強化城市園林綠化工程檔案管理工作的對策

王 勇

吉林省四平市園林管理中心 吉林 四平 136000

園林綠化工程是為城市居民提供良好的娛樂、休閑場所,改善居住環(huán)境,提高居住環(huán)境舒適性的重要工程建設(shè)項目,而隨著當(dāng)前城鎮(zhèn)化擴(kuò)建建設(shè)的加快,促進(jìn)了城市園林工程建設(shè)的快速發(fā)展。而在建設(shè)發(fā)展中,城市園林檔案作為園林工作開展的真實與全面記錄和寫照,是園林綠化工程進(jìn)行竣工核定和竣工驗收的前提,為日后城市園林工程的使用、管理、擴(kuò)建、改建、維護(hù)等提供了重要依據(jù),因此,做好對城市園林檔案管理工作是非常必要的。

1 開展園林綠化檔案管理價值意義

針對于園林綠化檔案而言,主要是對城市園林綠化工程建設(shè)工程設(shè)計內(nèi)容、施工工藝、原貌等采取文字、圖表、影像、照片等形式進(jìn)行全面的記錄,從而實現(xiàn)對園林專業(yè)各類載體的有效記錄。而從不根本意義上來講,開展園林綠化檔案管理主要是通過對現(xiàn)有園林綠化工程的生態(tài)文明發(fā)展歷程實現(xiàn)全面記錄,可以為日后的園林綠化建設(shè)提供借鑒參考建設(shè)成果,如：園林綠化部門在城市園林綠化工程建設(shè)設(shè)計環(huán)節(jié),可以從檔案中充分研究和了解適應(yīng)該城市園林綠化應(yīng)用植物特性、價值以及生長氣候條件,實現(xiàn)對現(xiàn)代化園林綠化建設(shè)質(zhì)量的不斷提高。同時,還可以為日后城市園林工程的使用、管理、擴(kuò)建、改建、維護(hù)等提供了重要依據(jù),在進(jìn)行城市園林綠化工程的擴(kuò)建與新建工程施工方案設(shè)計時,可以充分參考已有的園林綠化工程建設(shè)成果,根據(jù)園林綠化種植條件和方案進(jìn)行工程施工方案的科學(xué)化、合理化設(shè)計,實現(xiàn)綠化工程施工建設(shè)資金的合理化應(yīng)用,提高經(jīng)濟(jì)效益。因此,園林綠化工程檔案,具有十分重要的保存價值,必須要強化重視對園林綠化工程檔案管理工作的有效開展。

2 加強園林綠化檔案管理的思路與策略

2.1 更新思想觀念,創(chuàng)新管理模式 園林綠化部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員必須要充分的認(rèn)識到園林綠化工程檔案對城市園林工程建設(shè)的重要促進(jìn)作用以及參考價值,切實增強檔案管理意識,創(chuàng)新檔案管理模式,采用先進(jìn)的管理方式,為園林綠化工程檔案的有效管理創(chuàng)造各項有利條件。因此,在實際的園林綠化工程檔案管理中,相關(guān)管理人員必須要強化自認(rèn)專業(yè)技能與綜合素質(zhì)有效提升,在檔案管理工作中,確保高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的完成各項工作指標(biāo),實現(xiàn)檔案管理水平的不斷提升。同時,在工作模式上,檔案管理部門也要緊密結(jié)合園林綠化工作新業(yè)態(tài),做到工作方式的與時俱進(jìn),將工作方式由被動變主動,加強與市政、規(guī)劃、文保等部門的聯(lián)系與合作,在進(jìn)行檔案資料的收集中,也要深入施工一線積極的跟蹤指導(dǎo),保障檔案資料的全面、可靠、準(zhǔn)確的記錄和保管,為檔案資料資源價值的后期開發(fā)利用提供基礎(chǔ)保障。

