建筑設(shè)計項目全球辦公室之間的管理和合作研究

單士景

伍茲貝格建筑設(shè)計咨詢（上海）有限公司 上海 200001

1 異地合作的變化

在疫情開始之前，國際化辦公室之間的項目合作形式豐富多樣，常見于異地協(xié)作加派遣或者異地匯報的形式，得益于航空業(yè)的高度發(fā)達，各個辦公室之間與業(yè)主之間的近距離交流是不受限制的，各地文化和視角的不同給項目帶來了很多創(chuàng)意。疫情發(fā)生一年多以來，大多數(shù)國家和地區(qū)采取了限制出入境的措施，各公司也相繼制定了非必要不出差的制度，各辦公室之間、設(shè)計方與業(yè)主之間直面的交流變得越來越困難。同時由于全球疫情管控的不一致，各地受到的影響也不盡相同。相比于其他各地，中國大陸對疫情的管控非常奏效，經(jīng)濟迅速恢復(fù)，對建筑設(shè)計領(lǐng)域的影響也基本控制在了最低水平。放眼全球其他國家，疫情對地產(chǎn)行業(yè)和設(shè)計行業(yè)影響巨大，大多數(shù)設(shè)計公司都在采取降薪裁員等措施才得以繼續(xù)生存。鑒于此情況，為了更好地平衡或幫助其他辦公室工作，越來越多的項目需要主動考慮全球合作，甚至是必須以全球合作的形式進行推進，這個趨勢勢必對項目管控帶來一定的挑戰(zhàn)[1]。

在實際操作過程中，異地辦公室的合作有較為明顯的兩面性：合理評估和控制，這對項目的成敗起著非常重要的作用。對于全球性團隊的建設(shè)，合適的辦公室以及團隊成員非常重要，按時完成分配的任務(wù)、高效的溝通以及階段性成果的檢查會大大降低項目的風(fēng)險，也是項目成功的關(guān)鍵。

2 團隊組建

個人是單體有不同自我意識的個體，是項目管理中最具挑戰(zhàn)性的部分。由于國內(nèi)外文化差異、相關(guān)法規(guī)以及建設(shè)條件的不同，設(shè)計師對事物的理解和認識并不完全一致。

鑒于建筑設(shè)計項目的特殊性和復(fù)雜性，理想的項目成員應(yīng)有相關(guān)項目經(jīng)驗和高度的團隊配合意識。以國內(nèi)商場綜合體類型項目的建筑設(shè)計規(guī)范為例，國內(nèi)的消防規(guī)范對防火分區(qū)和防火卷簾的要求，在其他國家是比較少見的，其在某種程度上大大影響了建筑的形態(tài)和功能空間。如若有相關(guān)經(jīng)驗的設(shè)計團隊成員，對各種設(shè)計條件有所了解，并在有限制的情況下進行思考和創(chuàng)作，創(chuàng)意與限制條件相輔相成、相互成就，最終能創(chuàng)造出滿足城市和業(yè)主要求的創(chuàng)意產(chǎn)品。

項目團隊成員確認后，各項目成員需充分尊重其他項目成員的文化差異，制定相關(guān)的團隊章程以確保團隊的健康運行，并在項目執(zhí)行前對項目的目標(biāo)和理解達成共識，齊心協(xié)力為目標(biāo)而努力[2]。

3 精細化任務(wù)和進度安排

為了保證項目成員按時完成分配的任務(wù)，需要對時間和任務(wù)進行清晰的定義。

第一，在時間的定義上，需要考慮異地辦公室成員的假期和時差，以保證所有人對項目的工作時間有充分的了解，以避免因工作時間的誤解導(dǎo)致任務(wù)無法完成，進而影響整個項目的進展。

第三，在項目成員工作時間的基礎(chǔ)上編制各個設(shè)計階段的進度表和時間表，盡可能與具體任務(wù)掛鉤，并將重要的時間節(jié)點設(shè)置為任務(wù)里程碑。任務(wù)的定義需在專業(yè)許可的情況下盡可能定義詳細，以避免認知的不同。通常做法是將其他項目的具體任務(wù)作為參考案例，做到精確可控。以建筑設(shè)計競賽項目為例，在項目團隊成員組隊后，將各項目成員的工作時間歸入項目計劃表，細分項目任務(wù)，使每個任務(wù)有專人負責(zé)，并將任務(wù)統(tǒng)計入項目計劃表。做到百分百的任務(wù)有人負責(zé)，百分百的任務(wù)有對應(yīng)的開始和完成時間，并以此來核查團隊配置是否過剩或不足。設(shè)計計劃參見下圖1。

圖1 某項目進度計劃

第三，在任務(wù)的定義上，選擇既往的競賽設(shè)計文本，中期或者最終文本作為參考文件，以保證所有的團隊成員對任務(wù)的認知是一致的，最大限度地避免設(shè)計成果的深度不一，并據(jù)此來評斷各項目成員的任務(wù)是否按照預(yù)期完成[3]。

4 時效溝通

異地團隊，也是廣義意義上的虛擬團隊，在時間和空間以及文化和宗教方面都有所差異，如何通過溝通將各地團隊有效運轉(zhuǎn)是項目管理中的重中之重。以下幾項是時效溝通的基礎(chǔ)。

第一，構(gòu)建溝通平臺，使用團隊成員普遍認可的溝通工具進行交流。相比于傳統(tǒng)的郵件溝通，微信和Teams的溝通更加便捷也更具有時效性。充分考慮團隊成員的地緣因素，選擇團隊成員都認可的溝通平臺，合理控制郵件的收發(fā)量，發(fā)揮實時社交平臺的最大化優(yōu)勢。

