企業檔案數字化建設管理與應用分析

李文婧

摘要：隨著信息數字化建設的不斷完善和發展，傳統的檔案管理已經逐漸被現代化的檔案管理方式慢慢替代，企業的一些基礎性的檔案建設也正在朝著數字化的方向轉型，各企業也在不斷建設和完善各自的數據庫，供其更好地進行檔案管理。企業檔案數字化建設的到來使得檔案由之前的封閉式管理轉變成更加開放，從而實現企業檔案信息資源合理配置并進行科學管理，真正使資料達到實時共享。

關鍵詞：檔案管理;數字化建設

企業的檔案管理工作具有高機密性、高專業性的特點，企業各級管理部門需要充分認識到檔案管理工作的必要性，對這項工作加強重視程度。管理部門在加強對于檔案管理工作應當及時分析和解決出現的問題，在各方面給予該項工作大力支持。企業的管理部門需要明白數字化建設管理工作對于檔案管理工作的重要性，有效規避最初檔案管理工作中出現的一系列問題，例如資料缺檔、檔案損壞、檔案管理混亂等，因此，管理部門應當用好先進的數字化技術。隨著經濟建設不斷進步，計算機的普遍出現使得原始的紙質版檔案管理工作變得更加便利，部分紙質版資料也已經逐漸被電子版所取代，企業檔案數字化建設的優勢也逐漸在開發和完善過程中顯露出來，企業應當大力發展檔案數字化建設。

1 企業檔案數字化建設的便利性

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。企業檔案數字化建設有以下幾點便利性。

1.1提高檔案管理工作的效率

企業可以充分發揮計算機技術為檔案管理工作帶來的便利，大大提高檔案管理工作的效率。目前部分企業在進行檔案管理工作時開發的功能單一簡單，對檔案管理的工作僅僅停留在檔案的錄入和文件存儲等，這樣會造成一定的資源浪費。企業如果能夠良好的利用數字化建設來進行檔案管理，就能夠使檔案數據達成更好地共享。

1.2 數字化管理方法大大解放人力

企業檔案數字化建設可以使檔案管理人員從繁瑣單一的整理工作中解脫出來，將人力投放到更加需要的領域，將時間和精力放在企業檔案的開發利用上，這樣不僅可以提高企業檔案管理工作的效率，更加提升了檔案管理工作的質量。好的檔案數字化建設可以使全社會達成資源共享，減少很多不必要的成本和精力。

1.3 數字化建設推動OA辦公更加自動化

OA 作為近現代信息數字化技術的辦公新方式，將傳統的辦公室辦公方法與高新技術相結合，將文書處理人員的擬寫、簽發、編號、錄入、發布等工作，高度簡化了文件處理到檔案管理的歸檔工作。使用OA工作系統辦公只需進行一次提交就可以多次使用。使用者登陸OA賬號，利用賬號權限進行在線操作，使用者可以根據工作流目錄進行相應操作，其最大的特點就是實現共享文檔和查詢檢索。當然OA系統的自動分類和編目功能也讓檔案檢索和共享更快捷和高效。

2 企業檔案數字化建設管理中存在的問題

2.1 企業檔案數字化進程緩慢

雖然檔案數字化建設在企業檔案管理工作中有了一定的利用，但由于傳統觀念未能夠及時轉變，有的企業還存在著對數字化建設重視程度不足的問題。有的企業雖然重視了檔案的數字化建設，但只是簡單將檔案進行數字化歸檔，并沒有做出系統的梳理，從而形成一個可以加以利用的數據庫。有的企業在建設過程中還處于初級階段，缺乏對于整個檔案管理的整體意識，這就使得企業的檔案數字化建設工作進程緩慢，如果想要加快進程，企業管理者就必須摒棄固有思想，在建設中起到良好的帶頭作用。