2.2 完善管理制度,創(chuàng)建良好管理體系 健全完善的檔案管理制度是提高檔案管理水平,保障檔案管理高質(zhì)量、高效開展的重要基礎(chǔ)。因此,園林綠化管理部門必須要依據(jù)現(xiàn)代檔案管理的新需求,實現(xiàn)對園林綠化檔案管理工作制的不斷完善與健全,與時俱進(jìn),科學(xué)建立與之相適應(yīng)的檔案管理體系。檔案管理部門必須要應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理新思想,對檔案管理模式或者管理思維、管理功能等進(jìn)行創(chuàng)新,其中包括檔案功能、管理流程、管理過程和控制、管理手段和方式、管理技術(shù)、管理制度等內(nèi)容的創(chuàng)新與不斷優(yōu)化完善,為檔案管理相關(guān)工作人員提供科學(xué)的工作指導(dǎo),保障檔案管理可以規(guī)劃范、高效化、科學(xué)化的積極開展,促進(jìn)檔案管理整體水平的不斷提高。如：不斷規(guī)范園林綠化檔案的入庫整理、借閱、開發(fā)利用的制度；建立檔案安全保密制度,保障檔案實體與內(nèi)容信息的安全等相關(guān)制度完善工作。

2.3 強化全程監(jiān)督,確保檔案的全面收集 對于檔案文件材料的收集工作,是需要貫穿于園林綠化工程項目施工的全過程的,需要密切關(guān)注工程進(jìn)度,進(jìn)行動態(tài)跟蹤,及時地收集各個施工環(huán)節(jié)的作業(yè)信息,并對所有收集的資料進(jìn)行合理化的篩選整理以及進(jìn)一步全面審查,確保各類工作的落實,在對所收集資料審查確定無誤后,方可進(jìn)行系統(tǒng)的輸入保存,保證形成檔案資料的準(zhǔn)確、完整、可靠。如：在施工過程中,可能會應(yīng)為施工中所產(chǎn)生的影響因素,不得不對施工設(shè)計方案進(jìn)行臨時的變動修改,這就與設(shè)計方案產(chǎn)生了差異性,因此,只有園林綠化檔案管理部門對施工狀態(tài)各階段進(jìn)行動態(tài)跟蹤調(diào)研,明確工程各階段的檔案收集重點,才能保障檔案資料收集的準(zhǔn)確性。尤其是竣工驗收階段：竣工報告,整個工程的成本核算、驗收等工作中所產(chǎn)生的資料要加以重視,保障園林綠化工程檔案資料的準(zhǔn)確性與全面性。

2.4 加大各項投入,提升現(xiàn)代化水平 伴隨著當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,信息技術(shù)在各行各業(yè)中都發(fā)揮著重要的作用,在園林檔案管理工作中,信息技術(shù)與園林檔案管理工作的有效融合,實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理手段向信息化管理手段的有效轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)檔案存量數(shù)字化、增量電子化,進(jìn)而整合園林綠化檔案的大數(shù)據(jù)資源,確保園林綠化檔案管理工作的高效、完整、系統(tǒng)、安全,實現(xiàn)了深化檢索、簡化整理,有效提高園林綠化檔案管理工作效率。同時,園林綠化檔案數(shù)據(jù)化整合,在管理中實現(xiàn)了檔案資源的共享應(yīng)用,為園林檔案管理與應(yīng)用提供便利性,提高檔案利用效率。因此,園林綠化部門要加大對檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入,如配備高性能打印機(jī)、掃描儀、計算機(jī)、刻錄機(jī)等辦公設(shè)備,提升檔案管理現(xiàn)代化水平。此外,檔案信息化的運用,要求檔案管理人員要不斷的學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代的電子檔案管理技術(shù),這就需要園林檔案管理部門必須要重視對檔案管理人員的專業(yè)技能的有效培養(yǎng)與提升,促使管理人員可以熟練的掌握檔案管理方面的重要技術(shù)手段和先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用,為園林綠化工程檔案數(shù)字化管理提供人員基礎(chǔ)保障,使得檔案管理工作更好的服務(wù)于城市的發(fā)展與進(jìn)步。

3 結(jié)語

總而言之,現(xiàn)代園林綠化工程建設(shè)中,園林綠化檔案對促進(jìn)園林工程的科學(xué)化設(shè)計規(guī)劃有著重要的指導(dǎo)意義。因此,園林工程單位需要對加強檔案管理的重要性予以充分認(rèn)識,重視對檔案的管理工作,積極引進(jìn)信息化技術(shù),對工程資料予以實時收集,并在第一時間做好歸檔,保證檔案收集、整理的科學(xué)性,進(jìn)而充分發(fā)揮園林綠化工程檔案的作用。