照片檔案管理數字化轉型升級探索與實踐

葛如一 劉思雨 吳熠 張琪 汪宇

當今社會發展進入數字時代，人類的工作方式和生活方式因數字技術的進步正悄然發生著改變，數字化轉型成為各行業搶占制高點的必然選擇，現代檔案管理亦面臨著數字化生存的考驗和數字化轉型的挑戰。文章以國網蘇州供電公司（以下簡稱“蘇州公司”）為例，通過分析企業在照片檔案收集整理和利用服務中存在的問題，探索企業檔案管理數字化轉型的途徑，力求形成具有較強實用性、通用性及推廣價值的檔案管理經驗。

蘇州公司檔案室成立于1989年，至2020年底室存文書類照片檔案8415張，工程類照片檔案24194張。照片檔案管理參照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《國家電網公司照片檔案整理規范》等文件要求執行。2020年蘇州公司照片檔案查閱28人次、利用1265張，服務對象主要有黨建部、工會、建設部、運維部以及上級公司和兄弟單位，照片利用集中于展廳陳列、主題宣傳、員工培訓、書冊編印、運維管理、項目驗收等方面。隨著數字化轉型實踐的不斷推進，蘇州公司檔案服務能力得到進一步提升，照片檔案價值日漸凸顯并受到重視。2021年3月12日，國家電網公司領導班子成員與公司系統全國兩會代表委員座談，公司黨組書記、董事長辛保安叮囑說：“這些音視頻、照片等，都是寶貴的歷史影像資料，是公司的寶貴財富，要做好存檔工作，今后都要這樣。”

一、企業照片檔案管理工作現狀

照片檔案是企業檔案中的重要門類，長期以來，照片檔案在存貯體量和利用頻次方面遠低于文書、科技等門類檔案，檔案部門往往對照片檔案管理缺乏足夠重視，日漸成為大多數企業檔案管理中的薄弱短板。

1. 收集渠道單一，歸檔內容固化

目前企業歸檔照片一般來源于本單位宣傳或新聞部門，歸檔內容主要圍繞重大會議、重點工作、重要工程、重大事件等內容，收集渠道單一、歸檔內容固化的狀況相當普遍。收集是檔案工作的起始點，也是整個工作流程的重要環節，歸檔來源單一不僅會影響照片檔案的數量和質量，同時將嚴重制約后期檔案開發和利用工作。

2. 相冊制作煩瑣，實體歸檔量驟減

制作照片檔案冊是照片檔案整理流程中的最后環節，主要包括照片洗印、核對排序、裁切粘貼、信息著錄、編目裝冊等工序，整個制作過程極其煩瑣且耗時。特別在2000年以后，隨著數碼攝影廣泛應用，數碼照片逐步替代傳統紙質照片，企業照片歸檔數量也隨之快速增長。以蘇州公司文書類照片檔案為例，1991-2000年年均歸檔照片不到50張，2011-2020年年均歸檔照片數躍升至660張，其中2020年度歸檔照片就高達1200張。受人力資源與技術手段的制約，實體照片檔案冊制作逐漸變成檔案部門新的困擾，多數單位僅將少量反映重要內容且保管期限為“永久”的數碼照片沖印成紙質照片裝冊歸檔，有的單位甚至直接取消實體裝冊。從照片檔案保存與實際利用角度分析，上述做法均有欠缺，究其根源還在于照片檔案實體裝冊工作費力耗時。

3. 利用方式傳統，檔案服務低效

照片檔案利用不同于其他門類檔案，雖然系統已有照片基本著錄信息，但與實際查詢需求的契合度較低，照片利用服務大都仍以提供實體照片檔案冊為主，其優點是照片瀏覽直觀方便，缺點是資源不完整、閱覽內容控制困難且需要利用者親赴檔案室查閱。這種傳統單一、被動低效的服務方式嚴重影響了照片檔案價值顯現和檔案服務水平提高。

4. 軟件功能孱弱，制約照片利用

目前檔案管理軟件已廣泛應用于企業檔案工作，但由于研發人員對檔案專業管理了解深度有限，以及研發中檔案人員參與度較低等原因，多數軟件產品只能應對基本需求，缺少差異化考量與針對性研發。以國網數字檔案館系統中照片檔案模塊為例，其設計的功能定位與文書檔案模塊、工程檔案模塊基本相同，僅具備文件信息管理、單個電子文件下載瀏覽、表單打印等基礎功能，缺少批量預覽、比對選擇、圖形檢索、圖文合并輸出等高效實用功能。

