事業單位人事檔案信息化管理的思考

袁承英

摘 要：本文對事業單位人事檔案信息化管理進行簡要概述，并對信息化檔案管理的重要性進行良好分析。還對目前事業單位人事管理的現狀進行了有效思考，最后對事業單位中人事檔案的信息化管理策略進行了深入的研究與探討。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;信息化管理

目前的事業單位，在很多方面都已經進行了信息技術應用，但是在人事檔案管理方面卻依舊采用傳統的管理方式。這也讓目前的事業單位人事檔案管理出現很多缺陷，在這樣的情況下，應該對信息技術進行良好的應用，以此來讓事業單位在人事管理方面得到更加良好的發展。

一、事業單位人事檔案信息化管理的相關概述

信息化的檔案管理工作指的是電子化的檔案管理工作，即利用互聯網來對相關的人事檔案進行數據化處理。一方面，通過這樣的方式可以讓事業單位人事檔案管理人員更少的出現管理失誤，所有的數值都由電腦來進行精密計算，讓人事檔案管理人員的工作量得到減少。另一方面，在將人事檔案內容進行數據化處理放入電腦后，會增加檔案的安全系數，并且為紙質檔案做了備份，如果紙質的重要檔案出現了丟失情況，可以通過電腦備份再打印一份相關檔案。另外，在事業單位的人事檔案管理中，還有著檔案管理制度等其他方面需要進行改進，通過在事業單位中，實現人事檔案的信息化管理，能夠提高檔案管理效率，實現動態管理目標。在信息化建設基礎上，能夠在進行人事資料變動時，不再受到時空局限，將其動態性特征凸顯出來，實現對于人事調整的動態管理，同時，也會降低檔案管理人員的工作強度和壓力。而且，在信息化管理之下，能夠對于事業單位人員的具體表現，進行準確記錄，利于實現記錄的保存，讓檔案資料更加規范，整個流程也更加高效、便捷，具有較強的人性化優勢，實現工作效率的提高。另外，通過人事檔案管理的信息化，也能夠讓檔案信息在查詢的時候，更加便捷，并且提高各項人事決策的科學性。管理者在針對人事調整做出決策之前，也要利用人事檔案資料開展人員的甄選。通過信息化的人事檔案管理，在這樣的模式下，能夠讓信息和資料的查詢更加快捷。信息化的人事檔案管理以計算機技術為依托，可以實現多樣化的查詢手段，如高級檢索、快速檢索，不僅能夠對于紙質檔案的存放位置，實現精準定位，而且還能夠對于人員的各項基本信息，如出勤、獎懲、業績等信息獲取更加便捷。相比較傳統的檔案查詢方式來說，信息化人事檔案管理能夠在人員信息資料查詢和應用的過程更加便利，為人事決策提供有力的信息資料的支撐和依據。以上便是關于事業單位人事檔案信息化管理的相關概述。

二、信息化檔案管理的重要性

1.人才方面的發展需求

人事檔案可以理解為是一些過去人才發展的重要資料，是對過往一段時間人員流動的真實反映與客觀說明。隨著互聯網時代的興起，人事檔案已經越來越多，很多的相關內容已經無法進行記錄，另外很多人事檔案都代表著人才方面的發展，如果不對人事檔案管理進行科學化的改革與轉型，人才方面的發展需求將沒有辦法得到有效滿足。因此，電子檔案有著難以想象的重要性。

2.檔案方面的發展需求

除了人才方面的發展需求外，檔案方面的發展需求也是體現電子檔案管理重要性的主要原因。傳統的檔案管理模式已經難以對如今的相關檔案進行處理，只有科學化且數據化的電子管理模式可以有效地處理當代檔案，讓所有的檔案與資料電子化，更加容易對其進行保存，并且也更加具有保密性，對檔案進行管理的過程中，會讓具體的檔案更加安全。由此可見，信息化的電子檔案管理有著難以想象的重要程度。

三、事業單位人事檔案數據的風險探析

1.事業單位人事檔案數據儲存的風險

在對事業單位人事檔案數據的風險中，檔案數據存儲的風險便是其中之一。目前的國家相關部門已經對政務數據的統一存儲進行了大力推動，與此同時，還鼓勵了信息共享。為了讓相關的建設成本得到一定程度上的降低，很多事業單位人事檔案數據還是要根據相關要求進行存儲，并且由當地區域的云計算中心進行相應的數據管理。面對這樣的存儲模式，事業單位人事檔案的相關電子數據將面臨很多問題，其中包括了安全責任無法分清、對風險處置的能力欠缺與病毒風險系數很高等多個方面。所以，要對相關的檔案數據儲存系統進行相應的改革，對新型的檔案存儲系統進行研發，通過技術上的進步來彌補相應的安全風險。因此，在事業單位人事檔案數據中，人事數據存儲的風險是主要的風險之一。

