據當地菜籃子價格下浮率計算，少量菜籃子價格外的食材由供需雙方根據市場價格協商確定。

集團各個企業的食堂承包商，也是通過定期招標確定，一個食堂只有一個食堂承包商，一個食堂承包商可以承包多個食堂。

實際業務中，物流和資金流經常不是同步的，每個月初對上個月的業務進行結算，通過結算、對賬來保證物流和資金流的一致性。

圖1 食堂管理關鍵內容關系圖

二、智慧食堂管理的流程邊界

本系統與財務系統沒有接口，結算信息通過手工轉入到財務系統，財務系統的支付信息也通過手工轉入到本系統。

管理對象中的員工，包括集團全部員工，也包括一部分臨時就餐的人員：系統上線時，一次性導入全部正式員工；有新員工入職時，手工輸入員工信息且發放飯卡；員工離職后，手工注銷員工信息及飯卡；臨時就餐人員信息根據需要由業主管理人員錄入。

管理對象中的食材供應商和食堂承包商，都是在招標完成后錄入到系統中，招標過程不在本系統中處理。

飯卡與員工信息綁定，其生命周期包括生效、失效、余額不足等三種。

物流只有一個節點：收貨單。收貨單在食堂接收食材時生成且生效。

集團管理系統的資金流邊界、飯卡的充值，需要支持銀行操作；資金的實際支付不在本系統中處理，由本系統提供應付款數據，轉到財務系統操作。

食材供應商合同、食堂承包合同等與對外結算的依據，本系統只記錄合同關鍵信息，不記錄全部信息；同時，合同生成過程的各個流程也不在本系統中處理，本系統只做最終的記錄。

三、食材編碼管理

食材編碼共6 位，其中前四位是采用中華人民共和國衛生行業標準《食物成分數據表達規范 WS/T464—2015》的類別碼，如：0111 表示面粉、0112 表示面條；后2 位表示具體的食材，如011101 表示A 品牌的面粉，011102 表示B 品牌的面粉。

食材編碼確定后，生成對應的二維碼和條形碼，以便入庫時掃描使用。

四、食堂的物流管理

集團下屬各個食堂地理位置交通方便，當天送來的食材絕大多數會被加工銷售，剩余極少量的干貨、調味品等，為了降低管理成本，全部食材統一采用便捷的“即進即出”模式：即所有食材的收貨單生效后，這批貨物就默認為全部進行了加工，庫存為零。

食堂承包商每天根據以下信息確定所需的食材清單：就餐人員、菜品清單；食材清單由業主管理人員根據食材供應合同中的食材清單、單價，結合公司補貼政策，調整確認后輸出正式的食材需求清單并傳遞給食材供應商，食材供應商按照需求配送食材。

食堂承包商在接收食材時，通過掃描送貨單上的二維碼或條形碼獲得食材品種，通過電子秤獲得重量或者手工輸入數量，形成收貨單。收貨單要同時經過供應商、承包商、業主三方的工作人員現場確認后才能正式生效。收貨單正式生效后，對其內容的調整有相應的權限控制：普通操作人員無權修改收貨單，只有業主的食堂管理員才有權限修改。

食堂的收貨場所、食材存放位置、加工位置等地方都有安裝攝像頭，所有攝像頭的視頻數據可以保存半年。

收貨單的修改記錄被調整后馬上通過系統、手機短信等方式通知業主的上一級管理人員，管理人員在要在規定的時間內（由管理制度確定時限）查看視頻，并簽署審查意見。

五、食堂資金管理的分類

食堂資金按照結算模式分成四種：員工資金、食材供應商結算資金、食堂承包商結算資金、成本中心結算資金。

（一）員工資金

員工的資金指就餐人員飯卡中的資金，對飯卡進行充值，則飯卡中的資金增加，消費后，飯卡中的資金扣除消費額度。就餐人員分公司職員和臨時就餐人員，這兩部分人員的資金也是分開的：公司職員就餐時，只支付部分餐費，另外一部分費用由公司補貼；臨時人員就餐時，支付全部費用，公司補貼不涵蓋這部分人員。