第二，充分尊重項目成員文化差異，在項目的前期建立相互的信任。實時了解項目成員間的溝通障礙和個體間的矛盾，揚長避短，激發(fā)團隊成員文化各異的優(yōu)勢和個體的工作主動性。

第三，設(shè)置例會，鑒于建筑設(shè)計項目的特殊性，要求虛擬團隊間的共享需要更加高效和高頻。以周期性較為緊張的競賽項目為例，可設(shè)置日例會，每次例會時間不超過半小時，各項目成員簡要共享進度，并提出問題，暫時擱置無法即刻解決的問題，按時結(jié)束會議，并在會后小范圍溝通并盡快解決。

第四，明確溝通干系人，在各自的辦公室設(shè)置主要/次要的溝通負責(zé)人，復(fù)雜日常正常的項目信息收集和傳達，相應(yīng)減少溝通渠道。有成員意識到當(dāng)前會議與自己的任務(wù)并無關(guān)聯(lián)或者此次會議沒必要參加時，可以明確提出并退出會議，爭取做到高效溝通。

第五，新的溝通方式－視頻匯報，由于疫情的原因很多項目被要求只能通過錄視頻的方式進行匯報，這使得每個設(shè)計師都成為一個導(dǎo)演，同時也是一個演員。視頻創(chuàng)意錄制對很多設(shè)計師來講都是新鮮事物，需要各地設(shè)計師集思廣益，出謀劃策，多角度分析，以充分表達設(shè)計意圖贏得最終認可。

過去一年來，微信和騰訊會議在絕大多數(shù)其他辦公室得到普遍應(yīng)用，業(yè)主和各地的設(shè)計師可以通過微信進行密集討論相關(guān)的問題，深入了解業(yè)主關(guān)切問題并對此給出積極的回應(yīng)。這讓境外設(shè)計師有更多的機會和業(yè)主同平臺高頻次溝通，為本地團隊爭取了很多具體工作的時間。同時，這種溝通也讓境外設(shè)計團隊更直觀地了解業(yè)主方的要求和項目壓力，對整個的項目了有更充分的了解和認識。

5 監(jiān)控過程

在和境外團隊的合作中，即使設(shè)置了清晰的任務(wù)和事件后，并不意味著可以放手不管。倘若如此，有可能出現(xiàn)到任務(wù)完成階段還有任務(wù)未完成或者成果與預(yù)期的差距較大的現(xiàn)象。為避免這一風(fēng)險，就需要對項目的過程進行監(jiān)督，合理的監(jiān)督過程，將會對最終的結(jié)果有較大的積極作用。

5.1 進度監(jiān)控

理想情況下，項目將根據(jù)設(shè)定的進度基準(zhǔn)開展。但實際操作中，有很多的客觀因素和主管因素會影響既定的基準(zhǔn)，通常在和業(yè)主溝通后對進度計劃進行更新，形成新的進度基準(zhǔn)。 但這種做法并不太適用于僅有固定4～5周設(shè)計周期的建筑競賽項目，即使有客觀和主管的因素，但大多數(shù)競賽項目不會對進度進行調(diào)整和更新。在和其他辦公室的競賽合作中，須對設(shè)計成果進行周期性跟蹤和檢查。

5.2 質(zhì)量監(jiān)控

質(zhì)量是建筑設(shè)計行業(yè)的核心，一是設(shè)計質(zhì)量，一是成果質(zhì)量，二者相輔相成。創(chuàng)意是基于限制條件上的主觀創(chuàng)造，建筑設(shè)計項目中涉及場地條件、城市規(guī)劃條件和業(yè)主、公眾的需求。設(shè)計過程中需要跟蹤設(shè)計意圖是否對以上條件做出回應(yīng)，以及是否保持了獨特的創(chuàng)意進行跟蹤。成果質(zhì)量對是否能準(zhǔn)確表達設(shè)計創(chuàng)意，起到了至關(guān)重要的作用，同時也體現(xiàn)了設(shè)計師對項目重視的程度和態(tài)度。低質(zhì)量的設(shè)計成果將大大影響設(shè)計的表達，進而影響最終的成果。在各階段需要根據(jù)設(shè)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查設(shè)計成果，以確保設(shè)計質(zhì)量符合預(yù)期設(shè)想。

5.3 成本和資源監(jiān)控

建筑設(shè)計行業(yè)中，人員是最大的成本投入。在設(shè)計過程中實時關(guān)注人員投入和成本的變化，在設(shè)計質(zhì)量和成本控制中取得平衡。在成本較為緊張的項目中，密切關(guān)注項目中的變更情況、變更費用將會是既定成本的有利補充，為項目質(zhì)量提供較大的支持。

6 結(jié)束語

綜述，在異地辦公室合作的過程中，應(yīng)統(tǒng)籌考慮人員配置、精細化任務(wù)分配和進度安排，與各相關(guān)方進行充分的溝通，合理的監(jiān)控工作過程并引導(dǎo)各方的合作，最大限度地影響最終的設(shè)計成果。為了獲取更多的創(chuàng)意智慧，需要多方積極推進并在合適的時間進行總結(jié)，對項目合作過程進行改進。相信隨著各方深化合作的進展，各方的合作將更加成熟，更加高效，能為業(yè)主和社會帶來更多有創(chuàng)意的建筑作品。