新常態下企業辦公室管理的困境與對策

高利紅

【摘? 要】隨著經濟的發展，企業進入了全新的市場發展階段，其辦公管理也開始嘗試創新，但由于企業部門較多，組織較為復雜，內容復雜，需要辦公室履行協調和服務等職責。因此，創新辦公室管理方式，可有效提高企業的辦公效率，大大提高企業的運營效率。基于此，論文重點分析了目前企業辦公室管理存在的相關問題，并提出改善建議，以更好地改善企業辦公室管理職能。

【Abstract】With the development of economy， the enterprise has entered a new stage of market development， and its office management has begun to try to innovate. However， due to the large number of enterprise departments， complex organization and complex content， the office needs to perform coordination and service responsibilities. Therefore， the innovation of office management mode can effectively improve the office efficiency of enterprises， and greatly improve the operating efficiency of enterprises. Based on this， the paper focuses on the analysis of the current problems of enterprise office management， and puts forward improvement suggestions， so as to better improve the function of enterprise office management.

【關鍵詞】新常態;企業辦公室管理;困境與對策

【Keywords】new normal; enterprise office management; dilemma and countermeasures

【中圖分類號】F272.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）10-0010-03

1 引言

辦公室的管理工作，是結合各部門性質，提供相應的協調及服務，在生產經營工作中發揮著重要的作用。優秀的辦公室管理技能可促進企業的辦公室業務的全面發展，極大地提升企業的形象。但在新形勢下，辦公室管理工作還存在體制落后、員工素養不高、創新能力差等問題。針對這些企業存在的共性問題，必須采取措施，確保企業的長遠發展。由于市場經濟快速發展，企業面臨諸多競爭。要想在市場中脫穎而出，就必須要有管理創新的意識，做好辦公室管理各項工作就是重點之一。對于任何企業來說，辦公室都是不可或缺的重要部門，其管理質量的好壞直接關系到企業的運營效率。為此，企業必須要加大對辦公室管理的力度，不斷提高人員的專業技能和綜合素養，增加企業和社會效益。

2 企業辦公室管理概述

辦公室在企業運行過程中的主要功能，是對企業各部門及人員進行業務協調和服務，上傳和分發企業業務信息，并同時代表了企業的形象。辦公室要想順利履行其工作職責，就必須對企業的發展有全面而詳細的了解，不僅要了解業務重點，還要明確企業能力以及未來規劃發展方向，以確保企業健康快速地發展。同時，辦公室作為企業的外窗，代表著企業的綜合能力，除協調企業內部工作外，還要促進企業文化和理念的廣泛傳播。新時代市場經濟的發展，為企業帶來了巨大的機遇和挑戰，因此，企業要結合當前的時代背景和特點，辦公室管理工作要不斷創新，懂得抓住機遇，在各種挑戰中不斷成長，使企業的管理能力到達新的水平。

3 新時代及新常態下企業辦公室管理的重要作用

在市場新常態的背景下，提升和改善企業辦公管理水平有非常重要的現實意義。在社會發展中，企業間的競爭越發激烈，要想在市場中獲得競爭優勢，就必須要充分發揮自身的優勢，以實現企業的持續發展。企業的競爭也是人才的競爭。隨著辦公室管理工作的開展，需要每位員工正確認識自己的本職工作，在工作中提高質量和效率。通過辦公室管理，保證企業在市場上樹立良好的形象。管理水平反映了企業的發展水平，企業的發展需要各項任務的流暢。在辦公室工作開展中，通過管理發現辦公室工作中的問題和不足，并提出調整措施和解決方案，促進各項工作的順利執行。一個企業能在市場上樹立良好的形象，其產品就會吸引社會和市場的關注，帶來更多的經濟效益。

4 企業辦公室管理的業務特點

4.1 綜合性

辦公室是企業運作的組織，辦公室管理工作涵蓋各個層面，為企業的發展提供建議和保障執行。辦公室具有信息收集協調等管理功能，是連接企業內外的信息平臺，可以調整各種矛盾關系，營造和諧發展的企業環境。企業辦公室管理日常任務復雜繁重，根據職能要求，工作內容可概括為文件管理、會議組織和業務管理，并且要做好相關文件的處理、審核和收發，做好企業工作計劃和業務總結，總結領導重要講話進行政策研究和信息研究，確保文件歸檔和各種報告材料的編寫等。企業辦公室需要管理公司日常工作，做好公司各部門的協調工作，做好規章制度的建設，做好車輛管理和印章服務等工作。

4.2 服務性

企業辦公室管理服務業務可以概括為服務開發、服務決策和服務實施。服務開發包括圍繞企業發展的目標提供輔助人員。經濟發展形勢復雜多變，企業發展面臨諸多挑戰。企業辦公室需要主動謀求服務，全面提升服務質量，及時響應所有要求，增加對公司和基層的信任，為決策提供準確的參考，及時反饋執行過程中的情況和問題。辦公室要積極與各部門溝通，綜合征求意見，提高信息溝通的有效性，做好企業辦公室服務的保障，為企業的員工解決更多的問題。

