財務信息網絡化升級建設問題探討

公衍峰，公秀娟

（1.山東安融達信管理咨詢有限公司，山東 濟南 250000；2.巨能資本管理有限公司，山東 濟南 250000）

大數據時代下，財務工作作為企業發展的重要支撐，將企業財務工作與大數據技術相結合，轉變傳統的財務管理模式，實現財務共享，是財務工作的發展大勢。變革財務管理模式，是打造價值型財務體系的一項重要工作，帶動公司財務管理模式的創新，極大地促進了業財融合的緊密程度，具有極強的現實意義。

1.財務信息化建設總體目標

為配合公司下一步集團化管理，滿足公司對財務信息網絡化和會計核算的統一升級要求，確保全公司財務信息網絡化升級改造工作順利實施，在已有公司財務管理軟件基礎上，我們聘請國內比較專業的金蝶軟件開發公司組織開展升級，去年底開始在全公司全面推行財務信息網絡化升級管理。系統升級上線后，所有分公司與公司本部實現聯網，進一步提高公司整體財務管理和會計核算工作的質量和效率，實現我公司對多項目、多場地、多物資的集中管控，嚴格了材料出入庫管理，匯算數據準確及時，為公司領導及主管部門提供強有力的數字保障。以求解決各分公司分散經營多頭項目管理導致的數據滯后、延時的現象。確保一手數據能及時準確傳達至財務數據庫。

2.財務信息化建設的重點任務

2.1 手機、電腦多形式、多級別、異地審批

各分公司、部室相關負責人可靈活運用手機、電腦直接通過手機進行業務申請及業務的審批，利用領導碎片化的時間辦公，即做到了嚴格把關，又提升了工作效率，分散了領導集中簽批的工作量，同時也符合了簽批留痕的制度要求。一是異地賬表查詢處理，實現按核算項目兩個維度的靈活查詢，所有賬表均支持打印和引出到EXCEL 的功能。提供所有的賬表以及核算項目與科目組合表、科目利息計算表、調匯歷史信息表。二是各分公司、項目部內部的往來業務處理。往來業務管理是財務管理的重要工作，對往來業務的管理包括的內容較多：往來客戶信息管理、往來余額管理、呆賬管理、核銷管理等等，幫助企業及時掌握往來業務動態，系統提供自動收付款動態，幫助用戶及時收取款項，減少人工帶來的極大工作量。三是內部往來協同網絡化。總公司、分公司之間往來款項內部往來協同憑證處理，把內部往來對賬的控制由事后提前到事中。加強了對內部往來業務的核算處理，集團內部的各個子單位發生的內部往來業務，只要有一方在記錄往來業務時，實現了由系統告知另一方及時做賬，減少了雙方的往來差異。

2.2 新建材料軟件管理模塊的應用

新建材料軟件管理模塊同時支持手機端、電腦端異地多項目同時管理。將以往手工填寫的單據升級為金蝶系統自動打印管理，擺脫了以往手工書寫不規范不及時易丟失的弊端，物資即時出入庫，單據經過領導審核后立即生效，規范了流程，減輕了倉管的工作量，可以騰出日常繁瑣開單記賬占用的時間，將精力集中在倉管物資的實物管控。一是采購訂單管理。系統提供完整的訂單管理功能，企業向供應商發出采購文件，雙方將按照采購訂單進行具體的采購業務，規范了采購作業流程，提高處理效率。二是入庫成本確認。采購結算后，入庫的商品確認入庫成本，準確核算外購入庫成本。實現發票、入庫單自動，跨期間鉤稽、費用補充鉤稽，減少差錯率。三是出、入庫管理。入庫業務是倉庫的基礎核心業務， 系統提供負庫存控制，負庫存提示時可以在單據行進行顏色標示負庫存，通過對出入庫單據的業務日期管理，幫助企業掌握庫存周轉情況及呆滯料信息。四是支持單方金額合同與數量金額合同。金額合同支持不確定商品明細，常用于框架性采購協議，用于項目性采購協議，做到無縫連接，支持多級審核；

2.3 規范流程管控

所有單據進出有據可查，包括打印次數都有嚴格審批控制，杜絕了重復入賬、重復付款、重復發料的可能性，消除跑冒滴漏隱患。一是即時庫存管理。即時庫存是用來查詢當前物料實時庫存數量和相關信息，及時庫存查詢及單據錄入時即時庫存顯示功能，提供完善序列號管理解決方案，通過序列號管理功能幫助企業在管層面上實現對分銷渠道和運作平臺的管理控制。二是庫存預警管理。提供物料保質期、倉庫負庫存、周期盤點、最高庫存、最低庫存、安全庫存等關鍵業務的系統預警，幫助企業實時、準確掌握倉庫管理信息的變化，及時制定業務應對策略。

