基于檔案生態位的我國檔案業務外包研究

陳紅

摘要：本文采用文獻研究法、網絡觀察法、實地調研法，從檔案功能生態位、檔案資源生態位、檔案時空生態位三個維度出發，匹配業務所需檔案生態位和發包方、承包方檔案生態位重合程度，設計出檔案業務外包前提判斷、承包資質判斷、外包模式判斷流程圖，既為檔案業務外包理論提供新視角，又為檔案業務外包實踐提供參考。

關鍵詞：檔案生態位 業務外包 外包傾向 承包資質 外包模式

檔案生態位是指檔案主體在檔案生態環境中占據的位置，包括檔案功能生態位、檔案資源生態位和檔案時空生態位三個維度。檔案功能生態位是指檔案主體在檔案環境中所充當的角色和承擔的社會職能，檔案資源生態位是指檔案主體在檔案環境中占有和利用的檔案資源的狀況，檔案時空生態位是指檔案主體參與檔案活動所占據的時間和空間。[1]

一、外包前提判斷

在檔案工作領域，每一個發包方的檔案功能生態位、檔案資源生態位和檔案時空生態位寬度都是有限的。不同的檔案業務需要不同的檔案生態位，面對不同的檔案業務，發包方需要衡量自身是否具有完成檔案業務所需要的檔案生態位，即衡量發包方的檔案生態位與檔案業務所需要的檔案生態位的重合程度。這就需要衡量檔案功能生態位、檔案資源生態位和檔案時空生態位的重合程度，但凡出現一個維度的生態位不重合，則說明發包方檔案生態位與檔案業務所需檔案生態位不重合，構成外包前提。檔案外包前提判斷流程圖如圖1所示。以檔案管理業務為例，具體流程如下所述。

（一）發包方檔案功能生態位判斷

做好檔案功能生態位的重合程度衡量工作。檔案管理業務需要發包方具有專業的檔案管理知識，精通檔案分類、整理、檔案編目、排架和檔案鑒定、保管等具體流程，并且擁有完善的檔案管理標準規范和制度建設，而對于部分發包方來說，如中小企業、銀行或證券金融機構等，這類發包方主營業務并不是檔案業務，又沒有設立檔案館或檔案室，不具有專業檔案管理功能，則說明發包方的檔案功能生態位與檔案業務所需功能生態位分離，無須進行檔案資源生態位和檔案時空生態位的比對，已構成外包前提。但對檔案館來說，檔案管理業務是其基本職能和主要業務，故檔案館的檔案功能生態位和檔案業務所需功能生態位重合，可以進行下一步檔案資源生態位的比對。

（二）發包方檔案資源生態位判斷

做好檔案資源生態位的重合程度衡量工作。大量檔案被收集時，檔案分類、整理、編目和裝訂需要較多的檔案工作人員。據統計，館藏20萬卷的地級市檔案館，每個案卷內包括15至20份文件，文件目錄約有400萬條，以人均每天編目100條計算，大約需要166個工作人員工作一年才可完成。[2]文獻研究顯示，湖北省某高校檔案館有專職檔案人員19人，其中檔案專業的僅2人，計算機專業的3人，其他專業的有14人。[3]由此可見，發包方檔案資源并不能滿足檔案業務所需，表明發包方的檔案資源生態位與檔案業務的資源生態位不重合，此時發包方會有選擇外包的可能性。

（三）發包方檔案時空生態位判斷

如果發包方的檔案資源生態位滿足檔案業務需求，則最后比對檔案時空生態位的重合程度。時間生態位并不會成為影響檔案業務外包的主要因素，因為發包方自身檔案資源生態位往往影響檔案業務的時間生態位。在檔案管理業務量巨大，且有時限要求時，例如鑒定保管期限已滿的檔案是否需要銷毀時，時限為兩個月，但發包方自身檔案資源生態位較窄，會延遲完成時間，說明發包方檔案時間生態位與檔案業務所需時間生態位不重合，構成外包前提。檔案保管依托發包方空間面積大小，空間越大，可存放檔案越多。但是，發包方的檔案館或檔案室的地理空間是有限的，面對不斷增加的檔案，銷毀速度又遠比不上檔案增加速度。這時發包方的空間生態位與檔案保管所需空間生態位不重合。根據以上內容，發包方的檔案時空生態位與檔案業務所需的時空生態位不重合時，也會構成外包前提。

二、外包必要性判斷

從檔案生態位判斷，任何一個生態位不重合，則構成外包前提。但當檔案生態位不重合時，發包方會面臨兩種選擇，即拓寬發包方自身檔案生態位或者將檔案業務外包出去。因此本文將從時間成本、經濟成本、需求頻次三方面說明發包方拓寬自身檔案生態位的必要性小于外包的必要性。

