兒童福利院孤殘兒童檔案工作規范化管理

摘 要：在國家經濟發展的良好態勢下，推動了和諧社會建設進程不斷獲得新進展。為了更好地推動社會發展，兒童福利院建設與管理成為和諧社會建設的重要內容之一。福利院作為收養無人撫養的兒童，屬于社會上的福利事業單位，肩負著重要的社會責任。如何管理兒童檔案對于福利院發展顯得尤為重要。本文基于當前社會背景，對福利院孤殘兒童檔案管理工作進行研究，基于新時代檔案規范化管理工作提出有效的措施，意在推動福利事業更好發展。

關鍵詞：兒童福利院;孤殘兒童;檔案工作;規范化管理

福利院屬于國家組建的，具有福利性質的事業單位，能夠保障收養的兒童受到法律的保護。孤殘兒童檔案包含兒童從入院到離院等一系列原始憑證記錄。孤殘兒童的檔案分類，涉及的內容較多，具有一定的復雜性。其中包含兒童本人照片、成長記錄、收養家庭、相關程序的信息記錄等。這些記錄對于兒童有重要意義，進行檔案規范管理尤為重要。

一、孤殘兒童檔案概述

1.概念

孤殘兒童的準確理解并不是孤兒+殘疾，關于孤殘兒童缺少權威的定義，也使得很多人不了解其真正的概念。當前在《民政辭典》中提出了孤殘兒童的準確概念，在兒童福利院生活，其公民權利、教育等受到法律保護的兒童。因此其檔案可以理解為福利院將孤殘兒童在院期間到其后成長過程中，具有價值的數據信息記錄的有效憑證。

2.分類

孤殘兒童檔案分類與其他檔案分類管理原則相同，這也是保障孤殘兒童檔案有效管理的關鍵性因素。根據兒童離開福利院的情況不同，孤殘兒童檔案可以分為如下幾種類型。

（1）孤殘兒童被國外家庭收養，檔案歸納到國外收養檔案中，并將檔案永久的保管起來。

（2）孤殘兒童被國內家庭收養，檔案則歸納到收養分類中，也將其檔案永久的保管起來。

（3）福利院中，兒童的年齡滿14周歲或者小學義務教育完成的兒童，其檔案會根據條例辦法，找到兒童收養的實際地區，將其檔案轉回到其家鄉實際地區，并由當地的民政局永久保管，屬于轉院兒童檔案。

（4）已死亡的兒童檔案，會將其檔案保管起來，特別是醫療記錄，期限時間較長，但不具備永久保管的特性。

3.歸檔范圍

為了保證后期檔案資料的完整性，需要加強對孤殘兒童檔案管理的工作力度。根據國家制定的管理制度，需要在管理過程中遵循以下幾點原則，對于檔案歸檔也有著明確的要求。

（1）入院前的信息

孤殘兒童在入院前的信息，包含兒童入院前個人信息證明，如生辰條、殘疾狀況等證明、公安機關出示相關的證明材料。此類信息包含兩種，一是兒童被遺棄，福利院就要針對棄嬰的身份向有關部門進行確認。撿拾到棄嬰的人，會在公安機關備案個人的基本信息;二是孤兒相關資料，包含兒童當時的照片，撿拾棄嬰證明等，這些需要當地的民政局與相關部門開具有效證明材料。

（2）入院后信息記錄

兒童被福利院收養后，還需要入院信息記錄。內容包含兒童在院期間的資料與其成長記錄。此類信息與兒童成長過程有著直接聯系，包含兒童定期身體檢查記錄、成長記錄、康復治療記錄，以及兒童在福利院中接受到的義務教育情況，后期被家庭收養后，也需要詳細的記錄。這些信息與兒童之間有重要的聯系，需要認真收集。

（3）離院后跟蹤信息記錄

該信息記錄指的是，兒童離開福利院后的相關記錄信息。包含兒童離開福利院后生活情況，以及具備獨立能力參與社會工作等情況的真實反饋。其中，還包含兒童回訪，與尋找兒童在世親人的記錄等。

二、孤殘兒童檔案規范化管理的重要性

孤殘兒童檔案信息開展規范化管理，是各單位基于社會發展，落實檔案管理工作的必然趨勢。規范管理檔案，能夠保證兒童的相關權益，推動社會更好發展。社會主義現代化建設過程中。福利院作為專門收養兒童的特殊機構，只有規范化管理才能推動和諧社會的建設腳步。通過檔案信息規范化管理，可以有效地將兒童在福利院的成長軌跡、生活實際情況、醫療康復情況等記錄下來，是維護兒童合法權益的重要依據?？梢詾樯鐣Ｕ瞎ぷ魈峁└诱鎸嵖煽康男畔?，同時也為相關制度建立提供參考數據。推動相關機構針對制度與政策進行有效的調整和優化，為維護孤殘兒童公民權利，提供堅實的法律保障。

