RPA 技術(shù)在財務領(lǐng)域應用的特點與實施建議

馬蘭 中國航空制造技術(shù)研究院

隨著科技顛覆浪潮不斷高漲，越來越多的企業(yè)日益明確了技術(shù)創(chuàng)新帶來的機遇與挑戰(zhàn)，努力尋求競爭優(yōu)勢的企業(yè)已開始調(diào)整其戰(zhàn)略重點，通過企業(yè)整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，更迅速地獲取由市場和數(shù)據(jù)所驅(qū)動的機會。實現(xiàn)這一戰(zhàn)略的優(yōu)先任務是在領(lǐng)導層意識、技術(shù)儲備、流程優(yōu)化、人員能力等領(lǐng)域展開快速變革與創(chuàng)新。

財務作為企業(yè)中信息化應用最早的領(lǐng)域之一，新技術(shù)的應用一直在企業(yè)運營管理中位于頭部，經(jīng)過近些年的發(fā)展，已逐步由信息化向數(shù)字化、智能化邁進。成功的數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠增強財務職能提供各維度、各層級決策支持的能力，幫助企業(yè)制定市場策略、管理機制、推動創(chuàng)新并更有效地管理風險。近些年來，隨著RPA 技術(shù)在財務領(lǐng)域應用的不斷深入，其給傳統(tǒng)財務會計的工作模式帶來了諸多改變，它低耗、高效、準確的特點受到了越來越多企業(yè)的認可和青睞。

一、RPA 技術(shù)的定義和特點

RPA 是Robotic Process Automation 的 簡稱，中文全稱為機器人流程自動化。RPA是一種最終用戶可以輕松對其編程或發(fā)出指令的軟件，用以在當今多種系統(tǒng)未得到無縫集成的環(huán)境中執(zhí)行基于規(guī)則的大批量、可重復任務。它能夠替代工作人員訪問多個系統(tǒng)，不受傳統(tǒng)IT 架構(gòu)的約束，并幫助進行數(shù)據(jù)連接。它能夠快速、準確地對流程內(nèi)數(shù)據(jù)自動進行條理分明的傳輸，將寶貴的人力資源從繁冗重復的工作中解放出來。為了保證數(shù)據(jù)的完整性和審計線索，RPA“用戶接口”技術(shù)使用“用戶ID”實現(xiàn)接入，與真實人類員工所用方式相同。

RPA 與信息系統(tǒng)無關(guān)，它位于現(xiàn)有應用程序的上層，能夠模仿人類員工通過身份認證后在各操作界面的行為。RPA 技術(shù)的優(yōu)勢在于無須改變、取代或廢止現(xiàn)有應用系統(tǒng)，便可實現(xiàn)流程自動化的功能。相比之下，傳統(tǒng)的自動化解決方案需要通過應用編程接口或數(shù)據(jù)中臺的模式集成到系統(tǒng)環(huán)境中，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息在應用程序之間的傳輸。隨著企業(yè)信息系統(tǒng)種類和數(shù)量的增多，跨越多個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)通變得異常復雜，如果遇到系統(tǒng)建設年代久遠或原有供應商配合度低等問題，數(shù)據(jù)連接的困難程度將成倍增加。與此同時，并不是所有的應用系統(tǒng)都可以兼容應用編程接口，即使兼容，其接口開發(fā)的復雜度也相對較高，源代碼編程非常耗時，往往需要消耗大量IT 資源。而在沒有源代碼或應用編程接口選項的情況下，RPA 技術(shù)的系統(tǒng)集成優(yōu)勢就會更加凸顯。

二、RPA 技術(shù)在財務領(lǐng)域的應用現(xiàn)狀

（一）不同國家/地區(qū)RPA 技術(shù)在財務領(lǐng)域的應用情況

隨著市場上RPA 技術(shù)在財務領(lǐng)域的解決方案日趨完善，越來越多的企業(yè)開始嘗試應用RPA 技術(shù)提高財務會計工作的效率和質(zhì)量。根據(jù)特許公認會計師公會（ACCA）、澳大利亞及新西蘭特許會計師公會（CA ANZ）與畢馬威（KPMG）的聯(lián)合調(diào)查（以下簡稱聯(lián)合調(diào)查），只有不到一半的受訪企業(yè)在財務領(lǐng)域應用了RPA 技術(shù)，但是，某些國家/地區(qū)在采用率方面已占據(jù)領(lǐng)先地位。與此同時，大型企業(yè)的應用率高于中小企業(yè)。

根據(jù)聯(lián)合調(diào)查的結(jié)果，如圖1 所示，中國大陸正在測試或已經(jīng)在財務領(lǐng)域應用RPA 技術(shù)的受訪者比例為40%，這一比例低于美國、英國、加拿大等主要發(fā)達國家，略低于受訪者平均數(shù)46%。這說明，我國在財務領(lǐng)域應用RPA 技術(shù)還有廣闊的拓展空間，需要在未來一段時間充分認識并做好部署該應用的準備和決策，否則財務團隊將可能錯失提升其工作效率和重要性的機會。

圖1 不同國家/地區(qū)RPA技術(shù)在財務領(lǐng)域的應用程度

（二）RPA 技術(shù)在財務領(lǐng)域應用的主要流程

根據(jù)上一節(jié)的分析得知，RPA 技術(shù)最適合在重復性強、規(guī)則清晰的業(yè)務流程中使用，結(jié)合財務會計的工作特點，RPA 技術(shù)在財務領(lǐng)域中的應用至少可以包括以下流程：從采購到付款、從記錄到報告、從訂單到收款、薪酬計算與發(fā)放、績效報告、資金管理、稅務管理、費用報銷、成本錄入等。實踐表明，應用RPA 技術(shù)，可以大大縮減以上流程的工作時間耗用。以費用報銷中的退款流程為例，根據(jù)畢馬威（KPMG）的經(jīng)驗和基準測試，該流程在應用RPA 技術(shù)之前，共有7 項人工環(huán)節(jié)，執(zhí)行時間約為每月240 個小時，準確率90%。應用RPA 技術(shù)之后，共有兩項人工環(huán)節(jié)，執(zhí)行時間約為每月20 個小時，準確率100%。

