事業單位財務檔案管理問題及優化途徑研究

摘要：當前我國正在大力推進事業單位改革，檔案管理工作正在逐漸成為當前事業單位日常工作的重點。財務管理作為事業單位日常管理中極其重要的一部分，財務檔案管理也受到領導者的重視，更是事業單位檔案管理的重要組成部分，財務檔案管理工作是否科學、規范進行，將會對影響到社會的發展。但是實際上由于事業單位領導對財務檔案管理工作不夠重視、檔案管理制度不夠完善、沒有成立專業的檔案管理隊伍以及檔案信息化程度較低等等，導致事業單位財務檔案管理工作無法充分發揮作用。本文通過對事業單位財務檔案管理的重要性、檔案管理現狀等進行分析，并針對其中存在的問題提出優化措施，進一步推動事業單位在財務檔案管理工作上的進步。

關鍵詞：事業單位;財務檔案管理;問題;優化

當前我國事業單位的財務檔案管理模式已經逐漸趨向于成熟，但是受網絡信息技術發展的影響，傳統的財務檔案管理模式已經無法滿足信息爆發時期事業單位日常工作的需要，甚至制約了單位的日常發展。因此，結合實際情況，通過引入人才、技術、觀念等對事業單位財務管理模式進行優化改革，從而推動事業單位的發展。

一、事業單位加強檔案管理工作的重要性

檔案資料中記錄了單位的發展歷程，對于事業單位的人員調配、歷史資料查詢等都有著極其重要的作用。事業單位實行機構職能、行政體制、人事制度改革的新形勢下，加強事業單位財務檔案管理工作已經成為當前經濟發展的實際需要，也是實現單位依法理財的要求，不但能夠進一步規范事業單位財務行政行為，還能夠做到每一筆收支明確，提高資金的使用率。隨著社會的進步以及計算機技術的發展，事業單位也應該在財務檔案管理中積極引入計算機技術，借助信息技術解決財務檔案管理問題，能夠顯著提升財務檔案管理的效率，促進事業單位經濟的提升。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）領導重視力度不足

雖然現在越來越多的事業單位已經意識到財務檔案管理工作的重要性，并且針對單位實際情況對財務檔案管理制度進行了改革，但是受自身發展的限制，在日常管理中仍舊不會花費太多的精力在財務檔案管理上。財務檔案管理人員缺乏基本的財務會計知識，領導不重視導致經費不足，一些必要的管理設施無法到位，老舊設施無法得到及時的更新維護，對事業單位的財務和經濟發展都有著極其重要的影響。

（ 二）檔案管理制度不健全

事業單位的財務檔案管理中都存在一個共性問題——財務檔案管理體系混亂，大多是事業單位都沒有建立財務檔案管理制度，即使有的單位建立檔案管理制度，但是在實際工作中并沒有嚴格按照相關制度實行。因為事業單位管理人員在日常管理中沒有過于強調財務記錄，導致部分單位的財務記錄管理工作無法滿足法律法規的要求，甚至還有的單位由于規模過小，根本沒有組建專門的財務檔案管理部門，選擇兼職人員進行檔案管理工作，導致財務檔案管理的效率、質量都無法得到有效保障。這些問題與事業單位檔案管理制度沒有得到完善、相關制度沒有深入實施、缺乏應有的崗位責任制有著直接的原因，一些規范、先進的管理模式沒有被引入，財務檔案管理工作的效率以及質量也就遲遲無法提升，制約了事業單位的發展。

（三）財務檔案信息化程度較低

當前信息化已經逐漸成為事業單位發展的核心，這也是當前信息時代發展的主流趨勢，但是就實際情況而言，大多數事業單位財務檔案管理的信息化程度還比較低。一方面，事業單位管理人員對于財務檔案管理不夠重視，導致單位在財務檔案管理方面投入的資金有限，一些必要的基礎設施還沒有完全配備，檔案處理速度較慢;另一方面，因為當前我國大多數事業單位的規模都比較小，難以集中進行信息改革，而且由于缺少專業的檔案信息化管理人才，導致事業單位在軟件開發方面無法建立優勢，而購買軟件又是一大筆消費，這兩方面因素的影響下導致事業單位財務檔案管理信息化進程遲遲無法推進。除此之外，因為事業單位財務檔案管理的信息化程度還不夠深入，各科室之間無法實現檔案資源的互聯互通，財務檔案信息無法共享，檔案管理的價值沒有完全發揮出來。