2.4 往來款項管理

往來款項隨單據即時同步登賬，改善了以往財務業務數據獨立的現象，消除信息孤島，做到了賬賬、賬實相符，付款清晰精確，提升了企業的商業信用。一是報表分析功能。系統提供豐富的采購業務分析報表，支持靈活設置查詢分析條件，幫助企業快速、準確地分析采購業務狀況。二是對MTO 計劃模式的支持。對MTO 計算產生的采購申請單，在后續的訂單、收料、發票等單據中，系統自動攜帶計劃跟蹤號，達到對MTO計劃模式物料的采購全程跟蹤監控。

2.5 管理鏈條

實物資產多部門共享，采購可以根據短缺庫存結合項目進度提前安排采購計劃，解決了采購不及時、臨時大批量采購資金占用的情況，施工部門也可以根據實時庫存合理安排領料計劃，庫管可以根據情況了解倉位及物資的調配，庫存周轉率得以提升，根據庫齡分析可以合理安排發貨批次，建議合理采購減少物資積壓和資金占用。

3.財務信息化建設的工作要求

一是加強組織領導。各分公司、部室要高度重視財務信息網絡化管理升級改造工作，充分認識抓好此項工作的重要性和緊迫性。各分公司、部室要專人負責，確保系統改造和建設工作按期順利完成。二是強化協調配合。各公司要建立完善部門、項目部等分工協作機制，既要明確職責任務，又要強化協作配合。結合本公司實際，綜合考慮一線工地、項目管理、各不同業務、資金、信息化基礎等方面的因素，對項目建設進行科學規劃，并主動協調相關部門共同推進系統建設。三是確保信息安全。各地要嚴格執行《公司財務制度匯編》、《公司材料管理辦法》采取嚴格的技術防范措施，防止信息泄露。要切實加強數據安全管理，做好數據備份。有條件的分公司，要建立應用級的容災備份系統，確保網絡、硬件等故障發生時，財務辦公業務不受大的影響。

4.財務部搭建共享中心實施方案舉例

根據事業部財務共享方案的要求，擬對A 商品財務相關核算業務進行優化調整，為確保調整順利實施，特制定本方案。

整體情況方面，各分部費用報銷、供應商貨款結算、A 商品財務除外銷客戶結算、商品核算、商品供應商結算（合計513 個，其中農戶202 個、合作社和農場157 個、公司戶154 個）、費用報銷初審業務外，其余全部集中到財務共享中心處理；A商品部需要留存備用金，用于緊急支出或者現金收取時的找零等。調整時間自年期間7 月上旬開始，時間跨度3 個月。調整業務內容及調整方案如下表：

序號 業務內容 調整后 備注1 費用報銷：差旅費、業務招待、零星購置、宣傳費、促銷費、車輛費用（含外租車相關款項的收取，收取的裝卸費等；外租車運費明細的抽查等）等報銷業務；下派費用、內部分攤費用原始單據可由A 商品核算環節進行初審，如查驗發票真偽等；手續的齊全性、合理性，是否符合報銷標準等由財務部對口崗位負責；單據可由A 商品核算環節代為傳遞（傳遞部門匯總、封存各自單據）2 預付款項、各類借款、現金需求 轉移至財務部結算處；手續齊全后到財務部對口崗位處理整體轉移至財務部結算處，包括：單據傳遞、報銷審核、賬務處理、款項支付、收取等；手續齊全后到財務部對口崗位處理業務環節需提前籌劃，財務環節可協助傳遞相應單據等臨時性用工如：季節工、促銷員等人力環節金蝶系統中無工資方案，如不建立方案需傳遞紙質版簽批付款明細，并由人力環節提報費用報銷單；員工需現金上交的人力費用（產假保險公積金等、可由員工網銀電匯至公司戶）和離職審核等業務轉財務部對口崗位負責4 工程項目、資產等購置項目，質保金的清退、收取；固定資產管理3 工資等人力費用支出，保險、公積金分攤；福利費用等轉移至財務部；手續齊全后到財務部對口崗位處理轉移至財務部；工程支出、設備購置等手續齊全后到財務部對口崗位處理；資產日常管理由財務部對接A 商品

5.結語

共享方案成果表現為財務共享以后，各分部財務由兩名財務人員調整為一名財務管理員，總部統一進行業務處理，標準統一、信息共享，降低人員成本，事業部共節約43 人，節省人力成本約170 余萬元。其他事宜方面，轉移前后各環節保持正常業務開展，不必突擊到財務處理各類事項。7 月份預算調整進行中，各環節正常對接處理。業務環節7 月13 日前下發供應商告知函（供應商告知函文本由財會處于7 月9 日提供），通知到轉移供應商。其他未盡事項，請在本方案發布后2 天內通知財務或者相關環節討論，過期不再處理。