論檔案化管理：文件歸檔范圍的擴展

詹逸珂 蘇煥寧

摘? 要：文件歸檔在數字轉型背景下不能完全適應檔案工作社會化趨勢。文章分析社會記錄的多元特征與現有文件歸檔的局限，指出應以社會記錄為面向的檔案化管理來彌補傳統文件歸檔的不足。檔案化管理意味著歸檔范圍的擴大與歸檔概念的擴充，標志著檔案管理觸角的延伸與檔案管理職能社會化。它可提升檔案職業和檔案部門顯示度，激發社會主體業務效能，塑造多元包容的社會治理格局與價值取向。

關鍵詞：檔案化管理;文件歸檔;社會記錄

Abstract： Documents archiving cannot fully adapt to the socialization trend of archival work in digital transition. The article analyzes the diversification trait of societal records and limitations of documents archiving， and points out that it is necessary to facilitate documents archiving by records archiving. Records archiving signifies expansion of the scope and definition of archiving as well as represents the extension of archival management tentacles and the socialization of archival functions. Records archiving facilitates social visibility of archival professions and institutions， enhances potential business efficiency， and shapes inclusive governance pattern and social value orientation.

Keywords：? Records archiving; Documents archiving; Societal records

在推進數字轉型和社會治理現代化的新形勢下，盡管面向電子文件單軌制管理趨勢的文件歸檔已經逐漸成為業界共識，但其實踐仍存在歸檔對象以組織機構文件為主，歸檔工作的實施以“雙套制”為主，歸檔文件的保管方式以實體集中至后端檔案部門為主等問題。這使檔案資源的“入口”具有相當的局限性，難以適應社會記錄多元化發展的需要。以檔案化管理實現歸檔范圍的擴展是破局之道，代表著理念、視野和實踐范式的相應轉變，對文件歸檔的發展具有重要的導引作用。

1 文獻回顧

從1952年以來的一千余篇“電子文件”相關文獻來看，面向傳統歸檔和電子文件歸檔的研究已有較豐富的積累。在具體內容上，相關研究主要涉及三個方面。

一是對文件歸檔的界定與辨析。有學者指出，“存檔”和“歸檔”在具體含義上有一定區別，存檔是前端將檔案進行短暫保留和存放的行為，即文件辦理完畢后業務部門將其作為檔案暫時保存，并將存檔的檔案經過整理后定期向機構檔案室移交，由后者負責長期保存。[1]存檔是歸檔的必要前提，歸檔作為一個過程包含存檔，它是針對文件歸檔涉及的不同主體關系而言的。

二是對文件歸檔工作的組織及其制度、技術實現路徑的探討。針對歸檔過程中前端業務部門和后端檔案管理部門應如何做、兩者的權責定位如何明晰等問題，學界從完善相關制度標準和管理規范的角度進行了研究。其中，電子文件歸檔相關技術路線、框架和方案的設計成為學界的關注點，主要涉及電子簽章運用[2]、 “四性”檢測策略與工具選擇[3][4]、歸檔接口功能設置與預歸檔模塊部署[5]等。不同的技術模式對“單套制”和“雙套制”歸檔、物理歸檔和邏輯歸檔的實踐與選擇具有不同影響。

三是對文件歸檔范圍的研究。有學者對國家檔案局第8、第10號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》與《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》進行解讀，[6]對檔案保管期限表的編制及在執行中應注意的問題進行探討。[7]

部分學者對電子文件歸檔范圍給予充分關注，認為信息時代電子文件的歸檔不同于紙質文件，其范圍遠大于后者，[8]電子文件歸檔范圍的劃定應遵循標準一致、范圍適度放寬、期限適度延長、綜合進行價值鑒定、以我為主、銷而不毀等原則。[9]

以政務服務事項電子文件為例，其電子文件的歸檔范圍不具有普通文書類歸檔范圍的通用性，而要在歸檔平臺進行系統配置，根據事項內容逐一確定。[10]

此外，還有學者針對傳統村落建檔范圍、[11]高校教研檔案歸檔范圍、[12]城建項目工程檔案歸檔范圍、[13]政務微博等社交媒體信息歸檔范圍[14]等特殊類型檔案的歸檔范圍問題進行了研究。

現有研究從諸多維度針對文件歸檔進行了有益探索，其中多是從文件歸檔的概念內涵和工作流程的規范性出發，探討改善文件歸檔的具體策略，或從實踐角度對涉及文件歸檔的相關制度規范進行解讀和分析。

