淺談如何做好文書檔案管理工作

梁 敬

肇慶市殘疾人康復中心 廣東 肇慶526000

前言

文書檔案為我國各項事業發展發揮了查考備用的重要作用,做好文書檔案的管理,我們務必要增強檔案意識,加強領導重視,科學管理文書檔案,加強制度建設,規范檔案管理,加強檔案工作者的在職教育,提高文書檔案管理水平,加強對文書檔案的收集力度,這樣才能更好地為實際工作提供指導和信息服務。

隨著各項事業的加快發展,大量相關的政策性、實質性的文件也隨之增加,做好文書檔案管理工作非常必要和重要。

檔案是由文件轉化而來的。檔案是單位各項工作的真實記錄,是各項事業發展的重要依據,檔案既能指導實際工作又能查考備用。如何做好文書檔案管理是各單位和檔案工作者的責任,本文結合實際工作,試就如何做好文書檔案管理工作談點粗淺的認識。

一、增強檔案意識,領導重視是做好文書檔案工作的前提

增強檔案意識,領導重視文書檔案工作,必須要從上而下都應引起足夠的重視,這需要單位加強宣傳,強化文書檔案對實際工作有重要指導作用的觀念。

檔案工作者在這個過程必須要發揮主觀能動性,注重提高檔案工作的管理水平,忠于職守,讓領導滿意,爭取領導的重視,更好地為日常工作提供文書檔案利用服務。

檔案工作者應堅持向領導宣傳文書檔案工作。首先,要勤向領導匯報文件情況,使領導受觸動和受啟發;第二,要努力做好檔案服務工作,及時為領導提供上級主管部門、市委、市政府、檔案部門等部門下發的相關業務范圍的文件材料,為領導提供文書檔案信息服務,使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性,認識到文書檔案最終便于業務科室順利開展日常業務工作,其實,文書檔案對開展業務工作提供查考備用的重要依據的。只要領導重視文書檔案管理工作,意識到檔案的價值性和重要性,檔案的保管和使用過程所需的硬軟件就有了保障。

二、科學管理文書檔案是加強文書檔案管理的關鍵

隨著各項事業的加快發展,文書檔案管理面臨著許多亟待解決的問題,如文件和檔案數量越來越多,給保管和提供利用帶來不少困難。管理方法的落后會直接影響了檔案質量,因此,我們只有通過電子計算機技術,科學管理文書檔案,才能有效地加以解決整理和查閱使用檔案過程的困難。

(一)掌握科學管理方法,提高檔案工作者的綜合素質。通過電子計算機技術,科學管理文書檔案,使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接,系統地完成文件的起草、成文、印發、登記、傳閱、統計、歸檔、檢索等管理工作,這種科學化管理技術,迫切要求文書檔案管理工作者靈活掌握和運用。所以,文書檔案管理人員要結合本崗位工作,邊學邊操作,在提高業務素質的同時,特別要注重計算機知識、信息技術的學習,努力使自己成為綜合型文書檔案管理人才。

(二)運用科學管理方法整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣,勞動強度大。而利用計算機檔案管理軟件來整理文件,則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時,立卷人根據自己的理解對文件進行分類,雖然都按照統一的標準,但因每個人的理解不同,對同一份文件的分類不盡相同,就不可避免地產生分類不準確的,影響案卷的質量,給今后的使用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》,不需要擬定案卷標題,以件為單位,即單件歸檔方法,每份文件的標題就是每份檔案文件的標題,不僅省時省力,而且利用計算機檔案管理軟件的相關工具,按保管期限和分類方案要求系統化地整理、分類文件,最終形成文書檔案,同時使用檔案管理軟件科學整理檔案目錄,最終達到檢索使用過程更方便、更快捷的效果。其實,計算機檔案管理軟件也開發了日常收發文件的登記、借查閱功能,這既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又可發揮計算機科學管理優勢,提高了文書檔案管理工作的效率。

