電子采購信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的物料編碼冗余問題的剖析及優(yōu)化方案

程泰文

甕福(集團(tuán))有限責(zé)任公司 貴州 貴陽 550001

電采系統(tǒng)的物料數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)如果不合理,不僅僅影響采購信息的準(zhǔn)確傳遞,也極易造成物料編碼冗余問題,從而影響系統(tǒng)的運(yùn)行效率。下面結(jié)合電采系統(tǒng)升級(jí)實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn),對(duì)物料編碼問題進(jìn)行剖析,并提出優(yōu)化方案。

1 物料的一般數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和物料編碼冗余的成因剖析

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)把現(xiàn)實(shí)世界抽象映像到計(jì)算機(jī)世界[3],根據(jù)實(shí)物的屬性不同,設(shè)計(jì)構(gòu)架出獨(dú)特的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。通常在這樣的邏輯之下,物質(zhì)世界萬事萬物都可以映像為數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),并被人類存儲(chǔ)、記憶、理解并進(jìn)行信息交換。

如圖(1),就是一般性的物料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。直柄麻花鉆因規(guī)格尺寸的差異,形成一系列的物料編碼0033、0034…00nn。可見：同一物料,出現(xiàn)了多條編碼。

圖(1) 一般物料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)之一

如圖(2),受人的認(rèn)識(shí)和理解差異的影響,同一物料,存在多種不同名稱：渣漿泵泵頭,泵頭等等,從而產(chǎn)生系列物料編碼0574,0262…0nnn。人們總是無法準(zhǔn)確地判斷物料檔案中的信息是否與采購的需求相一致,習(xí)慣于主觀的增加新的物料檔案,這樣一來,隨著電采系統(tǒng)的日積月累,我們發(fā)現(xiàn)：物料編碼產(chǎn)生冗余很難避免,且編碼增量巨大,給系統(tǒng)運(yùn)行帶來額外負(fù)擔(dān)[4]。

圖(2) 一般物料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)之二

2 物料編碼數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)優(yōu)化思路

為了解決物料編碼冗余問題,最好的方法就是將物料的屬性劃分出主要屬性和輔助屬性。主要屬性用于確定物料的核心要素,通常存儲(chǔ)到規(guī)格型號(hào)字段當(dāng)中。輔助屬性則是除物料檔案中 “主要屬性”以外的、計(jì)劃單位在申報(bào)物料需求時(shí),對(duì)物料提出的明確的有別于“通用型”、“常規(guī)型”、“慣例型”的特別要求,該特別要求不影響物料的“主要屬性”,該特別要求不影響物料根本形態(tài)的轉(zhuǎn)變。例如：同樣的產(chǎn)品,使用不同的著色或是采購不同的包裝型式；同樣規(guī)型的潛水泵,特別要求增加引出電纜長(zhǎng)度；同樣規(guī)型的備件,特別要求制造工藝使用鍛造件；同樣規(guī)型的配件,特別要求使用測(cè)繪加工件；同樣規(guī)型的油品,特別要求可使用替代原廠的產(chǎn)品等。

在基本物料檔案中,主要屬性是能唯一確定物料的核心信息,這類信息通常被記錄在規(guī)格與型號(hào)字段當(dāng)中。而輔助屬性則不同,只有當(dāng)物料被采購需求時(shí),被當(dāng)事人附加到每一次采購需求當(dāng)中。正是這一機(jī)理,有效的減少了物料編碼冗余問題。

3 輔助屬性在供應(yīng)鏈中的使用場(chǎng)景

需求部門基于物料的主要屬性,針對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際,結(jié)合成本因素、工況環(huán)境、安全因素等綜合條件,提出使用時(shí)的特別要求,該要求被附加到物料需求。

采購部門接收采購計(jì)劃,參考物料主要屬性,有區(qū)分的對(duì)物料特別要求進(jìn)行信息處理,并明確的傳遞到采購過程,精準(zhǔn)采購到相關(guān)物料,被附加的特別要求層層傳遞到合同、訂單、到貨單、驗(yàn)貨單、入庫單、出庫單。

財(cái)務(wù)部門簽收發(fā)票,對(duì)應(yīng)合同的物料明細(xì),審驗(yàn)發(fā)票的對(duì)應(yīng)關(guān)系予以財(cái)務(wù)處理。

采購部門、相關(guān)職能管理部門,在監(jiān)督檢查過程中,可以參照合同物料明細(xì)的特別要求對(duì)價(jià)格差異等敏感信息予以甄別。

4 物料編碼優(yōu)化方案的實(shí)施

以典型化工企業(yè)的采購信息系統(tǒng)為例,從管理的需求角度對(duì)物料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行了規(guī)劃設(shè)計(jì),增加了多個(gè)輔助屬性字段：采購用途、項(xiàng)目、生產(chǎn)商、水分、包裝、顏色。同時(shí),增加了“特別要求”字段便于擴(kuò)充不確定的輔助屬性。通過新物料編碼方案的實(shí)施,電采系統(tǒng)的物料編碼量迅速縮減到原來的30%,效果明顯。

圖(3) 優(yōu)化后的物料數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

5 結(jié)語

總之,物料編碼方案直接影響著電采系統(tǒng)的系統(tǒng)性能,也影響采購需求的信息傳遞。通過物料信息的理解和加工,將物料屬性區(qū)分為主要和輔助,結(jié)合采購管理的實(shí)際需求,重構(gòu)物料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),能夠很好的解決減少物料編碼冗余的問題。