疾控科教檔案信息化的實踐及管理

黑龍江省疾病預防控制中心 黑龍江 哈爾濱 150030

結合疾病預防控制的職能定位，以貼近工作實際、日常滿足應用為目標，大力發展檔案管理信息化建設。通過投入人力、物力和財力，不斷推進疾控信息化建設的發展，自主研發并引進再造業務應用軟件，滿足日益發展的疾控檔案管理需求[1]。本文通過分析中心疾控科教檔案發展的現狀，對實現科教檔案信息化的實踐及管理創新進行探索并提出相應的改進策略。

1 科教檔案的現狀、分類及特征

科教管理主要承擔科研課題、科研成果的申報及管理、重點學科建設、學術活動開展、繼續教育學分管理和實習生教學管理等工作?？平虣n案分類主要以科研課題、成果、各年度發表論文和繼續教育培訓等重要材料為主，通過整理、收納、分類直至存檔?？平虣n案管理一直運用傳統管理的方法，除了科教檔案整理與保存外并沒有其他功能，至今已難以滿足公共衛生專業技術人員對檔案資源的應用需求。要真正發揮科教檔案資源，除了業務人員要應用新的檔案管理辦法，還需要從科教檔案管理信息化著手。

2 科教檔案信息化管理的實踐及探索

2.1 對課題的管理 傳統的課題管理采用紙質檔案管理，僅對課題材料進行分類、編目和登記后便移交中心檔案房，這種管理方式的科研成果無法為更多的人服務和受 益。通過檔案信息化管理，我單位檔案管理從課題立項申報、中期檢查項目執行報表到結題驗收所有的課題研究全部過程性材料，都會保存在檔案管理系統中，優秀的成果資源得到了最大程度的共享、傳承[2]。

2.2 對論文、學分的管理 為使業務科室、重點學科之間形成良好的學術氛圍，中心每季度都會對專業技術人員發表的論文、繼續教育學分進行量化梳理及核對。全年專業技術人員發表的紙質版論文和繼續醫學教育培訓班培訓結束后形成的完整紙質檔案，將根據檔案管理系統中設置的不同類別進行有計劃、有針對性地錄入、掃描和上傳PDF電子檔案，使檔案信息管理系統平臺中科教檔案詳盡完備。

2.3 對業務人員技術檔案的管理 常規的科教檔案除了論文、課題、獎項和繼續教育，還有本單位專業技術人員外出進修、培訓、學歷教育及職稱聘任等個人資料，簡稱個人技術檔案。

目前中心在編人員的個人技術檔案存放在中心人力資源部，共170多件全卷宗，之前采用統計軟件Epidata建立起一個技術檔案庫，基本滿足單位日常需求，每位專業技術人員都擁有了一個“電子微信息”。但是Epidata數據庫需要有衛生統計學背景的人員進行定期更新維護，并且無法掌握其圖片信息，因此在檔案管理系統中增設衛生專業技術人員的個人技術檔案管理端口“電子富信息”?？平虣n案管理員可以利用掃描儀將專業技術人員的個人年度考核表、學歷學位證書、職稱證書和各類進修培訓證明、專利及獲獎證書、論文期刊等常用個人檔案資料制定成PDF格式的圖片文件，形成電子檔案，上傳到檔案管理系統中，充分加大了檔案信息的開發利用度。

2.4 對公共衛生重點學科的管理 以學科建設為抓手，積極開展科研創新與人才培養。為進一步筑牢現代 化疾控中心建設“軟實力”，科教部門年初要求各重點學科明確職責、落實計劃，系統集中主動采集各模塊數據，每半年度定期檢查、掌握進度，并通過“電子富信息”鏈接到各所屬學科，對學科執行進度形成相關分析報告?！半娮痈恍畔ⅰ惫芾砟Ｊ綄⒊浞謱崿F信息資源共享，不僅對單位重點學科、人才培養、專業技術人員申報課題、獎項、職稱提供了便利，而且將技術檔案與人事檔案同步編碼、同步管理，形成了對人才的全方位“云服務”。

3 科教檔案的檢索及利用

檔案檢索是檔案管理的重要業務之一，可提升檔案管理工作水平，形成科學化、規范化管理，對檔案信息進行充分的開發利用，是開發檔案信息資源的必要條件，也是保證檔案利用工作順利進行的基本手段。編制科教檔案檢索需要計劃性和科學性、全面性和準確性、多用性和及時性、統一性和兼容性[3]。當前大多數的檔案都是由檔案工作者在進行歸檔之后，編排目錄與標引[4]，由于檔案工作者對檔案的熟悉程度低于檔案形成者，導致檔案工作者工作壓力增加且編排效率低下。中心通過在檔案形成部門中設置檔案管理員的方式，由部門檔案管理員對形成的檔案文件根據目錄類別進行整理、上傳，不但極大地提高了檔案管理效率，還提高了檔案分類的準確性，對于提高檔案的綜合利用效率幫助很大。

4 進一步完善科教檔案的具體措施

4.1 嚴把科教歸檔關 保障信息化軟件安全科教檔案不同于其他檔案，其原始資料來源于各個業務部門，因此檢查材料歸檔時要仔細檢查。科教檔案管理員對紙質檔案進行集中審鑒，以確保紙質檔案與相應電子信息的一致性。當歸檔材料產生變化，也要及時做好電子檔案與紙質檔案的更改補充工作。從檔案材料安全的角度來說，整個檔案管理系統根據不同身份的使用者，設定了密級界定來確保檔案的安全保密工作。檔案管理軟件自身的安全設置、訪問權限和密碼設置等功能模塊需要隨時調整，為檔案的安全保密工作形成一道堅強屏障。

4.2 健全檔案管理制度，提升管理水平 健全科教檔案建設管理規章制度，加強對科教檔案完善的良好氛圍。隨著科學信息的不斷發展，科教檔案在檔案管理中將得到越來越廣泛的開發和認可，也會對醫療事業的發展起到關鍵作用?？平坦ぷ魅藛T必須樹立完整、正確的歸檔意識及服務意識，進一步提升科教檔案的管理規范化。

4.3 提高檔案管理人才素質，加強人才隊伍建設 抓好檔案管理的現代化人才隊伍建設是做好信息化檔案工作的關鍵。建立多渠道、多層次、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度，逐步提高檔案管理人員工作素質和能力。建設高素質的檔案梯隊是奠定檔案事業的重要環節，加大培養大量既懂檔案業務、科教業務又熟知公共衛生專業知識的復合型人才。