事業單位檔案管理創新與改革探討

興國縣人力資源和社會保障局 江西 贛州 342400

前言

事業單位檔案管理創新與改革在當今時代背景下具有重要價值和意義，檔案數據可以為事業單位決策提供依據，也方便事業單位追溯管理。當前，事業單位檔案管理信息化建設，進一步推動了檔案數據共享和統一建設，方便了事業單位工作人員隨時查閱需要的檔案信息。隨著社會經濟的發展，不斷推進事業單位檔案管理創新，能夠更好地發揮檔案管理的作用，提升事業單位工作和管理效率。

一、事業單位檔案管理現狀

(一)重視程度待加強。事業單位對于檔案管理的重視程度有待加強，除了專門的檔案管理部門之外，其他部門對于檔案管理工作都缺乏足夠的重視。檔案管理流程嚴謹，需要多個部門之間的協同，尤其是在檔案信息收集環節，更是需要事業單位內各個部門精準上報相關信息。事業單位檔案管理流程是：產生(點收)-分類(立案)-編目-整理(立卷、微縮儲存、電子儲存)-保管(入庫、保存與維護、庫房管理、機密檔案)-清理(清查、鑒定、銷毀、移轉)-應用(目錄匯送、檢調、應用)。

由于事業單位其他部門對檔案管理工作不重視，檔案數據信息在點收過程中質量相對較差，存在諸多紕漏，數據精準度低，需要檔案管理部門多次點收和審核，這嚴重降低了檔案管理工作效率。不僅如此，精準度低的檔案數據一旦進入檔案管理系統，也會對事業單位后續工作造成誤導，甚至導致嚴重的工作失誤。除了數據準確度的問題，檔案信息上報也存在一定的滯后性，部分事業單位部門會存在突擊整理檔案的現象，這不僅會影響檔案的準確性，還會拖慢檔案管理工作，導致整個檔案管理系統出現不規范的問題。

(二)人員素質待提升。傳統檔案管理都是對紙質檔案進行分類整理，工作人員也習慣了這種工作方式。但是當前大部分事業單位檔案管理部門都推行信息化改革，開始出現紙質檔案管理與數字檔案管理并行的模式。原來的檔案管理人員受慣性思維影響以及年齡限制等，無法靈活掌握數字檔案管理模式，難以勝任當前的工作。人員素質不足的問題阻礙了事業單位檔案管理工作效率和工作質量的提升，也阻礙了檔案管理的改革與創新。

(三)管理技術待提高。事業單位檔案管理中盡管引入了信息化管理技術，大數據技術和云計算等技術也在其中發揮了相應的作用。但是由于檔案管理技術與事業單位運行機制和實際需求的契合度不足，導致數字化信息化機制的運行不足，管理技術有待加強，需要立足事業單位檔案管理的特點進行改革創新，不能照搬套用模板。

(四)政策執行有待加強。隨著社會經濟的進步，國家層面對事業單位檔案管理的重視度明顯提升，也下發了相應的政策規定，要求推進數字檔案管理發展和創新。但是實際情況是政策執行力度不足，部分事業單位受限于當地條件和工作人員素質，還是我行我素，習慣用傳統管理方式來點收和整理檔案。除此之外，政策規定每1000份檔案需要配1名專職檔案管理人員，但是受限于基層事業單位檔案管理人員緊缺的現實，往往是1名專職檔案管理人員負責上萬份的檔案管理，甚至是上萬份的檔案由兼職檔案管理人員負責管理。由此可見，加強檔案管理政策的執行和落實，是全面推進事業單位檔案管理創新與改革的關鍵。

二、事業單位檔案管理創新與改革對策

(一)強化管理意識改革。事業單位檔案管理創新與改革，首先需要強化管理意識改革。檔案管理意識不足會嚴重阻礙事業單位檔案管理工作的開展，所以需要從管理意識改革入手。首先，通過在集體會議上強調檔案管理的重要性和必要性，提升事業單位各部門對于檔案管理的重視程度，讓其認識到檔案管理工作對于本部門工作的幫助和促進作用，提升事業單位各部門開展檔案管理的主動意識。其次，通過微信公眾號、微博等渠道，加大事業單位檔案管理宣傳力度，借助視頻以及圖文等形式宣傳檔案管理的作用，讓事業單位內部工作人員更為全面地了解檔案管理內容和作用，提升其對事業檔案管理創新改革的支持度。再次，集思廣益，事業單位可以推出相應的激勵機制，激勵事業單位各部門的工作人員結合自己的實際工作經驗，對事業單位檔案管理的改革創新提出相應的建議，建議被采納就可以獲取一筆獎金。這樣能夠更好地提升事業單位各部門工作人員對于檔案管理的重視，也能夠讓其將檔案管理與自己的工作更好地聯系在一起，還能夠為檔案管理改革創新提供想法和創意。最后，強化事業單位檔案管理工作人員的管理意識改革，作為一線工作人員，其是最需要重視檔案管理的一部分人員，只有愛崗敬業才能夠在工作崗位上實現自己的人生價值。因此，可以通過集中培訓的方式，加強對事業單位檔案管理人員的培訓和教育，讓其逐漸摒棄傳統思維和慣性思維，接受檔案管理信息化建設和數字化變革。在更為先進和具有創新性的管理意識支持下，事業單位檔案管理工作也會獲得新的突破。

