高職院校圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)調(diào)查與分析

陳文輝

永州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南 永州 425000

每一所高職院校都有自己的圖書(shū)館,每一個(gè)圖書(shū)館至少有上萬(wàn)冊(cè)藏書(shū)。高職院校圖書(shū)館內(nèi)除了本校讀者還有校外讀者,所以圖書(shū)館每天的人流量非常大。圖書(shū)館工作人員不僅要對(duì)館內(nèi)環(huán)境維護(hù)而且還要核對(duì)進(jìn)出圖書(shū)館人員的信息以及管理讀者所瀏覽的圖書(shū)。圖書(shū)館是一個(gè)巨大的信息載體,為了更好的給讀者提供圖書(shū)服務(wù),對(duì)高職院校圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)進(jìn)行分析是很必要的。

一、高職院校圖書(shū)館管理工作概述

圖書(shū)館工作人員日常工作內(nèi)容主要包括：圖書(shū)館藏書(shū)的編目、分類(lèi)、在電腦上錄入圖書(shū)的目錄、讀書(shū)證辦證管理服務(wù)等。這些工作分別是分類(lèi)圖書(shū)的檢索服務(wù)、圖書(shū)流通服務(wù)、圖書(shū)館藏書(shū)統(tǒng)計(jì)分析。在高職院校圖書(shū)館的管理信息系統(tǒng)中,有許多對(duì)于該類(lèi)圖書(shū)服務(wù)描述的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,高職院校圖書(shū)館的管理工作效率高、管理方式更加科學(xué)。

比如,在學(xué)生畢業(yè)的時(shí)候,圖書(shū)館工作人員要把畢業(yè)學(xué)生的讀者信息注銷(xiāo),這類(lèi)圖書(shū)館服務(wù)工作主要涉及采集這屆學(xué)生畢業(yè)離校信息,再將與該畢業(yè)學(xué)生相關(guān)的信息在圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)中注銷(xiāo),并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收回學(xué)生的借閱證。還有圖書(shū)借閱證辦理工作,這類(lèi)圖書(shū)館服務(wù)工作主要是對(duì)大一新生的信息進(jìn)行采集,根據(jù)學(xué)生的基礎(chǔ)信息辦理圖書(shū)館借閱證,為學(xué)生日后使用圖書(shū)館提供方便。除此之外還有圖書(shū)借閱和圖書(shū)歸還工作。圖書(shū)館的圖書(shū)借閱工作是指登記讀者的借書(shū)情況,隨之更新圖書(shū)館的藏書(shū)信息。圖書(shū)歸還工作主要是指根據(jù)讀者還書(shū),將圖書(shū)資源信息改為在館等。

二、高職院校圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)分析

1.高職院校圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的可行性。圖書(shū)館工作人員的工作內(nèi)容繁雜,在最初建立圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的時(shí)候,高職院校需要耗費(fèi)巨大的人力、物力、財(cái)力,而且圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)人員所開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)必須要具有一定的功能性和效率性。目前來(lái)說(shuō),我國(guó)已經(jīng)研發(fā)出比較專(zhuān)業(yè)的圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)。高職院校圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)操作比較簡(jiǎn)單,從科學(xué)技術(shù)角度來(lái)看,開(kāi)發(fā)一個(gè)適用于高職院校圖書(shū)館的信息系統(tǒng)是可行的,隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,很多高職院校圖書(shū)館信息系統(tǒng)可以和高職院校校園網(wǎng)相連接,可以為高職院校學(xué)生提供網(wǎng)上圖書(shū)服務(wù),學(xué)生不用去圖書(shū)館就能查閱館內(nèi)的藏書(shū)。這還可以為高職院校帶來(lái)一定程度的經(jīng)濟(jì)效益。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看,圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用可以降低圖書(shū)館工作人員的工作量,為高職院校圖書(shū)館的發(fā)展提供保障。因此,從經(jīng)濟(jì)角度來(lái)看,建立圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)具有一定的可行性。對(duì)于高職院校圖書(shū)館工作人員來(lái)說(shuō),最重要的工作就是管理。據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示,圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)建立以后,對(duì)相關(guān)圖書(shū)館工作人員只要進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn),就可以使他們很快的適應(yīng)圖書(shū)館的工作。

