企業數字化檔案管理技術的有效運用探索

郝敏

摘要：檔案作為政府、企業等單位的重要的信息資源，如果因為未對其進行有序、有效的管理而發生了丟失或破壞的現象，那么無論是對個人還是部門來說都是很大的損失。數字化技術是網絡信息技術的一種，檔案管理實現數字化有助于提高其時效性，有助于將有價值的信息和數據進行有效管理，有助于實現信息資源的互聯、共享。

關鍵詞：數字化;檔案管理;應用探索

在現階段的檔案管理過程中，主要是通過對現有的實體文件進行分類、整理并且根據相應的要求而提供一些服務。而且，檔案管理工作本身的工作性質主要還是以服務為主體，所以在整個檔案管理的過程中也需要相應專業知識進行檔案管理工作。但是隨著各種類型檔案的需求的不斷增長，對專業檔案管理人員的要求也越來越高。在計算機網絡迅速發展的時代背景下，也需要通過數字化手段來減少專業管理人員的工作量，進而提升整個檔案管理的效率。

一、檔案管理數字化建設的現狀

（一） 沒有意識到檔案管理數字化建設的重要性

部分企業領導沒有意識到檔案管理對于發展的重要性，缺乏建立數字化、信息化的檔案管理意識，檔案管理過程中還是采取傳統的手工記錄、編碼、整理的方式，更不用說先進的電子設備了[3]。由于相關領導對于檔案檔案管理的忽略，導致一些基層單位的檔案資料并不完整甚至沒有獨立的檔案室，一些工作人員身兼多職負責檔案管理的工作，從而增加了管理人員的工作難度。

（二）檔案管理人員的專業素養有待提高

數字化檔案管理的建設離不開專業人員的參與，由于數字化檔案管理并不是一個熱門專業，因此很多的企業和部門都面臨的一個共同問題就是專業的檔案管理人才的缺乏，一些單位的管理人員一般是即將退休的工作人員或者是其他部門的工作人員兼職，其技術水平有限，并未接受過專業機構的訓練。部分單位的檔案管理人員即使經歷過簡單的技術培訓，但也較為淺顯并未涉及到數字化方面的技術手段，無法保證其設備操作的規范性，從而制約了數字化檔案管理的開展。

（三）檔案管理基礎設施有待完善

現階段，部分企業的檔案管理部門中的基礎設備并不完善，不能滿足實際的工作需要，還需要借助傳統的方式進行工作，導致檔案管理的效率不高。再加上企業領導對于檔案管理的忽視，有些檔案資料隨著時間的流逝在不斷的搬遷過程丟失或損壞，特別是年代較為久遠的文字資料等，由于管理不當而出現了字跡模糊的現象，很難作為參考資料使用。

（四）企業對檔案管理數字化建設的投入有待提高

目前，很多的企業對檔案管理數字化建設的認識程度不夠高，因此，對檔案管理數字化建設的資金、人員投入較少，相關設備的也較為落后，檔案室的建設有待完善。這些對于建設數字化檔案管理還有一定的差距，主要原因還是基層單位的建設投入過少，沒有真正重視起來數字化檔案管理的建設，導致人力、物力、技術等方面的投入力度不能滿足實際需要。

二、檔案管理數字化建設的應用探索

（一）樹立先進的檔案管理理念

企業中檔案管理的工作人員一定要建立檔案管理數字化的理念，提高對檔案管理數字化建設的重視程度。管理工作人員的高度重視確保了檔案管理的有序開展，同時確保了數字化建設的質量和效率。因此，檔案管理的工作人員必須要建立科學、合理的管理體系。同時，企業領導應增加對于檔案管理各個方面的投入，一般情況下檔案管理的年限都較長，在長時間的存放過程中，檔案的存放環境很容易發生變化。比如：一些墻體受潮、蛀蟲等現象的發生都會影響檔案的存放和保存。只有盡可能地做到分工明確、責任到位、流程規范，培養管理人員先進的管理意識，加強對于檔案管理部門的資金投入，才能確保檔案管理數字化建設的順利進行[5]。

（二）完善檔案管理工作的基礎設施

檔案管理的數字化建設是在完善的基礎設施上進行的，也就是說基礎設施是檔案管理數字化的前提條件。其中，基礎設施主要涉及以下幾個方面：第一，如掃描儀，電腦等硬件設施，硬件設施的情況對數字化建設具有直接影響;第二，計算機網絡技術，該技術是一項可以將資料進行分類、錄入的系統。計算機網絡技術可以有效提升管理工作的質量和效率，還能促進各個部門之間的溝通與交流;第三，良好的檔案管理體系能夠避免信息的泄露，并能夠及時對檔案資料進行備份，防止出現檔案丟失或破壞而影響工作進展。

（三）健全檔案信息管理體系，提高數字化的整體水平

檔案管理看起來是一項比較簡單的工作，但是在實際的工作中對于一些涉密檔案的管理尤為重要。要解決當前管理方式效率低下問題，可以在當前基礎上對檔案的管理體系進行升級，將一些比較繁瑣不必要步驟去除，除此之外制定新型的管理、分類框架。通過對檔案存放的重新布局，來提升整體檔案管理的運行效率。為了進一步提升檔案管理工作的數字化程度，需要制定完善的檔案管理制度。科學、合理的檔案管理條例能夠幫助管理人員在整理和查閱檔案資料時更加的便利、高效，同時，還要嚴令禁止違反規定的行為發生，避免檔案資料的外泄[6]。此外，檔案管理部門還應聘請專業的計算機人員，為建設數字化檔案管理工作提供技術支持，從而建立更加完善、規范的檔案管理體系，還能節省檔案儲存的占用空間與經濟成本。

（四）全面提升檔案管理人員專業素養

數字化檔案管理對于專業知識和技術能力的要求較高，該工作的順利開展與進行離不開管理人員豐富的管理知識儲備和專業的計算機能力，知道怎樣將管理知識與計算機技術充分結合來促進數字化檔案管理的建設。因此，為了更好的開展基層檔案管理工作的數字化建設，相關部門領導需要重視人才的素質培養[7]。第一，基層單位在聘請檔案管理人員時，需要以工作經歷、計算機技術等作為重要的參考依據，以確保檔案管理隊伍的數字化水平。第二，基層單位還要定期對檔案管理人員進行管理知識和計算機技術的培訓和考核，必要時還可以實行獎罰制度。

三、結束語

科技的不斷進步加快了數字化建設的進程，企業檔案實現數字化管理是勢不可擋的。我們應該保持一種積極樂觀的態度去看待數字化應用給我們的生活和工作帶來的便利，企業需要提高檔案管理人員的專業素養，提升檔案管理數字化意識，制定規范化、科學化的檔案管理制度，不斷完善數字化檔案管理建設，確保檔案管理數字化建設的有序開展

參考文獻

[1]袁亞妮.積極實施檔案數字化促企業管理升級[J].現代企業文化，2020，（23）：41.

[2]李曉莉.探究信息數字化建設在企業檔案管理中的應用[J].財訊，2020，（1）：115.

[3]梁英波.數字化技術在檔案管理工作中的應用[J].百科論壇電子雜志，2020，（7）：469.

[4]陳惠芬.數字化下的企業檔案管理策略探究[J].大科技，2020，（8）：5-6.

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