三、孤殘兒童檔案的規范化管理的原則

基于福利院的角度來看，想要實行檔案規范化管理，需要從不同角度入手，采取科學的管理方式。單一管理手段，很容易給管理工作造成影響。根據傳統管理工作經驗，總結了孤殘兒童檔案規范化管理原則，分別為如下幾點。

1.有效落實社會保障工作的必然要求

兒童福利院作為福利單位，是國家開展社保工作的重要內容，也是社會救濟、福利等工作的對象之一。在當前的國家發展形勢下，收養孤殘兒童工作不斷擴大，成為社會中龐大的群體。對此，需要建立規范化的孤殘兒童檔案管理工作，為社保福利等工作提供具有完整性、說服力的檔案信息。也可以基于檔案管理，更好地對當前收養兒童的生活情況有全面的把握，為相關的制度確立提供真實有效的數據信息。檔案管理反饋出的信息，可以給予相關部門知曉真實情況，并根據反饋情況對制度和政策做出調整。由此可以看出，推動福利院開展檔案規范化管理，符合社會發展需求，也是落實社保工作的必然發展趨勢。

2.對未成年人基本權益的有利保障

孤殘兒童是我國未成年人群體中的重要組成部分，是未成年法律要重點保護的對象。在法律的規定下，孤殘兒童作為未成年人，擁有屬于自己的合法權益，這是任何機構與單位都無法剝奪和侵犯的。通過對孤殘兒童檔案進行規范化管理，才更有利于對兒童的生活軌跡進行詳盡的記錄，為將來維護兒童合法權益提供確切的生活記錄依據。這也是福利院對孤殘兒童負責的表現，想要實現檔案規范化管理，才能更好的基于未成年的孤殘兒童，提供堅實可靠的權益與法律保護。

四、孤殘兒童檔案規范化管理現狀

1.管理理念較為落后

當前社會中，有許多福利院在對孤殘兒童檔案進行管理時，存在管理理念落后的現象。因為福利院對于檔案管理工作的不重視，導致福利院在管理孤殘兒童檔案時，缺少有效的管理質量與效率，為管理孤殘兒童也造成了影響。傳統檔案管理方式，不再適用于當前的社會發展背景，為了進一步滿足當前時代發展需求，需要提升管理理念，帶動人員行為，加強管理，推動檔案管理工作開展。

2.傳統的管理方式

檔案管理中，工作方式對于管理水平也造成影響。管理方式通過管理工作得以呈現出來，兒童福利院在檔案管理上存在老舊觀念，導致管理中依舊是人工管理的方式為主，人工管理方式造成的管理效率低下，無法保證管理質量。在檔案中進行資料查詢時，會帶來極大的工作量與工作難度，導致工作人員無法開展有效的查詢，進而對其他部門工作造成影響。

3.缺少相關部門的協同配合

孤殘兒童檔案材料性質特殊，需要多個部門出示有效證明材料。與其相關的有醫院、家庭寄養中心等，都會在兒童成長過程中涉及到與兒童相關的歷史信息，這份信息具有保存價值。在工作人員收集材料的時候，檔案管理人員缺乏與其他部門的有效溝通，導致無法進行材料交接活動，導致兒童的檔案出現殘缺現象，造成檔案管理質量差的現象。

4.建檔時間滯后

兒童福利院在歸納兒童檔案的時候，未能做到兒童入院就建立專屬檔案，都是在后期利用服務時才開始建立。兒童入院初期，未能針對兒童當時的實際情況建立檔案，并進行規范化管理。導致兒童在離開福利院后，依舊缺少有效的檔案內容，無法按照戶籍遷移檔案，對兒童未來的權益造成影響。

五、福利院殘孤兒童檔案管理工作的有效途徑

1.建立完善的檔案管理制度

（1）孤殘兒童檔案信息需要建立完善的數據庫，才能不斷加強檔案管理能力。這就需要孤兒院以完善孤殘兒童檔案為目標，建立檔案數據庫信息目錄以及聯合的檔案目錄，確保檔案可以實現統一化的管理模式。借助檔案數據庫實現檔案資源共享的目的。社會體制改革工作不斷提升，福利機構應該根據現階段兒童實際情況開展管理，確保管理有針對性，并建立健全的檔案管理工作，避免檔案管理過程中出現兒童資料不完整的現象。管理人員也應該在短時間內，將管理的科室與兒童的檔案資料整理出來，并積極與相關機構的人員進行交流，給予其管理上的相關指導。相關保障機構與醫院需要針對兒童檔案管理工作進行配合，將具有保存價值的歷史數據等材料妥善保管起來，在第一時間與管理人員進行材料交接工作，保障信息的反饋功能。福利院也應該在兒童入院的初期，收集關于兒童的重要資料，將資料整合在第一時間交付到檔案管理人員的手中，并將材料妥善保管起來。

（2）在現階段的福利院中，進行檔案管理時，存在較大的差異。傳統方法與管理標準與現在的發展背景相比較，不但毫無管理效率，還會造成管理期間的疏漏現象，影響管理質量。孤殘兒童的檔案開展規范化管理，是新時代發展背景下的必然之舉。