此外,計算機OA辦公系統也實現了各類機關和企事業單位科學使用文件的途徑,在計算機OA辦公系統流轉的文件稱為電子文件,電子文件是文件的一種類型,電子文件在OA辦公系統內進行流轉,按照我國國家標準《電子文件歸檔與管理規范》的整理要求,最后歸檔形成檔案,其實,電子文件是指在數字設備及環境中形成,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的文件,這類電子文件,我們也是利用電子計算機的技術進行科學管理,最終成為電子檔案的。

三、加強制度建設,規范檔案管理

機關、企事業單位都應制定出臺本單位的《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》等一系列的實施制度,檔案管理嚴格按照制度執行,依法規范管理文書檔案,這樣才能實現檔案的完整性、保密性和有效性。

四、提高檔案工作者對文書檔案工作的認識,加強檔案工作者的在職教育,才能提高文書檔案管理水平

由于文件及檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷更新,因此,對文書檔案工作者在業務知識、科學技術知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。這必須提高檔案工作者對文書檔案工作的認識,加強檔案工作者的在職教育培訓,盡快培養一批既能掌握新技術,又能熟悉文書檔案專業知識的綜合型人才。

(一)提高檔案工作者對文書檔案工作的認識,增強管理意識。首先,在機關和企事業單位,都應建立一個檔案工作的領導小組,加強檔案工作的領導、指導、檢查和考核,不斷提高文書檔案管理工作水平。第二,文書檔案管理工作人員只有具備扎實的專業知識,優化知識結構、提高綜合素質,才能做好文書檔案管理工作,這要求檔案工作者熟悉《檔案法》、《檔案人員職業道德》和國家有關文檔工作的規定,在實際工作中,文書檔案管理人員必須要充分認識到搞好文書檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務,并且把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍。

(二)建立長效的培訓機制和激勵機制,提高檔案工作者的積極性。這需要建立健全在職教育的長效管理制度,如省檔案局及地市檔案局舉辦的檔案專業培訓班,單位應鼓勵從事檔案管理工作的人員積極參加,要求他們不斷更新檔案工作知識,鼓勵支持檔案管理工作人員晉升檔案專業職稱,形成有效的激勵機制來促進檔案工作的發展。

五、加強文書檔案收集的力度,這是完整保存文書檔案價值的關鍵

各單位按照所制定的《文書檔案整理的分類方案》和新定的保管期限要求進行文書檔案的分類整理,這正是檔案工作者發揮業務水平的關鍵時刻,要明確收集的范圍,比如說單位最主要收集的是開展工作所依據的政策、制度、實施辦法、財政資金、人事工資、黨務等方面的指導性和貫徹執行性的文件,還有重要會議所形成的會議紀要、會議記錄、講 話、批示等文件材料,以及向市委、市政府或市財政局所提出的請示事項的批復等具有執行依據和備查考價值的文件,都屬于日常文書檔案收集的重要范圍。

六、檔案工作者要注重在日常實踐工作中善于發現問題、解決問題和總結方法,發揮檔案工作者的橋梁作用,這是做好文書檔案的有力保障措施

比如說,檔案工作者要注重檢查檔案工作中存在的問題和解決遇到的困難,善于主動向地方檔案主管部門反映情況,草擬應對問題的建議方案,讓地方檔案主管部門更好指導、深刻掌握并了解行業文書檔案的發展動態及存在的問題和困難,最后共同尋找出科學、精準的解決辦法,運用實際工作中,這樣有利于行業文書檔案穩定持續高效發展,更好發展行業事業,服務群眾,造福社會。

七、結語

做好文書檔案管理工作,務必加強領導重視,加強制度建設,加強對文書檔案的收集力度,科學運用電子計算機技術,提高檔案管理人員的業務素質和綜合素質,使文書檔案更好地為各項事業服務,這樣有利于國家各項事業的持續發展。