H 學院圖書館大流通改造項目的質量管理研究

李 勇

（青島酒店管理職業(yè)技術學院，山東 青島 266100）

工程項目質量是工程項目重要的控制目標之一，它的好壞直接影響著工程項目的成本、進度、工程項目的使用，以及施工單位的信譽。建設工程本身的特點決定了工程項目質量的特點，即影響因素較多、工程項目質量波動大、工程項目質量具有隱蔽性、工程項目質量的終檢具有局限性、評價方法的特殊性、工程質量要求的外延性。工程項目質量控制方法主要有全面質量管理的PDCA 循環(huán)方法和質量管理的七種工具，本文采用全面質量管理方法。

1.圖書館大流通改造項目的目標和計劃的設定

1.1 分析現(xiàn)狀，找出存在問題及原因

一是工作人員能力和崗位調整問題。圖書館目前崗位更多的是在書庫，一個書庫配備兩位工作人員。讀者服務處兩位工作人員，除了負責圖書歸還，還兼顧讀者日常咨詢、信息查詢、處理圖書超期罰款、丟失等常見問題，人手明顯不夠。期刊報紙閱覽室一位工作人員，除了負責期刊報紙上架工作外，還要兼顧二樓期刊報紙閱覽室和三樓自修室日常巡查工作，工作任務較重。如何在大流通改造后分配各個崗位人員問題，是大流通模式服務開始后必須要考慮的重要問題。二是建筑結構問題。主要包括圖書館出入口問題、五個書庫比較分散、讀者自修空間分散并且座位有限。三是磁條改造問題。磁條改造主要問題是圖書冊數量大，對時間和人手都帶來了挑戰(zhàn)和困難。四是剔舊書庫問題。圖書館建筑伊始并未考慮剔舊書庫問題，現(xiàn)在存在的主要問題是缺少藏書空間、書架選擇、圖書上架等。五是光線和環(huán)保問題。圖書館建造初燈光布局已經不符合當前圖書館布局和讀者需求，另一方面大流通改造后應該重視環(huán)保問題。

1.2 制定改進質量的措施，提出執(zhí)行措施的計劃并預計其效果

一是制定執(zhí)行圖書館大流通改造項目的目標。H 學院圖書館大流通改造的整體目標：資金總投入不超過300 萬元的前提下，于2019 年9 月完成竣工驗收工作，并且達到規(guī)定的要求。二是制定執(zhí)行圖書館大流通改造項目的計劃。圖書館大流通改造計劃是根據圖書館前期決策要求和后期的使用要求，確定項目改造完成后達到既定的目標，具體計劃見下圖：

圖書館大流通改造進度表

通過上表可以看出RFID 技術應用、磁條更換館內結構是圖書館大流通改造的核心，涉及資金多而且工期較長，尤其館內結構設計是最為復雜的項目。圖書館大流通改造正式工期是從2018 年6 月到2019 年9 月，其中有兩個暑假，可以充分利用。館內結構、剔舊書庫、環(huán)保項目主要由圖書館工作人員負責，磁條更換、RFID 技術項目、燈光改造主要由各自廠商負責。由于圖書自助借還設備涉及到投入使用后調試、使用等因素，多出工期的3 個月主要是應對大流通服務開始開通后的試用階段，應對各類出現(xiàn)的問題。另外，考慮到圖書館工作人員數量少和剔舊圖書不流通，剔舊書庫可以放在大流通改造完成后再進行，各書庫剔舊下架的圖書先集中打包存放在固定地方。

2.圖書館大流通改造項目的質量檢查

圖書館大流通改造項目實施過程中質量檢查，本文采用三檢制度：自檢、互檢、專檢。自檢是每個項目完成后由實施者自己進行檢驗，需要檢查人員能嚴格做到自律、客觀，不能走過場、敷衍了事。互檢是分項目中上個子項目完成后，下個子項目開始前應進行互檢，檢查完成子項目的質量，是否能與下個子項目開展做好銜接，雙方檢驗合格后經確認才可以進入下個子項目實施，環(huán)環(huán)相扣，層層把關，保證了分項目的實施質量。專檢是專門的質量人員進行檢驗，檢查出不符合要求的地方，通知負責人及時整改。專檢需要填寫質量檢查報告，經質量人員簽字后才可以完成驗收。

3.圖書館大流通改造項目的溝通與實施

一是有效執(zhí)行改進措施和計劃。工作人員能力與崗位調整解決方案包括兩方面。工作人員能力提升措施和計劃方面，人是項目質量管理活動的主體，整個項目及分項目從策劃、考察、設計、施工、驗收等整個程序，都是由單位人來完成下面介紹了工作人員培訓的幾個主要方式包括崗位培訓、學習其他院校圖書館大流通服務模式、選擇專業(yè)人員進修培訓、完善幫扶機制、學科館員培訓。崗位調整方面，大流通改造的同時應該考慮崗位調整，結合實際情況，總服務臺分配四位工作人員，考慮到工作復雜，還應該分配四個勤工儉學學生，協(xié)助辦理一些簡單工作，主要負責還回圖書按庫分類，歸還到各個書庫。五個書庫分別配備一位工作人員和兩名勤工儉學學生，開放式的書庫不需要工作人員死守著崗位上，臨時有事可以外出。三樓四個閱覽自修室安排四個勤工儉學學生負責日常，由三樓書庫老師負責。期刊報紙加工還是一位工作人員，不作調整，不再負責閱覽自修室。參考咨詢室分配兩位工作人員，這兩位工作人員必須有較高的業(yè)務水平和技能。另外編目典藏室和館長室不作調整。二是建筑結構內部優(yōu)化設計。建筑結構內部優(yōu)化包括五個書庫、各樓層大廳、自習室等功能空間。三是RFID 技術應用解決方案。主要包括以下幾項工作內容：前期調研、粘貼RFID 電子標簽、關聯(lián)、注冊電子標簽、檢查工作、設備安裝等。四是剔舊書庫解決方案，找到合適的剔舊空間，爭取在圖書館地下樓層，然后是選擇密集型圖書架。五是室內光線問題解決方案，包括燈光重新設計，采用節(jié)能環(huán)保設備，另外要在各個空間區(qū)域增加綠化植被