4.3 規范性

企業辦公室管理的重要任務主要是組織制定制度建設，確保各種管理制度的建立，要嚴格遵守制度標準，是科學管理的必然，也是企業發展的保障。日常管理工作的制度化和規范化，是新常態企業科學管理的重要前提。建立完善的內部制度，對于提高辦公室的管理水平具有重要的意義。制度和標準要根據內外部的變化和要求，不斷更新和完善企業辦公室管理制度。對辦公室內的工作制度進行系統分類，理清縱向和橫向的關系。建立科學系統高效的辦公制度和各項業務流程的標準化體系。

5 新常態下辦公室管理的困境

5.1 缺乏完善的管理制度

規范各項管理制度，是企業辦公室管理業務順利開展的前提，是創新管理的要求。部分企業辦公室管理體系不完善，缺乏遏制能力。辦公人員職責分工不明確，缺乏一定的相關性和明確性，并且崗位工作目標模糊，導致人員工作計劃缺乏系統性，導致工作流程管理不到位。這些問題降低了企業辦公室管理人員的工作效率，甚至損害了企業辦公室的整體形象。在企業辦公室管理中，服務意識在辦公職能中占有重要的地位，屬于企業辦公室管理的基本職能。服務水平取決于員工的管理意識，部分企業的人員服務意識淡薄，無法理解服務的重要性。被動地等待領導對相關工作的監管，沒有積極思考。各部室缺乏溝通，導致了部門之間出現溝通不暢的問題。同時對服務業務的認識不深刻，沒有形成創新和服務發展的主動服務意識。

5.2 企業辦公管理考核力度不足

由于很多公司的內部管理制度存在不足，阻礙了辦公管理的有效開展，主要表現是沒有根據市場形勢和需求建立和開發辦公管理制度，現行管理制度比較傳統，并且有一定的欠缺，造成企業辦公管理在發展中不能發揮有價值的作用，沒有標準和規范作為參考，影響辦公管理的效率。部分公司沒有建立符合實際發展的目標考核機制，導致對辦公管理考核不恰當。企業的評價應立足于企業的發展，明確企業辦公室管理任務和工作目標。辦公室考核機制缺失，會導致企業辦公室管理目標不明確，員工對管理的積極性不強。這些情況是辦公室管理工作的主要障礙，將直接影響公司的正常運作。

5.3 企業辦公室管理方法缺乏創新

在社會發展的新時代，辦公室的管理也必須立足時代特點，需要不斷創新。創新不僅要著眼于管理方式的進步，更重要的是要改革傳統的企業辦公室管理方式。但是，考慮到公司的情況，很多企業辦公室管理還沒有跟上時代，管理理念和方法還比較落后，并且在使用過時的管理模式。辦公室管理仍然采用員工聽從領導指揮，缺乏民主的管理模式，導致員工沒有充分展示自己的管理能力。這樣員工就缺乏創新的能力，只能按照相關領導的要求來完成工作，導致企業辦公室管理工作強度大和重復性強的缺點，并且員工的主動性逐漸減弱。

5.4 員工綜合素養有待提高

在傳統企業辦公室管理中，對辦公室負責人的要求并不高。對人員配置沒有太多限制，有的員工的工作并不能反映有效性，只做擺在自己面前的工作，即領導所吩咐的工作。他們失去了企業辦公室的管理熱情和創新能力。在辦公室的職能定位上，對自己的職位缺乏評估，對辦公室管理沒有充分的認識，導致企業辦公室管理工作效率達不到預定的要求。

6 新常態下企業辦公室管理的對策

6.1 更新信息化管理方式

隨著信息時代的到來，信息技術已廣泛應用于各個領域。信息技術在企業辦公室管理中的應用，給管理學帶來了活力，也提高了工作效率，可以使管理與時代的發展保持同步。企業辦公室管理中可以創建內部微信和QQ群，符合相關的業務溝通，又可以通過群向各部門傳達業務指令和要求。在新的時代，企業都非常重視企業文化和員工的工作體驗，辦公室必須肩負起振興企業環境和相互溝通的責任。對于辦公室管理并不意味著拘泥于嚴肅的模式，輕松的環境更有利于提高員工效率。因此，可以通過短視頻記錄工作中有趣的內容，也可以通過短視頻的形式完成精神的傳播，方便企業員工對信息的接收，讓辦公室管理工作可以更有效，更符合時代的特色。

6.2 協調各部門之間的關系

協調是企業辦公室管理功能的核心內容，協調工作將直接影響各部門的正常運作。由于企業部門數量多，并且相關的工作內容復雜，辦公室業務人員較少，如果得不到有效的協調，將影響企業業務的正常運作和工作協調的效果。為提高部門之間的協調效率，可以在部門之間舉行會議，讓部門負責人宣傳工作內容，并與辦公室建立緊密的合作，使企業的業務溝通更高效[1]。

