淺議人事檔案的歸檔管理模式

文·姜海燕

人事檔案是指單位在招聘、錄用工作中形成的符合歸檔要求的文件資料。它記錄著職工個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工資待遇、考核及獎懲等相關(guān)內(nèi)容，是歷史地全面地考察職工的重要依據(jù)。管理人事檔案需要檔案管理人員有高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，嚴(yán)格做好人事檔案的鑒別、整理、歸檔、保管工作，嚴(yán)格履行查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)，保證人事檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔準(zhǔn)確、保管安全、利用方便。

一、人事檔案的類別

（一）人事檔案按人員身份分類

一是干部檔案。包括國家統(tǒng)一招收并分配的大中專畢業(yè)生，黨政機(jī)關(guān)通過招考錄用選拔的公務(wù)員、選調(diào)生及事業(yè)單位公開招聘的事業(yè)編人員，部隊(duì)軍轉(zhuǎn)干部人員及其它符合干部身份的人員。

干部檔案可分為學(xué)生材料和干部材料兩種。其中學(xué)生檔案材料包括考生報(bào)考登記表、高校學(xué)生學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生登記表、授予學(xué)位材料、報(bào)到證副本、高中學(xué)習(xí)期間材料、入黨入團(tuán)材料、在校期間的各類獎勵材料。干部檔案材料除上述材料外，還應(yīng)包括勞動（聘用）合同、工資材料、職稱材料、考察材料、年度考核、工資晉升、入黨團(tuán)材料、各類表彰獎勵材料及其它相關(guān)材料。

檔案管理人員在接收此類人事檔案時(shí)，要逐一進(jìn)行審核，按要求進(jìn)行歸檔管理。檔案中有缺少的內(nèi)容要及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，需要本人提交或單位證明的材料要盡快進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。

二是工人檔案。工人身份目前指在機(jī)關(guān)事業(yè)、企業(yè)單位中從事工勤崗位的人員。一般通過人事部門辦理的招聘、吸收、接納等方式錄用。可分為兩大部分，一是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工勤人員、技術(shù)工人還有部隊(duì)復(fù)轉(zhuǎn)士官或通過其它方式錄用的人員；二是企業(yè)通過招聘等方式錄用的人員。現(xiàn)在企業(yè)中干部身份與工人身份在人事管理上逐漸弱化，在企業(yè)中基本是按照崗位來劃分。

工人檔案也是包括學(xué)生檔案和工人檔案，其中學(xué)生檔案與干部檔案中的一樣。工人檔案除上述材料外還包括勞動（聘用）合同、工資材料、職稱材料、考察材料、年度考核、工資晉升、加入黨團(tuán)材料、各類表彰獎勵材料等其它相關(guān)材料。檔案管理人員在接收此類檔案時(shí)，也要逐一審核，嚴(yán)格歸檔，認(rèn)真交接。

（二）人事檔案按內(nèi)容分類

一是履歷類。包括人事資料表、個人簡歷、體檢表以及學(xué)生時(shí)期和工作時(shí)期的變動等各類證明材料。這些材料是檔案的基礎(chǔ)材料，也是干部與工人、專業(yè)技術(shù)人員與工人的區(qū)分證據(jù)。

二是自傳材料。指由本人書寫敘述的，包括本人學(xué)習(xí)簡歷、工作經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系及政治思想、道德觀念的變化過程記錄。這類材料隨著時(shí)間的發(fā)展不斷進(jìn)行補(bǔ)充，可體現(xiàn)職工本人的思想動態(tài)和人生節(jié)點(diǎn)。

三是考任類。指對個人的考核鑒定、總結(jié)報(bào)告、干部考核和民主評議等綜合材料，還包括干部任免、職工調(diào)動的材料，以及先進(jìn)評選、內(nèi)部表揚(yáng)或者處分材料。此類檔案中的考核材料、民主評議、先進(jìn)評選等資料基本每年都有新材料補(bǔ)充歸檔。

四是學(xué)歷和評聘技術(shù)職務(wù)材料。包含個人報(bào)考高等學(xué)校的相關(guān)登記表、審查表等；大中院校畢業(yè)生的登記表、高校招生登記表、學(xué)生學(xué)習(xí)成績表、學(xué)歷、學(xué)位證明、學(xué)生派遣證、報(bào)到證及在校期間取得的各類發(fā)明創(chuàng)造、科研成果專利、著作或受到過的表彰、影響重大的論文等。這類材料涉及到職工見習(xí)期滿轉(zhuǎn)正定級、評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)等，在借用時(shí)要做好登記并及時(shí)督促返還。