4.圖書館大流通改造項目的反饋及處理

由于圖書館大流通改造還在進行中，只是完成了一部分。通過已完成的項目，發(fā)現(xiàn)很多問題以及可能會發(fā)生的問題。

一是館內結構改造問題。館內結構改造涉及子項目較多，實施過程中主要問題是人手不夠用，每位工作人員都要負責很多工作，解決辦法是在后期可以適當延期該分項目的工期，既能緩解人員緊張的狀況又能保證館內改造的質量。還有個問題就是資金問題，館內結構項目涉及資金多而復雜，很容易產生問題，需要負責人在實施過程中嚴格按照計劃進行，實時監(jiān)控管理，不造成資金的浪費和重復利用。二是磁條更換過程出現(xiàn)的問題。更換可充消復合性磁條主要是由商家派人，粘貼可充消復合性磁條外還要把原來的永久性磁條撕掉。在實際操作過程中發(fā)現(xiàn)以下問題：漏貼圖書、更換后圖書亂架、撕永久性磁條圖書損壞等。處理辦法：加工人員可以適當放慢更換磁條速度、書庫工作人員應做好輔助和監(jiān)督工作，指導加工人員熟悉各個書庫的排架情況、每個書庫磁條更換完成后采取抽檢的辦法來驗收磁條更換活動的質量。三是燈具、建材、桌椅家具采購出現(xiàn)的問題。采購材料要堅持公平公正公開，通過信息收集、綜合分析、實地考察等手段，在成本范圍內采購高質量材料，并檢查所有材料是否有合格證、證明書是使用說明書。采購后的材料運送到圖書館，應有國有資產辦公室專人進行檢查并驗收，嚴格把關，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時向項目負責人匯報。四是各書庫剔舊圖書處理問題。各個書庫完成剔舊圖書后，圖書數量龐大，大約占了館藏圖書總量的一半，剔舊過程中出現(xiàn)圖書無處存放、破損圖書較多等問題。解決方案：剔舊圖書時一旦發(fā)現(xiàn)破損圖書及時修補，這項工作由勤工儉學學生完成；剔舊的圖書暫時存放在負一樓倉庫內，做好防潮防水工作。五是圖書亂架、竄庫問題及讀者管理問題。通過前期試運行發(fā)現(xiàn)，大流通改造后提高了讀者自由度和圖書的流動性，產生的主要問題有圖書錯架亂架、圖書被帶出書庫遺忘在大廳桌椅上、竄庫等問題。讀者管理需要圖書館從多方面進行努力，首先在內部環(huán)境布置、宣傳工作上創(chuàng)造出文明整潔的學習環(huán)境，使得讀者進入圖書館就自覺注意個人行為。六是圖書館工作人員問題。大流通服務模式后來館讀者、借閱量有很大的提升，間接增加了書庫工作人員的工作量，他們需要增加巡視書庫的次數，發(fā)現(xiàn)亂架、竄庫等問題的圖書需要及時解決。另外他們還要維護其工作區(qū)的學習環(huán)境，為讀者解答各類咨詢問題。七是各項配套設備潛在問題。圖書借還設備、充消磁儀器、防盜門、門禁、刷卡入庫通道等這些精密儀器一方面給大流通服務模式提供了有力的技術支持，但是一旦機器出現(xiàn)問題，會給讀者帶來很多不便，甚至產生消極影響。尤其是發(fā)生意外停電，所有設備不能運轉，整個圖書館工作就會處于癱瘓狀態(tài)，讀者手中的圖書就無法判斷是否已經借閱。

5.結論與展望

本文完成的主要內容和結論：提出了H 學院圖書館實現(xiàn)大流通改造的意義，以及大流通改造的前提條件。較為詳細地介紹了H 學院圖書館的基本情況：建筑結構、館藏資源、人力資源等，重點分析了現(xiàn)有服務模式存在的問題。引入工程項目質量管理理論，研究H 學院圖書館大流通改造項目。改造過程：分析現(xiàn)狀、找出問題、提出執(zhí)行質量措施的目標和計劃、落實與實施計劃、項目實施的質量檢查、項目的反饋和處理。H 學院圖書館大流通改造項目共8 個分項目，其中四個分項目又有14 個子項目，大流通改造項目過程復雜，周期長，需要合理安排時間、人員、資金。H 學院圖書館大流通改造項目已經完成一大部分，每個分項目在實施過程中都反饋出一些問題，這些問題在實施過程中做到了及時處理。