物聯網技術在高校檔案管理中的應用實踐

楊帆

摘? 要 檔案管理是高校信息資源管理的核心內容，直接影響著高校決策制定的科學性。為優化高校檔案管理模式，確保高校整體決策的可靠性，結合物聯網的相關概念，對物聯網技術在高校檔案管理領域的實踐優勢展開分析，同時簡單闡述高校檔案管理中應用物聯網技術的具體實踐。通過研究可知，物聯網技術可進一步加強高校檔案信息傳遞與共享，創新高校檔案管理方法，將物聯網技術滲透在高校檔案管理的全流程內，實現高校檔案數字化、一體化管理。

關鍵詞 物聯網技術；高校檔案管理；數字檔案管理

中圖分類號：G647? ? 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2021）13-0019-03

0? 引言

近年來，教育資源、教育教學實踐活動的豐富使得高校檔案信息量明顯增多，高校檔案管理難度加大，嚴重影響了高校檔案資料的開發利用。作為互聯網信息時代的新興技術，物聯網技術在高校檔案管理中的應用可完善高校檔案管理體系，建設高校檔案管理信息聯動系統，提升高校檔案管理水平。

1? 物聯網技術概述

物聯網屬于新興互聯技術，是基于互聯網、信息技術而產生的技術類型。物聯網技術的基本原理是利用信息傳感裝置、網絡協議，與相關網絡、物體相連接，使連接方借助物聯網傳播、交換信息。物聯網具有信息及數據資源智能識別、跟蹤、來源定位、數據監管等功能，能夠高效共享、傳遞信息。廣泛性、時效性、智能性、自動性、包容性、創新性是物聯網的主要特征[1]。其中，廣泛性是指物聯網可應用于各個領域；時效性是指技術本身感知、信息傳遞功能較強；智能性與自動性是指物聯網技術在實踐中可智能化、自動化分析各類信息、處理事務；包容性、創新性表示物聯網可實現各種技術的融合，比如射頻識別（RFID）、電子信號處理、智能控制等技術和網絡通信協議的融合，有利于拓展信息資源的利用空間，提升信息管理、處理分析效率。

2? 物聯網技術在高校檔案管理中應用的優勢

2.1? 實現高校檔案數字化管理

在高校檔案管理中，物聯網技術可與RFID技術協同運用，智能讀取高校教育教學檔案，采集檔案信息，檢索檔案系統內檔案資料主題，實現高校檔案數字化管理。一方面，整合高校檔案信息資源時，受電子標簽、檔案信息量影響，高校檔案資源管理難度大，需要管理的檔案數據多。所以在檔案管理過程中，高校可基于物聯網技術建立電子檔案，并在RFID技術支撐下使物聯網傳感設備與檔案電子標簽相連接，隨后通過數字化檔案數據完成檔案管理工作。另一方面，智能性是物聯網技術的主要特點，該技術在實際應用中可借助傳感器，自動、智能清點檔案資料，匯總數字化高校檔案信息，使檔案管理人員快速分析完整檔案資料存儲情況，高效分類存儲、提取檔案信息資源，提升檔案管理整體效率[2]。

2.2? 實現高校檔案一體化管理

物聯網技術在應用中可憑借自身包容性特點，建立物與物、人與物的通信通道，同時在高校檔案資料產生后全程管理檔案文件，隨后在檔案室、檔案管理系統的對接中，實現高校檔案的一體化管理。而高校檔案一體化管理目標的實現，可簡化檔案采集、處理分析、移交等流程，節約檔案管理各環節的投入資金。比如在高校檔案管理期間，物聯網技術可在協同應用WSN組網、RFID等技術后，自動感知檔案存儲環境，智能調控檔案分類功能，并具有跟蹤、定位實物及電子檔案的功能，使檔案管理機制在內部通信中形成可統一、綜合管理的功能結構[3]。

