RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用的特點(diǎn)與實(shí)施建議

馬蘭 中國航空制造技術(shù)研究院

隨著科技顛覆浪潮不斷高漲，越來越多的企業(yè)日益明確了技術(shù)創(chuàng)新帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，努力尋求競爭優(yōu)勢的企業(yè)已開始調(diào)整其戰(zhàn)略重點(diǎn)，通過企業(yè)整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，更迅速地獲取由市場和數(shù)據(jù)所驅(qū)動的機(jī)會。實(shí)現(xiàn)這一戰(zhàn)略的優(yōu)先任務(wù)是在領(lǐng)導(dǎo)層意識、技術(shù)儲備、流程優(yōu)化、人員能力等領(lǐng)域展開快速變革與創(chuàng)新。

財(cái)務(wù)作為企業(yè)中信息化應(yīng)用最早的領(lǐng)域之一，新技術(shù)的應(yīng)用一直在企業(yè)運(yùn)營管理中位于頭部，經(jīng)過近些年的發(fā)展，已逐步由信息化向數(shù)字化、智能化邁進(jìn)。成功的數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠增強(qiáng)財(cái)務(wù)職能提供各維度、各層級決策支持的能力，幫助企業(yè)制定市場策略、管理機(jī)制、推動創(chuàng)新并更有效地管理風(fēng)險(xiǎn)。近些年來，隨著RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用的不斷深入，其給傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)的工作模式帶來了諸多改變，它低耗、高效、準(zhǔn)確的特點(diǎn)受到了越來越多企業(yè)的認(rèn)可和青睞。

一、RPA 技術(shù)的定義和特點(diǎn)

RPA 是Robotic Process Automation 的 簡稱，中文全稱為機(jī)器人流程自動化。RPA是一種最終用戶可以輕松對其編程或發(fā)出指令的軟件，用以在當(dāng)今多種系統(tǒng)未得到無縫集成的環(huán)境中執(zhí)行基于規(guī)則的大批量、可重復(fù)任務(wù)。它能夠替代工作人員訪問多個系統(tǒng)，不受傳統(tǒng)IT 架構(gòu)的約束，并幫助進(jìn)行數(shù)據(jù)連接。它能夠快速、準(zhǔn)確地對流程內(nèi)數(shù)據(jù)自動進(jìn)行條理分明的傳輸，將寶貴的人力資源從繁冗重復(fù)的工作中解放出來。為了保證數(shù)據(jù)的完整性和審計(jì)線索，RPA“用戶接口”技術(shù)使用“用戶ID”實(shí)現(xiàn)接入，與真實(shí)人類員工所用方式相同。

RPA 與信息系統(tǒng)無關(guān)，它位于現(xiàn)有應(yīng)用程序的上層，能夠模仿人類員工通過身份認(rèn)證后在各操作界面的行為。RPA 技術(shù)的優(yōu)勢在于無須改變、取代或廢止現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)，便可實(shí)現(xiàn)流程自動化的功能。相比之下，傳統(tǒng)的自動化解決方案需要通過應(yīng)用編程接口或數(shù)據(jù)中臺的模式集成到系統(tǒng)環(huán)境中，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息在應(yīng)用程序之間的傳輸。隨著企業(yè)信息系統(tǒng)種類和數(shù)量的增多，跨越多個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)通變得異常復(fù)雜，如果遇到系統(tǒng)建設(shè)年代久遠(yuǎn)或原有供應(yīng)商配合度低等問題，數(shù)據(jù)連接的困難程度將成倍增加。與此同時，并不是所有的應(yīng)用系統(tǒng)都可以兼容應(yīng)用編程接口，即使兼容，其接口開發(fā)的復(fù)雜度也相對較高，源代碼編程非常耗時，往往需要消耗大量IT 資源。而在沒有源代碼或應(yīng)用編程接口選項(xiàng)的情況下，RPA 技術(shù)的系統(tǒng)集成優(yōu)勢就會更加凸顯。

二、RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）不同國家/地區(qū)RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用情況

