信息分類編碼標準化作用及方法探討

信息化是一個廣泛的類別，它包括采集信息、傳遞信息和通訊，以及計算機信息的應用，信息化成為當代技術(shù)革命中最活躍的一個領域。對于企業(yè)而言，信息資源是指在生產(chǎn)和管理中所涉及的一切信息，如文件、資料、圖表和數(shù)據(jù)，它涉及企業(yè)的生產(chǎn)和運營過程并在企業(yè)生產(chǎn)和運營過程中產(chǎn)生、獲取、處理和傳輸。信息分類與編碼標準化是利用標準化的思路與方法，對這些常見的重要數(shù)據(jù)資源進行分類代碼。信息分類是根據(jù)信息內(nèi)容的性質(zhì)和特點，將信息區(qū)分、歸類，并建立一定的劃分系統(tǒng)和排序；信息編碼就是將一定規(guī)律的編碼對象賦予有一定規(guī)律、易于計算機和人的識別處理，形成一個代碼元素的集合；標準化工作使信息化工作更為規(guī)范、科學，是系統(tǒng)集成與信息共享的前提和基礎。

信息分類與編碼標準化的工作原則

建立權(quán)責分明的信息分類與編碼管理體系

對于企業(yè)而言，信息的分類和編碼不僅是企業(yè)信息的基礎，也是企業(yè)管理的根據(jù)。需要企業(yè)對信息分類編碼的工作給予足夠重視，建立適當?shù)墓芾碇贫龋男胸熑危ＷC信息分類工作的科學、統(tǒng)一和時效。

注重頂層規(guī)劃

信息分類與編碼涉及信息化建設的方方面面，應該加強頂層規(guī)劃，結(jié)合實際需求制定信息分類與編碼工作計劃。

遵守信息分類與編碼的基本原則

要做到科學分類，把科學性、系統(tǒng)性、擴展和兼容性，易實踐、綜合性、唯一性結(jié)合起來，便于數(shù)據(jù)庫的管理。

實現(xiàn)集中管理和動態(tài)維護

代碼維護是信息編碼標準化管理的重要一環(huán)。應集中管理、動態(tài)維修，促進標準化的正確執(zhí)行，適應現(xiàn)實業(yè)務管理的變化。

信息分類與編碼標準化的作用

進行信息交換和資源共享的基礎，有利于系統(tǒng)間信息共享和互聯(lián)互通。隨著信息化工作不斷進行，各行各業(yè)信息交換日益頻繁，對信息系統(tǒng)之間的信息共享需求越顯迫切。這種交換的前提和基礎是各系統(tǒng)間傳遞和交換信息的一致性。信息分類和編碼標準是信息交換與資源共享的統(tǒng)一語言，它不僅提供了信息系統(tǒng)之間的資源共享，而且也為各信息系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通提供了可能性。

有利于減少重復和浪費，降低成本。標準化的一個重要作用是降低勞動成本。信息分類和編碼標準能夠統(tǒng)一協(xié)調(diào)職能部門的信息采集，使其既符合整體要求，又滿足單位要求，減少信息重復采集、加工和存儲的費用。

有利于提高數(shù)據(jù)準確性和相容性，降低冗余度。通過對信息的分類與編碼標準化，最大程度地減少由于對信息命名、描述、分類和代碼的不一致而產(chǎn)生的誤解和分歧，確立代碼和事物或概念之間的對應關系，以提高數(shù)據(jù)準確度和相關性，消除定義中的冗余和不一致性。

能夠提高信息處理的效率。信息分類和編碼標準化對于簡單信息采集，充分利用了各部門的不同類別分散信息，簡化了采集信息過程。另外，通過統(tǒng)一的信息表示方法，可減少數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換所需要的成本和時間，使信息命名、描述和分類達到一致，建立普通數(shù)據(jù)詞典，優(yōu)化信息。數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)的改變，提高了信息有序性和數(shù)據(jù)存儲的效率，從而加快了信息處理速度。