三、RPA 技術(shù)在財務領(lǐng)域的應用優(yōu)勢

在財務領(lǐng)域應用RPA 技術(shù)能夠帶來諸多方面的優(yōu)勢，提高流程效率、降低人工成本可能會被首先提及，但實際上企業(yè)在財務領(lǐng)域應用RPA 技術(shù)還會得到更多方面的受益。

（一）提高內(nèi)部控制剛性

RPA 技術(shù)基于特定的規(guī)則和流程運行，這意味著我們預先設定的內(nèi)部控制條件變得不可逾越，流程運轉(zhuǎn)完畢自然滿足合規(guī)要求。與此同時，RPA 技術(shù)可以在每個步驟進行核實并記錄財務流轉(zhuǎn)過程，這將為我們提供有助于合規(guī)審計的線索和流程顯性化的分析信息。

（二）提高流程處理速度

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，人們工作和生活節(jié)奏逐漸加快，企業(yè)中對流程的響應速度要求也越來越高，財務流程因其影響人員范圍廣、發(fā)生率高等原因，提高處理速度的需求更加強烈。RPA 技術(shù)可以大大降低特定規(guī)則下重復性流程中的人工環(huán)節(jié)，大大縮短處理周期，讓工作效率大幅提高。

（三）降低數(shù)據(jù)加工成本

應用RPA 技術(shù)與降低數(shù)據(jù)加工成本之間的關(guān)系并非完美線性相關(guān)，只有達到一定的應用規(guī)模，其優(yōu)勢才能逐漸凸顯。這里提到的降低成本，不僅僅是通過RPA 技術(shù)所能減少的人工成本，通過充分利用RPA 技術(shù)最大程度壓縮財務團隊的事務性工作時間，從而使其關(guān)注附加值更高的工作，更多的參與業(yè)務決策和其他可提升效率的項目，進而為整個組織創(chuàng)造更多正向價值。

（四）增加夜間和休息日時間利用

與人類員工不同，應用RPA 技術(shù)編寫的程序能夠一周七天、一天24 小時地無間斷工作。在適當?shù)牧鞒讨校捎糜谔幚砣蝿盏臅r間至少相當于人類員工單班次的三倍。

（五）提高流程處理準確性

財務數(shù)據(jù)與資金直接相關(guān)，對準確性要求高，RPA 技術(shù)可幫助財務團隊在處理相關(guān)流程時提高數(shù)據(jù)的準確性和質(zhì)量。RPA技術(shù)中，程序會嚴格按照既定的規(guī)則運行，并具備一定的數(shù)據(jù)驗證能力，不會像人類一樣因疲倦、干擾等因素出現(xiàn)計算或其他錯誤。但需要說明的是，如果程序編寫出現(xiàn)問題，后果也是災難性的。

（六）提高流程優(yōu)化可靠度

RPA 技術(shù)的一個重要特點是可以提供持續(xù)有效的有關(guān)流程運行和處理的分析信息，從而為流程優(yōu)化提供寶貴線索、依據(jù)和方向。

四、企業(yè)應用RPA 技術(shù)的實施建議

（一）與企業(yè)整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級統(tǒng)一考慮

應用RPA 技術(shù)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的一部分，應在企業(yè)設計數(shù)字化轉(zhuǎn)型架構(gòu)與實施路線時統(tǒng)一考慮。RPA 技術(shù)的應用與企業(yè)網(wǎng)絡布局、主數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)中臺、業(yè)務中臺、流程引擎、企業(yè)大腦等的部署緊密聯(lián)系，避免讓應用RPA 技術(shù)的相關(guān)流程和數(shù)據(jù)成為信息孤島。

（二）先行財務流程優(yōu)化工作

目前，我們已經(jīng)擁有了六西格瑪、BPMN2.0 等許多業(yè)務流程優(yōu)化方法與工具，它們通過架構(gòu)梳理、痛點分析等一系列過程，實現(xiàn)流程優(yōu)化和標準化。RPA 技術(shù)的應用目標并非解決流程設計中的問題，而更適合應用于那些標準化的、有明確規(guī)則的流程。特別對于復雜的流程來說，在部署RPA 技術(shù)前先行做好流程優(yōu)化，會事半功倍。

（三）財務人員全程參與部署過程

財務人員必須充分理解RPA 技術(shù)，清楚該技術(shù)將給他們工作帶來的收益以及對其工作角色和職責的潛在影響，并樂于接受新技術(shù)的到來和角色轉(zhuǎn)變。這一點非常重要，不但可以盡量減少在工作模式變革過程中可能遇到的阻力，也可以讓財務人員更加信任RPA 技術(shù)并在后續(xù)工作過程中幫助不斷優(yōu)化改革和創(chuàng)新成果。

（四）充分研討并確定應用范圍

RPA 技術(shù)在財務領(lǐng)域的應用并非適合所有流程，在開始實施RPA 技術(shù)部署之前，了解并掌握相關(guān)流程的復雜性和特點非常重要。可以先從相對簡單、容易見效的流程入手，避免因為實施工作過于龐大復雜或遲遲未見成效而失敗。