醫學社團的檔案管理問題及優化對策分析

河南省南陽市醫學會 河南 南陽 473062

目前來看，我國醫學科技社團組織有著較快的發展速度，目前中國科學技術協會管理的專科學社已經超過二十多個，這是根據《中國科學技術協會統計年鑒》，于二零一七年所出具的數據所了解的。對于學會來說，市級省級學會共有五十個，這一數據是由中華醫學會組織管理部所提供的。醫學社團在產生過程中，關于其檔案內容，不僅包括我國醫學科技發展的實際情況以及科學衛生事業的真實管理情況，同時也涉及到多個方面內容，包括法律政策、法律法規等。一些專家的學術思想和意見，被記錄下來，形成了原始記錄，這些都是我國十分寶貴的檔案資料。這些資料具備思想的權威性和學術的權威性，同時也能幫助我國在制定衛生行業法律法規時，提供更多的依據。目前來看，衛生部門在開展改革過程中，已經對其進行深入的研究，并且利用醫學社團，使得政府職能得到轉移，同時也能增加自身相關的工作項目。目前，檔案管理作為其中當中一個必不可少的子系統，如何在新形勢下，對于檔案管理工作所出現的問題進行正確的認識，成為人們當前必須解決的新問題。

一、醫學社團檔案管理所面對的問題

(一)工作人員綜合素質呈現參差不齊的情況。因為醫學有著較為寬泛的分類，無論醫學社團當中所涉及到的職能發生什么樣的變化，檔案管理當中所涉及到的職能都不會出現改變。作為醫學社團檔案管理人員，其工作態度、綜合素質等，也會對于檔案工作真實的管理水平造成影響，同時也影響著管理效率。在日常生活中，大部分檔案管理人員都不是本專業畢業的學生，而是選擇半路出家方式，未能接受系統的檔案專業學習和培訓，這就使得其在管理過程中，呈現出先天不足的情況。除此之外，因為缺乏健全的自律機制，難以提高檔案管理的綜合水平，所以就會使得檔案管理工作在發展時受到極大的影響。

(二)缺乏健全的檔案管理設施與相關機構。一是在進行檔案管理時，并不能為社會帶來更加直接的經濟效益或者收入，這就使得各個單位認為，檔案管理工作是單位工作的末梢，未能對其引起高度的重視，所以出現缺乏編制等情況。二是醫學社團職能發生極大的改變，但是作為管理者，仍保留陳舊的思想理念，這就難以拓展檔案管理工作。除此之外，作為檔案人員，其工作積極性難以被調動起來，最終為后期如何提高檔案服務質量埋下更多的隱患，同時也制約其發展。三是檔案管理設備缺乏良好的發展空間，未能對于檔案進行有效的管理，同時使得檔案在管理時面對更多的危機。四是存在制度老化情況，因為檔案管理制度有著較為久遠的年限，因此未能與當前醫學社團職能變化與發展處于一個緊密聯系的狀態，同時也呈現出滯后情況。比如檔案上存在不健全、不規范等問題，這就會歸結于檔案管理發生漏洞，比如被拖延歸檔時間，不按照相應制度完成歸檔工作，一些重要的檔案直接未能經允許，就被帶出本部門，這就會導致本單位在進行檔案管理時出現系統紊亂、管理分散等問題。所有的制度就如同虛設一般，這也是當前檔案管理工作必須解決的問題。

(三)存在較為淺薄的管理意識。一些醫學社團未能對檔案工作引起高度的重視，同時未能將其確定在良好的位置上，很多人認為檔案管理工作并不重要，這就會導致單位整體對于檔案工作缺乏較高的了解與認識。除此之外，一些檔案人員未能清楚地了解到檔案所具備的價值，以及檔案良好保存對于工作本單位日后工作所帶來的意義，這就使得檔案管理工作被不斷地淡化。在活動與工作中，因為人們存在較為淺薄的意識，這就導致一些重要事件、重要活動未能形成完整的記錄或者原始記錄，最終使得檔案從源頭上被丟失。

二、醫學社團檔案管理有效方法

(一)建立完善的管理制度。建立與完善檔案工作管理制度，成為當前一項必不可少的內容，同時也是能夠有效提高檔案工作質量的先決條件。因為管理制度與管理方法存在較高的可操作性，這就會對醫學社團檔案日后工作開展起到監督與指導作用，同時也能保證醫學社團在開展檔案管理工作中，更加有秩序。檔案管理被認為是一項重要的管理職能，所以必須加強從制度角度出發，加強建設。在建立與完善制度過程中，應當保證制定的內容更加細致化，以此可以杜絕與避免，因人為因素所帶來的檔案收集不完整，或者損毀等問題，這樣也能避免在歸檔過程中出現的盲目性，保證整個檔案管理工作從最開始的人治朝著制治方向不斷過渡。