總的來看，現有研究未能脫離傳統認知下的歸檔概念，仍在不斷探索如何通過歸檔實現資源在檔案部門的集中并保障歸檔文件的真實完整。

針對傳統文件歸檔難以通過單一入口歸集多樣化的資源問題，趙躍等提出傳統歸檔模式向檔案化管理模式轉變的觀點。[15]事實上，傳統歸檔的局限性不僅體現于新型數據資源中，對這一問題的思考有待于從普遍性出發分析數字環境下傳統文件歸檔局限性的背景和體現方式，在靈活遵循歸檔本質意涵的基礎上，尋求突破創新，以更好維護檔案資源的真實完整性。

2 趨于多元的社會記錄與現有文件歸檔的局限

從資源保管的角度看，歸檔決定了機構所形成的記錄能否被視作檔案而被特別對待，在某種程度上也決定了哪些記錄具有權威性和歷史面貌反映性，而歸檔的決定性因素在于歸檔范圍的劃分。

在普通個體和社群產生原始記錄方式的多元化趨勢下，文件歸檔的局限性日益顯現。

從內容上看，傳統認知下的文件歸檔只限于組織機構并帶有一定官方色彩，但在現時條件下，社會記錄反映的主體和事由不再僅包含基于官方視角的事實偏向預設，而是形成涵蓋所有社會成員的“全景視角”;從保存方式上看，傳統認知下的文件歸檔賦予了組織機構妥善管理機構記錄的能力，使之成為社會主要檔案資源的管理主體，但云存儲、計算機網絡和數據庫技術的發展為記錄保存提供了更豐富、便捷和完備的手段，使各種社會組織及個體理論上均可承擔保存之責。[16]

基于此，現有的履行傳統歸檔程序并被集中保存的檔案對象遠不能覆蓋理論層面的“檔案”概念。在現行文件歸檔工作機制下，大量非官方背景的社會記錄未被納入檔案資源對象范疇，難以進入檔案管理的“資源池”，難以保證檔案的齊全完整性。

第一，從組織機構角度看，歸檔范圍的局限對檔案價值的發揮造成了一定影響。“大資源”與“小入口”的現實矛盾所導致的全面、完整性的缺失，歸檔文件難以很好發揮其在機構業務中的支撐作用。第二，從社會角度看，歸檔范圍的局限對社會記錄的全面完整呈現構成了客觀制約。如果反映社會現象、事物及相關趨勢的缺乏其他非官方視角記錄的“在場”，檔案資源的結構性缺陷將造成歷史呈現和認知的片面性。

對社會而言，人物、職能和事件全景聯系的展現離不開社會記錄的完整留存。文件歸檔的局限性囿于范圍的有限性，是“盡歸”問題難以解決的根源。這一問題的癥結在于人們對文件歸檔有著特定認知下的特定理解問題，即一般而言歸檔屬于組織機構的工作，并且歸檔后的資源應由檔案部門來進行集中統一管理。

對此，那些能多方面反映社會面貌的普通個體的、社群的、非官方與歷史等的記錄則不在歸檔的核心范圍之內，自然無法得到“檔案化”的“待遇”而被保管。

解決這一問題需要突破現有文件歸檔在范圍與認知上的相對固化與局限，以檔案化管理的方式更加多元、完整地保管社會記錄。

3 檔案化管理：理念意涵與核心訴求

“檔案化”源于法國哲學家德里達在講演《檔案熱病：弗洛伊德印象》中的闡述。[17]有學者對德里達的檔案化思想進行研究，認為德里達將人類所有信息交流現象視為檔案化的過程。[18]

結合檔案管理工作特點，“檔案化”在檔案學視閾下可被解釋為“確保并能夠證明文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性（可讀性、可理解性等），使文件有可能用作證據和作為檔案加以保存”以及相應的范圍界定原則與管理措施。[19][20][21][22]

在此基礎上，“檔案化”概念及其核心思想已在企業經營、文化遺產保護、網絡信息管理等領域得到推廣和使用，研究涉及面也日趨廣泛[23][24][25][26]。在數字轉型的背景下，有學者進一步提出“數據資源檔案化”的概念，即為確保數據資源完整、有效、可理解和可持續而給予其檔案化干預和管理的過程。它在傳統歸檔模式基礎上對文件連續體理論的應用體現在兩方面：一是對數據資源的“檔案化認同”，二是數據資源管理過程的“檔案化”轉型。[27]

