基于中臺體系建設的招投標機構資源優化配置研究

景曉路

（中國石油集團長城鉆探工程有限公司招標中心，遼寧 盤錦 124000）

近年來，中臺概念大火，各大公司紛紛建立了自己的中臺系統。但是，中臺到底是什么？是為了解決什么問題才產生的？怎樣設計該體系才適合在招標機構中進行應用？本文通過理論與實踐結合的方式，對此進行了一定的探索。

一、中臺概念簡介

所謂“中臺”，其實就是為前臺而生的平臺，這里的前臺是指面向客戶的業務部門。中臺以聚合服務的方式幫助前臺快速匹配所需的能力與資源，使企業真正地做到針對用戶需要變化的敏捷響應；中臺是用來服務前臺的，以此提高生產過程中的信息傳輸效率和產業內資源配置效率，進而實現針對用戶需求變化的迅速應對。而對于招標機構來說，前臺就是招標業務人員，中臺則是業務、人事、財務、綜合管理等服務業務的聚合體，原有的業務功能互相交互和耦合，形成一個個快速響應模塊來提高響應速度。招標機構應用中臺體系的目的是向前臺業務提供共享服務，以此提高招標項目的生產效率、降低招標業務的邊際成本。適合擴展企業創新業務的開發，靈活配置前端需求，降低業務試錯成本，從而更好地匹配市場需求。

二、招標機構的中臺體系設計

招標機構的中臺體系設計，要求從全局進行業務劃分，將財務管理、綜合管理、數據管理納入整體業務體系，按照中臺體系業務需求，規范標準化各業務流程和業務模塊，將各業務拆分為多個業務模塊，各模塊實現高內聚低耦合的準則，各模塊由不同的中臺進行協調聚合處理，模塊和模塊、中臺和中臺之間有明確的數據流轉接口，以數據中臺的數據接收和分發為紐帶，實現數據的無縫銜接，確保業務數據快速流轉，達到業務快速響應和反饋。按照招標機構的業務特點，由前臺、業務中臺、數據中臺和財務中臺組成。主要中臺和模塊功能劃分如下：

1.前臺體系設計

前臺體系，包括綜合前臺和業務前臺。按照服務對象不同進行劃分，綜合前臺的服務對象是投標人，負責常規標準化的招標問題答疑和發票費用等相關綜合事項的問詢與處理，目的是為業務前臺減負。業務前臺的服務對象是招標人，負責招標文件的編制，關鍵問題的澄清與答疑，項目的評審、結果的公示和報審，中標通知書的制作等業務。而招標文件售賣、評標委員會組建、招標項目現場開標、招標文件資料歸檔等繁瑣耗時、重復、單一的業務事項，統一由業務中臺進行處理，業務前臺只需獲取模塊執行結果即可，以減輕業務前臺的壓力，使得業務員能集中精力專注于高質量的招標文件編制和高標準的項目評審；項目模塊減少后，業務員也能夠同時處理更多的招標項目。

表1 中臺業務單元模塊劃分

2.業務中臺體系設計

業務中臺體系，包括綜合業務和招標業務。其按業務響應時間敏感度進行劃分，綜合業務對時間響應敏感度低，按照相關流程執行即可；招標業務則需要在規定時間內完成業務響應并回饋結果，以便業務前臺及時獲知請求結果，執行下一步的招標程序。

業務中臺將招標活動的公共需求聚合成基礎服務，如項目分發、標書售賣、評委的抽取、基本信息解答等，這些公共業務被封裝成共享、統一的基礎業務服務，供各業務單元使用。業務員只需向業務中臺發起業務請求，無須參與相關模塊流轉，業務中臺執行流程完畢后反饋結果，業務員按照結果進行下一步業務流程，執行效率得到提高。

3.數據中臺體系設計

數據處理就是依靠數據平臺在各中臺的數據接口之間進行數據流轉，以數據中臺的數據接收和數據分發為核心紐帶，各模塊之間的數據進行無縫銜接，使業務運行流暢。其中的數據匯聚模塊，是把各種異構數據源的數據統一采集到數據中臺進行集中存儲，為后續的數據挖掘和數據應用的加工建模做準備。其數據匯總由專業數據人員直接從底層抓取數據，改變過去業務員匯總數據的方式，使得數據顆粒較小、數據分析方法更先進、數據應用成果更有效、數據報表更準確，能夠顯著降低管理難度。數據應用可針對不同層級的管理人員個性化實時反饋招標組織實施情況，降低管理難度，提高管理水平，進行精細化招標管理。

4.財務中臺體系設計

財務中臺體系，包括費用管理和財務管理。按照人員專業程度劃分，費用管理人員無須財務專業技能，其業務包括招標文件售賣費用核定、投標保證金收退、招標代理服務費收取、招標評審費發放核定等。而財務管理人員需要財務專業技能才能勝任，其業務包括發票開具、財務賬套管理和核算、審計和財務其他業務等。這種劃分方法，讓專業的人做專業的事，既互相隔離，又相互關聯，提高人員的復用性和專業性。

三、中臺系統的優勢

中臺體系是一種高效的組織體系架構，對于招標機構來說其自身的優點很多，但是缺點也同樣明顯，其優缺點總結如下。

（1）提升招標生產效率，降低人員成本

由于業務前臺只負責關鍵業務的執行，同樣的人員配置能夠完成更多任務，其單位時間內組織的項目數量增多，專業性更強，能夠顯著提高招標生產效率，其模塊化專業的處理方式，降低了人員成本。

（2）資源投入靈活，人員配置可調

中臺體系從公司全局進行考慮，其資源分配更為靈活合理，業務模塊劃分明確，新任人員可以快速熟悉工作，培訓成本低。既可以多人處理一個模塊，也可以多個模塊由一人處理，配置方式靈活。

（3）解決基礎服務重復建造的問題

相同的業務集中規范處理，解決了各團隊之間重復建設相同功能模塊的問題。業務服務只需要調用基礎服務模塊即可，各業務組或各分公司之間無須重復投入資源建設，其不僅能減少重復建設，降低煙囪式協作的成本，也是招標機構差異化競爭優勢所在。

（4）提高業務創新，降低試錯成本

當招標機構需要開辟新的業務模式并將原有的經驗復刻到新業務上時，中臺體系就具有明顯的試錯成本低、無視地域和規模限制的優勢。例如，在別的省市開辟分公司，派遣人員進行駐場招標服務等，招標機構無須從頭建設所有的基礎模塊，其基礎服務都可由總部中臺提供遠程服務，只需做好與總部中臺的各項數據接口，增加前臺業務人員即可。既避免了資源的重復建設，也為公司降低了試錯成本，更能夠適應多變的業務環境。

（5）降低業務之間的耦合度

模塊間的耦合度是指模塊之間的依賴關系，中臺體系其模塊和模塊之間有明確的業務接口，耦合度低。如果一個模塊出現因法律法規或公司規定所導致的變更，只需在相應模塊內部進行調整即可，不會導致整體流程需要變更的情況。

四、結語

中臺體系建設不是一蹴而就的，招標機構中臺的出現也是隨招標機構平臺化的自然演進而來，需要企業不斷完善自身的數據管理和精細管理。這種演進帶來“去中心化”的組織模式，突出資源復用的能力，協調控制的能力，以及業務創新的差異化構建的能力。招標機構的業務只有不斷創新、不斷提升工作效率、滿足差異化的客戶需求，才能在激烈的市場競爭中脫穎而出。