高校檔案管理信息系統的設計與實現

郭瑞苗

（運城職業技術大學 山西省運城市 044000）

隨著信息技術的快速發展和進步，檔案作為重要的信息資源，在社會的各行各業發展過程中都占據了非常重要的地位和作用。未來使用信息技術優化檔案管理工作已經成為了主流的發展方向，而檔案信息數字化、網絡化也成為了信息技術在檔案管理方面的發展方式。對于高校來說，特別是教學類檔案、學生類檔案等，不僅承擔著為師生保管檔案的工作責任，同時對于學校的未來發展也非常重要。為了避免出現浪費人力、檔案損壞、檔案丟失等等情況的出現，未來需要將現有的檔案管理系統進行升級，使用信息技術進行管理，以起到更好的效果。

當下實際情況就是一部分單位的檔案管理工作依舊在使用手工的方式進行，從收集、整理、保管、統計、鑒定、開發幾個環節進行入手，而實際上業務流程也比較傳統化。在這樣的檔案管理工作當中，第一步就是檔案部門通過各種方式來向其他部門收集檔案。傳統手工檔案管理模式的收集工作僅僅是第一步，后續所有工作依舊需要人力來進行整理，而這種方式的弊端就是過于浪費人力，同時無法保證檔案的及時歸檔以及檔案的完整性。尤其是在信息化技術水平快速進步的今天，很多時候傳統檔案管理的弊端非常突出，一旦文件收集不及時，那么可能非常迅速就會出現遺失的情況。同時傳統手工檔案管理下的編目，還將會造成檔案工作人員出現大量的重復性勞動，比如說卷內目錄寫一遍、案卷題目寫一遍、分類目錄寫一遍、總目錄寫一遍、著錄條目寫一遍。可以說同一樣式的檔案特征，最少都需要書寫五遍左右。同時對于檔案的管理與利用也明顯存在問題，尤其是對于檔案的安全管控問題，經常出現檔案流失的情況。因此未來需要構建出一個更加符合當下技術情況的檔案管理系統，使用電子技術來對檔案進行歸結與整理，從而更好的提升檔案管理水平與檔案管理質量。

1 檔案管理系統的功能需求

傳統手工檔案管理方式很多時候有較大的問題，因此未來需要針對于高校檔案管理工作設計一套全新的自動化檔案管理系統，從而更好的整理檔案，讓檔案管理工作人員的工作效率實現進一步的提升與增長。在高校檔案工作開展的過程中，主要的工作方式就是通過了ASP.NET 結合Microsoft SQL Server 網絡數據庫編程技術，因此可以說主要的功能包括了電子文件真實性保障功能、館藏檔案數字化安全存儲功能、檔案信息檢索利用等功能。

1.1 電子文件真實性保障功能

這一功能主要的目的就是保證電子文件擁有一定的真實性與穩定性，具體的方式就是通過元數據捕獲來劃分存放位置，同時還可以根據元數據的封裝節點來進行整體封裝，將電子文件進行批量的轉換。在這里提出的電子文件批量轉換，也被稱之為批處理功能，能夠更好的優化檔案數字化過程，從而讓數字化檔案的利用更加方便與快捷。而檔案數據庫在建設的過程中，通過數據的批量導入導出、數據刪減、字符前綴后綴增加等等方式，各個節點之內的數據都可以實現整批處理。這種處理方式在很多時候增加了處理效率，成功避免了出錯的機會。可以說這種方式在檔案數據增加、交換、共享過程中將會起到非常重要的作用以及相關意義，甚至是事半功倍的效果。

1.2 館藏檔案數字化安全存儲功能

對于高校的檔案管理工作來說，最關鍵的一點就是保證檔案的整體安全，尤其是在檔案借閱或者查看之后怎么才能夠避免檔案在外流通，這是最關鍵的安全問題。使用數字化的版權保護技術，可以直接解決這一問題。數字化版權保護技術，簡單來說就是使用計算方法，對數字內容進行保護。這一技術在使用之后，數字檔案無法進行復制，同時也無法下載到本地，只能夠查看與閱讀。如果強行拷貝原文件，那么數字化版權保護技術將保證電子文件無法被篡改，無論是電子文件的內容、定價、出版社內容等等信息。而這一技術原理上來講就是使用按水印技術來對圖像文件進行加密控制，從而更好的保證圖像文件安全水平。

1.3 檔案管理系統的實現

在本文研究的過程中，對于檔案的利用屬于檔案管理數字化之后比較關鍵的一項技術和問題。傳統搜索方式很多時候無法滿足相應的需求，尤其是大多數用戶比較習慣了使用搜索引擎進行搜索，但是這種搜索方式無法得到更好的相關性控制。對于當下的現有新興技術，可以分析全體故事情節和信息進行控制，這兩者并不僅僅是上下文或者僅僅是關鍵字標記。這種方式能夠更好的利用概念匹配方式來保證信息依據擁有相似性，從而使用更合適的方式來進行排列，這能夠保證向用戶提供最相關的資料。

2 高校檔案管理系統的實現與建設

本文選擇的檔案管理系統使用了軟件工程原理、生命周期方法學等等技術，同時根據3NF 的關系模式來涉及了數據庫圖表，通過模塊化的方法來讓系統當中的各個功能模塊實現了層層分解。可以說這樣設計出的系統模塊化結構，能夠根據系統的實際變化情況來實現相關功能，從而更加詳細的對各個模塊進行定義。具體來說模塊的功能以及相關內容如下：