在以資源為面向的實踐問題上，相關研究已取得一定進展，但檔案化管理作為新形勢下文件歸檔的一種優化發展，其核心訴求及其與歸檔的關聯仍有待深入研究和揭示。

本質來看，檔案化管理將以空間轉移為標志的文件歸檔概念擴展為以符合歸檔要求的檔案形成為標志，而不將文件或檔案所處的空間或階段作為劃分二者的標尺。[28]從事物根本屬性的角度看，歸檔不能左右檔案事物成為檔案這一過程本身，它只是賦予檔案某種“資格”或“名分”的“儀式”。實踐的發展要求我們跳出這種“儀式”的限制，透過現象看本質，實施廣泛和深層次的檔案化管理。具體而言，檔案化管理與傳統理解下的文件歸檔相比有兩方面重要轉變。

3.1 歸檔范圍擴大與歸檔概念擴充。1987年頒布、1996年和2016年修正的三版《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十條對文件歸檔的規定一脈相承，且內容較為簡略。[29][30][31]而2020年修訂頒布的《檔案法》第十三條則對文件歸檔范圍作出了詳細規定。[32]

通過研讀其中的內容可以看出，新《檔案法》在歸檔范圍上的明確與細化，凸顯了歸檔作為資源“入口”和源頭的重要地位，旨在消除“可歸可不歸”的灰色地帶，將理應歸檔的文件材料均明確納入歸檔范疇。這要求組織機構在《檔案法》的總體框架下，結合文件類型和自身實際擴大歸檔范圍、拓展檔案來源。尤其是將“反映歷史各時期”的活動記錄納入歸檔范圍的表述，直接突破了傳統認知下歸檔以現行文件為核心對象的局限，從法律上實現歸檔范圍從現行到非現行的擴充。

雖然之前有學者曾提出拓展歸檔范圍的相關建議，但主要是針對特定類型的前端文件而言的。[33][34]而今，新修訂的《檔案法》從法律適用層面為擴大歸檔范圍提供了針對性操作指南，如將歷史材料進行歸檔的做法予以明確，不僅是歸檔對象拓展的體現，也預示著“歸檔”本身將具備更豐富的實踐內涵。同時，歸檔范圍的擴大將隨之導致歸檔概念在實踐領域的合理擴充。

目前，電子文件歸檔的概念業已提出，元數據的捕獲、登記和著錄等也逐漸被納入歸檔范疇，但由于沒有改變對歸檔對象本質特征的認識和“集中于檔案部門管理”的傳統思維，非現行的歷史記錄材料并沒有被納入。

因此，重新界定歸檔概念，突破“集中”的概念局限和“集中統一管理”的能力瓶頸，實現以檔案化管理輔助歸檔，是解決包括歷史材料在內的各種原始記錄“應歸盡歸”問題的必然選擇。

3.2 檔案管理觸角延伸與職能社會化。社會記錄的內容、數量和分布情況復雜性決定了其很難由檔案部門僅憑一己之力妥善管理。因此，檔案化管理應當對應并實現檔案部門工作觸角和職能的變化。

檔案部門的觸角向醞釀、組織和執行形形色色業務活動的前端延伸，在前端進一步由“官方面向”的組織機構向“民間面向”的社群和個體延伸。

檔案部門基于整體觀與全程觀，從檔案管理的本質訴求出發，與前端社會記錄的形成和管理主體進行合作互動，針對記錄的產生和保存過程提供規范性建議，同時為自身創造更多收集和保管“體制外”檔案資源的機會。[35]這種新格局在構建“數字記憶”為導向的檔案治理實踐中正逐步得到體現。

檔案化管理最根本的是立足廣泛、全面的資源保存目標，拓寬記錄管理的社會參與渠道，明晰檔案社會化管理在大數據、網絡化場景中的實踐路徑。

檔案社會化管理的協同和共治內涵要求賦予組織機構、社群與個體必要的技術、規則和理念，增強記錄形成主體的自覺干預，使其深度參與對相關業務活動所形成記錄的管理活動。據此，記錄的產生和“再背景化”才能在多元交融的業務關系中進行，管理的歷時性界限趨于弱化，反映職能活動的原始記錄得以在充分受控的環境中得以形成和保存。

