數字記錄時代檔案信息化建設的思考

陳麗穎 李亞珂 朱富成 滕立 劉雙紅

摘? 要：針對檔案信息化建設的多主體，多因素等復雜特征，本文以系統論的視角探討了檔案信息化的建設目標，檔案信息化建設所涉及的要素及其功能、結構，以及整個系統的輸入輸出和外部環境適應性。在此基礎上，提出以能力建設為核心的檔案信息化建設思路。

關鍵詞：檔案信息化;數字記錄;系統論;檔案信息化建設

Abstract： Face on the complex characteristics of variety entities and factors， the paper constructed a model of information construction of Archives， analyzing its elements， structure， function， input/output and environment adaptation from system theory and proposed an ideal with a core of capacity to realize construction of Archives information.

Keywords： Information archives; Digital record; System theory; Information construction of archives

1 檔案信息化內涵分析

檔案信息化就是因應這種變革產生的概念，其內涵主要包括兩個方面，一是檔案的形態脫離實物載體，且檔案信息以數字化的形式存在，并通過網絡、計算機等數字設備進行傳遞、利用、加工和存儲;二是檔案管理信息化，這又包括兩個層面，第一個層面是針對信息化形式的檔案，通過不斷加深對其運動規律的認識，為檔案管理提供制度規則。第二個層面是利用信息技術對數字化和非數字化的檔案進行管理。其重點在數字化的檔案管理上。這是因為傳統的檔案絕大部分可以在信息化條件上轉化為數字化檔案，未來數字化檔案將是檔案的主要形式。[1]

2 系統實現框架分析

在系統論中，事物被視為由相互間具有一定聯系的要素組成，實現一定的功能。系統必須要與外界進行適當的物質、能量和信息交換，才能保證自己對所處環境的適應性。

基于此，本文的分析框架為：在厘清基本概念的基礎上，一是確定檔案信息化建設的目標;二是圍繞目標對檔案信息化建設進行系統劃分，分析其要素與結構;三是探討檔案信息化建設的輸入輸出與外部環境;四是檔案信息化建設的系統方法。

3 建設目標分析

其一，檔案價值實現目標。隨著數字檔案館的建設以及檔案信息資源共享服務平臺建設的推進，檔案信息的利用必然朝著跨區域、跨部門、綜合化發展，從而為充分實現檔案價值提供了有力保障。[2]

其二，管理模式優化目標。在數字記錄時代，檔案工作的各個環節都面臨著與以往不同的情形。如收集環節，數字記錄時代的檔案可以在很大程度上實現自動收集，做到生成即收集。這是傳統檔案工作無法實現的。這些變化表明原有的管理模式已無法對數字記錄時代的檔案進行有效地管理和利用，同時，數字記錄時代的檔案運動規律與傳統檔案大不相同。這種運動規律的變化對傳統的檔案管理模式提出了挑戰。

為此，檔案信息化建設另一個重要目標就是積極探索認識數字記錄時代檔案運動規律，構建相應的理論，針對數字記錄時代檔案的特征與運動規律構建與之相適應的管理模式與制度體系。

4 建設要素與結構分析

所謂系統要素，是指相互聯系的若干功能單元，它們即可以是單一的不可再分的，也可以是具有自身結構的子系統。依據其建設目標，本文把檔案信息化建設的要素分為建設主體、運行規則、基礎設施和檔案信息資源四個主要的要素。

4.1 建設主體

在檔案信息化建設中，建設主體是指檔案主管部門與檔案館。其中，檔案主管部門的職責主要是對檔案工作進行監督與指導，其中國家檔案主管部門還具有對“全國檔案事業的統籌規劃和組織協調，建立統一制度”的職責。檔案主管部門的職能是對檔案工作進行監督與指導，提供制度供給。新修訂《檔案法》第六章第四十二條明確規定了檔案信息化建設和信息安全保障是檔案主管部門監督指導的重要內容之一。第二章第八條則明確了國家檔案主管部門有權制定統一的檔案工作制度。這些制度是其他各級檔案主管部門在檔案信息化建設中進行監督與指導的依據。[3]

檔案信息化建設中，檔案館既是制度體系的供給者之一，也是檔案信息化基礎設施和檔案信息資源建設的主體，并負責提供信息化條件的檔案信息資源利用。新修訂《檔案法》第三章第十九條、第五章第三十九條和第四十條、第四章第二十八條以及第三十三條和第三十四條均從不同側面對此進行了明確規定。

4.2 運行規則、基礎設施和檔案信息資源

檔案信息化系統運行的規則是指在檔案信息化建設與管理、運行過程中遵循的制度體系，包括立法機關頒布的法律法規、檔案主管部門制定的規章、標準以及檔案館制訂的各項管理制度等。運行規則決定了檔案信息化建設中各要素間的聯系如何構建以及互動方式，是實現檔案信息化建設目標的制度保障。檔案信息化系統中的基礎設施是指支撐檔案信息化的網絡、硬件、軟件等。檔案信息資源是指檔案館接收或轉化的數字化檔案。