（一）時間成本

發包方拓寬自身檔案生態位需要較長時間，如中小企業若想成立檔案室，拓寬自身檔案生態位，需要向檔案咨詢中介咨詢相關事宜、外出參觀、培訓和學習、招聘檔案工作人員、購進檔案設備、建立檔案制度，且需要預留對檔案業務的適應期等，是一項耗時的復雜工程。而選擇外包則只需要投標、招標，選擇承包方、簽訂合同，最后進行驗收即可，耗時短，所以選擇外包方式比拓寬自身檔案生態位耗費時間短。

（二）經濟成本

婁赤剛曾提出信息服務機構在拓寬自身信息生態位時需經歷三個階段即信息生態位擴展期、信息生態位不適應期、信息生態位特異化拓展期。在信息生態位不適應期階段，投入成本增加、效益下降，由于信息生態位與其他信息服務機構重疊，導致競爭力下降，因此在信息生態位特異化拓展期，會縮小信息生態位，而將業務進行外包，達到資源優化利用、降低成本的目的。[4]經濟利潤并非一味隨著檔案生態位的拓寬而增加，發包方需衡量自身所處的生態位拓展階段，在生態位不適應期和特異化拓展期，外包的經濟成本低于拓展生態位成本。

（三）需求頻次

一些檔案業務并不是發包方頻繁需要的，而是偶發性檔案業務，具有臨時性、偶然性，為避免日后管理難度加大，因此拓寬發包方自身檔案生態位不具有必要性，構成外包必要性。例如構建檔案管理系統、檔案網站、數據庫等，這些檔案業務是檔案管理與利用等主要業務的輔助與支撐，并不需要發包方頻繁管理與開發，故對這類檔案業務需求頻次低，選擇外包比拓寬自身檔案生態位合理。

三、承包資質判斷

選擇承包方時，發包方需要判斷承包方檔案生態位是否滿足檔案業務所需。只有承包方檔案功能生態位、檔案資源生態位和檔案時空生態位都滿足檔案業務所需時，才被視為合格。但凡一個維度的生態位不滿足，則承包方不合格。以檔案數字化業務外包為例，對于承包方的資質判斷流程如下。

（一）承包方檔案功能生態位判斷

承包方的檔案功能生態位和檔案數字化業務所需的檔案功能生態位的重合程度要匹配，若承包方主要經營范圍包括檔案數字化業務，則檔案功能生態位重合。筆者在天眼查官網，以“檔案”為關鍵詞檢索公司組織，檢索結果獲得24家檔案外包公司[5]，并獲悉了它們的經營范圍，一些以檔案設備生產和銷售為主，如上海軼寧檔案設備有限公司；一些以檔案管理業務為主，如湖南匯成檔案管理有限公司；一些以檔案咨詢業務為主，如仁通檔案管理咨詢服務股份有限公司；還有一些以技術開發、信息系統構建為主，如佛山市驥駿檔案信息科技有限公司，不同的主營業務，構成不同的檔案功能生態位。檔案數字化業務作為主營業務或附屬業務存在外包公司中。在這24家公司中，有11家公司具有檔案數字化業務，例如沈陽集美檔案管理有限公司、鐵山檔案文件管理有限公司、廣州慧信檔案技術有限公司，這說明這11家公司的檔案功能生態位符合需求。

（二）承包方檔案資源、時間生態位判斷

承包方的檔案資源生態位、時間生態位與檔案數字化業務所需的檔案資源、時間生態位的重合程度要匹配，因為資源的豐裕程度影響完成時間，完成時間的寬裕程度對資源多少有要求，因此兩者相互影響。筆者對北京市某人民法院調查了解，此人民法院每年要將1.5萬份左右的檔案案卷在案件結束后的3個月內進行歸檔和掃描。每份案卷大概300頁，1.5萬份案卷約450萬頁，每3個月需要掃描約112.5萬頁，每天需掃描12500頁左右。而一臺普通平板掃描儀一天8個小時可掃描1800頁，所以約需要7臺掃描設備。根據檔案整理和掃描流程需要安排工作人員8到13人，其中需要1人負責總指揮、總領導，1到2人負責掃描前的拆檔，2到3人負責掃描后的裝訂和整理，1到2人負責操作掃描設備，1人負責掃描校驗，1到2人負責后期加工處理，1到2人負責將數字化檔案掛接到檔案管理系統。根據筆者對這24家承包方的調查，鐵山檔案文件管理（上海）有限公司、中泰德信（北京）檔案管理有限公司、西安立人行檔案文件管理咨詢有限公司具備設備租賃這一經營業務，說明這3家公司檔案資源生態位較寬，能夠提供充足的設備在規定時間內完成外包業務。綜合來看，鐵山檔案文件管理（上海）有限公司在檔案功能生態位和資源生態位上滿足要求。