檔案社會化管理具有記錄主體的協同化和記錄內容呈現場景的多元化兩方面重要表現。

在記錄主體的協同化方面。泛在的社會業務活動依托技術工具打破時間和空間限制，使不同的記錄主體和對象在記錄形成、流轉和保存過程中所形成關聯的基礎上建立新的關聯，不同社會情境的交匯與融合得以在記錄的協同收集和參與式管理中實現。

在記錄內容呈現場景的多元化方面。記錄內容的呈現場景在官方的組織機構之外得以延伸，以民間個體和社群活動為中心的多元非官方場景成為社會記錄反映的顯性場景，實現“從幕后到前臺”，而官方場景的主導優勢有所弱化。

因此，檔案化管理是對檔案管理職能社會性本質的回歸，將記錄形成與管理嵌入宏觀的社會運行機制，可以促進檔案管理理念與方法在社會業務活動中的廣泛應用，為檔案管理職能在社會空間的彰顯與延展創造良好條件。[36]

4 檔案化管理實踐的現實旨歸

4.1 提升檔案職業和檔案部門顯示度。檔案化管理有利于檔案管理職能范圍的擴大和職業空間的拓展，使檔案部門主動開辟新的工作領地成為應有之義。

從實踐策略看，檔案部門只要自身條件允許便可積極參與、從事和引導社會記錄管理與保存實踐;[37]從影響和效果看，檔案部門廣泛尋求發展機遇，使檔案元素不斷擴展和普及，將檔案活動推移至顯性的公共空間中進行，增強檔案職業的生機與活力。

檔案化管理可以促進社群和個體的檔案意識，強化參與的積極性，使檔案工作成為所有社會主體感知、理解與親身實踐的活動，而檔案部門履行自身職能的相關背景、過程和結果也成為社會成員可以近距離審視的公共事務。[38]這將顯著提升檔案職業和檔案部門的社會認可度和顯示度。

4.2 激發社會主體潛在業務效能。對包含組織機構在內的各類社會主體而言，其工作效率的提升和職能效益的實現得益于信息共享障礙消減和信息利用壁壘的消除兩個信息價值實現維度。前者可促進內部職能結構的優化，實現基于特定愿景或目標的科學分工與責任協調;后者可確保業務參與方信息獲取的及時性、準確性，在保障共同利益和實現自身權益的同時，形成合理制約權力分配和運行的知識體系。

檔案化管理不再強調現有文件歸檔中以實體移交和接收為主要內容的制度約束，而是以有效的技術手段和管理策略加以取代。例如針對相關主體的信息利用訴求，檔案化管理要求在前端業務記錄的形成、流轉和保存中應用權限分級、數字水印和電子簽章等手段保證其真實性、完整性、安全性和可用性，不再過度依賴正式歸檔手續的履行和檔案部門實體保管的“背書”。

在這種情況下，供相關主體查閱利用的業務記錄在內容和形式上與后端檔案部門保存的檔案是一致的，二者均是完成固化的原始記錄。[39]同時與后者相比，前者沒有經過鑒定和篩選，其真實性和完整性更為徹底。

4.3 助推社會治理格局重塑。新時代，人們對參與社會事務、對完善治理體系和提升治理能力具有不斷強化的迫切要求，[40]這為社群和個體的參與檔案化管理的創造了有利條件。檔案部門應以此為契機，在共建共治共享的社會治理格局建設框架下，豐富檔案治理的實現渠道，擴大檔案工作覆蓋面，使前端各類社會主體既成為記錄管護策略的具體制定者和實施者，也成為涵養公共精神、培育歷史責任感與凝聚社會記錄協同管理共識的促進者，實現檔案事業的協同發展。

這些角色的彰顯有利于體現社會主體的積極性與創造性，促進檔案部門主導的“官方治理”和其他社會主體廣泛參與的“民間治理”的良性互動，以檔案治理的完善推動多元社會治理格局的形成。[41]

在這一背景下，檔案化管理有助于凸顯記錄內容的人民性，反映不同社群和個體的生活軌跡和思想情感，體現豐富多樣的敘事方式，展現整體、全面的歷史視野，從而孕育關懷社會、多元包容的價值取向，使之隨著社會治理實踐推進而深入人心。

*基金項目：本文系廣東省政務服務數據管理局委托項目“廣東省數字政府電子文件歸檔與電子檔案管理標準規范體系建設研究”的階段性成果。

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（作者單位：中山大學信息管理學院 來稿日期：2021-02-07）