2.共享環境下事業單位人事信息的檔案風險

事業單位中的有關信息和農業、林業、海洋等相關部門審批的信息、交易的信息等應該進行實時互通的共享。國土資源、民政、公安、稅務、財政、工商、審計、金融和統計部門應該對事業單位人事的有關信息進行互通共享。以上內容是《事業單位人事條例》中的相關規定，在對事業單位人事信息進行共享的過程中，會有著兩種較為常用的方式，其中包括了數據共享平臺與網絡專線共享。在進行數據共享的過程中可以對身份認證系統進行啟動，并且對保密協議進行簽訂，還可以對安全的防范機制進行良好的建立。但是這樣的方式依舊存在著相應的弊端，那便是不能對數據的使用者進行行為上的約束。在進行信息共享時，所覆蓋的范圍越大，那么對信息數據有接觸的用戶將會越多，并且信息安全的相關風險也會變得更加巨大。

四、目前事業單位人事管理的現狀

1.缺少數字化的管理模式

在對事業單位的人事檔案進行管理時，有著很多問題還沒有得到解決，其中便包括了缺少數字化的管理方式。應該在人事檔案管理過程中將傳統的管理模式轉變為信息化的管理模式，但是這樣的模式轉換卻沒有在實際情況中得到具體實施，在傳統的人事檔案管理模式下，因為人事檔案過多會出現管理失誤情況，這也降低了人事檔案管理人員在具體工作中的效率。所以，缺少數字化的管理模式已經是當前事業單位人事檔案管理工作中不得不解決的問題之一。

2.缺少相應的管理人才

除了缺少數字化的人事檔案管理模式外，在事業單位的人事檔案管理過程中，還缺少相應的人才。在目前的人事檔案管理工作中，檔案管理人員的老齡化程度十分嚴重，一般情況下都是由中年人來擔任事業單位檔案管理人員，這樣的管理人員對于互聯網并不熟悉，而且在人事檔案管理工作中也沒有太多的互聯網人才，這也導致了人事檔案管理工作沒有相應的人才來讓其適應目前形勢。缺少相應的管理人才這一問題應該抓緊解決。

3.對人事檔案管理缺乏重視

在目前的事業單位人事檔案管理中，對人事檔案管理缺少重視程度也已經是較為重要的問題。在目前的事業單位人事檔案管理中，很多工作人員都對此不重視，這也導致了很多人事檔案管理人員對此不重視，所以也很少有人會利用人事檔案，這也讓人事檔案室長期處于無人問津的狀態。面對這樣的情況，人事檔案管理工作已經失去了意義，因此在這樣的事業單位檔案管理工作中，對事業單位人事檔案管理不重視這一問題一定要得到解決。

4.沒有對人事檔案進行良好的利用

在以往的事業單位人事檔案中，并沒有良好的對這些檔案信息進行應用，這也是對此方面缺少重視程度的主要原因。在這樣的情況下，人事檔案將會變得越來越形式化，缺少一定的實用性。應該對目前的信息技術進行應用，讓相應的人事檔案信息得到應有的利用。這也是事業單位人事檔案管理中的重要問題之一。

5.信息化人事檔案管理制度的缺失

在事業單位的人事檔案管理中，如果想要對信息化管理模式進行使用，一定要對檔案管理人員進行一定程度上的約束，但是目前的信息化檔案管理并沒有較為統一的信息化人事檔案管理制度，這會讓信息化檔案管理模式沒有辦法在實際情況中得到具體實施，阻礙了事業單位人事檔案管理的有效發展，檔案信息也沒辦法進行良好的保護。因此，信息化人事檔案管理制度的缺失已經是不得不解決的問題之一。

五、在事業單位中對檔案進行信息化管理的相關策略

1.對數字化的檔案管理模式進行建立

如果想要在事業單位中對人事檔案進行信息化管理，應該對數字化的檔案管理模式進行建立，此策略是順應時代發展。目前的事業單位人事檔案數量已經達到了很多的地步，如果人工對其進行處理，難以發揮出良好的管理效果。應該將檔案進行數字化處理，將其存儲在相應的智能云盤或計算機設備中。如果想要對這樣的人事檔案管理效果進行實現，應該對數字化的人事檔案管理模式進行建立。在這樣的情況下，應該對相應的計算機設備進行引進，完善相關的信息化管理體系，相關的事業單位人事檔案管理人員應該對整個數字化管理工作流程進行一定程度上的了解。因此，在事業單位對人事檔案進行信息化管理的過程中，對數字化檔案管理模式進行建立是非常有效的策略之一。