（三）承包方檔案空間生態位判斷

承包方的檔案空間生態位與檔案業務所需的檔案空間生態位的重合程度要匹配。檔案數字化業務要求承包方距離發包方地理位置接近，故距離發包方距離越近的承包方檔案空間生態位與檔案數字化業務所需的檔案空間生態位越匹配。例如發包方在北京，便盡可能選擇北京地區的承包方，方便檔案搬運。而鐵山檔案文件管理（上海）有限公司在上海，空間生態位不符合需求，最終承包資質判斷為不適合，發包方需要重新選擇。

只有承包方的檔案功能生態位、檔案資源生態位和檔案時空生態位三者同時滿足檔案業務所需，則承包方合格，發包方才會去衡量成本和完成質量等因素，從而開展下一步工作。承包對象資質判斷流程圖如圖2所示。

四、外包模式判斷

外包模式指發包方和承包方針對檔案外包業務的項目管理模式。項目管理工作主要內容應包括質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通5個方面。[6]根據發包方和承包方項目管理的檔案功能生態位，外包模式被劃分為以下3種，檔案外包模式判斷流程圖如圖3所示。

（一）合作式外包

當發包方具有檔案項目管理的生態位時，則選擇合作式外包，即發包方負責檔案外包業務過程管理和監控，起主導性作用，并且承擔對承包方進行業務監督和指導，承包方負責完成檔案業務。實施方式為：承包方派遣工作人員入駐發包方組織內部，在合作式外包期間，承包方外派工作人員暫時成為發包方一員，遵守發包方組織的規章制度，聽從發包方組織的業務安排。根據本文調研結果，武漢市國土資源規劃局和信息中心檔案部將檔案管理系統構建外包給上海中信外包有限公司，采用的外包方式為合作式外包，承包方派遣3名成員入駐發包方，進行檔案管理系統構建。

（二）獨立式外包

當發包方不具有檔案項目管理的生態位，而承包方具有時，則選擇獨立式外包，由承包方獨立完成檔案外包業務，包括監督、管理以及業務實施，發包方只負責驗收。實施方式為：待發包方說明檔案業務要求，并與承包方簽訂合同之后，承包方獨立負責外包業務管理和實施；或者由承包方帶團隊入駐發包方機構進行業務操作，但遵循承包方自身的管理模式。例如檔案數字化業務，將檔案轉移至承包方，或者承包方前往發包方提供的特定場所，由承包方負責過程管理與進度安排，發包方只對項目結果進行驗收。

（三）第三方式監理

當發包方和承包方兩者都沒有檔案項目管理生態位時，則選擇第三方式監理，即招標第三方專門負責項目管理的機構進行外包業務過程監管控制，獨立于發包方和承包方之間[7]，發包方和承包方均不參與監管，承包方只負責業務實施，發包方只負責結構驗收。實施方式如下：（1）發包方根據外包業務發布招標公告；（2）第三方監理機構進行競選；（3）發包方根據業務需求、成本、競選機構聲譽等因素選擇目標機構；（4）目標機構根據發包方要求和承包方檔案生態位制訂項目管理方案和流程；（5）根據方案監管外包項目實施。例如檔案業務眾包，眾包團體具有分布擴散性，不具有組織性，如果發包方選擇眾包團體完成檔案外包業務，同時發包方自身不具有檔案項目管理生態位時，選擇第三方項目管理機構比較合適。

檔案領域對待外包由謹小慎微到大膽嘗試，由觀望態度到實踐操作，不僅是因為外包行業自身發展越來越成熟，更得益于檔案業務不斷外包的實踐摸索。伴隨著檔案外包的發展，相關研究也在不斷探索，本文希望“檔案生態位”視角可以引起更多學者的興趣和關注，能夠從新視角探討檔案外包，從而豐富和完善檔案生態位理論，為檔案外包研究和外包事業發展貢獻力量。

注釋及參考文獻：

[1]婁策群.信息生態位理論探討[J].圖書情報知識，2006（5）：23-27.

[2]陸塵香.國家檔案館檔案業務外包邊界研究[D].南寧：廣西民族大學，2019.

[3]王婧.高校檔案館信息生態位問題及對策研究[D].武漢：華中師范大學，2015.

[4]婁赤剛，周承聰.基于信息生態位理論的信息服務機構業務外包[J].情報理論與實踐，2011，34（6）：15-18.

[5]天眼查.檔案-相關搜索結果[EB/OL].[2021-01-20].https：//www.tianyancha.com/search？key=%E6% A1%A3%E6%A1%88.

[6]呂玉潔，吳湘華，向禹.確定性需求驅動的檔案數字化加工監理模式構建與適用性分析[J].檔案學研究，2018（1）：107-112.

[7]沈東芳，聶二輝.檔案業務外包中管理機構與服務機構的角色定位探究[J].北京檔案，2017（3）：29-30.

作者單位：華中師范大學信息管理學院