二、照片檔案管理數字化轉型的具體做法

數字化轉型不僅是利用數字技術對傳統業務進行科技賦能，本質上涉及的是一種管理模式改變，需要用新思維去擺脫傳統模式的羈絆，釋放數字技術的內在價值。為加快提升照片檔案管理水平，蘇州公司針對現存問題進行深度剖析，并以檔案數字化轉型升級為目標深入開展管理創新。

1. 創建“照片檔案全數字管理”理念

為推動照片檔案管理數字化轉型升級，蘇州公司以需求為導向，主動探索照片檔案電子文件全生命周期管理，創建“照片檔案全數字管理”理念。即在現有的數字采集、數字整理、數字檢索的基礎之上，著重完善照片檔案冊的數字輸出功能和拓展數字化利用方式，實現以數字打印封裝替代傳統手工制冊，以多樣化高效主動服務替代單一化低效被動服務。

2. 自主開發數碼照片檔案冊自動封裝軟件

針對目前照片檔案管理中實體裝冊與利用服務的難點，蘇州公司創新工作思路，提出并成功研發了數碼照片檔案冊自動封裝軟件。即通過技術手段，對檔案系統現有圖像數據與文件信息進行定向重組，輸出全新的“數碼照片檔案冊”電子文件，并以此為核心，驅動管理方式與服務模式再造。該軟件研發始于2019年6月，于當年10月完成測試驗證，研發周期用時僅4個月，整個項目零資金投入，是公司系統首個由檔案部門提出并主導實施的軟件研發項目。為加強技術保障，江蘇省電力公司文檔處專門指定人員同步跟蹤項目進程，及時提供檔案專業指導和系統數據支撐；蘇州公司信通部門選派技術骨干負責編程；所屬各市縣公司和部分兄弟單位檔案專職人員積極參與軟件測試與驗證工作。多方合力保證了數碼照片檔案冊自動封裝軟件研發質量。

3. 以彩色激光打印替代傳統手工裝冊

傳統相冊封裝方式最大的弊端是制作工作量大、利用方式受限。蘇州公司利用數碼照片檔案冊自動封裝軟件自動生成相冊電子文件，然后選用彩色激光打印專用紙進行打印封裝，不僅大幅提高了相冊制作工作效率和工藝質量，還開創了彩色激光打印照片替代傳統紙質照片的先例。相信隨著打印技術與輸出載體材料的不斷升級，打印照片檔案冊必將成為檔案部門照片冊制作的首選。

三、照片檔案管理數字化轉型初步成效

1. 提高了實體照片檔案冊制作效率

傳統實體照片檔案冊制作流程煩瑣耗時且大多需由手工完成。以500張照片裝冊為例，傳統手工制作流程：（1）整理電子文件；（2）送洗紙質照片；（3）逐張核對排序；（4）逐張粘貼到檔案冊；（5）打印照片目錄表單；（6）逐張裁切、核對、粘貼或手寫錄入信息。制作周期至少一個月。軟件輔助制作流程：（1）整理電子文件；（2）通過軟件生成“數碼照片檔案冊”電子文件；（3）激光彩打輸出；（4）裝訂成冊。制作周期2天。數碼照片檔案冊自動封裝軟件的應用，大幅簡化了照片檔案冊制作流程，有效減輕了檔案人員工作強度，極大縮短了照片檔案冊制作周期，顯著提高了工作效率和工作質量，保證了歸檔照片與實體檔案冊內容、數量的一致性。

2. 創新了照片檔案利用服務模式

依托數碼照片檔案冊自動封裝軟件，蘇州公司創建了多種新型檔案利用服務模式，有效促進了照片檔案利用效率與服務質量的提高，加快推動了檔案利用服務由被動向主動轉變。

（1）實現照片檔案冊網上借閱。以往蘇州公司照片檔案冊僅有紙質實體一種形式，利用者如需批量查閱則必須親赴檔案室，非常不便；現在有了照片檔案冊電子文件，利用者通過檔案系統辦理網上借閱，即可快速獲取相關照片檔案冊。服務方式的拓展為利用者提供了便利，進一步促進了照片檔案資源利用，2020年公司網上借閱照片檔案冊16人次、照片冊文件37件，照片利用852張。

（2）為利用者定制照片檔案冊。檔案人員可根據利用者需求，將相關照片的電子文件與信息表單從檔案系統下載至本地，然后通過數碼照片檔案冊自動封裝軟件生成定制照片檔案冊文件（doc格式），最后由用戶依個人喜好選擇紙質打印、U盤拷貝、光盤刻錄等不同形式留存查考。定制服務不僅提升了檔案服務質量，還充分體現了以人為本的服務理念。

