煙草企業檔案管理工作效率提升策略研究

吳 芳

（湖北省恩施州煙草專賣局（公司）辦公室，湖北 恩施 445000）

1 煙草企業檔案管理工作效率提升的重要性

煙草企業檔案管理工作既是一項服務工作，也是一項管理工作。煙草企業檔案管理工作效率提升具有重要意義，不僅關乎著煙草企業信息使用速率，而且也關乎著煙草企業檔案管理工作未來走勢。高速率的信息傳輸和運轉有利于擴大為民服務的服務面，提高信息使用價值，確保檔案信息更好地為煙草企業發展服務。

2 煙草企業檔案管理工作效率提升的現狀

2.1 檔案管理人員素質薄弱

煙草企業檔案管理工作人員檔案管理工作效率高低與檔案管理工作自身素質息息相關。素質高、對檔案信息存儲、查閱技能掌握熟練，在檔案整理過程中得心應手，利于提高檔案管理工作效率。但是從目前發展情況來看，部分檔案管理工作人員素質薄弱，對檔案擺放位置、檔案類別、檔案存儲內容不甚了解，在實際工作中經常面臨找不到、查不了、難查閱等問題，煙草企業檔案信息使用質量大打折扣，縮減服務面。

2.2 檔案管理工作模式較為傳統

當前階段煙草企業的檔案管理工作存在諸多問題，限制了煙草企業檔案工作的正常開展和效率提升。信息化時代對煙草企業檔案管理工作管理模式提出更高層次的要求，需要檔案管理工作模式不斷創新、與時俱進，引入信息化、智能化、科技化手段，優化管理模式。但是從目前發展情況來看，煙草企業檔案管理工作模式依舊沿用傳統的管理模式，與信息化技術聯系不緊密，降低煙草企業檔案管理工作效率。

2.3 缺乏健全完善的檔案監管制度

檔案管理工作是煙草企業必須重視的一項工作。煙草企業檔案管理工作效率提升，不僅需要完備的檔案工作服務體系，而且也需要與之配備的監管制度。然而從實際發展情況來看，煙草企業檔案管理工作監管配套制度不健全、不完善，工作人員效率意識不足，流程復雜，降低檔案管理工作效率。

3 煙草企業檔案管理工作效率提升的策略

3.1 加大對檔案管理人員的技能培訓力度

人才是煙草企業檔案管理工作開展的中堅力量，在檔案管理工作中占有舉足輕重的地位。為有效解決檔案管理工作人員素質薄弱這一問題，煙草企業負責人要予以高度重視，可以通過專家講座、座談會、科學合理的技能考核體系等于潛移默化中增強檔案管理人員的工作技能。除此之外，工作人員也要利用閑暇時間不斷提升新技能，利用互聯網平臺實時為自己充電，以嫻熟的檔案整理技能和信息查閱方式助力完善煙草企業檔案管理工作效率提升，充分發揮人才優勢，從而更好地為企業檔案管理工作服務。

3.2 創新檔案管理模式

煙草企業檔案管理工作效率提升需要優化升級檔案管理模式。檔案管理工作可以與科學化、智能化平臺有機結合起來。煙草企業管理人員要發揮“領頭雁”的作用，帶領工作人員搭乘科技的“順風車”，為檔案管理工作效率提升注入科技化元素。轉變原有的管理模式，與智能化設備進行協作，高質量的開展人機互動，通過機器人實現對檔案的分類、挑揀、篩選、分類、歸位等，借助科技手段提升完善煙草企業檔案管理工作效率。設置專人檔案管理系統，對于檔案分類、標準、裝訂、查閱等進行智能化統計，確保煙草企業檔案信息被快速、準確查閱。設置專項、一維化獨家式檔案管理平臺，實現數據共享，確保信息有效融通，讓信息化管理模式成為效率提升的佐證。

3.3 完善煙草企業檔案管理監管制度

完善的檔案管理監管制度不僅利于引導檔案管理工作朝著規范化、系統化方向發展，而且也有利于激發工作人員的效率意識。煙草企業管理人員要組建專家研究團隊、政策執行團隊、方案考評團隊等，就本企業檔案管理工作的現狀和工作人員自身的工作特點制定出科學、合理、可實施、便操作的監管制度。也可以設置相應的獎懲措施，激發工作人員的工作干勁，確保檔案管理工作有規則可循、有制度可依，以督促和警醒的方式優化檔案管理人員自身的操作技能，提升檔案管理工作效率，推動并完善煙草企業檔案管理系統。

4 結語

煙草企業檔案管理工作效率提升不僅關乎著檔案信息的使用效率，也在很大程度上關乎著煙草企業的未來發展趨勢，提升煙草企業檔案管理工作效率具有社會效益、經濟效益。要加大對檔案管理人員的技能培訓力度，提高人員素質，創新檔案管理模式，提升服務性能，完善煙草企業檔案管理監管制度，多位一體，多舉措并行，全方位、立體化提升完善煙草企業檔案管理工作效率，推動完善煙草企業檔案管理工作深化開展。