公路工程竣工資料編制及檔案管理

諶蓉

摘 要：工程竣工資料是貫穿公路項目全程的重要途徑，是對工程規劃、工程施工以及工程全部流程加以記錄的一項工作。做好竣工資料編制和檔案管理，不但能夠準確掌握工程信息，還能夠為公路的日后運行與維護提供準確、詳細的數據信息。但如何做好工程竣工資料編制與檔案管理工作，成為了目前公路建設企業重點關注的話題?；诖耍疚闹饕槍饭こ炭⒐べY料編制與檔案管理展開研究，講述了現階段竣工資料編制中面臨的困境，并舉出了相應的編制方法和檔案管理方式，希望能夠為廣大從事工程建設的工作者提供一定參考。

關鍵詞：公路工程;竣工資料;資料編制;檔案管理

引言：

竣工資料是公路建設工程的重要組成部分，竣工資料由于公路工程項目覆蓋面積較大，所涉及的參建單位與人員數量居多，在這樣的背景下，對竣工資料的編制和檔案管理帶來了一定程度的影響。為此，公路工程管理人員應對竣工資料編制和管理工作提高關注，正確認知資料編制和管理的重要性，采用科學的管理手段，做好竣工資料編制歸檔工作，為公路工程提供可靠的數據信息，促進公路工程項目建設順利開展。

1、公路工程竣工資料編制概述及現階段面臨的困境

竣工資料指工程建設過程中產生的一系列信息記錄，能夠真實反饋出項目建設的客觀狀況和規律的信息，其表達方式主要通過文字、圖片以及視頻影像等。公路工程與其他建設項目有所不同，由于項目建設區域各不相同，工期較長，參與建設單位和人員較多，由此產生的工程資料也比較繁瑣、復雜[1]。為了避免各項資料信息出現混亂，應及時對資料進行梳理、收集與歸檔，幫助公路項目建設提供準確的資料信息，減少不必要的麻煩，為項目建成后的運營服務提供有效保障。為了更高效地完成該項工作，我國許多公路工程建設單位（業主）、勘察設計單位、承包單位以及監理單位均對項目施工資料編制工作提高了關注，將其納入工程建設管理體系之中，并結合實際施工情況制定了資料的編制與管理辦法，在企業內部創立了專業的資料管理部門，根據不同崗位配備了不同的專職管理人員。希望通過這種方式，推動項目資料收集、整理與工程建設腳步保持一致，做到“同步收集、同步整理、同步歸檔”，以此來實現工程竣工資料編制的工作目標。但通過實際調查后發現，在項目竣工驗收的過程中，竣工資料驗收的檔案管理成為重點難題，時常會出現一些為了應付竣工驗收而完成的項目，導致竣工資料不能滿足竣工驗收條件，最終不得不采取預留的方式進行檔案專項驗收。這樣的方式，不但降低了竣工資料的準確度，還會對公路施工質量帶來影響，甚至會因資料信息不夠準確，給建設單位和承包單位帶來一些不必要的麻煩和損失。

2、公路工程竣工資料編制及檔案管理的有效途徑

2.1完善竣工資料表格

表格是進行資料編制的基礎條件，相關管理人員應在資料編制前期準備完好表格，為竣工資料編制工作打好基礎。目前，我國各地區公路工程采用的資料編制表格大不相同，為了進一步保證竣工資料的準確性，應對現有的表格進行調整與完善，并保證表格齊全具有可操作性，能夠滿足竣工資料編制的特點與要求。

2.2加大人員崗位培訓

人員是開展一切工作的前提，對工作效率起到了決定性的作用，因此在編制工作實施前應對相關工作人員進行崗位培訓，以保證資料編制工作的進度和質量。培訓內容應圍繞施工工藝、施工流程與資料編制技巧，保證工作人員能夠詳細了解相關檔案工作的規章制度，并熟練掌握竣工資料編制與管理的流程，熟悉編制工作的程序和表格填寫要求。開展員工的培訓工作不能只是暫時性的，應長期堅持，不斷提升員工的專業技能與核心素養，促進竣工資料編制工作順利開展[2]。

