突發公共衛生事件的檔案收集與管理策略研究

摘 要：我們每處置一次突發公共衛生事件都會產生大量的專項材料，如何進行有效收集與管理這一寶貴資料，為今后工作提供參考依據。本文以青海省第三人民醫院新冠疫情防控為例，對如何做好突發公共衛生事件工作檔案資料的收集及管理，更好地服務醫院中心工作進行分析研究，提出管理措施。

關鍵詞：突發公共衛生事件;檔案;管理

近年來，突發公共衛生事件頻發，非典、人禽流感、手足口病、甲型H1N1流感等重大傳染性疾病來勢兇猛，特別是2019年末新冠肺炎疫情更是始料未及，全國上下眾志成城、共克難關，各級醫療衛生機構更是全力以赴將主要精力投入到新冠疫情防控阻擊戰前線。青海省第三人民醫院作為青海省唯一一所三級甲等精神病專科醫院和全省心理咨詢中心，發揮學科龍頭作用，積極主動應對，在全力做好新冠疫情防控工作的同時，以人為本，高度重視心理防“疫”工作。檔案管理部門更是充分認識做好突發公共衛生事件檔案資料的重要性，切實履行職責，主動積極作為，認真組織開展檔案資料收集與管理工作，取得良好成效。現就結合新冠疫情防控工作談談個人對突發公共衛生事件檔案收集與管理的一些淺顯認識。

一、做好突發公共衛生事件工作檔案管理的重要性

俗話說“空口無憑，立字為證”，或說“口為空，字為宗”。這個“字”往往就是指文書，是檔案。檔案具有其特質性，概括起來主要有兩方面作用：一是歷史的真實憑證;二是第一手參考材料。

2019年底新型冠狀病毒感染的肺炎疫情的發展及影響，遠遠超出了之前所有突發公共衛生事件，防控形勢十分嚴峻，受到國際社會廣泛關注。新冠肺炎防控工作檔案資料，是在防控疫情工作過程中形成的有價值的各種類型與載體的文件資料和數據。這些檔案資料是新時代我國首次應對特別重大社會公共衛生事件采取聯防聯控和群防群治的重要實踐，是重要的歷史記錄、珍貴記憶和經驗教訓。因此，做好此次新冠疫情防控工作檔案管理十分重要，一方面它是黨中央領導全國人民眾志成城抗擊新冠肺炎疫情的重要歷史記錄，為我們今后突發公共衛生事件與科研提供第一手參考材料;另一方面對我國完善醫療救治與綜合保障體系、建立健全突發公共衛生事件的監控與聯防機制、推進應急管理體系、優化疫情輿論引導、深化疫情防治國際合作、推進國家治理體系和治理能力現代化等方面有著重要現實意義。

二、突發公共衛生事件中檔案工作的特點

由于突發公共衛生事件發生的時間、地點、規模、形態、破壞程度難以預測，傳播演變速度又十分迅速，且廣受社會關注。因此，檔案收集和管理工作就顯得十分重要，呈現不同工作特點。

1.檔案資料驟然增加，產生途徑多種多樣

當突發公共衛生事件發生后，多方面工作接踵而來，就會產生大量的各種門類與載體的事件處置文件和數據。有上級文件、內部文件、應急預案、各類基礎建設、規劃設計、患者救治、接收捐贈、人物事跡、物資保障等等方面的資料，更有很多通過電視、報紙、微信、微博、抖音、快手等媒體宣傳手段形成的照片、聲像等數據材料，檔案收集與管理壓力驟增。

2.打破常規工作流程，收集管理難度增加

突發公共衛生事件具有復雜性和難以預測性，往往很難準確預測事件發生的規模和危害程度，正常工作極易受到影響，加之人手緊張，檔案收集和管理就更難以實施。同時，以往檔案管理中的收集、整理、保管和利用等常規流程已不能完全適應形勢需要，檔案工作面臨新任務、新環境和新要求。

3.檔案新情況凸顯，檔案員面臨新考驗

突發公共衛生事件因事態發展而動態變化，檔案資料形成隨之也有很多新情況、新特點，所形成的專項檔案又具有很強的專業性，對檔案員提出了新的考驗和挑戰，這就需要檔案員掌握一定的突發公共衛生事件專業知識，同時運用檔案管理技能，對資料進行收集鑒別和分類整理，才能切實做好突發公共衛生事件檔案管理，為今后工作提供有效參考利用。

三、收集途徑實踐

1.提前謀劃，將文件材料收集歸檔工作納入突發公共衛生事件應急處置預案和流程

醫院檔案管理部門要在平時的建章立制中提前謀劃，將突發公共衛生事件檔案管理納入常態化管理。要結合工作實際制訂突發公共衛生事件檔案收集與管理工作應急預案，成立工作組，明確工作組人員職責。明確突發公共衛生事件文件材料歸檔范圍和歸檔要求，指導各部門開展紙質文件和電子文件歸檔整理工作，并將此次突發公共衛生事件檔案工作納入部門績效考核中。同時，規范突發公共衛生事件檔案處置方法，為科學防范和控制突發公共衛生事件提供科學依據。