（四）缺少專業人才

事業單位作為我國社會公共組織的重要組成部分，更需要由專業的、高素質的財務檔案管理人才對單位內部的財政收支、利用等信息進行專業、系統、規范的管理。財務管理人員不但需要有廣泛的專業知識基礎，掌握財務會計知識，能夠熟練應用計算機，還需要掌握檔案方面的知識，才能夠高效進行財務檔案管理工作。但是大多數事業單位都缺少技術和知識方面的專業人才，不僅導致事業單位財務檔案無法實現信息化管理，而且由于檔案管理人員在財務管理方面的知識量匱乏，檔案管理人員對于會計科目、條目、語句與實踐等之間的關系無法辨別，最終導致會計信息失真，財務檔案的真實性無法得到保障。

三、事業單位財務檔案管理優化措施

（一）加強重視力度

事業單位領導的重視能夠使財務檔案管理工作達到事半功倍的效果，所以，事業單位管理人員加強對財務檔案管理工作的重視。一方面，事業單位要在財務檔案管理方面投入充足的資金，不管單位的規模如何，都要重視財務檔案管理部門的經費問題，確保部門開展工作的經費充足，加大財務檔案管理部門軟硬件設施建設，確保檔案管理人員在開展工作時所使用的設備能夠滿足國家的規定，確保檔案管理工作的開展能夠有充足的經費作為支撐;另一方面，必要情況下可以將檔案管理工作納入單位考核之中，與工作人員的薪酬建立直接的聯系，提高單位內部工作人員對檔案管理工作的重視力度。

（二）建立健全財務檔案管理制度

常言道“無規矩不成方圓”，健全的規章制度是事業單位財務檔案管理工作能夠順利進行的重要保障。為了能夠保證事業單位財務檔案管理工作能夠取得成效，單位需要結合自身實際發展情況，對傳統的財務檔案管理制度進行改革，制定一個滿足自身實際發展需要的財務檔案管理制度，借助規章制度規范檔案管理人員的各項工作，使檔案管理人員在實際工作中能夠有法可依，確保檔案管理工作的順利推進。檔案的收集、整理、保管、調取、查閱等過程需要嚴格遵循國家關于檔案的著錄標準，統一進行管理歸類，不允許任何人以任何理由私自留存檔案，有效避免檔案被篡改、銷毀的風險。通過建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程，可以顯著避免檔案數據遺漏、丟失情況的出現，確保檔案的準確性，確保檔案價值得到最大限度的發揮。

（三）推動財務檔案信息化管理進程

隨著信息化進程的推進，事業單位也需要緊隨時代發展潮流，在進行文件整理以及檔案管理工作時，充分發揮計算機技術在財務檔案管理中的積極作用，從而進一步推動檔案信息化的進程。加快事業單位財務檔案數據庫建設，盡快實現紙質檔案到電子檔案的轉變，事業單位可以借助計算機下載有關的文件，并及時對文件進行整理歸檔。除此之外，財務檔案管理人員能夠利用計算機隨時隨地對檔案信息進行整理、搜集，借助計算機儲存檔案相比于紙質檔案更易儲存，而且不占據空間，更不容易出現檔案破損、污染等問題，還能夠加強保密性，單位內部的調動也更加方便，顯著提升財務檔案資源的利用率。

（四）加強財務檔案管理人才培養力度

一方面，隨著檔案信息化進程的推進，為了確保各項資料的私密性以及準確性，需要對財務檔案管理人員隊伍進行優化調整，選擇能夠熟練運用計算機技術的人加入到財務檔案管理隊伍中。另一方面，由于財務記錄管理工作具有一定的專業性，能夠掌握相關財務會計知識，因此，事業單位需要選拔一些具有財務管理專業知識的人才加入隊伍中，提高整個隊伍的人員素質。除此之外，事業單位對于現有的財務檔案管理人員需要定期進行財務會計專業知識培訓，提高現有隊伍的綜合素質，從而使財務檔案管理的工作效率能夠得到進一步提升。

四、結束語

總而言之，檔案管理工作作為事業單位日常管理的重點，其工作質量與工作速度將會直接對事業單位內部各項工作能否順利進行造成影響，當前新時代下事業單位財務檔案管理中存在的諸如制度不健全、信息化程度較低等問題都會阻礙事業單位日常管理工作的開展，因此，為了順應時代發展的潮流，事業單位更應該對內部財務檔案管理進行優化改革，積極探索財務檔案管理新模式，通過采取建立健全檔案管理制度，加強檔案管理信息化建設等措施，進一步提升事業單位檔案管理的效率與質量，更好地滿足單位日常發展的需要。

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作者簡介：徐穎，性別，女，籍貫江蘇海安，出生年月1989年10月，職稱初級檔案助理館員，工作單位海安市行政審批局，研究方向財務檔案

寫作方向：機關行政檔案、財務檔案