平陰縣檔案館搬遷工作紀實

宋明皎

（濟南市平陰縣檔案館，山東 濟南 250400）

1 搬遷前的準備工作

檔案館搬遷是一項專業性強、業務量大、安全要求高的系統工程，充分的準備工作則顯得尤為重要。平陰縣檔案館提前半年時間對搬遷工作進行謀劃安排。

1）加強組織領導，制定搬遷方案。平陰縣檔案館成立了由館長任組長、副館長任副組長、各科室為成員的檔案館搬遷工作領導小組。明確分管副館長為搬遷總指揮，統籌整個搬遷工作。制定《平陰縣檔案館搬遷工作實施方案》《平陰縣檔案館新館搬遷人員分工及責任》《平陰縣檔案館搬遷出入庫順序》，要求全館上下團結協作、全力以赴打贏搬遷這場硬仗，嚴格按照時間進度組織實施，確保搬遷工作規范、有序開展。

2）全面盤點檔案、固定資產。一是對庫房檔案進行清點摸排。首先由工作人員對庫房全部檔案資料進行一次全面排查，對錯放位置的檔案進行調整，確保各類檔案與密集架標識一致，按序排放并制定《館藏檔案資料清點統計表》。然后安排三個科室分別負責三個庫房的清點工作，對責任庫房進行第二次全面排查，并與《館藏檔案資料清點統計表》進行核對，通過兩遍的清點摸排，徹底摸清了家底，防止檔案漏記、錯記、重記等現象的發生。二是對固定資產的清點。由責任科室對科室內固定資產進行清點登記，填寫《平陰縣檔案館固定資產登記表》。

3）提前著手整理報紙、雜志。平陰縣檔案館報紙、雜志數量龐大、種類多樣，同時年代跨度大，有一些報紙、雜志出現的脆黃、破損、霉變等現象，為搬遷工作帶來一定的難度。為了最大程度的保護報紙、雜志等資料，平陰縣檔案館定制了報紙盒、雜志盒，歷時一個月的時間對館藏全部的報紙雜志進行消毒、整理、分類、裝盒、編目工作，共整理報紙26類近千盒、雜志150類500余盒，實現了報紙雜志的科學化管理。

4）確定搬家公司。通過多方對比，確定搬家公司，并對公司資質進行審核，同時與搬家公司簽訂保密協議，確保整個搬遷過程信息安全。多次召開聯合會議，與搬遷公司對接搬遷事宜，并對參與搬遷的人員進行分工，明確職責，確定在庫房中工作的搬家公司人員，其他人員原則上不得進入庫房，整個搬遷過程需要搬家公司工作人員做好全程配合工作，聽從檔案館工作人員安排，確保搬遷順利進行。

5）科學進行新館定位。新館定位是一項重要工作，科學的定位可以最大程度的利用庫房空間，防止資源閑置。前期對新館的各個庫房重新布局，明確各個庫房的功能。下發了《關于報送未進館檔案情況的通知》，對各全宗單位未進館檔案情況進行摸底，同時結合館藏各全宗單位的檔案情況，預估出未來30年的檔案排架長度。我們采用檔案與資料分別存放、按照檔案類別分別存放、按照全宗順序依次存放的原則進行存放。

6）開展模擬演練。在正式搬遷的前一天，平陰縣檔案館與搬遷公司進行一次搬遷模擬演練，明確搬遷路線，計算沿途所需的時間，考慮搬遷過程中可能出現的問題，比如天氣變化、交通事故、汽車故障、人員調整等，對搬遷方案再次完善。通過此次演練，所有工作人員更加清楚了自己的職能，也加深了檔案館與搬遷公司的默契程度。

2 搬遷實施階段

為了保障搬遷工作的順利實施，平陰縣檔案館將搬遷任務分解為三個階段，分別是辦公用品的搬遷、機房數據的遷移、檔案庫房的搬遷。庫房搬遷主要為下架、打包、老館庫房門口監管、上車、跟車、接車、新館庫房門口監管、上架等8個步驟。

