基層紀檢監察檔案管理工作存在的問題及對策研究

摘 要：紀檢監察工作在開展時，基層紀檢監察檔案工作是重要的組成部分，既可以還原辦案人員工作的整個流程，也能夠對執行這項工作的具體內容進行記錄，是紀檢執行辦案工作的重要憑證。本篇文章對基層紀檢監察檔案管理工作存在的問題進行了分析和研究，制定了具有針對性的解決措施，希望可以推動基層紀檢監察檔案工作穩定可持續地開展。

關鍵詞：基層;紀檢監察;案件;檔案管理

紀檢監察檔案管理工作的開展，在一定程度上可以有效提高辦案的質量，對整個辦案流程起到監督管理的作用。通過對案件辦理的過程進行全方位的資料記錄，也能有效規范工作的具體程序和行為，保障紀檢工作人員在處理案件時具有充足的證據。

一、紀檢監察檔案的作用

紀檢監察機關在開展職能活動時，有關檔案管理的內容是重要的組成部分，紀檢監察檔案資料具有一定的保存價值，可以對日常機關所舉行的會議、案件審理、案件管理工作、信訪記錄進行充分的信息匯總。基層紀檢監察檔案管理工作包含的范圍非常廣泛，其中會涉及到監管類、人事類、文書類、審查類的信息，通過進行信息的匯總以及記錄，可以有效提高工作的效率和質量。檔案的全面性和謹慎性可以幫助工作人員辦理案件，有效提高工作人員的工作效率和質量，在短時間內為案件的辦理找出法律依據，提高了工作的精準度，充分發揮了紀檢監察檔案的重要性。紀檢監察檔案管理工作在開展時，其中最重要的內容是宣傳材料，紀檢檔案的內容非常豐富，積累了許多案件辦理的經驗，工作人員通過后期的瀏覽以及學習可以從中吸取教訓，紀檢檔案資料能起到警鐘長鳴的作用，還能加強相關的防范措施，以免在后期辦案時重蹈覆轍。

二、基層紀檢監察檔案管理中存在的問題

1.人力資源有限

基層工作人員有限，并且人員流動性較大，缺乏專業性的人才。基層紀檢檔案管理工作在開展時，自身的知識結構和技術方式都比較落后，無法滿足當下社會的工作需求，紀檢部門也沒有組織相應的學習培訓。在新的發展形勢下，紀檢監察檔案管理對工作人員提出了越來越多的要求。現階段，在紀檢監察部門中，經常存在工作人員一崗多職的現象，兼職的工作人員流動性較大，在工作交接上容易出現問題，使得部分文件經常沒有進行及時歸檔。紀檢監察檔案管理人員能力有限，專業水平和綜合素養都需要進一步提高。除此之外，紀檢監察檔案管理仍然應用的是傳統管理模式，針對于音像和圖片等電子檔案的保存工作力度有所欠缺，部分科室只是對已經查結的案件進行資料保存。人員的配備存在明顯的不足，許多基層紀檢監察檔案管理工作人員只配備了兩名，并且這兩名工作人員還身兼其他的職務。工作人員短缺，檔案文件量卻急速增長，這就造成許多工作人員沒有足夠的精力放在檔案的管理上，無法推動檔案管理工作向信息化和現代化的方向發展。

2.資金投入不足

部門單位的辦公條件達不到要求，財政經費的來源比較少，資金投入力度不足，這些因素都限制了紀檢監察系統檔案管理工作的開展。由于投入的現代化設備不足，以至于沒有專門的檔案室對檔案資料進行存儲，再加上對方的方式不當，檔案經常會出現遺失或者是查找困難的問題。檔案室的配套設施并不能達到上級部門的要求，工作人員的綜合水平較差，不能對現代化設備進行熟練的操作，影響了紀檢監察檔案管理工作現代化發展。

3.檔案資料收集困難

現階段，部門對于檔案材料的收集制度還存在一定的問題，各個科室的職責內容出現重疊，不能較好的協同完成檔案資料管理工作。由于檔案資料的需求不同，以至于檔案資料分散在各個科室以及個別工作人員手中，這就導致檔案資料處于分散的狀態，不利于對檔案資料進行管理。部門的管理負責人對文件歸檔制度沒有全面的了解，為了方便自己工作，經常將大量的檔案資料堆積在自己手中，以至于不能發揮檔案資料正常的作用。檔案資料管理的保密制度沒有得到貫徹落實，部分科室針對于一些特定范圍的檔案資料拒絕歸檔，影響到了檔案資料的全面性。