2.積極主動與各部門檔案員對接，開展建檔指導

檔案管理部門黨員干部要帶頭站在突發公共衛生事件工作最前沿，充分發揮職能作用，下沉一線開展突發公共衛生事件建檔指導，協助一線檔案人員開展文件資料收集工作。并充分利用信息技術手段，建立突發公共衛生事件檔案工作微信群，向各部門推送突發公共衛生事件檔案工作信息，并根據事件變化和階段性任務，從加強材料收集、檔案管理方式、突發公共衛生事件大事記編寫等方面及時梳理發布業務要求。

3.確定重點，收集突發公共衛生事件基礎資料

此次新冠疫情防控工作中，確診和疑似新冠肺炎患者病歷是新冠肺炎診療防控過程中十分難得的珍貴資料，這些病歷既是診療救治、疫情防控的重要依據、患者隨訪的檔案，又是探索傳染病防治規律的基礎性資料，對我們今后重大疫情和突發事件的防控與研究具有重要參考借鑒價值。雖然目前青海省第三人民醫院未收治新冠肺炎確診患者，但醫院高度重視，根據實際確定重點，從疑似患者排查就診病歷、防疫物資的消耗、物資的儲備等方面建立基礎檔案，加強收集和安全管理。

4.梳理每日綜合信息分析報告，為領導提供疫情決策參考

醫院檔案管理部門跟進新冠肺炎疫情防控工作實際，積極履職擔當作為，每日收集梳理疫情綜合信息并分析報告，包含發熱門診數據信息、決策文件、抗疫生動照片、抗疫流程圖、大事記、來文督辦、來人督查、外派醫療隊情況、防疫物資使用情況、防控工作中遇到的實際問題的解決方案、員工身體健康狀況等，重點突出，內容翔實，有力發揮了檔案的資政作用。

5.跟隨拍攝，記錄動態檔案

疫情發生后，青海省第三人民醫院職能管理部門工作人員主動放棄休息，到崗到位投入抗疫工作，并選派檔案人員跟隨拍攝領導調研、防疫一線、疫情防控重要會議實況等，主動記錄和保存珍貴聲像資料。

6.征集突發公共衛生事件檔案，留存三院抗疫珍貴記憶

為更加全面地保存醫院此次疫情防控工作中形成的原始檔案資料，留存完整的歷史記錄，醫院通過微信公眾號等手段廣泛征集與疫情防控工作有關的文字、圖表、錄音、錄像、照片、電子、實物等各類載體檔案資料，主要包括：反映黨員及職工積極奉獻愛心、捐款捐物相關資料;反映疫情防控工作、謳歌一線“參戰者”的日記、請戰書、典型事跡材料、宣傳片、攝影、書畫、音樂、文學作品及手稿;各類媒體形成的紀實資料和宣傳資料;各類普及、宣傳、解讀疫情防控及心理干預調節知識的資料、手冊、宣傳片、視頻等;慰問信、告患者書、出入證、宣傳條幅、防護用品等實物;其他能夠反映疫情防控工作、具有永久保存價值或重大教育意義的文字、圖表、照片、音像、視頻、實物等檔案資料。

7.深入挖掘先進典型，分享人物活檔案

先進典型是一面旗幟，更是一種力量。醫院在訂閱號上開設了“支部是堡壘、黨員做先鋒”專欄，深入挖掘和及時宣傳一批全院基層黨組織和廣大黨員、一線職工抗疫典型事跡，并在“三八”國際婦女節、七一節、國慶節等重大節日期間評選表彰“抗疫最美家庭”“抗疫最美天使”“抗疫先進集體和個人”。同時在醫院“共享筆記”中開設了疫情期間“戰疫情—天使日記”專欄，讓每名黨員用自己的語言講出最真實的故事，記錄工作中的日常，分享“抗疫”最前線的點滴感動，展示三院風采、傳播三院聲音。

8.發揮專業優勢，建立心理健康檔案

醫院充分發揮精神及心理學科龍頭作用，第一時間設立疫情心理干預門診和心理治療援助室，成立心理救援醫療隊，針對不同人群制作防控短視頻，提供心理測評量表，錄制心理危機干預視頻講座、心理治療音頻。并利用“納里醫生”APP，點對點線上答疑解惑;迅速增加疫情心理援助熱線服務專門座席，向社會招募心理援助熱線志愿者，成立心理援助熱線隊，保持熱線24小時暢通。建立援鄂醫療隊心理守護群，采用集體疏導結合個別干預的方式，開展心理健康小講座、互動答疑、樹洞回音、推送減壓助眠音頻等，及時發現和干預心理應急問題，建立隊員心理健康檔案，并及時反饋給醫療隊健康管理組，提出關注和解決的建議。