6.3 搭建完整的辦公室管理制度

為有效地實施辦公管理業務，首先要設計完整的管理制度，劃分人員的管理職責，明確個人工作的范圍和權限，把個人工作放在自己應有的位置上。為實現這一目標，應參考業務發展目標，根據辦公管理工作的情況，建立完善的辦公室管理制度，提高企業辦公室管理工作的速度和效率[2]。

6.4 加強辦公室管理人員的專業技能培訓

加強辦公室管理人員的培訓，有利于提高辦公室管理人員的專業技能和素養水平，改善企業辦公室管理模式，為提高企業整體管理質量鋪平道路。為此，必須關注公司的未來計劃，聘用優秀的企業辦公室管理人才，加強團隊的力量，確保辦公室管理的速度和效率得到提高。應對辦公室管理人員進行專業培訓，提升辦公室人員的業務技能，使其了解辦公室管理對公司發展的重要影響。通過各種培訓方法和活動的開展，提升辦公室管理人員的素質，提升其業務辦公技能，提升辦公室管理水平，為企業辦公管理的順利推進作出一定的貢獻[3]。

6.5 制定合理的辦公績效評價體系

為確保企業辦公室管理工作質量的提升，企業應參考績效考核指標和辦公管理工作應用，制定適用于企業辦公室管理部門的績效考核體系，使其能夠積極參與管理工作，提高管理工作的服務質量和服務效率。為實現這一目標，必須分析辦公室管理的情況，建立管理績效考核的量化標準，明確管理職責，并健全績效考核體系。大大增加辦公室管理人員的工作興趣，使其做好本職工作，及時發現業務運行中存在的問題并做到隨時處理，提高辦公室管理工作的實際效率。在辦公室管理績效考核制度的編制過程中，必須同步建立獎懲制度。對辦公室部門表現好的員工，應給予物質獎勵或精神上的表揚，激發相關人員和管理人員的興趣，有效地提高他們的工作效率。此外，對于我國新時代的發展，在企業辦公室管理中需要進行精細化管理，但也要盡可能地簡化管理程序，有效縮短辦公所需的時間。企業要根據實際情況，完善和更新辦公管理制度，明確相應職責，提高辦公管理效率，確保企業的可持續發展[4]。

6.6 加強辦公室管理的信息化體系的建設

隨著信息時代的到來，企業面臨的競爭日趨激烈。先進的信息技術已經被各行業所引入和應用。企業要緊跟時代發展的步伐，強化辦公管理工作的結構，提高辦公管理工作的效率，切實提高企業的市場競爭力。信息技術的應用是企業發展中不可或缺的重要部分，企業應加大信息管理系統的開發和使用，取代傳統的管理方式和理念，使企業辦公室管理工作可以全面地轉向信息化，增加辦公室管理的靈活性和多樣性。管理層可以從各個方面捕捉和了解企業的經營發展狀況，根據市場的需求作出科學的決策。信息化管理系統的實施，可以提高文件管理的效率和質量。通過電子數據庫，及時上傳企業文件，并可以進行及時的分類操作，以方便后續的搜索和信息的運用，不僅提高了辦公文檔的管理效率，還為管理者釋放了大量的壓力，為辦公室管理工作的開展奠定了一定的信息化基礎[5]。

6.7 增強企業辦公室管理服務能力

科學合理的企業辦公室管理制度在企業辦公管理中具有重要的意義，因此，企業辦公室管理人員在日常管理中必須嚴格遵守制度規定。在企業辦公室管理中，要及時主動地與其他業務部門溝通。此外，辦公管理流程的優化可以保證管理工作的可行性和可靠性，保證辦公管理的順利實施。必須擺脫傳統的管理模式和方法，在企業辦公室管理工作中積極創新，充分發揮其管理作用和價值。企業辦公室管理要著眼大局，提出科學的方法和合理的實施方案，真正優化和提升企業辦公室服務能力，最終提高企業辦公室辦事的效率和管理水平，及時解決企業在經營管理中存在的問題，促進企業業務可以順利展開[6]。

7 結語

在新常態下辦公室管理要完成一定的創新，不僅要使管理理念和管理方式符合新常態企業管理的要求，更要與時代的發展相結合，讓員工在和諧、公平的工作環境中充分發揮技能。同時，在企業辦公室管理中，要認識到辦公室管理工作存在的不足，制定科學合理的管理策略，使辦公管理適應新時代經濟的發展方向，提升企業的整體形象，有效地促進公司更好地發展。

【參考文獻】

【1】張艷梅.關于加強和改進企業辦公室管理工作的思考[J].中國鹽業，2019（24）：31-35.

【2】王國徽.創新辦公室管理工作提升企業效益[J].辦公室業務，2019（24）：8+20.

【3】劉菲菲.新形勢下企業辦公室管理工作的創新思路及方法[J].山西青年，2019（24）：221.

【4】呂志國.對于電力企業辦公室管理工作的創新思考[J].商訊，2019（35）：115+117.

【5】李玲.論國有企業辦公室管理的創新與實踐對策[J].現代經濟信息，2019（17）：103.

【6】王冬梅.辦公室管理工作的優化路徑分析與研究[J].辦公室業務，2019（13）：158+166.