2.2 企業檔案數字化保密程度不足

企業的檔案具有高度的保密性，這些檔案往往是整個企業在發展過程中的機密，掌握著整個企業的命脈。隨著數字化技術的出現，這種網絡便利性對于企業而言逐漸變成了一把雙刃劍，在為企業帶來管理便利的同時加劇了文件機密的安全性。企業的檔案管理人員保密意識的不足往往會使得企業文件在無意之中泄露出去，同時，系統安全性的不足同時也會使得黑客入侵，竊取公司機密，從而造成不可挽回的結果。企業在檔案數字化建設過程中需要十分注意因為相關人員操作不當造成的檔案損壞、檔案泄露問題。企業管理者對于檔案數字化建設的安全問題應當十分重視，在加速建設過程中也要加以防范。

3 企業加強檔案數字化建設的思考

3.1 企業應強化現代化檔案管理意識

企業需要在檔案管理工作中積極轉變思想，不斷推動資料網絡化歸檔的工作。每一個企業都需要明白檔案的信息化建設是現代化企業發展過程中的一個必然趨勢。企業領導者應當起到帶頭作用，不斷向各部門普及好信息化歸檔的意識，使各部門了解到信息化檔案的重要性，同時可以配合好檔案部門的相關工作。各部門在日常工作中應當充分使用好自動化辦公文檔，和各部門協作辦公，這樣可以加強檔案管理工作的數字化建設。需要立卷部門的負責人需要按照企業統一規范標準將所在部門所需要歸檔的文件和資料備注好，并和相關負責人做好對接，最終通過數字化的辦公軟件統一傳輸到企業的檔案數據庫當中，這樣做可以大大減輕檔案管理部門的工作負擔，還提高了檔案管理工作的效率，減少了不必要的時間成本的支出。

3.2 不斷加強數字化檔案和實際日常檔案整體規劃和融合

企業檔案管理工作需要把對于工作人員日常相關工作考核納入到整體的檔案數字化建設工作中，這往往是企業在進行檔案數字化建設工作中比較容易忽略的一點。與此同時，企業的檔案數字化管理建設工作應當和信息網絡相區別，信息網絡的建立更多的是一種共享性，為了相關部門更好地完成工作服務，而檔案管理部門則需要在數字化建設過程中注意檔案的保密性，將可以公開的檔案和機密檔案加以區分，進行分別的管理。企業要做好檔案管理數字化建設必須要使建設團隊成為一個有機的整體，能夠對整個企業的檔案進行統一的區分，分層管理，規劃好數字化檔案和實際日常檔案相關工作。

3.3 不斷提升利用數字化檔案管理服務的理念

加強企業的檔案數字化建設管理工作是為了可以使這一技術更好地服務于企業乃至整個社會。企業要利用信息化的手段對檔案進行編研工作，利用計算機技術對于一些比較重要的檔案進行匯總和編研，在進行好匯總以后加以細致的目錄，這樣可以使企業檔案方便查詢，從而能夠更好地加以管理。在做好對于企業檔案數字化管理的基礎工作后，不斷創新企業檔案的進一步加工處理，將具有較高指導意義的文檔進行二次整理，把這些文檔著重保管好。做好企業檔案數字化建設工作不僅可以使需要用到資料的人方便查詢，還可以為查閱者提供全面的服務，延長檔案為工人人員的服務年限，從而使數字化檔案進行一個良性循環。數字化檔案的充分利用是企業做好檔案建設工作的一個重要反饋，企業也需要時刻秉持建設數字化檔案服務大眾的理念，使加強管理水平和提高服務效率做到同步提高，為自身企業乃至社會提供更好地服務。

結語

總之，檔案數字化是企業在新時代事業發展的重要方向，檔案數字化利用和信息管理標準化已勢在必行，企業必須加快檔案的現代化數字管理進程，逐步完善企業檔案的數字化建設。

參考文獻

[1]韓陽，賀瑜，管秀妍.企業檔案數字化建設探析[J].機電兵船檔案，2019（3）.

[2]于鵬.智慧城市建設中的數字化檔案管理[J].居業，2017（5）：146-147.

[3]黃華.數字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].中國管理信息化，2017（20）：162-163.

[4]孟慶楷.數字化技術在檔案管理的應用價值[J].農村實用科技信息，2018（5）.

（青島市即墨區城市開發投資有限公司?山東?青島?266200）