1）下架：按照《平陰縣檔案館搬遷出入庫順序》指導搬家公司下架，掌握下架節奏，確保三個庫房檔案資料依次、完整下架，不遺漏。

2）打包：指導搬家公司人員按序裝箱，以全宗為單位進行打包，全宗間不混裝。在箱體統一明顯位置粘貼標識卡，不同的庫房使用不同顏色的標識卡，具體要求：標識卡左上方標注大流水號（如：123），在中間位置注“門類+全宗**+目錄號*+小流水號（如：①②③”，各門類的最后一箱標注上“已完結”。

3）老館庫房口監管：組織搬運人員在庫房門口等候，不得進入庫房；理順出庫檔案箱順序，確保搬運人員按序依次搬運。

4）上車：負責監管上車檔案的延續性，核對檔案箱數及流水號順序，防止檔案遺漏；上車完畢，與跟車人員進行交接，填寫《平陰縣檔案館庫房搬遷交接單》。

5）跟車：裝車完畢后，關閉車廂門、上鎖、貼封條。駕駛辦公用車全程跟車至新館，揭封條、開鎖，監督搬家公司人員搬運下車，清點記錄下車箱數。

6）接車：提醒、監督搬家公司人員按箱體標識卡左上角流水號科學裝車，以便正序入庫，小號在先，大號在后的順序將檔案搬至小車。小車檔案放滿后，全程跟小車至庫房門口。

7）新館庫房口監管：嚴格進出庫房人員，無關人等不得進出庫房，監督庫房內工作人員與庫房外工作人員進行檔案交接，按照流水號順序，先進小號，后進大號。

8）上架：指導搬家公司工作人員對檔案拆包，并按照流水號順序依定位位置進行上架。

9）后勤保障：協調縣治安大隊，利用警車開道，確保運輸過程中的安全。與融媒體中心和攝影家協會進行溝通，對整個搬遷工程進行全程錄像。面對檔案館人手不足的情況，協調部分單位的檔案員參與到搬遷工程中來，充實搬遷隊伍，增強搬遷力量。

10）及時復盤：每天對搬遷工作進行復盤，對于發現的問題進行調整。比如在第一天的搬遷工程中，發現上架的人手不夠，影響了整個搬運速度，縣檔案館及時與搬家公司進行協調，立即增加了人手，提高了上架速度。

歷時5天，平陰縣檔案館完成了86個全宗、5萬多卷檔案以及3萬多冊資料的搬遷。期間未發生檔案和設備設施損壞或丟失現象，未造成現場固定資產破損或丟失，順利地完成了搬遷工作。

3 搬遷后的幾點體會

平陰縣檔案館在查檔服務未中斷的情況下，順利完成搬遷工作，我認為依賴于以下幾個方面：

1）領導重視：縣委縣政府高度重視檔案館搬遷工作，縣委辦公室主任在搬遷第一天就來到搬遷現場對搬遷工作提出要求，全程關注檔案館的搬遷進度。

2）準備充分：平陰縣檔案館提前半年就開始謀劃檔案館的搬遷工作，多次外出學習搬遷經驗、提前整理報紙雜志、科學制定搬遷方案、準確標識新館定位等等都為檔案館搬遷奠定了堅實的基礎。

3）指揮有方：檔案館的搬遷是一項高強度、多頭緒的系統性工作，全面的統籌、科學的謀劃是打贏這場硬仗的重要保障。在此次搬遷過程中，館長為總協調，副館長為總指揮，他們率先垂范、身先士卒，及時應對突發狀況，保障了搬遷工作順利進行。

4）團結協作：平陰縣檔案館工作人員面對人員少、任務重、時間緊的搬遷現實，充分發揮主人翁意識，絲毫沒有怨言，5天的搬遷過程中沒有一個人請假，每天加班加點參與其中，大家既是指揮員、監督員又是戰斗員，每個人都為參與到搬遷工作而感到自豪。

5）社會支持：融媒體中心、治安大隊、攝影家協會以及部分單位的檔案員都為此次搬遷工作付出了很大的努力，正是由于各部門的通力協作，平陰縣檔案館的搬遷才得以順利進行。