企業(yè)信息分類與編碼標準化工作流程

前期調(diào)研和準備:

?企業(yè)分類與編碼標準需求、牽涉的信息資源；

?國家對信息編碼標準化的規(guī)定；

?已有國家、行業(yè)相關標準；

?企業(yè)已有的編碼標準(或其他能借鑒的相關標準)；

?明確編碼工作管理體系和部門職責，由編碼工作負責部門統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)各項管理工作和業(yè)務；

?部門參與，計算機、行業(yè)技術(shù)、標準化人員共同制訂。

設計分類標識方法:

?考慮哪些編碼方法可指導分類和編碼工作；

?考慮現(xiàn)有相關國家、行業(yè)標準的借鑒；

?考慮與企業(yè)其他標準的協(xié)調(diào)性，具備頂層系統(tǒng)化設計；

?考慮與原有編碼結(jié)構(gòu)結(jié)合；

?考慮與企業(yè)管理信息系統(tǒng)的協(xié)同；

?采用適當?shù)姆诸惙椒ê图夹g(shù)；

?考慮與企業(yè)生產(chǎn)、管理流程協(xié)同。

編碼方案設計，形成編碼標準或體系：

?選用合適的代碼類型、代碼格式、代碼長度、碼值；

?設置一定的編碼規(guī)則；

?可用計算機輔助編碼。

代碼維護管理、信息系統(tǒng)管理：

?明確信息編碼的管理體系；

?明確信息編碼的相關部門管理職責；

?明確編碼的集成應用方案；

?明確生成和使用編碼的方案；

?建立特征數(shù)據(jù)庫，提供信息查詢和信息支持。

編碼標準的實施：

?局部試點測試和評價后推廣；

?加強信息分類與編碼標準化工作重要性宣傳和相關專業(yè)知識培訓。

信息分類與編碼標準化方法

信息分類方法

根據(jù)GB/T10113-2003《分類與編碼通用術(shù)語》，可以使用線性分類和面式劃分法。線分類：將分類對象依選定的幾個屬性，逐一分為幾個層次，每一級別被分為幾個層次，同一級別的相同層次為并列關系，不同級別的相互隸屬。面分類：選擇一個分類對象的幾種屬性，按每個屬性分為獨立的類目，每一個屬性構(gòu)成面，并按一定的順序?qū)γ總€面進行平行分類。

編碼方法

編碼就是將事物或概念賦予某一規(guī)律的、易于人類或機器識別并處理的符號、圖形、顏色和縮簡文字。按含義分為：無含義的代碼和有含義的代碼。無含義的代碼有無序和有序兩種類型；有含義的代碼分為系列順序碼、數(shù)值化字母順序碼、層次碼、特征組合碼、復合碼。按碼值可分為數(shù)字、字母、混合類。它們的具體應用情況在GB/T10113-2003中有詳盡說明。以上類型代碼應用時，應確保其長度盡最大可能簡短、位數(shù)固定、分段和可擴展，并確保其代碼格式的一致性、同類符號組群和代碼段的順序。

常見分類編碼方法

產(chǎn)品、產(chǎn)品零部件、工藝裝備：可依照位置、功能、裝配對產(chǎn)品系統(tǒng)劃分；

設施設備：可按固定資產(chǎn)工藝屬性分類；

區(qū)域場所的編碼：如倉庫，可按設施作用和類型及設施隸屬關系編碼；

供應商/客戶：采用已有單位標識(如廠商識別碼、統(tǒng)一社會信用代碼)或另行編制；

企業(yè)部門/人員：可按組織框架、經(jīng)營流程分類；人員編碼不適合用姓名或身份證號，應編制職工代號；

文檔：文檔編碼可參考“IEC 61355-1997成套設備、系統(tǒng)和設備文件的分類和代號”為不同文件類型設定有含義的類型代碼。如質(zhì)量管理文件Z、經(jīng)營管理文件Y等。

實現(xiàn)信息分類與編碼，還可以利用計算機輔助編碼，實現(xiàn)半自動、自動編碼。