五是勞資類。包括行政職務(wù)工資調(diào)整的各類材料，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表、晉升、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料，工資調(diào)整、工傷、福利、考勤資料、離職、勞動關(guān)系以及相關(guān)勞動合同及補(bǔ)充協(xié)議等。這類材料既是工資套改的依據(jù)，也是辦理退休工資的依據(jù)，平時(shí)要延續(xù)好工作程序，工資進(jìn)行套改或是變動后要將此類材料及時(shí)存入個人檔案中。

六是政審材料。招聘、提拔或是調(diào)入時(shí)要進(jìn)行相應(yīng)的政審工作，審查職工歷史情況，形成政審材料報(bào)告、審查結(jié)論、上級審核批復(fù)、職工本人對結(jié)論是否認(rèn)可等說明材料及相關(guān)證明材料。包括入學(xué)、入團(tuán)、入黨、參軍、出國等政審調(diào)查材料；更改姓名、民族、年齡、參加工作時(shí)間的組織審查材料及所依據(jù)的證明材料；個人的表彰獎勵及違法犯罪材料；家庭成員及主要社會關(guān)系政治歷史情況的證明材料。這些材料既反映職工本人的政治情況，又為其家庭成員政審提供依據(jù)。

（三）人事檔案按是否在職分類

一是在職人員檔案。指在單位工作，并由單位支付工資的各類未辦理退休手續(xù)的人員檔案。這類人員檔案按所在崗位部門進(jìn)行分類，便于查閱方便。

二是離退休人員檔案。指辦理退休手續(xù)后的人員，將其相關(guān)的退休材料進(jìn)行歸檔。

（四）人事檔案的其它分類

人事檔案可按姓氏筆畫分類，也可按地區(qū)、單位、晉升等級等分類。若是單位職工人少，沒有基層單位，可以按職務(wù)級別等分類。

人事檔案分類存檔是歸檔管理的重要環(huán)節(jié)。人事勞資部門的檔案人員必須以單位職工花名冊中員工編號進(jìn)行編號分類。單位或企業(yè)有基層部門的，以職工所在部門劃分再進(jìn)行細(xì)化分類、編號，各個部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標(biāo)記，且每10個檔案做一個小標(biāo)記，50個檔案做一個大標(biāo)記，以方便查找。

二、人事檔案的收集、歸檔、保管

人事檔案的收集。每個人從高中階段起就生成個人檔案，在就業(yè)之前都是學(xué)生檔案。就業(yè)之后，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)為人事檔案，辦理入職、招聘時(shí)要按程序要求進(jìn)行調(diào)檔、歸檔。

人事檔案工作應(yīng)建立統(tǒng)計(jì)、登記制度，及時(shí)建立檔案名冊。每半年檢查核對統(tǒng)計(jì)一次檔案，主要審核檔案號和檔案名冊編號是否一致。

對該歸檔的資料檔案管理員應(yīng)及時(shí)立卷歸檔。立卷歸檔時(shí)，要認(rèn)真鑒別材料，字跡要清楚，手續(xù)要完備，以保證檔案的真實(shí)性。一般情況下，職工檔案材料盡量使用A4紙，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水筆、復(fù)寫紙、熱敏紙等進(jìn)行書寫。對員工進(jìn)行考核、任用、獎懲等形成的資料，人事檔案管理員應(yīng)主動收集、及時(shí)登記，以保持檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

區(qū)分保存價(jià)值，是人事檔案立卷歸檔原則中很重要的內(nèi)容。人事檔案因內(nèi)容重要程度不同，所起的作用和保存價(jià)值也不同。筆者認(rèn)為，凡是能反映職工在工作中、年度內(nèi)基本歷史面貌的重要材料，例如個人獎懲、職務(wù)任免及年度考核、職稱評審，都應(yīng)及時(shí)存入到個人檔案中，并按要求區(qū)分其價(jià)值和作用。所以人事檔案管理人員要熟悉本單位工作性質(zhì)、職能、組織機(jī)構(gòu)、人事變動等相關(guān)工作，科學(xué)有效地分類歸檔，方便日后查找利用。

三、人事檔案的查閱規(guī)定

人事檔案除特殊情況下不外借外，一般情況下可以查閱利用，只是查閱時(shí)應(yīng)事先做好檔案查閱審批和登記手續(xù)。若是因工作調(diào)動、政審或法院查證等外來人員查閱檔案時(shí)，必須是兩位工作人員以上，出具單位查閱介紹信、查閱人身份證、填寫檔案借閱登記或借閱申請單方可進(jìn)行查閱，并不得復(fù)印拍照。查閱檔案時(shí)不得用筆圈劃、涂改，更不允許抽取、替換檔案。查閱者不得泄露檔案內(nèi)容。職工本人不得借用、查閱、經(jīng)手或傳遞本人的個人檔案。

人事檔案工作是一種特殊類型的檔案工作，應(yīng)對檔案管理員定期進(jìn)行培訓(xùn)，并敦促其積極參加檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平，堵住人事檔案工作中的各種漏洞。