4.3 檔案信息化建設的要素結構

系統的要素結構是指要素間的有機聯系。正是存在著這種聯系，各個要素才能協同發揮作用，共同實現系統功能。

檔案主管部門負責制訂檔案信息化的規章、規范、標準等管理規范，并依據這些規范對檔案館進行監督和指導。檔案館根據檔案主管部門制訂的規范，完善自身的管理制度體系，同時依據制度體系進行檔案信息化建設工作。這兩個層面的制度共同構成了檔案信息化的制度體系。

同時，檔案館還需要向檔案主管部門報送必要的工作信息，供主管部門進行決策參考。基礎設施是檔案數字資源建設的基本保障，也是檔案主管部門進行管理的物質基礎。檔案數字資源是檔案館提供檔案服務的基礎。隨著技術的不斷進步，檔案數字資源的建設與管理、利用對基礎設施不斷提出新的要求，促使基礎設施不斷改進。[4]

5 輸入輸出與外部環境分析

系統的輸入輸出決定的系統的邊界。在檔案信息化建設中，首先是物質輸入，體現為政府預算中對檔案信息化建設的經費投入和政府相關部門給予檔案主管部門和管理部門的物質和人員投入;其次是信息輸入，主要包括國家的政策法規和機關、團體、企業事業單位依法歸檔形成的檔案;最后是能量輸入，主要是各類基礎設施與人員的能源消耗。

檔案信息化系統的輸出則主要是數字化形式檔案，輸出對象包括政府機關、社會公眾、相關研究人員等。檔案主管部門與各級各類檔案館，應切實保障檔案信息化建設的有效輸入。

對檔案信息化建設而言，其外部環境主要包括兩大部分，一是制度環境，主要是指國家及其他行政部門制訂的與檔案信息化相關的法律、法規、條例、規章、辦法等;二是技術環境，技術環境的變化，既會促進檔案信息化建設，也會給信息安全等領域帶來全新的問題，這些都是在檔案信息化建設中要加以重視的問題。

檔案主管部門在制度供給時，要考慮其他制度帶來的影響與制約，并據此對自身的制度供給及時做出調整。作為檔案主管部門與檔案館，要有效識別技術變化帶來的機遇與風險，通過有效制度供給對此加以利用或規避。

6 檔案信息化建設的系統方法

6.1 主體管理能力建設

管理能力建設，對檔案主管部門而言，既要發揮監督指導的職能，也要扮演檔案信息化制度體系的主要供給者，還要確保在檔案信息化建設中有穩定持續的輸入和從事大量協調工作以保證工作順利開展;對檔案館而言，既要強化信息技術應用能力建設，也要強化檔案管理制度體系建設。同時，兩類主體均需要強化人才隊伍建設，建設一支有較高理論素養，懂技術的人才隊伍是檔案信息化建設成功的基礎保障。

管理能力建設的另一個重要方面是構建融智型的機制與體制。所謂融智，是指充分利用社會智力資源來推進檔案信息化建設。在檔案信息化建設過程中可以與高校、科研院所、企業順暢對接，從理論認識、制度、方案制訂與實施各個層面充分利用其他主體的智力資源。這就要求檔案主管部門與檔案館在機制體制上具有相應的保障。

6.2 輸入輸出控制

一是政策輸入。新修訂《檔案法》明確規定檔案事業要納入國民經濟和社會發展規劃，檔案事業經費納入政府預算，檔案信息化建設要納入各級政府的信息化發展規劃。應做好規劃工作，為檔案信息化建設打下良好的物質基礎。

二是資源輸入。在加快傳統檔案載體的數字化轉換工作的同時，盡快依法完善電子檔案接收制度，如加快制訂《電子檔案管理辦法》等，為檔案信息資源建設奠定基礎。

資源輸入的另一個方面是檔案信息資源共享服務平臺建設。檔案信息化專網可以采用先局部后整體，分級建設，最后組網的原則，即以省級行政區域為主體統一建設標準，先省內建設聯網，再逐步實行全國聯網。

三是價值輸出。數字檔案館是信息化背景下檔案獲得有效利用的重要途徑之一。新修訂《檔案法》明確提出有條件的檔案館應當建設數字檔案館。檔案館應當根據自身保管的檔案信息資源情況，盡快把數字檔案館的建設列入建設目標，為檔案信息的利用提供便利。

*本文系國家檔案局科技項目“面向治理體系現代化和應急處置決策需求的檔案數據能力建設研究”（項目編號：2020-R-5）和鄭州航院研究生創新計劃基金項目“重大公共危機檔案數據資源價值計量與評估”（項目編號：2020CX15）的研究成果。

參考文獻：

[1]鄭川，朱天梅，朱伶杰，樂慶玲，李萍.檔案信息化人才需求視角下的課程與教學思考[J].檔案學通訊，2021（01）：110-112.

[2]朱丹酃，崔玉吉.基于依法治檔的航天企業檔案信息化管理探索[J].檔案管理，2021（02）：16-17.

[3]程春雨.積極順應信息技術發展趨勢 加快推進檔案信息化戰略轉型[J].中國檔案，2021（03）：40-41.

[4]劉永，龐宇飛，任妍.檔案信息化發展指數研究之構建方法[J].檔案管理，2020（06）：39-40.

（作者單位：陳麗穎，洛陽軌道交通集團有限責任公司;李亞珂，朱富成，滕立，劉雙紅 鄭州航空工業管理學院，河南省信息智能處理工程技術研究中心 來稿日期：2020-12-20）