高職院校圖書館管理信息系統調查與分析

陳文輝

永州職業技術學院 湖南 永州 425000

每一所高職院校都有自己的圖書館,每一個圖書館至少有上萬冊藏書。高職院校圖書館內除了本校讀者還有校外讀者,所以圖書館每天的人流量非常大。圖書館工作人員不僅要對館內環境維護而且還要核對進出圖書館人員的信息以及管理讀者所瀏覽的圖書。圖書館是一個巨大的信息載體,為了更好的給讀者提供圖書服務,對高職院校圖書館管理信息系統進行分析是很必要的。

一、高職院校圖書館管理工作概述

圖書館工作人員日常工作內容主要包括：圖書館藏書的編目、分類、在電腦上錄入圖書的目錄、讀書證辦證管理服務等。這些工作分別是分類圖書的檢索服務、圖書流通服務、圖書館藏書統計分析。在高職院校圖書館的管理信息系統中,有許多對于該類圖書服務描述的專業術語。隨著網絡信息技術的發展,高職院校圖書館的管理工作效率高、管理方式更加科學。

比如,在學生畢業的時候,圖書館工作人員要把畢業學生的讀者信息注銷,這類圖書館服務工作主要涉及采集這屆學生畢業離校信息,再將與該畢業學生相關的信息在圖書館管理信息系統中注銷,并在規定時間內收回學生的借閱證。還有圖書借閱證辦理工作,這類圖書館服務工作主要是對大一新生的信息進行采集,根據學生的基礎信息辦理圖書館借閱證,為學生日后使用圖書館提供方便。除此之外還有圖書借閱和圖書歸還工作。圖書館的圖書借閱工作是指登記讀者的借書情況,隨之更新圖書館的藏書信息。圖書歸還工作主要是指根據讀者還書,將圖書資源信息改為在館等。

二、高職院校圖書館管理信息系統分析

1.高職院校圖書館管理信息系統的可行性。圖書館工作人員的工作內容繁雜,在最初建立圖書館管理信息系統的時候,高職院校需要耗費巨大的人力、物力、財力,而且圖書館管理信息系統的開發人員所開發的系統必須要具有一定的功能性和效率性。目前來說,我國已經研發出比較專業的圖書館管理信息系統。高職院校圖書館管理信息系統操作比較簡單,從科學技術角度來看,開發一個適用于高職院校圖書館的信息系統是可行的,隨著網絡信息技術的發展,很多高職院校圖書館信息系統可以和高職院校校園網相連接,可以為高職院校學生提供網上圖書服務,學生不用去圖書館就能查閱館內的藏書。這還可以為高職院校帶來一定程度的經濟效益。從長遠角度來看,圖書館管理信息系統的應用可以降低圖書館工作人員的工作量,為高職院校圖書館的發展提供保障。因此,從經濟角度來看,建立圖書館管理信息系統具有一定的可行性。對于高職院校圖書館工作人員來說,最重要的工作就是管理。據調查結果顯示,圖書館管理信息系統建立以后,對相關圖書館工作人員只要進行簡單的培訓,就可以使他們很快的適應圖書館的工作。

2.高職院校圖書館管理信息系統的必要性。如今,隨著網絡信息技術的飛速發展,我國已經進入信息化時代。信息化管理已經成為社會發展的重要趨勢,而作為一個龐大的信息載體的圖書館更是如此。傳統的高職院校圖書館工作人員的工作內容十分繁雜,而且由于人工操作導致工作出錯率比較高。圖書館工作人員每天都要對圖書館藏書和讀者信息進行更新和錄入。圖書館引入計算機后,信息的儲存也變的相對容易,但是還會出現工作效率低的原因。然而這些問題都可以通過圖書館管理信息系統中得到解決。高職院校在圖書館管理的過程中應用管理信息系統在一定程度上解決人力、物力、財力。但是目前我國高職院校圖書館管理信息化程度還比較低,一些圖書館管理業務雖然已經實現了微機自動化管理,但是高職院校圖書館采用的管理信息系統大多水平比較低、技術比較落后,沒有辦法滿足高職院校圖書館的信息化管理。一些高職院校所應用的圖書館管理信息系統大多都是自主研發的,不符合國際通用信息系統標準。因此建設高職院校圖書館管理信息系統是非常有必要的。

