關于大數據時代下的檔案工作分析

摘 要：大數據時代的到來，對各行各業都帶來了巨大影響，大數據在檔案管理工作中的使用，也為當前的檔案管理工作帶來了機遇和挑戰，以往采取的紙質檔案文件管理模式，無法再滿足當前的檔案管理工作要求。面對著日益增長的檔案信息，紙質檔案管理工作程序，需逐漸轉變為電子檔案信息，并且進一步轉換和更新技術模式，從而應對大數據時代對檔案管理工作的要求。鑒于此，本文結合大數據的定義和特征，闡述了大數據時代下檔案工作面臨的機遇和挑戰，并對此提出了大數據時代下檔案管理工作的改革和應對策略。

關鍵詞：大數據;檔案工作;機遇;挑戰

檔案信息的保存和處理，作為一項較為復雜和繁重的工作，在具體實施時，面臨著多方面的限制因素，而為了讓檔案更好的服務于社會和人民，就需進一步改革和轉變以往的檔案工作方式，結合信息化和大數據時代背景，增強對信息數據的利用率，從而達到對檔案的信息化建設，并極大的提升檔案服務質量，將更多更有價值的信息提供給人們，從而促進社會的進一步建設和發展。為此，檔案工作者需認識到大數據時代帶來的挑戰，加強對信息技術和多媒體技術的使用，深入分析和探討檔案的理論和管理技術，提升檔案管理工作的高度和進度，并針對其中存在的問題，提出相應的改革和應對措施，從而充分保障檔案信息建設工作的順利開展。本文結合當前實況，就大數據時代下的檔案工作的具體思路作一探討。

一、大數據定義及特征

1.大數據定義

繼物聯網和云計算之后，IT產業又出現了一項重大的技術變革，即大數據（Big Data）。對于國家、企業乃至個人，大數據的出現都為其帶來了非常深遠的影響，并促使全世界進入到大數據時代，進一步影響著當前的檔案管理工作。麥肯錫對于大數據的定義為：使用傳統的數據庫軟件工具，無法在特定時間內抓取、管理和處理內容的一種數據集合。大數據作為一種數據集合，不僅具有較大的規模，還預示著信息技術的變革，及思想觀念的轉變，作為國家發展史上重要的發展條件及戰略資源，極大的推動了新時代的到來。

2.大數據的特征

（1）數據量大（Volume）

大數據的基本特征，即為數據量龐大，現代技術的不斷進步和發展，極大的拓展了事物的緯度，在描述相同的事物時，使用的數據量也逐漸增多。在描述完整的事物概況時，若單純采用抽樣數據則遠遠不足，甚至會遺漏與事物相關的內容，從而得到相反的結論。因此，在分析和處理某一事物時，需對其全面數據進行評估，從而了解事物本質，并得到更為科學和精確的結論。

（2）數據類型多樣（Variety）

大數據的重要特征，即為數據類型繁雜，復雜多變，以往的數據大都為結構化數據，更加注重結構化信息，并強調大眾化和標準化的屬性，在處理數據方面也呈現出線性增長的趨勢。近年來，互聯網技術及傳感器得到了廣泛應用和發展，與此同時也出現了較多的非結構化數據，其結構屬性不統一，在表示時也無法借助表結構來完成。而大數據則對非結構化信息更為關注，注重小眾化和體驗化。

（3）數據處理速度快（Velocity）

大數據的另一特性即為處理數據的速度較快，互聯網和傳感器的普及和發展，以及傳播技術的突飛猛進，促使數據的產生和發布更為方便，數據的增長趨勢呈現出“爆炸式”，新數據的大量涌現，對數據處理的速度也提出了更高的要求，而伴隨著時間的推移，數據的價值則逐漸降低，與傳統海量數據不同的是，大數據還需對新增的大量數據進行實時處理。

（4）數據價值密度低（Value）

在對事物全部細節的獲取方面，大數據對于全體數據的使用，保留了數據的原貌，且在不采樣數據的情況下，提升了可供分析的信息，因此將大量的無異議乃至錯誤的信息引入其中，降低了數據的價值密度。而相對來說，一些應用無效信息，在其它的應用方面則可能是關鍵信息，同時具有相對的數據價值。

二、大數據時代檔案工作面臨的機遇

1.大數據時代給檔案信息管理帶來的機遇

（1）檔案信息的儲存和管理方式。大數據時代對檔案信息的管理更加安全、高效、優質。通過分離保存和利用二者，來避免原始材料過多的損耗，從而實現對檔案壽命的延長。再者，借助數據備份的方式，可安全存儲重要的檔案信息。此外，還可對檔案的增長和使用情況進行快速準確統計。在信息管理方面，大數據技術利用全新的數據管理理念，可極大的減輕檔案管理人員的工作量，節省工作時間，從而充分保障檔案的安全性、可靠性及長期有效性。

（2）檔案信息資源的收集工作。大數據時代的到來，可確保檔案更加完整和完善。依據當前的大數據環境，如新聞、電子政務等，采取大數據技術可智能分析當前的文件和材料，并以此為依據來分析其價值，從而擴展歸檔范圍，保證檔案的完整性。