由于員工眾多且消費頻繁，飯卡中的資金存放在一個固定銀行賬戶中，員工執行充值操作后，資金進入該賬戶中，所有員工的資金都統一進入該賬戶中。為了管理每個員工的流水賬，軟件系統中為每個員工建立了虛擬賬戶，員工充值后，實際資金除了進入銀行賬戶外，還在虛擬賬戶中充值。員工消費后，銀行賬戶不做調整，但是虛擬賬戶扣除員工的消費額度。

當虛擬賬戶中的資金不足以支付消費時，需要先充值才能繼續消費。

員工資金的結算方式：每月初，系統統計員工早、中、晚餐的實際消費次數，計算出員工需要支付的實際費用。所有員工的消費金額累計起來，形成員工月度消費總金額。員工月度消費總金額結算生效后，線下轉給財務處理。

（二）食材供應商結算資金

食材供應商的結算資金是按照供貨合同與收貨單來計算的，每個月生成一次。結算單生成后，核對數據準確無誤后，轉入線下流程。

結算時，食材單價以收貨時的合同單價為依據。任意時刻，一個供應商的一種食材只能有一個單價是有效的。

（三）食堂承包商結算資金

食堂承包商的結算資金是按照承包合同與實際人工來結算的，實際人工是指食堂各個工種在結算月度的實際發生數量。

每個食堂都有集團安排的管理人員，其對食堂承包商每天投入的人工做記錄；每個月結算之前，由其在系統中確認食堂工作人員真實發生的工作日，作為對食堂承包商結算的數據來源。食堂工作人員按照崗位劃分成廚師、助廚、廚工等不同崗位，每個崗位的工資都在合同中確定下來。

結算數據出來后，經與食堂承包商確認后轉入線下處理。

（四）成本中心結算資金

集團公司對每位員工的早、中、晚餐都有補貼，這部分補貼不體現在員工的飯卡中，而是單獨的一套流程。員工在食堂的消費行為，其真實費用包含兩部分：一部分是員工自己的費用指出，另外一部分是公司對這次消費的補貼。

集團下有多個獨立核算的成本中心，不同成本中心的餐費補貼額度可能相同、也可能有所不同。

一個食堂只對一個成本中心提供服務，員工在消費的時候，補貼部分按照食堂所對應的成本中心來計算。

每個月初，先按照單個員工的消費情況計算成本中心的補貼，累計全集團員工的消費信息得到全集團的各個食堂補貼資金。

六、資金差額分析

通過上一節的分析可知，對外結算的資金流（食材供應商資金流、食堂承包商資金流）與對內結算的資金流（員工資金流、成本中心結算資金流）之間并沒有直接的關聯關系，這樣會導致這兩種資金流會有差額，通過對這個差額的分析，可以發現很多問題。

如果對外結算的金額大于對內結算的金額，表示員工和公司在食堂上的支出小于供應商在食堂上的收入，這種差額必然會帶來服務質量的下降，管理者應該對伙食標準或者補貼標準進行調整。

如果對外結算的金額小于對內結算的金額，表示員工和公司在食堂上的支出大于供應商在食堂上的收益，可能有部分資金流入了黑洞，需要建立配套的管理措施來縮小這些差距。

七、總結

本論文重點梳理了集團搭建智慧食堂管理系統中的資金流，為了管控好資金流，需要闡述管理對象、流程以及邊界；對物流、資金流的轉換關系做了清晰的界定，為下一步的系統建設厘清了需求，可有效支撐食堂智慧系統的建設。

食材每次配送之前，都經過了業主的審核，確保食材消費與員工支出和公司補貼保持基本的平衡，可有效降低成本。收貨時，經供應商、承包商和業主三方現場審核收貨單，可有效保證食材的品種和數量，控制實際支出。

由于集團總體信息化規劃的原因，食堂智慧系統與財務支付系統的接口尚未納入到本系統中來，導致對結算后的資金支付信息，本系統只能采用線下獲取支付信息后，再由人工輸入到本系統。

智慧食堂系統的升級，與財務系統的集成和供應商物流系統的集成，將考慮作為主要升級模塊來處理。