如何做好新時期的檔案管理利用工作

吳寒冰

（山東省臨沂市中醫醫院，山東 臨沂 276002）

當前的信息管理活動中，對于檔案地高要求主要從檔案信息、質量兩個角度表現出來，如何保障檔案“物盡其用”，這已經成為相關管理人員必須思考的第一問題。為適應新形勢下檔案管理的服務工作，加大檔案管理利用的服務力度，提高服務質量，突出服務效益，保障檔案管理、調動、修改等活動的順利開展，本人著重從以下幾個方面談一談我個人的幾點觀點和看法如圖1所示：

圖1

首先我們要充分認識以及改進新時期檔案工作的整體價值。

檔案是各個機關與單位記錄相關事件與信息的重要載體，應用與修改直接反映了黨的執政能力，對于人民正常享受權利、國家正常行使職能由著不可忽視的現實意義。作為反映客觀現實的材料，檔案在現實與個體的發展之間建立連接，為各單位的科學發展、及時掃除發展漏洞創造了條件，對于現代小康社會的綜合建設來說，檔案發揮著不可忽視的重要功能。

1 檔案的管理的重要性

1）檔案的管理是一個單位綜合檔案管理要求實現自我完善的一種手段。檔案管理與開發利用是檔案工作的根基，更是檢驗檔案管理成果的重要標準。確保檔案管理工作合格、達標，才能發現檔案建設、利用環節存在的不足問題。工作人員能夠及時登記備案，積極改進配合管理工作中的方式和方法，才能保證檔案的完整性和安全性。

2）檔案管理的服務工作不僅是一個企業綜合檔案室行使其職能的體現，也是一個企業檔案信息管理開發利用對外服務中的一個窗口，為了檔案的發展，滿足現在新時代的發展和對檔案利用的服務需求。同時一個檔案管理者素質的高低直接影響著檔案管理工作的效率性和質量性，故此，檔案管理者的從業素質直接影響到檔案管理工作的最終質量。

3）必須形成出色的服務意識與良好的奉獻精神。檔案管理者要要緊緊圍繞黨中央的有關要求開展檔案管理工作，以習近平總書記系列發言為行動基準，加強自身的專業素質與政治素養，從政治、社會等高度理解、分析和處理檔案管理工作中存在的矛盾問題，保障方向不動搖，保障政治素養夠出色。以崗位所提出的檔案管理要求為行動基準，在根源上提升自身的職業道德與服務意思，將檔案管理活動中存在的負面問題全部消除。

4）檔案管理工作對管理人員的執行能力提出了極高的要求，在保持明確的政治方向的同時，檔案管理人員必須同步具備專業技能，由此，系統的、有針對性的管理檔案是檔案管理工作的第一要求。

5）檔案管理人員必須形成利用現代化手段和技術完成檔案管理工作的良好意識，掌握檔案管理的一般方法與先進技術，確保檔案管理工作的整體效率符合當前的檔案管理要求。

第二個方面是要熟悉本單位檔案室的館藏內容，提升檔案管理利用服務檔次。相關人員必須熟悉館藏資源的利用，在源頭上服務于檔案管理工作的相關要求。

1）數字化檔案管理機制的落實并不意味著檔案管理人員無需承擔檔案管理的有關要求，面對多種多樣的檔案管理需求，一線執行人員必須對檔案的信息檢索方法進行歸納整理，并結合檔案管理工作的核心要點輸入檔案信息，保障檔案管理的完整性與精確性

2）必須熟悉檔案館的館藏機制。在檔案管理工作中，經常會出現檔案查詢信息脫軌、檔案不可用、提供的檔案信息不具體及不規范等情況，作為檔案管理者一定要具有熟悉館藏資料的業務水平，提高檔案管理工作的整體效能。

3）檔案需求者來自各個崗位，個體的文化素質、應用目的與檔案使用需求各不相同，面對互相沖突的檔案使用原則，檔案管理活動中很容易出現信息不足、信息矛盾等問題。檔案管理人員必須掌握檔案資料的調用方法，根據自己的經驗來作出合理的判斷，合理分化檔案。

圖2

檔案編研工作(如圖2所示)也是一項帶有很強的研究性的編纂工作，通過研究和編纂檔案專輯等形式，在各項檔案基礎工作中最具有創造性和創新性，也是最能體現檔案管理工作人員水平的一個方式。

2 總結

建立完備的檔案管理體系，讓檔案管理工作在信息技術與管理制度的共同限制下開展，對于提高檔案管理活動的整體質量，提供主動需求服務具有十分重要的意義。