2.大數據時代給檔案知識挖掘帶來的機遇

（1）大數據技術的使用，有助于獲得更為全面和完整的信息。大數據的分析對象為全部樣本，在對檔案信息資源的處理方面，并不采取以往的以“抽取部分代表性樣本”作為結論，而實施“樣本=全體”的方式，從而避免依賴以往的經驗和理論，而對局部檔案信息進行片面化和不完整的分析。

（2）大數據技術的使用，可智能化提取及深度挖掘當前的檔案數據資源。大數據檔案管理改變了以往的“卷”及信息間的單方面關聯模式，通過對檔案信息數據的計算，從信息密度較低的大量檔案數據中，迅速獲取有價值的信息;再者，采取數據探索型研究方式如“數據思維”，可轉變以往的數據計算模式為數據處理模式，深入挖掘檔案信息，并采取交換、整合和分析方式，將檔案中涵蓋的經驗性、歷史性及社會性知識總結出來。

（3）大數據的使用，可避免丟失檔案信息。大數據利用從已有檔案資料中獲取的信息，來協助人們在數據量更大的數據庫中找到與相應設計和建設相關的檔案信息，并通過挖掘相關數據的特征和規律，來對庫存檔案信息進行補充，從而健全缺失檔案信息。

三、大數據時代檔案工作面臨的挑戰

1.檔案資源方面

當前，大多數地區的檔案部門依然采取紙質檔案的方式，館藏檔案不夠數字化，一些偏遠地區甚至仍使用手工查找檔案的工作方式，不能滿足大多數用戶的需求。此外，一些檔案部門雖已采取電子檔案的保管形式，但由于收藏標準不統一，造成檔案資源極易出現重復和遺漏保管現象，而檔案保管部門使用的存儲管理系統不同，也導致電子檔案資源無法實現共建共享，異構數據資源則達不到互通，從而實現不了檔案資源的整體效益。大數據時代，檔案信息資源的數量和類型需較多，且具有數字形式的數據信息，在有利于利用者查閱的基礎上，也可作為數據樣本以供隨機選取，從而滿足每個用戶的信息需求。然而，結合當前的檔案工作還具有較多不足之處，檔案工作仍需注重對檔案數據資源的大力建設。

2.檔案工作流程方面

檔案管理工作從文件歸檔開始，直至遞交到檔案部門，包含檔案的收集、整合、保存、檢索、使用及編碼。紙質時代的工作流程滿足檔案工作的需求，但是伴隨著社會的進一步發展，涌現出了大量的電子檔案，在大數據時代背景下，檔案管理工作也逐漸轉變為檔案的收集和利用，且逐漸加快進程。信息技術和一體化信息管理系統的使用，將轉變檔案的收集方式，使其為在線實時提供。而檔案資源的類型則由紙質轉變為電子、由結構化數據轉變為非結構化數據，具有多種多樣的類型。在檔案的接收、鑒定和保存方面，將具有更高的技術成本，需采取前端控制模式，在計算機技術和其它智能手段的作用下加強管理，并將其延伸至檔案的產生部門。檔案的利用方式和利用效率也將發生重要改變。檔案服務也從以往的被動式檢索，轉變為主動推介式服務模式。結合當前的檔案工作來看，其還未能達到大數據時代的要求。

3.檔案工作思維方面

將來的檔案工作主體將轉變為信息專家，其承擔的工作內容及提供的服務也有所不同，即依據用戶的特定需求，在數量繁雜的檔案數據庫中，尋找出具有價值的檔案，并將其提供給客戶。當前一些檔案工作者的觀念還未轉變，仍具有“重藏輕用”的保管理念，將檔案看作是不可廣泛利用的寶貴財產，在提供服務方面也存在著消極和被動的思想。而電子檔案的出現，導致一些檔案工作者持排斥態度，對學習計算機不積極，從而造成由于能力和態度的問題，而無法更好的收集和保管檔案信息，對檔案工作的進一步開展產生了巨大干擾。此外，還有一些檔案工作者一味的堅持以往的工作方式，不求突破和轉變，缺乏強烈的社會責任感，無法置身于社會環境中來開展檔案工作，以上這些，都在很大程度上阻礙了檔案工作的進一步發展。

四、大數據時代檔案工作應對策略

1.轉變觀念，加大檔案大數據管理力度

當前，各行各業具有逐漸較高的全球化、數字化和網絡化程度，造成對不同數據的采集也更加方便，一些企業認準時機，通過積累和使用海量數據，取得了有利戰機，并作出戰略決策，達到事半功倍的效果，從而實現了成功。大數據時代的到來是歷史推進和社會發展的結果，同樣，也是檔案領域發展的必然趨勢，在檔案的管理和服務方面，提供了全新的思路和發展方案。因此檔案工作者需積極轉變以往的觀念，加強對大數據的研究，并借助大數據技術，來提升對檔案的管理能力，增強檔案工作的效果，在信息化技術的依托下，為將來的社會檔案提供相應的服務。此外，還需要指出的是，在大數據時代背景下，信息量越發增多，對此，在管理檔案時，需要建章立制，對信息收集、整理、處理等流程進行規范化調整，防止出現信息雜亂無序的情況出現。另外，還需要現實需要，對各類檔案管理辦法進行適當的改進與優化，使其更好的為檔案管理工作而服務。

