對檔案工作生態因素的思考

文·徐瑋瑋

隨著“綠水青山就是金山銀山”理念的深入人心，對生態系統的重建與恢復已經成為當今社會的重要課題。檔案工作是實體檔案、數字檔案、人、社會和自然的交互，以及在交互中實現收集、管理、保護和利用的價值鏈條。只有尋求生態化的發展，檔案工作才能完全融入到人類社會發展之中。

一、檔案工作生態系統的概念

經過許多生態學專家的不斷研究完善，目前最為普遍的生態系統概念為“在一定時間和空間范圍內，生物與生物之間、生物與物理環境之間相互作用，通過物質循環、能量流動和信息傳遞，形成特定的營養結構和生物多樣性，這樣一個功能單位就被稱為生態系統”。它強調了生物與環境是不可分割的整體，強調了生態系統內部生物與非生物在功能上的統一。二十世紀末，檔案學界開始嘗試從生態學的角度探討和分析檔案事業的發展，力圖為檔案事業發展提供新的理論基礎與方法導圖，提出檔案工作作為一項較為獨立的社會工作，也是一個完整的生態系統，即檔案工作范圍內的人與其生存環境相互作用而形成的統一的復合體。

二、檔案工作的生態因素

檔案工作生態系統由主體因素（人）和客體因素（生存環境）兩大生態因素構成，各生態因素通過物質循環、信息流動和能量流動共同構成檔案工作生態系統。檔案工作主體因素與客體因素相互影響，相互促進，從而使檔案工作生態系統得以正常運行，實現檔案收集、保管和利用的最大社會價值。

（一）檔案工作的主體因素

檔案工作主體因素按承擔的功能和扮演的角色不同可分為檔案形成者、檔案管理者和檔案利用者。

1.檔案形成者，是指形成檔案的機關、企事業單位和社會組織以及個人。雖然檔案形成者可能不直接參與檔案的管理和運作，但他們直接影響整個檔案工作生態系統的建設，決定檔案工作生態系統中檔案信息資源的種類、數量和質量。

2.檔案管理者，是指所有檔案工作人員。他們在生態檔案工作中發揮著主導作用。一根據檔案工作情況，作出適當的反應和判斷，制定出適合檔案工作自身發展的政策策略和目標計劃。二通過科學管理，有效組織、充分挖掘和發揮各生態因素的功能，使檔案工作資源配置最優化，功能運行最合理。三從事檔案的日常管理。四為社會提供高效優質的檔案信息服務等。

3.檔案利用者，是指需要查閱利用檔案的個人和團體。他們的需求、素質、心理和利用行為等，都是影響檔案館功效和作用發揮的重要因素。

（二）檔案工作的客體因素

客體因素按邊界劃分，可分為內部環境因素和外部環境因素。

1.內部環境因素。內部環境因素是保證檔案工作正常運行的內部條件和內部氛圍的總和。主要包括檔案工作的運行機制、檔案信息資源、基礎設施建設、組織文化等生態因子。運行機制是指檔案工作運行過程中各構成要素之間相互聯系、相互制約及相互協調的運作方式。它決定了檔案工作的功效以及采取何種組織結構和運作方式組織檔案信息資源、提供信息服務。檔案信息資源主要包括紙質檔案、數字檔案、音像檔案、實物檔案等。基礎設施主要包括館庫建設、管控系統等軟硬件設備，基礎設施的好壞決定著檔案館的建設狀況和服務能力。組織文化是指檔案工作在其所處環境下長期形成并共同遵守的目標、價值標準、基本信念和行為規范等。

2.外部環境因素。外部環境因素是指為檔案工作發展帶來機會或造成威脅的主要力量。主要包括社會環境和自然環境兩大生態因子。

社會環境是指影響檔案工作發展的政治環境、經濟環境、法律環境、文化教育環境和科技環境等社會因子。其中，政治環境是指那些影響和制約檔案工作發展的政治因素，主要體現在政府行政管理和政策導向上，包括國家檔案事業管理體系、檔案事業發展戰略和國家信息化發展策略、信息法律規范的制定與實施等。經濟環境是指影響檔案工作發展的各種經濟因素。具體包括社會經濟發展水平、經濟結構、消費結構等經濟行為的變化，給檔案工作帶來的資金來源、供求狀況、管理設備和管理模式等。法律環境是指國家行政機關制定的法律法規、法令條文等，能夠從立法角度對檔案工作進行規定和約束。文化教育環境是指社會結構、文化傳統、生活方式、風俗習慣、教育水平、宗教信仰、民族特征、價值觀等因素的形成與變化對檔案工作的影響。科技環境是指新技術的開發，新設備、新材料的使用等，一定程度地影響檔案工作發展。

自然環境主要是指地理環境、氣候環境、生物環境等自然因素，它決定著檔案館室位置、檔案保存條件、檔案查閱利用條件等等。

三、對檔案工作生態發展的思考

（一）明確發展思路

建設現代化生態檔案工作必須積極切換管理思維，緊跟社會發展變化，在推動檔案管理發展過程中，將“綠色、節能、環保、科技、協調”等可持續發展理念融入到檔案管理的每一環節、過程之中，引導檔案館建設沿正確方向發展。

（二）革新體制機制

行之有效、符合生態本質的新的檔案工作體制機制，能夠持續有效地保證檔案工作轉型升級，為其走向生態化提供策略框架和科學指導。從服務社會與大眾的角度和實現一體化發展的格局來進行頂層設計和完善體制機制，降低行政色彩，打破區域限制，整合信息資源，降低運行成本，提升公共服務功能，同時積極引入服務評價反饋機制。

（三）加強人才培養

現代信息技術的發展為現代化生態檔案工作發展提供了新平臺，也對作為檔案工作主體因素的檔案工作人員提出了更高要求。一方面，需要加強對復合型人才的吸納。另一方面，需要探索一套培養骨干力量的方式方法，從管理理念到管理操作全面提升檔案管理工作者的綜合素質，以適應生態檔案工作新需求。

（四）擴大新技術的應用

現代科學技術是生態檔案工作的有力支撐，只有加強對新形勢下科學技術的研究和吸收，尤其是加強對網絡技術、數據庫技術、檔案信息挖掘技術、信息集成技術以及通信技術的跟蹤、引進與利用，才能保證檔案資源的廣泛征集、深度開發和最大限度滿足用戶的個性化、遠程化需求。