隨著市場上RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的解決方案日趨完善，越來越多的企業(yè)開始嘗試應(yīng)用RPA 技術(shù)提高財(cái)務(wù)會計(jì)工作的效率和質(zhì)量。根據(jù)特許公認(rèn)會計(jì)師公會（ACCA）、澳大利亞及新西蘭特許會計(jì)師公會（CA ANZ）與畢馬威（KPMG）的聯(lián)合調(diào)查（以下簡稱聯(lián)合調(diào)查），只有不到一半的受訪企業(yè)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用了RPA 技術(shù)，但是，某些國家/地區(qū)在采用率方面已占據(jù)領(lǐng)先地位。與此同時，大型企業(yè)的應(yīng)用率高于中小企業(yè)。

根據(jù)聯(lián)合調(diào)查的結(jié)果，如圖1 所示，中國大陸正在測試或已經(jīng)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用RPA 技術(shù)的受訪者比例為40%，這一比例低于美國、英國、加拿大等主要發(fā)達(dá)國家，略低于受訪者平均數(shù)46%。這說明，我國在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用RPA 技術(shù)還有廣闊的拓展空間，需要在未來一段時間充分認(rèn)識并做好部署該應(yīng)用的準(zhǔn)備和決策，否則財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)將可能錯失提升其工作效率和重要性的機(jī)會。

圖1 不同國家/地區(qū)RPA技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用程度

（二）RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用的主要流程

根據(jù)上一節(jié)的分析得知，RPA 技術(shù)最適合在重復(fù)性強(qiáng)、規(guī)則清晰的業(yè)務(wù)流程中使用，結(jié)合財(cái)務(wù)會計(jì)的工作特點(diǎn)，RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用至少可以包括以下流程：從采購到付款、從記錄到報(bào)告、從訂單到收款、薪酬計(jì)算與發(fā)放、績效報(bào)告、資金管理、稅務(wù)管理、費(fèi)用報(bào)銷、成本錄入等。實(shí)踐表明，應(yīng)用RPA 技術(shù)，可以大大縮減以上流程的工作時間耗用。以費(fèi)用報(bào)銷中的退款流程為例，根據(jù)畢馬威（KPMG）的經(jīng)驗(yàn)和基準(zhǔn)測試，該流程在應(yīng)用RPA 技術(shù)之前，共有7 項(xiàng)人工環(huán)節(jié)，執(zhí)行時間約為每月240 個小時，準(zhǔn)確率90%。應(yīng)用RPA 技術(shù)之后，共有兩項(xiàng)人工環(huán)節(jié)，執(zhí)行時間約為每月20 個小時，準(zhǔn)確率100%。

三、RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢

在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用RPA 技術(shù)能夠帶來諸多方面的優(yōu)勢，提高流程效率、降低人工成本可能會被首先提及，但實(shí)際上企業(yè)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用RPA 技術(shù)還會得到更多方面的受益。

（一）提高內(nèi)部控制剛性

RPA 技術(shù)基于特定的規(guī)則和流程運(yùn)行，這意味著我們預(yù)先設(shè)定的內(nèi)部控制條件變得不可逾越，流程運(yùn)轉(zhuǎn)完畢自然滿足合規(guī)要求。與此同時，RPA 技術(shù)可以在每個步驟進(jìn)行核實(shí)并記錄財(cái)務(wù)流轉(zhuǎn)過程，這將為我們提供有助于合規(guī)審計(jì)的線索和流程顯性化的分析信息。

（二）提高流程處理速度

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，人們工作和生活節(jié)奏逐漸加快，企業(yè)中對流程的響應(yīng)速度要求也越來越高，財(cái)務(wù)流程因其影響人員范圍廣、發(fā)生率高等原因，提高處理速度的需求更加強(qiáng)烈。RPA 技術(shù)可以大大降低特定規(guī)則下重復(fù)性流程中的人工環(huán)節(jié)，大大縮短處理周期，讓工作效率大幅提高。