2.1 數據的存儲

對于檔案管理系統來說，可以使用集中管理存儲方式，所有的用戶都可以使用內部的局域網來進入相關數據中心。而站在業務流程的角度上來說，每個模塊之間既處于獨立的狀態，同時彼此之間又在不斷的交流。因此每個部門都可以根據檔案管理中的數據進行工作開展，同時根據檔案之間的更新情況動態更新數據庫，保證各個模塊之間的業務處于更好的流通情況，實現各個業務之間的數據資源共享。

2.2 數據的安全性實現

檔案信息管理系統數據安全很多時候體現在以下方面：首先是數據加密，這項技術是保證數據安全的主要方式，對于一些重要的數據進行加密，就能夠避免數據信息被非法用戶竊取。而根據這一系統的實際需求，還可以制作出符合這一系統數據庫的安全技術，比如說使用Windows 系統提供的隨機加密函數來設計加密算法，這樣就能夠讓用戶的數據更加安全。其次則是數據備份與恢復技術，這一技術在數據庫當中運行，就能夠對數據庫、數據表、數據結構進行備份，從而保證不會出現丟失。同時對于系統當中的相關數據進行定時備份非常重要，否則很可能會導致工作成果丟失。再次則是數據存儲安全性，一旦應用程序當中出現了任何失誤，數據庫都會出現未經同意的訪問，這一種攻擊方式很多時候被稱之為注入式攻擊，非常危險。在編寫代碼的過程中，需要注意盡量使用存儲過程，同時調用存儲過程之前需要注意對參數進行一定的限制，如果字符過長，那么很多時候都需要進行限制與控制。最后則是網絡層面的安全。在本文研究檔案管理系統當中，對于網絡安全方面的防范主要使用了防火墻技術、入侵檢測技術、協作式入侵檢測技術很多時候都能夠有效的防治黑客進行入侵，從而保證檔案整體安全性，尤其是對于一些重要的文章來說，這種保護方式非常重要也非常關鍵。

2.3 檔案管理檢索功能的實現

計算機檢索功能，很多時候就是針對于使用者的需求來在檔案材料當中迅速找到所需要的一部分。一般來說計算機檢索方式多種多樣，不同的檢索方式有著不同的功能形式。對于檢索方法優劣的衡量指標就是檢索速度以及檢索率精確度，因此需要分析檔案管理系統的檢索相關數據實際情況，本文在研究過程中主要分析了三種檢索方法：

（1）索引檢索，這種檢索方式的原理就是通過增加額外內存空間制作索引表，隨后檢索的過程中根據索引表來進行查找，最后快速找到相關內容。在數據庫語言中，這種方式具體來講就是根據關鍵字來進行文件檢索，因此也可以根據索引文件來進行尋找，目的就是對時間、分類號、主要責任者進行檢索，從而更好的保證檢索效率與檢索質量。

（2）分類檢索，這種檢索方式就是將所有的檔案號都存儲在計算機當中，檢索時只需要根據分類號進行搜索就能夠獲取相關內容。計算機會自動將被檢索的目錄號進行顯示。圖1 為檔案檢索模塊。

圖1：檔案檢索模塊

（3）主題檢索，如果使用人員不清楚檢索檔案的實際內容以及相關項目，僅僅知道檢索的內容，那么就可以使用主題檢索。主題檢索主要的目的就是根據檔案的主題詞來按照一定的順序形成一張主題詞表，輸入主題詞之后，就能夠通過檢索來得到相關或者相近的檔案條目。這種方式有著一定的缺點，主要的原因就是需要占據較多的存儲空間來建立主題詞表。圖2 為高校檔案管理過程中管理系統的基本構造。

圖2：檔案信息管理系統

2.4 設計相關工作模塊

教職工基本信息管理模塊包括教職工的基本信息、學習經歷、工作經歷、培訓經歷、職稱情況、職業資格情況、教科研情況、獲獎榮譽情況等，集中將教職工學習經歷、自身專業水平、教科研能力等，通過文字、圖片、視頻資料等記錄保存下來，結合現代化計算機技術，建立教職工管理信息庫。教學類檔案包括綜合類教學文件、實驗實訓室建設類檔案、課堂教學與教學實踐類檔案、教材檔案等，結合信息化教學手段的應用，將教學運行全過程的信息記錄保存下來，建立教學類檔案信息庫。學生類檔案主要是對學生的信息進行管理與控制，從而更好的記錄學生情況，這其中包括退學、休學、轉學、調班等記錄以及學生的獎懲與成績管理等模塊。借助現代信息技術，將教學生的動態變化和成長情況真實的記錄保存下來，建立學生管理信息庫。通過這種實時、動態的檔案管理，不僅可以促進檔案收集的完整性、時效性、準確性，同時也可有效提升教職工信息管理、學生信息管理、教學類檔案信息管理的科學性、規范性、先進性以及檔案資源的共享性和利用度，將教職工的發展情況、學生的成長情況、學校的教學運行及教學管理情況真實的呈現出來。且基于信息技術通過檔案建設者、管理者、瀏覽者各種角色權限的設置，也可有效確保檔案信息的安全性。

3 結束語

高校檔案管理系統管理功能方面的研究屬于近些年來的新課題，主要的目的就是通過對這方面的研究來更好的增長我國高校檔案管理水平。當下對于數字檔案內容的全文檢索，檔案數據的分析一直都在困擾著高校以及對應的檔案管理部分。未來需要針對于數字檔案管理功能構建和對于實現方式進行研究，這是數字檔案功能在未來發展的趨勢以及必然的成果。