2.高職院校圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的必要性。如今,隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展,我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代。信息化管理已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì),而作為一個(gè)龐大的信息載體的圖書(shū)館更是如此。傳統(tǒng)的高職院校圖書(shū)館工作人員的工作內(nèi)容十分繁雜,而且由于人工操作導(dǎo)致工作出錯(cuò)率比較高。圖書(shū)館工作人員每天都要對(duì)圖書(shū)館藏書(shū)和讀者信息進(jìn)行更新和錄入。圖書(shū)館引入計(jì)算機(jī)后,信息的儲(chǔ)存也變的相對(duì)容易,但是還會(huì)出現(xiàn)工作效率低的原因。然而這些問(wèn)題都可以通過(guò)圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)中得到解決。高職院校在圖書(shū)館管理的過(guò)程中應(yīng)用管理信息系統(tǒng)在一定程度上解決人力、物力、財(cái)力。但是目前我國(guó)高職院校圖書(shū)館管理信息化程度還比較低,一些圖書(shū)館管理業(yè)務(wù)雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了微機(jī)自動(dòng)化管理,但是高職院校圖書(shū)館采用的管理信息系統(tǒng)大多水平比較低、技術(shù)比較落后,沒(méi)有辦法滿(mǎn)足高職院校圖書(shū)館的信息化管理。一些高職院校所應(yīng)用的圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)大多都是自主研發(fā)的,不符合國(guó)際通用信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)。因此建設(shè)高職院校圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)是非常有必要的。

三、高職院校圖書(shū)館信息系統(tǒng)構(gòu)成

高職院校圖書(shū)館有許多功能,依據(jù)對(duì)圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)可行性和必要性的分析,可以把圖書(shū)信息系統(tǒng)分為四個(gè)子系統(tǒng)。

第一個(gè)子系統(tǒng)是基礎(chǔ)信息維護(hù)系統(tǒng),主要分為圖書(shū)館管理員設(shè)置模塊、圖書(shū)館書(shū)架設(shè)置模塊,一般用于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的錄入與注銷(xiāo)等。第二個(gè)子系統(tǒng)是讀書(shū)者管理子系統(tǒng),主要分為圖書(shū)館讀者檔案管理模塊、讀者類(lèi)型設(shè)置模塊。這一子系統(tǒng)是通過(guò)機(jī)器設(shè)備識(shí)別錄入,完成圖書(shū)館讀者子系統(tǒng)的管理。第三個(gè)子系統(tǒng)是圖書(shū)管理子系統(tǒng),主要包括圖書(shū)館圖書(shū)檔案管理模塊、圖書(shū)類(lèi)型設(shè)置模塊。第四個(gè)子系統(tǒng)是圖書(shū)流通管理子系統(tǒng),主要包括圖書(shū)檢索模塊、圖書(shū)借閱模塊、圖書(shū)歸還模塊、圖書(shū)續(xù)借模塊。高職院校可以根據(jù)自己學(xué)校實(shí)際的圖書(shū)管理工作中存在的問(wèn)題,進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)圖書(shū)館信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì),最大程度上發(fā)揮高職院校圖書(shū)館信息系統(tǒng)的實(shí)用性功能,才能滿(mǎn)足高職院校圖書(shū)館實(shí)際需要。

四、高職院校圖書(shū)館信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

1.圖書(shū)館工作人員將圖書(shū)信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)分析。將圖書(shū)信息錄入信息系統(tǒng)是建立圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的第一步。首先,圖書(shū)工作人員利用電子設(shè)備將圖書(shū)進(jìn)行掃描,然后對(duì)圖書(shū)進(jìn)行整理排序,完成圖書(shū)館圖書(shū)的檢索服務(wù)。圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)可以由一條圖書(shū)信息引申出無(wú)數(shù)條與該圖書(shū)相關(guān)的信息。這就可以有效解決傳統(tǒng)圖書(shū)館管理工作中圖書(shū)檢索困難的問(wèn)題,并能夠?qū)︿浫氲膱D書(shū)信息進(jìn)行分類(lèi)、整理和儲(chǔ)存,為高職院校圖書(shū)館工作人員的工作提供便利,提高他們的工作效率。