（三）降低數(shù)據(jù)加工成本

應(yīng)用RPA 技術(shù)與降低數(shù)據(jù)加工成本之間的關(guān)系并非完美線性相關(guān)，只有達(dá)到一定的應(yīng)用規(guī)模，其優(yōu)勢才能逐漸凸顯。這里提到的降低成本，不僅僅是通過RPA 技術(shù)所能減少的人工成本，通過充分利用RPA 技術(shù)最大程度壓縮財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的事務(wù)性工作時間，從而使其關(guān)注附加值更高的工作，更多的參與業(yè)務(wù)決策和其他可提升效率的項(xiàng)目，進(jìn)而為整個組織創(chuàng)造更多正向價值。

（四）增加夜間和休息日時間利用

與人類員工不同，應(yīng)用RPA 技術(shù)編寫的程序能夠一周七天、一天24 小時地?zé)o間斷工作。在適當(dāng)?shù)牧鞒讨校捎糜谔幚砣蝿?wù)的時間至少相當(dāng)于人類員工單班次的三倍。

（五）提高流程處理準(zhǔn)確性

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與資金直接相關(guān)，對準(zhǔn)確性要求高，RPA 技術(shù)可幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)在處理相關(guān)流程時提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和質(zhì)量。RPA技術(shù)中，程序會嚴(yán)格按照既定的規(guī)則運(yùn)行，并具備一定的數(shù)據(jù)驗(yàn)證能力，不會像人類一樣因疲倦、干擾等因素出現(xiàn)計(jì)算或其他錯誤。但需要說明的是，如果程序編寫出現(xiàn)問題，后果也是災(zāi)難性的。

（六）提高流程優(yōu)化可靠度

RPA 技術(shù)的一個重要特點(diǎn)是可以提供持續(xù)有效的有關(guān)流程運(yùn)行和處理的分析信息，從而為流程優(yōu)化提供寶貴線索、依據(jù)和方向。

四、企業(yè)應(yīng)用RPA 技術(shù)的實(shí)施建議

（一）與企業(yè)整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級統(tǒng)一考慮

應(yīng)用RPA 技術(shù)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的一部分，應(yīng)在企業(yè)設(shè)計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型架構(gòu)與實(shí)施路線時統(tǒng)一考慮。RPA 技術(shù)的應(yīng)用與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)布局、主數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)中臺、業(yè)務(wù)中臺、流程引擎、企業(yè)大腦等的部署緊密聯(lián)系，避免讓應(yīng)用RPA 技術(shù)的相關(guān)流程和數(shù)據(jù)成為信息孤島。

（二）先行財(cái)務(wù)流程優(yōu)化工作

目前，我們已經(jīng)擁有了六西格瑪、BPMN2.0 等許多業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法與工具，它們通過架構(gòu)梳理、痛點(diǎn)分析等一系列過程，實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)化。RPA 技術(shù)的應(yīng)用目標(biāo)并非解決流程設(shè)計(jì)中的問題，而更適合應(yīng)用于那些標(biāo)準(zhǔn)化的、有明確規(guī)則的流程。特別對于復(fù)雜的流程來說，在部署RPA 技術(shù)前先行做好流程優(yōu)化，會事半功倍。

（三）財(cái)務(wù)人員全程參與部署過程

財(cái)務(wù)人員必須充分理解RPA 技術(shù)，清楚該技術(shù)將給他們工作帶來的收益以及對其工作角色和職責(zé)的潛在影響，并樂于接受新技術(shù)的到來和角色轉(zhuǎn)變。這一點(diǎn)非常重要，不但可以盡量減少在工作模式變革過程中可能遇到的阻力，也可以讓財(cái)務(wù)人員更加信任RPA 技術(shù)并在后續(xù)工作過程中幫助不斷優(yōu)化改革和創(chuàng)新成果。

（四）充分研討并確定應(yīng)用范圍

RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用并非適合所有流程，在開始實(shí)施RPA 技術(shù)部署之前，了解并掌握相關(guān)流程的復(fù)雜性和特點(diǎn)非常重要。可以先從相對簡單、容易見效的流程入手，避免因?yàn)閷?shí)施工作過于龐大復(fù)雜或遲遲未見成效而失敗。