2.對數字化檔案管理人才進行培養

除了對數字化人事檔案管理模式進行建立，還應該對數字化檔案管理人才進行培養。只有這樣才能夠讓事業單位的數字化人事檔案管理得到更進一步發展。在培訓過程中，在對人事檔案管理人才進行培養的過程中，應該對培訓的目的和內容進行良好了解，對檔案管理人才進行培養的目的便是對數字化管理模式進行更加良好的執行。在具體的檔案管理人才培養中，可以將具體的培訓內容進行兩個方面的拆分，一方面便是計算機與信息化方面的培訓，另一方面便是信息化與現代化人事檔案管理方面的培訓。通過這兩個方面的相關培訓，可以讓事業單位的人事檔案管理人員對數字化的檔案管理模式有著詳細的了解，以此來良好地進行事業單位數字化人事檔案管理工作。因此，在事業單位對人事檔案進行數字化管理過程中，對數字化的檔案管理人才進行培養是非常重要的策略之一。

3.由檔案管理人員進行責任分攤

如果想要在事業單位中對人事檔案進行信息化管理，應該由人事檔案管理人員進行責任分攤。因為相關人員都對事業單位人事檔案管理不夠重視，因此在目前的多數人事檔案管理工作中，事業單位檔案資料也沒有得到更加合理的利用，這讓檔案的收集與管理變得沒有意義，所以為了提高相關人員的重視，應該對管理人員實施責任分攤。如果事業單位檔案管理出現了問題，那么責任應該由負責此檔案的檔案管理員來承擔責任。有著這樣的機制，就算人事檔案管理制度失去作用也會對檔案管理人員產生一種約束。

進行相關的責任分攤后，可以有效地讓工作人員做到及時歸還檔案，將歸檔的時間性、完整程度和準確率都做到大幅度提升，將所對應的職責與工作所負責任相互連接并計入到事業單位相關考核與技能等級評定中。對表現優異的工作人員進行各方面的獎勵，讓事業單位員工的工作態度徹底發生轉變，使得員工不再僅僅是按照制度來執行歸檔，而是從心理上養成歸檔的習慣，這讓事業單位人事檔案管理變得越來越簡單明了。在現代化檔案管理的各個流程中，也應該有著相對應的人來分攤責任，工作人員負責檔案的收集，統計人員負責檔案的統計，對于未歸檔的工作人員應負責歸檔相應的檔案。最后，對所有人事檔案進行統一整合與管理。

4.對信息化平臺進行建立

除了對責任分攤機制進行利用外，還應該對信息化平臺進行建立，主要目的便是對單位員工的人事信息進行應用。一方面，在相應的信息化平臺中，單位人員可以對打卡記錄進行查詢，并且讓單位人員可以進行及時溝通;另一方面，還可以對數字化的事業單位人事檔案進行有效應用，相應的信息化平臺可以對事業單位人事信息進行統計，再與往年進行對比，以此來對事業單位的發展與現狀進行了解。將信息化管理平臺作為依據后，事業單位的裁員與招聘情況也會變得更加良好。除此之外，此信息化平臺還可以根據人事信息里面的工資情況，對事業單位資金的流失情況進行了解，以此來實現更加完善的發展。因此，在事業單位對人事檔案進行信息化管理的過程中，對信息化平臺進行良好的建立是非常重要的策略之一。

5.對信息化檔案管理制度進行建立

如果想要在事業單位中對人事檔案進行良好的信息化管理，應該對信息化檔案管理制度進行建立。在信息化檔案管理工作正在進行時，一定要建立相應的檔案管理規章制度，包括材料收入、整理、歸檔、保密、交接等制度和信息完整記錄考核制度等等，使干部人事檔案有章可循、有進出，堅決杜絕檔案的丟失、涂改、提取和偽造。讓人事檔案管理變得更加規范化與制度化的同時，還要確保每個人都要遵守相應的檔案管理制度，要將新的制度規定落實到現實情況之中，只有這樣才能夠讓信息化檔案管理在現實中得到更加良好的應用。

六、結論

綜上所述，目前的事業單位人事檔案已經得到了良好管理，但是其中還有著相應的問題沒有得到解決，這已經對我國事業單位造成了一定程度上的影響。本文對我國事業單位人事檔案信息化管理策略進行了深入的研究與分析，其中包括了重視程度與管理人才等多個方面，通過這些方面的相關策略可以讓我國事業單位人事檔案得到更加良好的管理。

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（作者單位：南昌市社會福利院）

基金項目： 2009年南昌市科技計劃立項項目（2009171）

作者簡介：梁英（1972—），女，漢，江西吉安人，本科，館員， 研究方向：檔案管理