2.圖書(shū)館借閱卡準(zhǔn)時(shí)發(fā)放與回收分析。高職院校每一學(xué)年都會(huì)有大一新生入學(xué)和大三學(xué)生畢業(yè),圖書(shū)館工作人員要經(jīng)常更新借閱卡,圖書(shū)館的讀者信息也隨時(shí)處于動(dòng)態(tài)的變化之中。與圖書(shū)館其他工作相比,這項(xiàng)工作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單。首先圖書(shū)館管理員只需要在大一新生入學(xué)的時(shí)候,對(duì)新生的基本信息進(jìn)行采集,然后制作和發(fā)放圖書(shū)借閱卡。同樣的,在大四學(xué)生畢業(yè)的時(shí)候,圖書(shū)館在集中回收?qǐng)D書(shū)館借閱卡。在建立圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)后,通過(guò)數(shù)據(jù)的輸入限制,就可以指導(dǎo)學(xué)生利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自主辦理和注銷(xiāo)借閱卡,這樣即使沒(méi)有及時(shí)注銷(xiāo)借閱卡的學(xué)生在期限過(guò)后卡片依舊會(huì)失效。圖書(shū)館只需要提供辦卡補(bǔ)助的機(jī)器,這樣可以有效減少圖書(shū)館工作人員的工作量。

3.圖書(shū)館圖書(shū)流通管理分析。在一些高職院校的圖書(shū)館中,可以看到自助借書(shū)和還書(shū)的設(shè)備,學(xué)生把想要借閱的圖書(shū)放置在某種電子設(shè)備上,根據(jù)設(shè)備提示,選擇相應(yīng)的圖書(shū)服務(wù),學(xué)生就可以完成借書(shū)或者還書(shū)的操作。圖書(shū)館內(nèi)自助借書(shū)或者還書(shū)的設(shè)備內(nèi)的數(shù)據(jù)是以圖書(shū)館信息系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。

4.高職院校圖書(shū)館登錄系統(tǒng)分析。許多高職院校的圖書(shū)館還有一定數(shù)量的電子圖書(shū),學(xué)生通過(guò)訪問(wèn)瀏覽器,登錄自己的賬號(hào)和密碼,不僅可以查閱圖書(shū)館收藏的電子圖書(shū)和電子文獻(xiàn),還可以查詢(xún)其他高職院校圖書(shū)館收藏的電子圖書(shū)和電子文獻(xiàn)。這一功能為所有的高職院校學(xué)生提供了便利,對(duì)他們來(lái)說(shuō),可以免費(fèi)查閱所有高職院校的電子藏書(shū)和電子文獻(xiàn),這是一項(xiàng)很有吸引力的福利。當(dāng)學(xué)生打開(kāi)瀏覽器登錄頁(yè)面,輸入自己的登錄信息后,互聯(lián)網(wǎng)后臺(tái)會(huì)自動(dòng)讀取讀者的基本信息,再記錄學(xué)生在網(wǎng)頁(yè)中所操作的所有相關(guān)信息,包括學(xué)生檢索的電子圖書(shū)和電子文獻(xiàn)、學(xué)生所查閱的電子圖書(shū)和電子文獻(xiàn)等。再把這些數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)中,這是圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的重要程序之一。

結(jié)束語(yǔ)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,為高職院校圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)提供了新的發(fā)展空間。致力于研發(fā)新的高職院校圖書(shū)館管理信息系統(tǒng),不僅可以解決傳統(tǒng)圖書(shū)館信息管理中存在的問(wèn)題,而且還可以節(jié)約資源,提高高職院校圖書(shū)館工作人員的工作效率。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,我國(guó)高職院校圖書(shū)館管理工作肯定會(huì)越來(lái)越便捷。