首先，在管理方案實行過程中，需要多角度入手，確保工作開展的有效性。借助先進的技術，通過云技術將數據更好的儲存起來，避免工作中出現疏漏現象。信息化管理也能為工作帶來便利，獲得較高的管理效率;其次，實行方案規范化管理，需要針對特殊檔案加強重視，對于傳統管理過程中，本就存在的問題，要摒棄原有的管理方法，賦予管理方法創新性和創造性，堅持以創新方法，拓展方案管理的發展空間;最后，需要對孤殘兒童檔案加以分類，兒童檔案是福利院工作中的重要工作內容，需要結合福利院實際，遵照科學、實用等原則對檔案進行分類。這也是確保福利院兒童檔案管理工作，能夠實現規范化管理的關鍵。為了更好地管理檔案，需要將孤殘兒童的相關檔案資料進行有效保管。國家針對福利院做出了相關規定，結合福利院的情況制定了檔案歸檔范圍，主要是根據兒童的實際情況對檔案進行分類，其中包含兒童入院信息、病歷、護理記錄、康復記錄、收養記錄、死亡記錄、轉院、找回親人等分類，對于孤殘兒童的檔案管理，涉及到的所有檔案內容，在管理過程中，都具有永久的保管權限。

2.實現有效的檔案管理方法

國家經濟發展，給予福利事業單位更多的保障，這也使得福利事業不斷發展，孤殘兒童在社會上受到大眾的廣泛關注。但是隨著福利院數量擴張，龐大的檔案管理工作與工作量，帶給管理人員極大的麻煩。傳統管理模式無法有效應用于當前的檔案管理工作中，需要通過轉變理念，以現代化的方式進行管理，在原有管理模式上推陳出新，緩解當前管理中存在問題。

傳統檔案管理工作，是經由工作人員手工錄入，會因為工作量大而出現失誤現象無法被有效察覺。在檔案管理模式中，可以使用信息化技術，通過與互聯網建立有效的管理系統，將全國范圍內的孤殘兒童信息收集在一起，進行整合，建立完善的檔案數據庫，對重要的內容進行有效管理。也方便兒童被收養等過程與各個部門進行工作上的有效銜接，方便收養家庭對兒童的基本信息進行篩選，減輕工作人員的工作壓力。

3.提高管理人員的綜合素質

檔案管理工作不是單純的管理檔案，對于管理員自身的素質要求比較高，同時需要管理人員具備專業知識，在管理方面有著優秀的管理經驗，并且具備責任感。細心對待管理工作的每一個細節，對此需要保障管理人員的素質才能推動福利院檔案管理工作更好地開展。

孤殘兒童的檔案資料會在初期交付到福利院的業務部門，經由業務部門統一收集和整理，在整理后將檔案轉交到檔案室進行保管。管理人員需要具備明確的管理意識，針對檔案管理進行妥善管理，基于檔案的分類情況做到心中有數，才能更好地對檔案進行管理，以確保兒童檔案的完整性。管理人員作為檔案管理的重要角色，是檔案管理能實現規范化管理的決定性因素。對此，需要提升檔案管理人員的專業素養。國家需要定期對福利院的檔案管理進行專業培訓，提升其管理知識結構，充分發揮管理人員的主觀能動性，并為兒童福利院配置應有的基礎設施與管理軟件，根據兒童設計管理程序。管理人員需要基于現代化管理技術，明確掌握管理軟件的各項操作，保障檔案管理的精細化操作，使兒童檔案數據具有完整性。

4.加強檔案管理工作的保密性

檔案管理人員應該明確知曉自己的崗位職責，做好檔案的保密工作，這是管理人員的基本素養要求，需要管理人員嚴格執行。福利院中的兒童是社會中的弱勢群體，在得到國家關懷的同時更需要得到有效地保護。管理人員要確保兒童可以得到外界的尊重，避免任何組織或者個體假借公益口號的噱頭來打擾兒童的正常生活，更不允許兒童的身份信息被暴露出去，發現破壞社會秩序的人員要進行嚴肅處理。檔案管理人員作為福利院重要的一員，更應該知曉信息泄露的危害，要知法懂法，在管理中加強保密工作的意識，避免外界因素對兒童的心靈造成傷害。

六、結論

綜上所述，當前福利院發展情況尚好，取得了較好的成果。福利院中的兒童都是身世波折、沒有依靠的兒童，需要得到福利院、國家的幫助才能更好的生存下去。對此，福利院應該盡全力給予兒童溫暖與關懷，重視兒童成長，并且對兒童的孤殘檔案進行規范化管理。檔案管理對于兒童具有重要的意義，應該基于當前管理工作加強管控，推動檔案管理規范化建設。為兒童保留歷史信息依據，推動福利事業單位更好發展。

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（作者單位：南昌市社會福利院）

基金項目： 2009年南昌市科技計劃立項項目（2009171）。

作者簡介：梁英（1972—），女，江西吉安人，漢族，本科，館員，研究方向：檔案管理。