9.心理專家撰寫科普文章，豐富防控心理支持檔案

為緩解民眾恐懼、焦慮、失眠、抑郁等情緒，青海省第三人民醫院心理專家積極撰寫心理健康知識科普文章、指導手冊、在新聞媒體上的宣傳報告等，并形成常態，為全省人民提供疫情防控心理支持，也豐富了三院抗疫檔案內容。

四、存在的主要問題和管理措施

在突發公共衛生事件工作檔案資料管理過程中，由于公共衛生事件的突發性和發展的不確定性，防控檔案資料的形成隨機性較強，且防控工作涉及部門多，檔案資料來源分散、類型繁多、載體豐富、數量龐大，加上突發公共衛生事件中重大疾病傳染風險強、一線人員工作繁重，檔案資料收集整理難度就相對較大。

1.建立檔案應急管理機制，構建有效的收集歸檔體系

突發公共衛生事件發生后，應立即啟動突發公共衛生事件應急處置預案，應急管理工作組緊急投入事件處置中，除設立突發公共衛生事件防控小組、醫療救治小組、物資保障小組、信息宣傳小組等等以外，特別要設立檔案收集管理小組，抽調人員充實隊伍，設立點對點聯系人機制，明確職責、分工協作，做到統分有序、相互配合，隨時保持溝通，及時掌握檔案收集第一手信息。落實定期檢查制度，成立專門檢查督導小組，查看檢查檔案收集各項工作機制是否建立并有效運轉，各項工作措施是否落實到位，各相關部門是否各司其職，加強督導，落實責任，確保檔案收集常態化。

2.開展檔案人員專項培訓，確保突發公共衛生事件檔案安全

由于突發公共衛生事件具有很強的不確定性，各種突發情況會隨時出現，對檔案室工作人員以及密切接觸人員具有較大危害或風險。因此，要將檔案借閱歸還等安全放在首位，要完善突發公共衛生事件期間安全管理各項制度，制訂切實有效的工作方案，建立健全檔案資料安全應急防范機制，明確規定檔案隔離或安全保管措施;強化檔案管理人員“安全第一”意識，加強人員學習培訓和宣傳，增強檔案收集意識，同時由于檔案的特殊性，在收集時要注意保密，夯實安全防控基礎;檔案人員要全程參與和指導，對工作中形成的文件、照片、影像、實物等進行全程跟蹤，務必保證專項事件材料的完整，從而保證這事件的可查性和參考性。

3.完善突發公共衛生事件工作檔案資料收集管理保障措施

要進一步明確突發公共衛生事件工作檔案資料收集管理的范圍、內容、標準、管理方式方法，加大財力投入，提供突發公共衛生事件工作檔案資料收集管理必備的軟硬件設施，成立相應的保障領導小組，制訂收集管理保障應急預案，重點從患者就診病歷、防疫物資的消耗、物資的儲備等方面，加強部門溝通協商，及時跟進收集，防止相關檔案資料的流失，努力做到資料收集管理及時、全面、高效。要按照應急處置方案，針對檔案不同載體，采取不同的處理方法。特別是面對重大傳染性疾病檔案時要嚴格遵守消毒程序，避免紫外線燈直接照射檔案、避免消毒液對著空氣進行噴灑，或把消毒液加到加濕器、凈化器，甚至集中式空調中進行消毒。同時，檔案工作人員在對外提供利用服務時，按規定戴上手套并做好手套消毒。

4.采取多種收集方式

可采取歸檔與現場收集、隨時收集與集中收集相結合的方式收集。特別是檔案人員應主動深入到各個小組進行現場收集，隨時發現遺漏，認真復查，及時補救。對每天發生的情況要進行小結，隨時發現問題，隨時收集，尤其對突發公共衛生事件過程中形成的實物檔案要隨時收集，確保檔案的完整和系統。

5.進一步加強網絡數據信息的收集與管理

當前，網絡成為發布疫情信息和討論疫情進展的主陣地，人們通過網站、微博、微信等新媒體表達自己對疫情的觀點、看法，產生的大量社交媒體檔案和網頁信息，如經歷體會、心路歷程、應對態度、感人事跡等，都是通過文字、圖片、視頻、錄音等方式呈現的，反映了抗疫的真實情況，這些也都是抗擊疫情歷史的重要內容和組成部分。我們必須提高檔案資料收集、鑒定的能力，并充分利用網絡的便利和優勢，熟練、快速地收集檔案信息資源，并有效管理，確保珍貴記憶得以留存。

6.編撰文獻資料做好服務利用

要千方百計創造條件，組織力量整理突發公共衛生事件檔案資料，摘編防控專題材料，對突發公共衛生事件工作中有相關文件資料、政策法規、規章規定、組織協調、社會參與、工作措施、效果評價、成功經驗、失敗教訓，以及突發公共衛生事件的相關數據、文獻等，進行分析評價，并及時整理編撰，建立資料數據庫，為今后開展類似突發公共衛生事件工作提供參考利用。

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（作者單位：青海省第三人民醫院）

作者簡介：姚蘭蘭（1983—），女，漢族，甘肅秦安人，館員，研究方向：檔案管理，