三、高職院校圖書館信息系統構成

高職院校圖書館有許多功能,依據對圖書館管理信息系統可行性和必要性的分析,可以把圖書信息系統分為四個子系統。

第一個子系統是基礎信息維護系統,主要分為圖書館管理員設置模塊、圖書館書架設置模塊,一般用于基礎數據信息的錄入與注銷等。第二個子系統是讀書者管理子系統,主要分為圖書館讀者檔案管理模塊、讀者類型設置模塊。這一子系統是通過機器設備識別錄入,完成圖書館讀者子系統的管理。第三個子系統是圖書管理子系統,主要包括圖書館圖書檔案管理模塊、圖書類型設置模塊。第四個子系統是圖書流通管理子系統,主要包括圖書檢索模塊、圖書借閱模塊、圖書歸還模塊、圖書續借模塊。高職院校可以根據自己學校實際的圖書管理工作中存在的問題,進行專項圖書館信息系統的設計,最大程度上發揮高職院校圖書館信息系統的實用性功能,才能滿足高職院校圖書館實際需要。

四、高職院校圖書館信息管理系統設計分析

1.圖書館工作人員將圖書信息錄入數據庫分析。將圖書信息錄入信息系統是建立圖書館管理信息系統的第一步。首先,圖書工作人員利用電子設備將圖書進行掃描,然后對圖書進行整理排序,完成圖書館圖書的檢索服務。圖書館管理信息系統可以由一條圖書信息引申出無數條與該圖書相關的信息。這就可以有效解決傳統圖書館管理工作中圖書檢索困難的問題,并能夠對錄入的圖書信息進行分類、整理和儲存,為高職院校圖書館工作人員的工作提供便利,提高他們的工作效率。

2.圖書館借閱卡準時發放與回收分析。高職院校每一學年都會有大一新生入學和大三學生畢業,圖書館工作人員要經常更新借閱卡,圖書館的讀者信息也隨時處于動態的變化之中。與圖書館其他工作相比,這項工作相對來說比較簡單。首先圖書館管理員只需要在大一新生入學的時候,對新生的基本信息進行采集,然后制作和發放圖書借閱卡。同樣的,在大四學生畢業的時候,圖書館在集中回收圖書館借閱卡。在建立圖書館管理信息系統后,通過數據的輸入限制,就可以指導學生利用計算機系統自主辦理和注銷借閱卡,這樣即使沒有及時注銷借閱卡的學生在期限過后卡片依舊會失效。圖書館只需要提供辦卡補助的機器,這樣可以有效減少圖書館工作人員的工作量。

3.圖書館圖書流通管理分析。在一些高職院校的圖書館中,可以看到自助借書和還書的設備,學生把想要借閱的圖書放置在某種電子設備上,根據設備提示,選擇相應的圖書服務,學生就可以完成借書或者還書的操作。圖書館內自助借書或者還書的設備內的數據是以圖書館信息系統錄入的數據為基礎。

4.高職院校圖書館登錄系統分析。許多高職院校的圖書館還有一定數量的電子圖書,學生通過訪問瀏覽器,登錄自己的賬號和密碼,不僅可以查閱圖書館收藏的電子圖書和電子文獻,還可以查詢其他高職院校圖書館收藏的電子圖書和電子文獻。這一功能為所有的高職院校學生提供了便利,對他們來說,可以免費查閱所有高職院校的電子藏書和電子文獻,這是一項很有吸引力的福利。當學生打開瀏覽器登錄頁面,輸入自己的登錄信息后,互聯網后臺會自動讀取讀者的基本信息,再記錄學生在網頁中所操作的所有相關信息,包括學生檢索的電子圖書和電子文獻、學生所查閱的電子圖書和電子文獻等。再把這些數據信息儲存到數據庫中,這是圖書館管理信息系統的重要程序之一。

結束語

隨著網絡信息技術的發展,為高職院校圖書館管理信息系統提供了新的發展空間。致力于研發新的高職院校圖書館管理信息系統,不僅可以解決傳統圖書館信息管理中存在的問題,而且還可以節約資源,提高高職院校圖書館工作人員的工作效率。隨著我國科學技術的進步,我國高職院校圖書館管理工作肯定會越來越便捷。