新形勢下自然資源檔案管理存在的問題與解決措施

平度市自然資源局 山東 青島 266700

自然資源局在日常工作中會產生大量珍貴的資料與影像記錄，這些就是自然資源檔案主要形式。如何管理與利用好這些自然資源檔案是當前自然資源局的一項主要任務。為此，本文就新形勢下自然資源檔案管理存在的不足與改進對策進行探討。

一、當前自然資源檔案管理面臨的不足

(一)缺乏足夠的重視度。自然資源局屬于重要的政府職能部門，應在充分發揮自身職能作用的基礎上向社會提供高效、優質、便捷的檔案服務。從實際來看，仍有部分自然資源局對檔案管理較為輕視，未配備檔案專職人員，也缺少完善的硬件設施，檔案管理制度較為滯后，檔案歸檔范圍、相關流程不夠完善，制度執行度不夠。

(二)檔案管理質量有待提升。部分自然資源局對檔案管理工作多以人工管理為主，檔案信息化建設較為滯后，還未建立起系統、專業的檔案管理信息系統[1]。有的自然資源局雖然已引入了檔案管理信息系統，但檔案管理隊伍結構老化，對信息技術的掌握不足，加之缺少系統的培訓機制，檔案人員的專業素養特別是信息化素養得不到有效提升，制約了檔案管理質量的提高。

(三)檔案管理制度有待健全。一些自然資源管理局所沿用的檔案管理制度仍是多年前制定的，跟不上時代發展的需要，存在不少制度上的漏洞。自然資源檔案信息的安全性與保密性是重點工作，必須通過健全的管理制度來防范相關風險[2]。

二、新形勢下提高自然資源檔案管理質量的對策

(一)完善相關軟硬件設施，加快信息化進程。自然資源局領導要充分認識到檔案管理的價值，消除對這項工作的偏見，將其擺在單位重要工作的位置上。同時，給予更多的人力、物力支持，安排專門的檔案庫房，配備相關軟硬件設施，包括空調、除濕機、智能密集架等設備，做好防火、防潮、防蟲鼠等工作，避免檔案受損。為順應信息時代的發展需要，加快檔案管理信息化建設，改變傳統的人工管理方式。不僅能提高檔案管理效率，也便于信息查詢。可在單位門戶網站的基礎上設立自然資源數字檔案館，實現檔案管理信息化與檔案服務網格化。要充分借助大數據、云計算、5G等信息技術，發揮“互聯網+”平臺作用，進一步提高檔案管理效率，為檔案管理插上信息化翅膀，爭取“讓數據多跑腿，讓群眾少跑腿”，真正實現檔案管理的現代化[3]。

(二)完善檔案管理制度。根據國家檔案法等規定，制定自然資源檔案管理制度。為優化檔案機制，實現檔案的細節化管理，自然資源局可采用多層類目設計檔案標題，劃分為三級，然后進一步劃分三級下面的類目。通過學習借鑒國內外先進的檔案管理理念，自然資源局要從自身實際出發，對檔案收集、整理、歸檔、移交、編制、利用等工作分別作出相應的管理細則，優化相應的操作流程，并嚴格加以落實[4]。其中，重點要抓好的工作如下：第一，抓好檔案資料的收集管理。這項工作具有長期性、艱巨性的特點，需要耗費很多時間與精力，還需要其他國土系統部門的配合。由于很多國土單位對檔案管理的重視度不夠，為此，自然資源局應投入更多的人力、物力，健全檔案收集與歸檔制度，切實做好檔案收集工作。要嚴格把好檔案收集關，設置嚴格的“門檻”，確保收集的檔案是高質量、有價值的。第二，對關鍵檔案要實行備份保存制度，建議采用異地備份保存方法，避免檔案損毀。異地備份保存重要檔案資料可以有效避免各種自然、人為因素導致的檔案損毀，也有助于應對網絡時代的信息安全挑戰，防范網絡攻擊、操作失誤導致的數據失真與丟失。第三，檔案管理部門安排專人實時跟蹤與監管，確保制度得到嚴格落實，使檔案管理更加規范化。

(三)加強檔案隊伍整體素質建設，提高檔案管理水平。自然資源局應高度重視人才培養工作。首先，從高校、社會挑選出一些專業、優秀的檔案管理人才與信息技術人才，將其放到檔案管理隊伍中，優化現有的檔案管理隊伍結構。其次，根據自身實際確定檔案管理隊伍的培訓方案，采用形式多樣、貼近檔案工作實際的方式開展教育培訓工作，確保培訓成效。同時，要豐富教育培訓內容，不僅要對檔案專業知識、自然資源知識、信息技術等進行培訓，提高檔案人員的專業素養，更要注重職業道德教育與法治教育，增強檔案人員的職業道德與保密意識，自覺遵守法律法規，不做違規違法的事情。最后，建立健全獎懲措施與工作考核制度，定期開展業務考核工作，科學全面評估檔案管理人員的工作表現。

(四)加強檔案資料的保密管理。自然資源檔案中有不少涉密業務檔案，不僅數量龐大，而且載體形態多樣，使用頻次較多[5]。為此，必須抓好這類檔案的保密管理，要嚴格根據國家相關保密法律做好涉密檔案的保管工作，防范泄密事件出現，切實維護國家的信息安全。檔案管理員要增強保密意識，在日常工作中不違規翻閱這些涉密檔案，也不隨意泄露這些資料。一方面，自然資源局要利用業務培訓的機會，向檔案人員灌輸保密意識，通過正反面案例開展警示教育，并安排講師講解《檔案保密法》、《國土資源檔案管理保密制度》等法律法規，切實提高檔案人員的保密意識與法治意識，自覺做到不借閱抄襲、不泄露、不損壞檔案資源，嚴格按規章制度辦事。

總之，自然資源管理局應結合自身實際，盡快完善自然資源檔案管理制度，給予更多的支持與投入，實現自然資源檔案管理質量的穩步提升。