新形勢下基層政府加強檔案管理的有效途徑

張 敏

方正縣天門鄉綜合便民服務中心 黑龍江 哈爾濱 150814

引言

在新經濟常態下,檔案工作日益得到重視,也在社會服務和促進基層經濟發展中發揮出了關鍵作用。政府部門是對公共事務進行處理的機關,肩負著檔案管理的重大責任。但因為受到各類現實因素的影響,在我國基層政府檔案管理方面仍有諸多尚未解決的問題,進而導致政府機關不能第一時間獲得準確的政府信息,因而在一定程度上妨礙了社會的進步和發展。

1 案管理工作中的難點

1.1 地方政府人事檔案管理方式落后 隨著我國信息技術的快速發展和廣泛利用,以信息技術為載體實現政府人事檔案管理電子化和信息化已經成為檔案管理的趨勢。但是,目前很多地方政府的人事檔案管理只是初步將人事檔案錄入電腦,而且大都以excel或者word為主,沒有專門開發人事檔案管理軟件,只是在查檔時可以運用人事檔案編號進行快速檢索,達不到人事檔案管理數字化的程度,這與當今信息社會的數字化要求不相適應。

1.2 信息化人才缺乏 數字政府背景下,對城建檔案管理人員綜合素質提出了較高要求。除了要具備基本檔案工作知識和能力外,還要有數字檔案管理和利用能力,以更好地適應數字政府發展需要。但實際情況是信息化檔案人才十分欠缺,導致城建檔案利用工作效率和質量偏低。

2 新時期加強基層檔案管理水平的對策

2.1 健全體制機制,完善設施配套 在開展檔案管理工作時,基層政府需要給予制度化建設以及規范化管理更多的關注,根據檔案工作的具體狀況,積極學習各類正確經驗,構建完善的規章制度,主要涉及檔案歸檔、統計、崗位職責、管理、保密以及運用等相關制度。同時,還需提高檔案工作中人力、物力、財力的投入,加強基礎設施建設,讓檔案管理工作向著標準化、系統化的方向發展,達到庫房、辦公室以及閱檔室之間的分離規范化布置。另外,基層政府還需采購鐵質檔案柜和“九防”設備(照相機、錄相機、放像機、風扇、密集架、投影儀、打印機、電視機)等,確保檔案管理工作持續、穩定發展。

2.2 加強大數據應用力度 首先,利用大數據技術加強城建檔案元數據管理,以保障數據信息真實性和有效性,針對存在的歷史數據也能準確快速進行清理,并按照檔案信息分層進行數據提取和組建利用庫。同時,還能夠對檔案利用動態目錄進行實時更新,使檢索和閱覽更加高效。其次,依托大數據、云計算等技術構建歷史案件信息橫向縱向關聯,可以使同一宗地、同一項目、同一地址等城建檔案信息相互保持融通,并為多維度數據挖掘和利用提供支撐。最后,在城建檔案利用專業服務上,可以引入掌上平臺、微信公眾號等模式開展服務,在實施流程上也可以依托現代先進技術對各類利用信息進行分類處理,并在確保檔案信息安全前提下,對辦理環節進行縮減,可以提高各類檔案利用率和綜合服務水平。

2.3 提升檔案管理人員素質 檔案管理人員作為直接從事檔案管理工作的主體和責任人,其個人素質和綜合能力的高低直接影響檔案管理工作的水平。人事檔案涉及個人及家庭信息與工作情況,屬于極其隱秘的個人隱私,因此人事檔案管理人員必須具備良好的職業道德和精湛的業務能力,以應對信息時代背景下人事檔案管理工作的各種挑戰。為此,地方政府及有關部門應經常對檔案管理人員進行培訓和考核,促進檔案管理人員不斷提升自己綜合素質,滿足信息時代人事檔案管理工作的新要求。人事檔案管理作為政府職能中的一項基本工作,不僅為干部人員的個人經歷與工作政績提供憑證,還為地方政府的人事管理工作夯實基礎。因此,面對人事檔案管理工作的復雜性,地方政府必須提升檔案工作意識,創新檔案管理方式,提升檔案人員素質,推動人事檔案管理工作向更高質量發展。

2.4 促進檔案數據服務網站建設 檔案數據服務網站是影響檔案數據價值實現的重要因素,是用戶獲取檔案數據的關鍵渠道,服務網站及其內容的完善與否決定了檔案數據的獲取量。政府數據開放背景下,檔案數據服務網站應更加完善,但是實踐中仍存在一些問題,如網站建設多處于初步階段,經濟相對落后地區甚至還未開始建設檔案數據開放平臺、網站訪問量有待提升等。因此,檔案部門應加強舉措,繼續關注已經有所發展的檔案數據服務網站,推動其向更完善更豐富的方向發展;加大對經濟相對落后和偏遠地區檔案數據服務網站的資金投入,從而盡快實現檔案數據服務平臺的互聯互通,為檔案數據價值實現提供更多契機。

結語

檔案數據作為社會公共資源,實現檔案數據價值、促進檔案數據價值最大化是適應政府數據開放的有效舉措。在數字化浪潮席卷社會的今天,檔案人不得不緊跟時代,及時向社會提供檔案數據服務,高效跟進政府、社會的改革與建設需求,重新將檔案數據管理、檔案數據服務、檔案數據價值實現等問題納入思考范疇。檔案數據價值是指檔案數據對于社會的積極意義和有用性,檔案數據價值的實現是一個動態過程,是人對檔案數據加以動作,使檔案數據“活起來”,從案牘上或者數據庫中的靜態數據變成信息甚至知識并為人所用的過程。