3? 物聯網技術在高校檔案管理中的應用實踐

3.1? 在實體檔案管理中的應用

應用物聯網技術管理高校實體檔案時，可通過以下方式對檔案實體資料進行管理。

首先，打造虛擬化、立體化的三維庫房，將帶有射頻信號的電子標簽粘貼在實體檔案柜上，并在標簽內輸入該檔案柜的位置信息。通過檔案位置信息、電子標簽信息的統一，管理者可以利用三維檔案庫房圖像顯示檔案位置，精準定位實體檔案，從而提升實體檔案資源管理、查閱的便捷性。

其次，將讀寫器安裝于實體檔案庫房通道內，自動識別庫房內實體檔案標簽，在線記錄實體檔案信息，規范檔案借閱、存儲流程。同時通過讀寫器監控捕捉實體檔案信息，維護實體檔案安全[4]。

最后，物聯網技術可通過讀寫器、檔案柜、電子標簽等管理設備的連接，協助檔案人員統計盤點檔案信息資源，識別檔案錯位、缺失等問題，生成月度、年度盤點單據，清楚顯示實體檔案存儲狀態。除此之外，物聯網技術可實現檔案管理信息系統、實體檔案的通信，使實體檔案與高校檔案信息管理系統無縫連接，便于管理人員精確索取檔案館內圖形化導航，智能管理實體檔案出入庫工作。

3.2? 在數字檔案管理中的應用

高校數字檔案的管理需要通過信息化管理平臺統一存儲，物聯網技術在實際應用中可聯合RFID技術，建立信息化檔案管理平臺。同時，按照檔案管理需求設計平臺應用層、感知層、網絡層等功能模塊，確保數字檔案數據包、電子檔案信息資源傳輸的及時性與可靠性。具體來說，高校數字檔案管理中物聯網技術的應用主要體現在以下幾個方面。

1）在短距離無線通信、智能傳感器等技術的支撐下，平臺感知層具有智能操作、自動標識且識別數字檔案的功能[5]。高校在開展檔案管理工作時，可基于該功能高效傳遞檔案室內數字檔案信息，構建數字化檔案傳感網絡，使管理者快速從閱讀器、電子標簽、手機終端中獲取數字檔案資料。

2）利用物聯網技術可建立檔案信息、系統核心管理層、信號接入端口的通信通道，實現數字檔案的在線共享、智能通信等管理目標，使高校檔案室在使用過程中統一建立用戶、管理人員與數字檔案的應用關系，突出信息化檔案管理平臺應用層的設計價值，提升數字檔案資源利用率。

3）該平臺具有用戶管理、檔案查詢、文件轉換等功能，將傳統紙質文件直接轉變為數字檔案，生成數字化文件元信息，為數字檔案數據庫的建設提供豐富的檔案資源。不僅如此，數字檔案導入管理平臺后，物聯網技術能夠使數字檔案管理模塊具有自定義功能，管理人員可按照數字檔案管理需求，靈活進行目錄整理、數字檔案增加等操作。

以某高校所建立的信息化檔案管理平臺為例，該高校在應用物聯網技術時，數字檔案管理平臺在數字檔案存儲、智能識別的基礎上，確立雙因子身份認證模式，科學設置數字檔案管理權限，自動區分用戶身份，從而為檔案管理員、平臺管理者、查閱人員提供個性化檔案權限[6]。其中，普通查閱人員在登錄數字檔案管理平臺后，僅有查閱、檢索檔案的權限，無法查看加密檔案；而檔案管理員、平臺管理者則具有管理數字檔案屬性、管理授權、查看用戶操作信息等權限。另外，物聯網技術能夠使該平臺內的數字檔案讀寫器、數字檔案標簽進行鏈接，使平臺同時具有加密處理、導入、借還數字檔案的功能，為高校數字檔案管理提供更為全面的功能支持。

