事業單位檔案管理信息化建設措施研究

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前言

我國事業單位檔案管理應以信息化建設為基礎，將傳統的紙質檔案轉變為數字化檔案，建立符合當前發展趨勢的檔案管理模式，即電子檔案管理，其不僅可以將信息準確、快捷、有效的進行傳播，還可以提高檔案信息的覆蓋率。因此，在當前環境下，事業單位檔案管理需要利用信息化建設進行創新，解決當前存在的問題，體現信息化建設的價值。

一、事業單位檔案管理信息化建設概述

(一)檔案的種類。事業單位檔案管理信息化建設有著十分重要的作用，從檔案的種類進行劃分可以將其分為資料信息檔案以及資料規劃檔案，具體如下。

(1)資料信息檔案：數字化檔案與普通檔案存在差異，信息檔案主要是記錄研究和報告，多為資料后期的研究內容。數字化檔案是深入了解相關工作的關鍵部分，也是相關工作相關內容研究的重要內容。

(2)資料規劃檔案：檔案可以理解為相關工作發展的“動向”，是相關工作在展建設期間的全過程記錄，其中包括了相關工作出現的問題、活動、相關建設等，且信息化檔案中會記錄影像及圖片資料等[1]。

(二)檔案的特點。我國目前對事業單位信息化檔案建設的具體內容仍然存在爭議，但目的都是希望對資料進行完善，使其能夠有效應用在發展建設中。事業單位檔案不只是記錄和表現資料相關的內容文字，會詳細記錄相關工作的各項內容，并將此類內容進行儲存，主要是通過管理反映當前單位及社會的全部情況，使得檔案具有時間價值及應用價值。事業單位檔案管理信息化建設可以使內容更加詳細，包括了文字、圖片、視頻等多種形式的記錄，對于事業單位的發展建設有著重要意義。

二、事業單位檔案管理信息化建設的現狀

(一)檔案管理工作負荷較大。當前隨著部分事業單位規模的不斷擴大，相關工作變遷等現象頻繁發生，增加了檔案管理工作的負荷，使管理過程中的工作量隨之增加，為管理人員帶來了巨大的工作壓力，如想精確查找檔案會消耗大量的時間，而簡單的信息錄入并沒有充分發揮數字化技術的作用，其原因是由于實際建設中缺乏信息化建設，無法實現電子材料的轉換。由此可以看出，檔案管理信息化建設有著不可替代的作用，其不僅可以將資源檔案保存下來，且可以對此類資料有效利用。

(二)檔案管理制度未能完善。由于近些年事業單位檔案管理逐漸向著電子版方向發展，雖然為整理記錄帶來了許多便利，但是數字化載體的應用依舊需要人力物力的消耗，并且后期需要進行實時的維護和更新。就目前情況來看，仍然有許多事業單位的檔案管理制度不夠完善，且錄入工作較為繁瑣，降低了管理人員的工作積極性。除此之外，部分事業單位未對電子檔案管理加強未重視，導致相關檔案管理制度無法進一步落實[2]。

(三)檔案管理人員素質問題。部分檔案管理工作人員存在素質上的問題，將自身的工作緊緊定義為檔案錄入與檔案保管，缺乏對檔案管理工作的深刻認知，無法掌握現代化管理方法，使檔案管理技術相對匱乏，這樣的問題不利于檔案管理的改革與發展。在新形勢下的檔案管理數字化創新中，必須要以相應的軟件設備與硬件設備作為支撐，避免檔案管理因此受到影響，進而使檔案管理確切落實。

三、事業單位檔案管理信息化建設措施

(一)檔案管理體系建設。事業單位要想真正做好檔案管理工作，必須建立一套完善的管理體系，在電子檔案管理中調整相關制度，使制度更加科學、合理，同時應從制度上確保工程電子檔案管理的規范性，實現信息化檔案資源的共享。在此基礎上，應利用這一套標準體系使管理體系的優勢充分發揮，使檔案管理標準化執行，以此約束工程管理人員的自身行為，以電子檔案管理標準體系提高工作效率，調動管理人員的積極性，保證檔案管理能發揮出實際作用[3]。

(二)完善檔案管理制度。在當前信息環境下，信息化檔案管理工作必須規范化，以真實性、安全性、完整性為基本原則，從而提高管理效率，具體如以下幾點。

(1)需要從制度方面著手，對事業單位資料電子檔案原始記錄進行管理，建立指導性管理部門，對檔案管理主體進行明確，保障文檔傳輸的安全性。(2)從技術方面著手建立事業單位檔案管理規章制度，例如結合實際情況來構建出完善的數字化管理體系，各機構進行協調管理，使檔案數字化管理標準化。(3)在電子檔案管理過程中需要定期進行安全性檢查，借助現代化手段將管理細則進一步完善，電子檔案需要進行保密設置，防止檔案數據被惡意竊取或丟失。在此基礎上需要構建責任風險體制，滿足事業單位發展建設的環境需求。

(三)提高管理人員意識。在當前事業單位檔案管理工作中，通過培訓要求向官人牢固樹立責任意識，貫徹落實創新、協調、綠色、開放的發展理念，以改革將被動管理理念徹底轉變，要求管理人員能夠主動對各部分工作情況進行了解和分析，提高自身素質。同時，需要引進高素質人才，要求人才熟練掌握現代檔案管理技術，分析檔案中的多項內容，不斷挖掘檔案價值，嚴格管理資源的查詢和借閱，提高檔案管理改革的效果。除此之外，人員培訓需要滲透思想教育，要求檔案管理人員接受新的理論新的技術，加大自身知識儲備量，進而推動事業單位的創新發展。

結束語

隨著我國經濟的不斷發展，各類現代化信息技術日益成熟，因此需要將此類技術應用在事業單位信息化檔案管理建設中。在此基礎上，檔案管理必須做到與時俱進，要求檔案管理部門人員以及相關執行人員共同參與，轉變傳統的管理理念，完善當前數字化建設過程中的不足，推動事業單位實現可持續發展。