2.3及時進行公路工程竣工資料收集與整理

在做好準備工作之后，應著手對公路工程的竣工資料進行編制。在編制的過程中，應對竣工資料進行梳理和分類，首先，針對于公路工程建設前期：施工圖設計文件批復、國土資源部門的征地批復文件、建設項目各合同段的施工單位和監理單位名單、合同內容以及價格情況等。其次，所有涉及到本項目的內容，如：原材料購買、設備購買或租賃資料以及用工費用等都應及時進行編制整理。再次：工程建設中所產生的施工全流程記錄、施工原材料的檢驗報告、生產批次和合格證、試驗報告及采樣記錄等。最后，竣工圖表?？⒐べY料圖應保持完整、清晰和整潔，在項目竣工時出現任何變動應及時進行修改，確保能夠真實反映竣工驗收時的真實情況。在工程結束并通過驗收后，應及時收集驗收記錄、驗收資料以及竣工驗收文件等相關信息記錄，并將其進行分類和整理。在全部整理編制后納入竣工資料檔案中。

2.4明確文件編制與分類要求

在竣工資料收集整理完畢后，應及時對資料文件進行歸檔，根據不同類型進行排序，將其按要求進行編目，裝訂成冊，以備后期查閱;項目施工圖紙若發生修改應及時更新，并根據標準要求和尺寸進行收歸檔、裝訂;對施工日志的整理應從內容抓起，重點檢查具體內容的完整性與準確性，及時補充缺失，在檢查無誤之后，裝訂成冊，將其歸納在竣工資料的檔案中。

對已經收集整理好的文件，根據相關制度標準和要求，做好文件資料的排序整理。

3、竣工資料檔案管理

在檔案管理過程中，一般會分為三個類別為前期檔案、施工過程檔案和后期檔案。前期檔案主要包含：工程施工前期的考察情況、施工方案以及開工資料;而施工過程檔案主要指施工過程之中出現的，既：施工設計圖紙、具體流程記錄、原材料使用記錄以及過程檢查記錄;最后一項也是最重要的，后期檔案則是以工程建設的交驗資料、結算資料等為主要內容。

首先，“合同檔案管理。”合同檔案就是公路項目開展前期制定的協議和文檔資料，可以通過建立臺賬的方式進行分類管理，在形成正式合同檔案時應做好篩選工作，同時應注意備份，再進入工程檔案[3]。

其次，“計價信息管理。”就是公路施工項目中所支出或收入的計價信息，對公路工程施工中所涉及到的月度計價、末次計價、資金申請和審批報告等相關資料，應在資金申請成功后及時歸入財務檔案，并做好原始憑證的保存記錄，在記錄中明確標注每筆款項的數量和去向，必須做到有賬可查，禁止出現賬目混亂的情況。

再次，“財務報表管理。”對于公路施工這項工作進行分析會涉及到的各項財務報表、款項清查表格等，根據不同類型、不同數量進行歸納整理，加強日常工作的成效，做好財務檔案的整理。與此同時，在不同類型的檔案整理完畢后，將合同檔案和財務信息和財務報表檔案進行統一備份，并遵從檔案整理相關準則，將其整理歸納為永久保存的公路工程檔案，實現統一化、系統化管理。

最后，“質檢資料管理。”質量檢驗資料是公路工程施工質量的完整體現，也是占竣工檔案數量的50%以上，依據交通運輸部或各省交通運輸廳相關填報和驗收要求進行公路工程各標段單位、分部、分項工程、工序資料的編制和交驗，完善相關交驗程序，保證質量管理的合理合規。簽認完善后按照相關的檔案整理準則，將其整理歸納為永久保存的公路工程檔案，便于查閱。

結束語

通過本文所講述，使得我們對工程竣工資料的編制和檔案管理工作有了更深入地了解。竣工資料編制和收納工作是一項較為系統性的內容，不但需要對施工全流程的信息進行集中收集管理，更要為日后的竣工驗收工作提供準確的信息。為此，應完善竣工資料表格，加大人員崗位培訓，根據不同文件的分類要求，做好公路工程竣工資料收集與整理;在檔案管理環節中，應加強合同管理、計價管理、財務信息與質量檢驗資料管理，將項目施工內所有信息進行整理和規范，在提高竣工驗收工作效率的同時，減輕各單位管理人員的工作壓力。

參考文獻：

[1]李江斌，侯智超.建設工程資料管理淺析[J].建筑，2020（18）：66-67.

[2]余群艷.淺析公路工程竣工資料的整理和編制[J].建材與裝飾，2020 （15）：272-273.

[3]王俐俐.試論對公路工程建設項目檔案管理工作的思考[J].蘭臺內外，2020（04）：31-32.

[4]陳慧.公路工程竣工資料整編存在的問題及對策分析[J].四川水泥，2019（03）：28.