事業(yè)單位檔案管理信息化建設措施研究

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前言

我國事業(yè)單位檔案管理應以信息化建設為基礎，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字化檔案，建立符合當前發(fā)展趨勢的檔案管理模式，即電子檔案管理，其不僅可以將信息準確、快捷、有效的進行傳播，還可以提高檔案信息的覆蓋率。因此，在當前環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理需要利用信息化建設進行創(chuàng)新，解決當前存在的問題，體現(xiàn)信息化建設的價值。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設概述

(一)檔案的種類。事業(yè)單位檔案管理信息化建設有著十分重要的作用，從檔案的種類進行劃分可以將其分為資料信息檔案以及資料規(guī)劃檔案，具體如下。

(1)資料信息檔案：數(shù)字化檔案與普通檔案存在差異，信息檔案主要是記錄研究和報告，多為資料后期的研究內容。數(shù)字化檔案是深入了解相關工作的關鍵部分，也是相關工作相關內容研究的重要內容。

(2)資料規(guī)劃檔案：檔案可以理解為相關工作發(fā)展的“動向”，是相關工作在展建設期間的全過程記錄，其中包括了相關工作出現(xiàn)的問題、活動、相關建設等，且信息化檔案中會記錄影像及圖片資料等[1]。

(二)檔案的特點。我國目前對事業(yè)單位信息化檔案建設的具體內容仍然存在爭議，但目的都是希望對資料進行完善，使其能夠有效應用在發(fā)展建設中。事業(yè)單位檔案不只是記錄和表現(xiàn)資料相關的內容文字，會詳細記錄相關工作的各項內容，并將此類內容進行儲存，主要是通過管理反映當前單位及社會的全部情況，使得檔案具有時間價值及應用價值。事業(yè)單位檔案管理信息化建設可以使內容更加詳細，包括了文字、圖片、視頻等多種形式的記錄，對于事業(yè)單位的發(fā)展建設有著重要意義。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

(一)檔案管理工作負荷較大。當前隨著部分事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴大，相關工作變遷等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，增加了檔案管理工作的負荷，使管理過程中的工作量隨之增加，為管理人員帶來了巨大的工作壓力，如想精確查找檔案會消耗大量的時間，而簡單的信息錄入并沒有充分發(fā)揮數(shù)字化技術的作用，其原因是由于實際建設中缺乏信息化建設，無法實現(xiàn)電子材料的轉換。由此可以看出，檔案管理信息化建設有著不可替代的作用，其不僅可以將資源檔案保存下來，且可以對此類資料有效利用。

(二)檔案管理制度未能完善。由于近些年事業(yè)單位檔案管理逐漸向著電子版方向發(fā)展，雖然為整理記錄帶來了許多便利，但是數(shù)字化載體的應用依舊需要人力物力的消耗，并且后期需要進行實時的維護和更新。就目前情況來看，仍然有許多事業(yè)單位的檔案管理制度不夠完善，且錄入工作較為繁瑣，降低了管理人員的工作積極性。除此之外，部分事業(yè)單位未對電子檔案管理加強未重視，導致相關檔案管理制度無法進一步落實[2]。

(三)檔案管理人員素質問題。部分檔案管理工作人員存在素質上的問題，將自身的工作緊緊定義為檔案錄入與檔案保管，缺乏對檔案管理工作的深刻認知，無法掌握現(xiàn)代化管理方法，使檔案管理技術相對匱乏，這樣的問題不利于檔案管理的改革與發(fā)展。在新形勢下的檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新中，必須要以相應的軟件設備與硬件設備作為支撐，避免檔案管理因此受到影響，進而使檔案管理確切落實。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設措施

(一)檔案管理體系建設。事業(yè)單位要想真正做好檔案管理工作，必須建立一套完善的管理體系，在電子檔案管理中調整相關制度，使制度更加科學、合理，同時應從制度上確保工程電子檔案管理的規(guī)范性，實現(xiàn)信息化檔案資源的共享。在此基礎上，應利用這一套標準體系使管理體系的優(yōu)勢充分發(fā)揮，使檔案管理標準化執(zhí)行，以此約束工程管理人員的自身行為，以電子檔案管理標準體系提高工作效率，調動管理人員的積極性，保證檔案管理能發(fā)揮出實際作用[3]。

(二)完善檔案管理制度。在當前信息環(huán)境下，信息化檔案管理工作必須規(guī)范化，以真實性、安全性、完整性為基本原則，從而提高管理效率，具體如以下幾點。

(1)需要從制度方面著手，對事業(yè)單位資料電子檔案原始記錄進行管理，建立指導性管理部門，對檔案管理主體進行明確，保障文檔傳輸?shù)陌踩浴?2)從技術方面著手建立事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度，例如結合實際情況來構建出完善的數(shù)字化管理體系，各機構進行協(xié)調管理，使檔案數(shù)字化管理標準化。(3)在電子檔案管理過程中需要定期進行安全性檢查，借助現(xiàn)代化手段將管理細則進一步完善，電子檔案需要進行保密設置，防止檔案數(shù)據被惡意竊取或丟失。在此基礎上需要構建責任風險體制，滿足事業(yè)單位發(fā)展建設的環(huán)境需求。

(三)提高管理人員意識。在當前事業(yè)單位檔案管理工作中，通過培訓要求向官人牢固樹立責任意識，貫徹落實創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放的發(fā)展理念，以改革將被動管理理念徹底轉變，要求管理人員能夠主動對各部分工作情況進行了解和分析，提高自身素質。同時，需要引進高素質人才，要求人才熟練掌握現(xiàn)代檔案管理技術，分析檔案中的多項內容，不斷挖掘檔案價值，嚴格管理資源的查詢和借閱，提高檔案管理改革的效果。除此之外，人員培訓需要滲透思想教育，要求檔案管理人員接受新的理論新的技術，加大自身知識儲備量，進而推動事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。

結束語

隨著我國經濟的不斷發(fā)展，各類現(xiàn)代化信息技術日益成熟，因此需要將此類技術應用在事業(yè)單位信息化檔案管理建設中。在此基礎上，檔案管理必須做到與時俱進，要求檔案管理部門人員以及相關執(zhí)行人員共同參與，轉變傳統(tǒng)的管理理念，完善當前數(shù)字化建設過程中的不足，推動事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。