(二)對于管理責任進行明確，確保檔案質量得到有效的提高。想要提高檔案管理整體工作質量，那么就需要工作人員轉變原有的工作態度，從制度角度入手，將制度作為保障。在這一過程中，需要從收集范圍、文件歸類、檔案整理方法、裝釘成冊、問題劃分、保管期限、確定合并文件、歸檔文件排列等入手，確保圖片格式和形式統一，并且將有效的標注內容加入其中，這樣才能保證檔案管理工作更加的規范化，保證檔案分類更加的清楚，在查找時更加便利，由此才能提高工作效率。在制定管理制度標準和管理方法過程中，應當將切實可行的制度作為原則，確保所有工作能夠落實到位，同時也需要保證檔案與檔案之間有著相應的關系，由此能夠準確且完整地反映出某一工作或者某一事物的實際情況，為管理工作和檔案管理相互銜接，提供必要的理論依據，同時也能確保檔案在管理工作當中，將科學管理方式貫穿其中，保證提高辦案管理工作質量。

(三)提高工作人員檔案管理意識。檔案意識作為人們對于檔案工作以及檔案所具備的認識程度和客觀反映，同時也是確保檔案工作更好發展賴以存在的基礎。作為想要成為一名優秀且上進的檔案工作管理者，如果自身未能對于檔案進行充分的認識，或者出現知識匱乏的情況，那么就會導致在收集重要檔案過程中缺乏完整性，或者難以具備良好的質量，這就會使得整個檔案工作面臨著難以挽回的損失，而這一損失必然會為本單位帶來極大的打擊，所以要求檔案人員必須具備較高的檔案意識。作為新時代管理人員，要對檔案進行良好的管理，同時也需要承擔起指導員、宣傳員等主要責任，保證檔案事業發展更加順利。

(四)對于突發事件檔案進行完整的收集。突發公共事件檔案主要指的是社會在應對、預防、妥善處理各種對公共安全造成危害，且具有保存價值的檔案，在這時利用不同形式或者載體的歷史記錄，同時也是人們與各種災害進行斗爭的真實寫照。從客觀角度來看，突發公共事件檔案作為一項具有獨立性的門類，它自身所存在的特殊性，包括收集、形成、管理等，都與傳統的科技檔案、文書檔案有著極大的不同，這主要表現在下述幾個方面：一是因突發事件的發展，而受到時間和空間變化所帶來的影響，所以能夠收集到較少的檔案資料。二是在突發事件發展的初期階段，相關職能部門因為受到外界因素所帶來的干擾，所以難以保證記錄處于同步的狀態，這就會導致檔案當中一些關鍵的資料出現丟失或者空擋的情況。三是檔案在留存過程中，存在較高的機緣性，所以只有對于檔案收集范圍進行擴大，保證檔案管理人員從中篩選出有價值的文件資料，才能保證將損失控制在一個最小化的狀態。在收集突發公共事件檔案過程中，作為檔案管理者，必須保證親力親為的思想，并且主動承擔起相應的責任，檔案管理人員需要將眼光投向更長遠的地方，對于任何直接或者間接與檔案工作相關的事時，做好關注工作，樹立完善的服務理念。在檔案工作當中，服務作為其本質屬性，同時也是檔案工作永恒不變的主題，在檔案工作中占據著不可撼動的地位。所以落實好服務工作，也是檔案部門未來努力的方向。如何對于檔案工作的服務內容和服務機制進行創新，如何能夠不斷提高醫學社團當中的各種社會現象，確保醫學社團當中的檔案，對于傳承與發展醫學文化有著不可中不可替代的作用。這些都需要新時代檔案管理人員在日常管理工作中通過提供完善的檔案，由此實現檔案自身的價值。所以在提供檔案過程中，需要將為利用者提供服務作為宗旨，這樣才能產生更多的社會效益和經濟效益。檔案作為醫學社團當中寶貴的財富，它的出現也直接影響到醫學社團的發展與生存情況，作為新時代檔案管理人員，需要將提供與利用檔案放在工作的優先位置，對于本社團檔案服務需求進行深入的了解，并且考慮到利用者的相關需求。在利用者和檔案管理者之間主動架起橋梁與紐帶，提高管理者的綜合素質，在開展檔案管理工作中，作為檔案管理人員，需要不斷的學習新理念、新思想、新知識，由此可以更好地適應社會發展所呈現出的多元化情況。

結束語

綜上所述，在開展檔案管理工作時，我們能夠發現醫學社團檔案管理工作直接與醫學社團發展有著密不可分的聯系，所以作為檔案管理人員，需要主動突破原有的工作模式和工作理念，將新方法、新途徑、新思路加入其中，有效解決社會發展中所出現的各項問題，并且避免檔案工作發展受到影響。在國家各項方針政策和檔案的指導之下，將創新精神加入其中，保證檔案管理能力和管理水平得到充分的提高。