4.檔案信息化水平較低

紀檢監察系統當中的工作人員比較少，工作的立卷形式仍然以手工立卷為主，浪費了大量的工作時間，許多工作人員一崗多職，并沒有時間充分利用檔案信息資源，以至于檔案管理工作一直停滯不前。工作人員應用傳統的立卷方式，在開展檢索文件以及后期開發利用時效率較低，程序也比較繁瑣。紀檢監察系統在開展工作時，不僅應用計算機、打印機等相關的硬件設施，還需要積極引進信息化技術，以便于可以對檔案管理工作進行高效全面地開展。紀檢監察檔案管理行為一直沒有得到有效的規范，以至于檔案資料即使是輸入到電腦中，工作人員也不進行備份和存檔，當電腦出現故障或者是網絡問題時，檔案資料很容易出現丟失或者損毀。

5.紀檢監察案件檔案規范化管理水平較低

紀檢監察部門的基層工作人員大多數沒有經過系統性的培訓，在辦理案件時缺乏對管理工作深入的了解。故此，紀檢監察工作人員對案件的檔案資料進行收集時，也存在著許多不規范的地方。工作人員在整理相關文件資料時，并沒有按照時間進行分類、保管相應檔案資料，也沒有按照相關的法律法規進行，在轉移或者是遞交檔案資料時沒有進行記錄。紀檢監察工作人員對于檔案管理的重要性沒有足夠的認識，經常會忽視案件在查辦過程中對資料進行收集和整理，部分工作人員認為，只要提交紀檢監察報告和相應的檢查意見之后，就可以對紀檢監察行為進行實施。

三、加強紀檢監察檔案管理的對策與建議

1.加強對檔案管理人員的培訓

在選擇工作人員的過程中，需要選擇具有較強責任心、綜合素養較高的工作人員，與此同時，工作人員還要具有較高的專業水平和技術能力。除此之外，部門要加強對工作人員的業務技能水平，不斷提高紀檢監察工作人員的管理水平，從而提高檔案管理工作的質量。紀檢監察部門要加強工作人員的業務知識能力培訓，使得工作人員能夠快速掌握檔案資料迅速查找、綜合應用計算機、檢索信息、研究判斷等多方面綜合技能。再通過系統性和專業化的培訓之后，工作人員可以熟練的應用計算機對檔案數據進行錄入，進一步提高數據庫的保密性和安全性。強化工作人員的責任感，提高理論專業水平，在進行系統化的培訓之后，工作人員的知識體系得到了優化和調整，視野也得到了進一步地拓展。

2.加大資金投入

紀檢監察機關需要加強對檔案管理工作的重視程度，統籌部門的財力，增加對于檔案室建設的資金投入。根據檔案部門的發展需求和實際的發展現狀，展開資金方面的支持，確保檔案室在建設的過程中可以得到資金的支持，貫徹落實各項現代化設備的引進政策，確保項目可以得到穩定落實。紀檢監察檔案工作室現代化設備引進的過程中，需要將現代科技充分地應用在檔案工作管理中，加快速度推動檔案信息管理工作向數字化、智能化、現代化的方向發展。無論是人才培養還是數據庫管理，都需要積極引進信息化技術，以便于對工作行為進行規范，持續推動檔案管理工作向現代化和全面化發展。紀檢監察檔案管理工作在發展的過程中，不能停留于傳統的工作模式，應該緊跟時代的發展步伐，逐漸將手工記錄轉向為計算機記錄。加大力度投入硬件設備和軟件，對檔案管理工作進行統一的規范，設定清晰的職責范圍和規章制度，為紀檢監察檔案管理工作的發展奠定良好的基礎。

3.加強檔案業務管理建設

對檔案管理工作行為進行規范，強化工作的規范性，明確檔案資料歸檔的具體需求，要細致到裝訂、封面設計、填寫規格、標題格式等等。加強紀檢監察檔案管理工作的組織建設，對相關規章制度進行完善，規范工作人員的行為，提高工作隊伍的專業水平和綜合素養。部門領導應該對檔案管理工作進行統一的管理，強化資料收集、資料管理、資料應用、環節制度，定期對檔案資料進行收集，加大力度對檔案的具體內容進行研究和分析。對工作的觀念進行及時更新，創新基層紀檢監察等工作的管理模式，工作人員要針對現階段檔案管理工作的內容和形式進行研究和分析，發現檔案管理工作存在的特點和規律，實現觀念和思維上的創新。通過對紀檢監察檔案管理制度進行優化和調整，可以為紀檢監察工作未來的發展奠定良好的基礎，通過設立健全的管理制度，可以進一步提高系統工作的管理水平和管理質量。貫徹落實紀檢監察管理制度，確定檔案資料歸檔的范圍、保管時間、歸檔流程、整理形式、歸檔需求等相關內容。建立更加嚴謹的安全保密制度，明確工作人員的職責，確保檔案資料不會出現丟失和損毀的問題，即使出現也能夠追責到具體的工作人員。設置檔案管理登記工作表，其中要記錄紀檢監察檔案轉移的次數，借閱登記的信息，確保可以對紀檢監察檔案進行全方位的管理。當然在進行存檔、借閱、移交的時候，管理員需要對案卷資料信息的完整度進行考察和審核，根據審核的結果填寫登記記錄表。除此之外，還需要做好防蟲蛀、防火、防盜、防潮等相關工作。工作人員在開展檔案信息管理時，需要遵守每一個環節的規章制度，確保責任落實到個人，有效加強檔案信息資料管理力度，避免案卷資料出現損毀或者遺失。

