計劃生育檔案管理創新研究及檔案管理數字化問題淺述

李 丹

煙臺市棲霞市楊礎鎮政府 山東 煙臺265312

一、數字化建設背景下計生檔案管理的功能轉向

(一)檔案信息集成功能。隨著網絡信息技術的不斷發展,對檔案內容和形式也產生了深刻影響,檔案資料已經呈現出數字化特征,為了更好地對檔案資料進行保管,檔案管理部門一方面,要對紙質的實體檔案信息資源進行妥善保存,并實現紙質檔案信息資源的后續開發和利用。另一方面,檔案管理人員也要重視檔案信息化對檔案內容和形式產生的影響,將數字化檔案作為重要采集對象,通過檔案信息資源的采集和整理,實現對檔案信息內容的集成再現,不僅能夠有效節省檔案信息資源的儲存空間,也能夠使不同信息載體的關聯性有所增強,實現檔案信息資源的有效共享,為檔案信息資源的利用創造有利條件。

(二)檔案輔助管理功能。傳統的紙質檔案管理模式很容易受到技術、資源和客觀環境的限制和影響,導致很多紙質檔案資源難以得到有效地利用和開發,違背了檔案資源時效性價值規律,對檔案工作的正常開展帶來了諸多不利影響。而通過檔案管理數字化建設,實現傳統紙質檔案資源與數字檔案資源的有效融合,在信息技術的支持之下,還可以實現紙質檔案資源向數字檔案資源的轉化,進而實現檔案信息資源的有效整合,能夠為需求者快速地提供信息服務,充分地體現出檔案管理數字化的輔助性管理功能。

二、當前我國計生檔案管理現狀

(一)對檔案管理認識有待于提升。計生檔案管理工作是一項復雜且繁瑣的工作,表現出服務性、記錄性、業務性等強的特點,但是很多檔案管理人員對自身工作不夠重視,常以口頭形式開展工作,從根本上忽視檔案管理的重要性。檔案管理是隨著發展逐漸形成的完整的信息資料,對當下發展不會造成很大的影響,這也是檔案管理人員忽視這一工作重要性的根本原因。另外,沒有充分利用學校數字化資源,仍然采取紙質版的檔案管理形式,導致檔案管理模式與時代和發展脫軌,跟不上信息化建設的發展步伐,很大程度上影響檔案管理的時效性。

(二)檔案管理體制有待于完善。部分單位在檔案管理方面缺乏完善的管理體制,或者不健全或者缺失,造成檔案管理工作無據可依,影響檔案管理工作的規范性,這一問題的產生原因主要是對檔案管理的投入力度不到位,不重視管理人員培養,部分工作人員忽視數字化管理的開展,還存在計生檔案管理部門與其他部門的工作銜接不到位,最終導致檔案的完整性、統一性,并且缺少專業的技術保護和安全管理,影響檔案管理的成效,制約著檔案管理水平的提升。由此可見,計生檔案管理若想跟上時代步伐,走入正軌的管理模式,需要采取行之有效的管理方法,全面貫徹各項制度的落實,保障檔案管理工作的秩序性,才能促進其穩步發展。

(三)服務技術有待于提升。如今是信息化時代,科學技術已經廣泛應用在社會各個領域,促使很多單位開始配備信息化設施及設備,在這種數字化的背景下,對傳統的檔案管理造成了很大的沖擊,因而,數字化檔案管理是計生檔案管理的核心目標。結合計生檔案管理現狀來看,很多計生單位已經完成了信息化設施辦公設備的建設,可以完成檔案信息的錄入,但是沒有實現檔案信息資源共享,需要進一步完善。如果計生檔案管理仍然停留在人工為主的管理模式下,不僅會增加檔案管理人員的工作量和工作壓力,還會影響檔案管理效率和質量。另外,如果再缺乏先進的檔案管理理念及方法,將會造成檔案管理水平停滯不前,嚴重缺乏創新意識,影響檔案信息化建設的發展。

三、優化數字化背景下計生檔案管理模式的有效措施

(一)樹立數字化檔案管理思維。檔案管理模式優化并不是一朝一夕的事情,特別是在數字化建設背景下,要想對檔案管理模式進行優化,首先,要轉變工作思路,樹立數字化檔案管理思維。計生檔案管理部門應該加大對數字檔案管理的宣傳力度,看到數字化建設對于檔案管理模式優化的重要意義。特別是要結合當前時代發展背景,對于檔案數字化建設的重要性進行分析。其次,要加大計生檔案管理人員的教育和培訓。數字化檔案管理模式的優化還需要檔案管理人員的積極參與,因此有必要在引導檔案管理人員樹立數字化檔案管理思維的同時,還要進一步提升檔案管理人員的責任意識和工作意識,培養工作人員對于數字檔案的敏感度,在具體工作中對于數字檔案要嚴格按照檔案收集的管理要求應收盡收,對于有價值的檔案信息要納入到數據庫之中,并注重對數據資源的整合和利用。通過檔案管理思維的轉變,讓檔案管理工作人員在具體工作中主動地踐行數字化管理理念,提升檔案管理工作效率。

(二)加強檔案管理體制的建設。首先,結合計生檔案管理現狀,建立完善的檔案管理網絡,加強檔案各管理部門之間的配合度,明確劃分各管理部門的工作內容及各自責任,梳理計生檔案管理流程、要點及重難點,避免出現管理漏洞;其次,制定完善的檔案管理制度,對所有管理環節如收集整理、保管、開發、統計等進行嚴格規范,要求所有人員務必安裝檔案管理制度執行工作,推進檔案管理工作的規范性發展。

(三)做好基礎設施設備建設。數字化背景下,基礎設施設備是開展計生檔案管理的基礎保障,若想加快檔案管理信息化建設,首先要配備齊全的信息化設備和管理軟件,將檔案管理信息化建設納入重點規劃建設內容,保證檔案管理信息化與數字化發展的一致性,嚴格遵照國家的檔案信息化建設要求和標準,結合自身管理需求,選擇適宜的軟件設施,通過完善檔案信息數據庫以及檢索系統,實現檔案信息資源的共享性,這樣一來,為師生提供了極大的便利性,也是促進檔案信息管理不斷完善和優化的重要路徑。

(四)優化檔案數字化管理技術。雖然當前國家針對檔案數字化管理提出了具體的技術要求,但制度自身的制定就具有一定的滯后性,特別是對于基層計生檔案管理部門而言,在完善軟硬件設施的同時很多技術已經滯后,因此必須堅持動態原則,對檔案數字化管理技術不斷地進行優化。一方面,檔案管理部門要支持檔案數字化建設,將最先進的計算機軟硬件系統投入到檔案數字化管理之中,并給予足夠的經費保障,確保檔案數字化建設的軟硬件設備能夠及時地得到更新。另一方面,要在國家制定的技術標準與規范的背景下,結合本部門檔案管理的實際需要,制定檔案數字化技術標準與規范細則,更好地適應檔案管理模式創新和優化。