2.提升檔案工作者的綜合素質

為了創建更加完善和全面的檔案信息庫，首先需建立一批具有較強工作能力的檔案工作者團隊，尤其是在大數據時代下，對檔案信息的利用和工作方面都提出了更高的要求，不再是簡單的裝訂和查閱，因此檔案人員需著眼于檔案的數據方面，借助大數據來促進和完善檔案館的管理和服務工作。為此，在大數據時代下，檔案人員需逐漸轉變為“數據科學家”，完善自身的綜合技能，一方面需具備全面的數學知識，能夠創建數據模型，另一方面能夠借助信息技術創建數據模型分析系統，最后還需對數據進行處理和分析，并總結出自己的獨到見解。此外，還需要做好相關工作人員的培訓功能，豐富其檔案管理專業知識，強化也操作技能，尤其是各種先進的管理方法、儀器設備的操作方法等，使之更好的迎合社會發展需要，更好的滿足檔案管理需要，更好的為檔案管理工作而服務。

3.積極推進知識化和數字化的館藏檔案方式

大數據時代，需積極轉變館藏檔案的存在形式，使其不再是以往的紙質檔案和無法處理的電子檔案形式，而應是包含數據信息的數字形式，應將館藏轉變為一種最基礎的數據資源，而不僅僅作為被查閱者。為此，檔案部門需注重館藏的數字化工作，并提升其對內容數據的建設能力，實現館藏數據資源化建設。提升檔案管理高度，使其轉變為知識管理，從而作為數據基礎，以供大數據時代的檔案管理和服務工作參考。

4.創新檔案服務模式，加快市場化開放

大數據時代的到來，逐漸顯現出了一些模糊的因素，而大數據也通過服務職能化方面，來進一步影響著檔案工作，在信息技術的迅速發生背景下，檔案服務更能滿足用戶的需求，并為其提供更具針對性和準確性的服務。大數據時代的到來，將改變傳統的閱覽、咨詢和展覽等檔案服務，而采取館藏方式，為社會提供數據分析和挖掘服務。當前檔案管理人員還面臨著更大的挑戰，即如何活用靜態的檔案，連接同處一個空間內但互不關聯的檔案資源，使其形成一個綜合的智能化系統，并為使用者提供全面化的服務內容。

5.強化應用系統建設

因數字檔案信息不僅多樣而且還十分復雜，只有將各個系統綜合在一起，方能將其功能最大化發揮出來。首先，針對業務系統而言，需要內嵌保管期限表、歸檔范圍以及電子文件分類方案，并且還應具備半自動或者全自動鑒定電子文件歸檔范圍、劃定保管期限等功能，可以高質量的完成格式轉換等功能。其次，具有能夠管理多門類檔案的功能，合理劃分檔案門類，采用軟件界面檔案門類樹羅列準確。另外，還需要指出的是，系統還需要具備音響、文書等檔案門類管理。最后，系統應能夠對文書、照片、錄音等類型的電子文件急性自動或手動收集的功能，具有能對傳統載體歸檔文件等進行輔助接收、采集的功能。只有具備上述功能要求，才能使檔案工作變得更為高效、先進。

五、結語

綜上，在大數據時代背景下，把大數據技術融合到檔案管理當中，能夠為其管理模式的創新提供切實助力，其除了能夠對檔案管理流程進行不斷優化之外，還能實現檔案的自身價值。需要指出的是，大數據時代為未來信息發展格局下的必然趨勢，所以，檔案管理工作者應在此大環境下，提高相關工作的數據性、信息化水平，為管理工作的更好開展提供切實保障，推動此項工作的可持續發展。

參考文獻：

[1]薛 強.大數據時代下的高校人事檔案管理中的挑戰及應對途徑分析[J].陜西檔案，2016

[2]李勝男.大數據時代下的檔案管理方式變革分析[J].科學與財富，2017

[3]吳春曉.關于大數據時代下城建檔案管理信息化面臨的挑戰分析和途徑探討[J].卷宗，2019

[4]王勇男.基于大數據時代背景下的檔案管理工作分析[J].中外企業家，2018

[5]蔡小俊，楊水麗.論大數據時代發展形勢下的企業檔案管理與服務改革[J].新金融世界，2019

[6]韓玲玲.基于大數據時代背景下的檔案管理分析[J].赤子，2017

[7]梁云華.基于大數據時代背景下的檔案管理分析[J].辦公室業務，2018

[8]王勇男.基于大數據時代背景下的檔案管理工作分析[J].中外企業家，2018

（作者單位：陜西陜煤黃陵礦業有限公司）

作者簡介：王娜（1987—），女，漢族，陜西渭南人，職稱：助理館員，學歷：本科，研究方向：辦公室業務及檔案管理。