4.提高檔案管理的信息化水平

基層紀檢監察檔案管理工作在開展時，需要積極引進現代化的辦公軟件，以便于可以通過信息系統對檔案文件資料進行管理。為了推進紀檢監察檔案管理工作向現代化發展，需要將紙質檔案逐漸轉變成數字信息檔案，將檔案信息的各方面內容錄入到信息管理系統中。工作人員需要定期對檔案信息進行整理，加大力度建立數據庫，充分發揮數據庫中信息資源的作用。檔案信息管理每一個環節都要制定統一的規范和標準，提高紀檢監察檔案管理工作的建設力度，實現紀檢監察檔案管理工作向現代化、科學化、智能化的方向發展。紀檢監察檔案信息資料中會涉及到一些涉密的內容，因此需要加強管理工作的安全性和保密性，明確信息資料的使用范圍，嚴格按照規章制度展開保管工作，按照規定的時間對信息資料進行銷毀，確保資料不會出現外泄。在未來檔案信息管理工作中，電子檔案和紙質檔案并存已經成為了主要的發展趨勢，電子檔案具有較強的穩定性、安全性、便捷性，可以實現長期的保存，對于檔案信息管理工作來說具有深遠的推動意義。檔案管理工作在進行電子化發展，通過對歸檔的方式進行轉變，有效提高了工作的效率。社會在快速向前發展，現代社會對檔案管理工作提出了更多的要求，傳統的文字資料已經不能滿足工作人員的發展需求，需要交紙質版的資料轉變成電子信息資料。電子檔案在具體應用時應該設定清晰的使用范圍，根據檔案信息的內容設定密級層次，工作人員針對不同的保密級別需要展開特殊的管理。紀檢監察檔案信息電子化發展，并不是完全開放的發展，不能通過拷貝的方式進行使用，在應用電子化檔案時，需要在全程有效監控之下進行。信息檔案資料要用網絡的方式進行瀏覽，需要對特定的檔案進行加密處理，定期或者是不定期修改密鑰，避免錯誤的操作給檔案信息管理庫帶來損失。強化工作人員對于檔案信息的重視程度，確保可以有效履行自身職責，充分發揮電子檔案信息的最大化效用，保障紀檢監察檔案信息的安全。

四、紀檢監察系統檔案規范化管理的成效

紀檢監察檔案管理工作開展時，傳統的工作方式會涉及大量的信息，人工操作容易出現錯誤，工作人員對龐大的信息進行處理時會消耗大量的時間。通過引進現代信息技術，可以實現信息檔案工作向標準化和信息化的方向發展，采取統一的標準和規范對檔案信息資料進行管理，以便可以充分發揮信息的作用，提高檔案資料的服務水平。紀檢監察部門在開展工作時，可以通過互聯網對檔案信息進行收集和匯總，也可以展開交流和分享。傳統紙質版的檔案資料容易受損，占據空間較大，當工作人員出現崗位調離的情況時，工作在進行交接時容易出現問題，會造成檔案信息的遺漏和不足。通過開展現代信息化檔案工作管理，可以有效提高紀檢監察檔案管理工作的效率和質量。

五、結束語

紀檢監察檔案管理工作在發展的過程中，不能停留于傳統的工作模式，應該緊跟時代的發展步伐，通過對歸檔的方式進行轉變，有效提高了工作的效率。在未來檔案信息管理工作中，電子檔案和紙質檔案并存已經成為了主要的發展趨勢，通過提高紀檢監察檔案管理工作的建設力度，實現紀檢監察檔案管理工作向現代化、科學化、智能化的方向發展。

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（作者單位：沈陽市紀委監委）

作者簡介：李月惠（1974-），女，漢族，黑龍江雞西人，本科，中級職稱，研究方向：檔案。