（3）為照片檔案編研提供高效工作方式。利用者開展照片檔案編研必定大量瀏覽圖片，使用實體檔案冊閱覽相對方便、直觀，但資源不完整（多數單位僅將保管期限為永久的照片入冊）；如通過檔案系統瀏覽，資源完整但操作極其不便，這種兩難境況制約了照片檔案編研工作順利開展。照片檔案冊電子文件的出現徹底化解了這種困境，不僅保證了瀏覽資源的完整，Doc格式文件的易用性更讓照片檔案編研變得輕松高效，快速瀏覽、內容檢索、文本編輯、圖像復制、打印輸出等Word軟件功能的助力，甚至可以讓照片檔案編研工作一氣呵成。

3. 有效提升企業照片檔案管理水平

一是以理念創新驅動機制革新。為盡快將理念轉化為實踐，蘇州公司通過建立跨部門長效合作機制，制訂《蘇州供電公司照片檔案歸檔范圍表》，組建檔案創新工作小組，定期開展檔案利用需求征詢，多措并舉提升檔案工作質量和效率。二是以技術創新驅動服務升級。數碼照片檔案冊自動封裝軟件的開發應用，不僅簡化了照片檔案冊制作流程，還為拓展照片檔案利用途徑、升級服務模式提供了重要支撐，解決了異地借閱、主動推送、閱覽控制、照片編研等方面長期困擾照片檔案利用的難題。

4. 助力企業檔案工作全面轉型

一是深化創新成果應用，促進檔案工作全面提升。蘇州公司照片檔案管理創新實踐形成的管理理念、管理機制、服務模式，不僅適用于照片檔案管理，還可供其他門類檔案管理借鑒或套用。二是加大推廣軟件成果，助力企業檔案管理數字化轉型升級。數碼照片檔案冊自動封裝軟件開發的技術標準，參照了《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）、《國家電網公司照片檔案整理規范》等文件要求，具有較強的通用性，不僅適用于國網公司系統各單位，系統外單位也能直接使用。三是支撐智慧檔案構建，發揮示范引領作用。自2015年起，蘇州公司一直致力于智慧檔案探索，本創新成果即是在研究《挖掘檔案在產生和利用上的潛在關聯關系》課題中衍生的，具有一定的前瞻性和實用性，為國網智慧檔案體系構建提供了理論參考和先行經驗。

5. 數字化轉型成效初步顯現

隨著照片檔案管理數字化轉型實踐不斷推進，檔案工作成效初步顯現，照片檔案冊制作困境初步化解，系統照片信息與實體相冊內容實現完整匹配，照片檔案收集渠道有效拓展，利用人次、利用數量成倍增加，《光明七十載 奮進新時代》《蘇供發展成就專題圖冊》等照片編研成果相繼完成，檔案利用者的時間成本和企業的經濟成本大量節省，檔案服務質量、服務效率、服務水平明顯提升。

四、照片檔案管理數字化轉型的啟示與建議

1. 聚焦問題激發創新思路

問題意識是一種科學的管理理念，創新思路的形成大多源于人們對現實問題的深入思考。蘇州公司在探索實踐中以問題為導向，通過全面梳理排查發現問題，進而針對重點問題展開深入分析研究。在工作實踐中筆者深刻體會到，聚焦日常工作中的突出問題并以此為切入點開展探索，不僅具有現實意義和實際效用，同時還能激發創新思路，許多理念的創新和技術的突破即在課題攻關過程產生，可以說以問題為導向是開啟創新之路最有效的途徑。

2. 補齊短板促進全面提升

目前企業檔案管理整體水平相比過去已取得長足進步，但仍存在較多短板。多數企業長期習慣性地將文書檔案、科技檔案管理作為工作重點，對影像、實物等其他門類檔案缺少關注，導致各門類檔案發展極不均衡，“木桶效應”日漸凸顯，長此以往必將制約企業檔案工作全面提升，甚至還會影響檔案事業高質量發展。補齊短板是消除“木桶效應”的唯一方法，且短板消除的進度就是企業檔案工作全面提升的進度。

3. 拓展服務彰顯檔案價值

蘇州公司長期重視檔案利用服務，并在實踐中形成了一些具有特色的工作思路和工作方法。一是“換位思考”，將用戶的利用需求、利用體驗作為改進工作的方向；二是“與時俱進”，將新技術應用作為提升服務的抓手；三是“以人為本”，將定制化個性服務作為創新工作的著力點；四是“合作互助”，將跨專業合作作為拓展服務的重要方式。檔案利用服務是彰顯檔案價值最重要的方式，檔案利用服務能力也將成為衡量企業檔案管理水平最好的“試金石”。