3.3? 在檔案庫房管理中的應用

檔案庫房管理的關鍵在于確保內環境的可靠性。高校在應用物聯網技術時，首先可通過庫房溫濕度的監測，科學調控庫房內溫度、濕度，防止溫濕度指標變化對實體檔案造成損害。例如：高校可將溫濕度傳感器分布設置在檔案庫房內，實時監測庫房內環境數據，并通過除濕器、空調系統的互聯，自動根據監測數據調節庫房內溫濕度，使檔案庫房溫濕度符合實體檔案安全管理要求。

其次，利用消防設備、火警監測裝置的互聯，防范檔案庫房安全風險。高校可在庫房內設置監測型傳感器、煙霧監測儀、消防報警裝置，其在共同運行時可快速發現、識別庫房內安全風險，聯動門禁、火警、消防信號，提醒檔案庫房管理人員撤離，為后期滅火工作提供幫助，同時可將庫房安全風險損失控制在最小范圍內[7]。

最后，物聯網技術同樣可實現庫房內光照強度、其他狀況的監測，并根據檔案庫房管理規范，智能調整對應的管理指標。一方面，檔案庫房內光照強度指標過高時，庫房管理界面可產生警報，關閉門窗，采用合理防光方案，減少強光對檔案資料的破壞。另一方面，管理人員可通過氣體檢測傳感器與檔案庫房管理平臺、自動凈化裝置的聯動，使得檔案庫房內空氣質量保持在一定標準內，及時處理酸性、腐蝕性氣體造成的安全問題。

3.4? 在檔案館舍管理中的應用

高校檔案館舍管理中物聯網技術的應用是在RFID技術的支持下，一體化管理館舍內檔案資源、檔案基礎建筑物、檔案室內設備資產，用更為系統的物聯網感知檔案管理內部要素，及時處理平臺所感知的管理數據。通過增強檔案館舍的感知功能，提供更為便捷、高效的檔案服務。另外，物聯網技術在管理檔案館舍時還可通過門禁系統、監控報警裝置、實物追蹤等方式，確保檔案館舍管理的可靠性、安全性。

首先，高校可基于物聯網技術，配備檔案館舍門禁卡，自動識別、記錄館舍出入人員信息，生成館舍出入記錄臺賬，為檔案管理人員查詢、管理檔案提供依據。

其次，檔案館舍內紅外探測裝置、檔案管理平臺的通信，使管理者可獲取全天24小時的監控圖像，并且在出現非法闖入情況后自動報警，提升檔案館舍的安全系數。

最后，物聯網通信網絡可覆蓋檔案館舍各個區域，監控跟蹤珍貴檔案運動軌跡、實際位置，防范檔案館舍中檔案資源的流失風險。

4? 結束語

綜上所述，物聯網技術與高校檔案管理的融合，是通過檔案一體化、數字化管理，創新高校實體檔案、數字檔案、檔案庫房、檔案館舍的管理方法，推進高校檔案管理信息化建設。同時，通過高校檔案信息資源的整合，提升高校檔案管理效率，消除傳統檔案管理中信息資源處理效果不佳、人工管理效率低等制約因素，實現我國教育檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

[1]高麗萍.基于詞頻的檔案與圖書物聯網研究內容及重點比較[J].檔案管理，2017（3）：28-29.

[2]曹筠慧，管先海，孫洋洋.基于大數據時代的檔案價值及其開發利用探究[J].檔案管理，2017（1）：27-29.

[3]王金玲.檔案數據的智慧管理與應用研究[J].中國檔案，2018（4）：61-63.

[4]王獻飛.面向“互聯網+”時代的高校檔案管理工作研究[J].檔案管理，2017（1）：91-92.

[5]傅永珍.高校檔案數字化管理之優勢與弊端[J].檔案學研究，2017（S2）：125-127.

[6]馮明哲.建設高校聯合檔案管理系統的探討[J].中國檔案，2020（5）：58-59.

[7]李淑華.基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制研究[J].檔案管理，2020（2）：80-81.