(二)進行管理方法創新。當前，事業單位檔案管理普遍采用紙質檔案管理與數字檔案管理并行的模式，要想促進檔案管理創新與改革，還要進行管理方法的創新。推進檔案管理信息化建設，全面革新管理方法，增加數字檔案管理比重，是順應時代發展的必然要求。鑒于當前事業單位檔案管理人員信息化操作能力不足的情況，事業單位可以在公開招聘環節設置相應的信息技術崗位，招聘高素質的信息技術人才參與到檔案管理當中來，為其信息化建設提供人才支持。與此同時，針對當前檔案管理人員的情況，還需要進行系統化的培訓，引導其掌握數字檔案管理技術，讓其能夠熟練操作信息系統點收和調取檔案信息。

基于檔案管理人員信息化操作能力的提升以及檔案管理人才隊伍素質的提升，還需要加強檔案管理系統建設。通過完善檔案數據庫建設，推進檔案點收、整理以及調取等工作的信息化和自動化，這樣不僅能夠大大提升檔案點收效率，還能夠提升數據整理效率和數據的精準度，對于提升事業單位檔案管理質量具有重要意義。

(三)加強檔案管理制度改革。加強檔案管理制度改革，強調政事分開，成立獨立的檔案管理部門，這也是事業單位檔案管理創新改革的重要對策。之前，檔案管理作為事業單位中其他部門的附屬崗位，由工作人員兼職管理檔案，管理效率和質量都相對較低，甚至還會出現推諉扯皮的現象，不利于事業單位的高效管理。在改革創新過程中，不僅需要成立專門的檔案管理部門，還需要配備足額的檔案管理專職人員，建立自上而下的檔案管理體系。在體系建設之下，推進事業單位檔案管理的規范化和專業化，不斷增強事業單位檔案管理力量。只有保持足夠的獨立性和專業性，檔案數據信息才具有足夠的真實性和可信度，也才能夠為事業單位決策提供可靠的參考。

(四)加強政策執行監督力度。加強政策執行監督力度，保障國家或者政府有關政策落到實處，不然事業單位檔案管理改革創新就會淪為“形式主義”或者“一陣風”。事業單位檔案管理改革創新需要在國家或者政府政策指導下，結合單位實際情況進行調整。為了保證改革創新的有效性，切實改變事業單位檔案管理形同虛設、數據信息參考價值低等問題，還需要設立專門的監督部門，協同外部監督做好檔案管理改革創新工作的落實監督。事業單位內部工作人員都有監督舉報的權利，一旦發現檔案管理工作中出現“懶政”或者消極怠工、用假數據應付檢查等情況，事業單位內部工作人員都可以向監督部門舉報。這樣一來，也能夠在事業單位內部建立起監督檔案管理改革創新的氛圍，督促其執行政府的相關政策。只有這樣，才能夠切實改善事業單位檔案管理情況，才能夠推進其標準化建設，繼而提升檔案管理質量。

結語

綜上所述，事業單位檔案管理長期以來不受重視，突擊點收等更是成為常事。但是隨著我國社會經濟發展，檔案數據信息對于事業單位決策具有重要參考作用，檔案管理質量直接關系到數據信息的準確性和真實性，因此需要推進事業單位檔案管理改革創新，革除其中存在的弊病，讓其為事業單位建設和發展服務。管理意識改革、管理方法創新、管理制度改革、政策執行監督力度的加強等都是事業單位檔案管理創新與改革的對策，也能夠全面提升事業單位內部對檔案管理的重視度。數字檔案管理以及檔案管理的信息化建設是其未來發展方向，需要培養和吸納大量人才為其提供支持。只有這樣，才能夠實現事業單位檔案管理的創新與改革。