事業單位檔案管理規范化的措施探討

李依繁

摘要：檔案現代化、規范化治理的新時期，事業單位檔案資源結構發生了變化，檔案資源管理體系改革創新面臨著新的要求。為了避免檔案資源在事業單位事務決策、業務管理中處于邊緣化地位，實現“被動管理”向“主動管理”的業務轉型，就必須要構建新的檔案管理機制，進一步整合檔案資源，真正實現規范化的目標。文章就事業單位檔案管理規范化的現實意義進行闡述，指出當前常見問題，提出自己觀點，旨在能夠進一步實現檔案資源規范管理與高效服務的無縫對接。

關鍵詞：措施;規范化;事業單位;檔案管理;問題

一、事業單位檔案管理規范化的現實意義

一是有利于實現檔案高效利用。檔案資源的最終目標是開發利用，是服務好事業單位事務決策以及業務管理。相較于其他零散的信息資源，檔案具有系統性、全局性、憑證性的特點，正式詳細地記載了事業單位從產生到發展的全過程。為了更好地對檔案資源進行開發利用，就必須要高度重視檔案資源在事業單位發展中的作用，堅持依法依規管檔、依法依規治檔，以規范化管理為管理方向，實現現代化跨越式發展[1]。除此之外，從規范化的角度對檔案資源進行管理，實現檔案管理工作與事業單位中心工作的郵寄融合，能夠全面提升檔案管理效果。

二是有利于創造良好的檔案管理格局。檔案資源是否完整、準確、真實，是評價事業單位檔案管理工作的重要標準。為了進一步提升檔案工作人員重視程度，形成檔案規范化管理環境，減少日常管理與利用工作中存在的漏洞，就必須要重視規范化管理工作。

二、事業單位檔案管理規范化中存在的問題

（一）建章立制工作待加強

實踐中，部分事業單位存在檔案不齊全、卷宗不完整、格式不統一、標準不規范等現象，嚴重影響了檔案規范化管理工作。之所以出現這種局面，主要是建章立制工作滯后，難以實現制度管人、管事的目標[2]。一是前端控制環節薄弱，表現在未從制度上對檔案登記、分類、格式、具體內容、歸檔存檔標準以及其他要素進行明確，導致立卷歸檔工作質量低下。二是事中管理工作滯后，表現在管檔查檔、用檔的流程不清晰，檔案管理工作混亂。

（二）檔案數字化建設滯后

相較于我國企業，事業單位受限于人、財、物等要素，在檔案數字化建設領域仍然存在較大缺陷。一是紙質檔案資源掃描工作滯后，無法將信息技術應用到檔案管理領域，難以實現“手工型”向“數字型”的轉變。二是電子檔案管理平臺的應用能力不足，加字平臺功能較為單一，不利于提升管理效率。三是檔案數字化轉型過程中忽視安全管理，容易遭受黑客、病毒、非法程序的威脅，影響最終的數字化建設效果，不利于保障檔案資源完整、真實和準確[3]。

（三）忽視檔案人才建設

部分事業單位人才建設工作與檔案工作轉型的要求不相適應，難以為檔案管理工作注入活力。一是檔案人才數量不足[4]。在檔案資源不斷增加的環境下，檔案工作人員的工作壓力隨之增加。此種情況下，在有限的時間內無法最大限度保障檔案工作質量，進而影響規范化建設目標的實現。二是檔案人才的整體素質待提升。部分事業單位人才培訓工作不科學，缺乏相應的人才培訓規劃，難以適應未來形勢下檔案數字化轉型的要求。此外，培訓方式較為單一，仍然局限于傳統教學式的培訓模式，忽視經驗交流在人才建設工作中的作用。

三、事業單位檔案管理規范化的措施

（一）建立健全檔案工作機制，實現全流程管理目標

事業單位必須要參照國家檔案局及相關部門印發的規范性文件，在結合單位管理現狀及情況的基礎上，對制度內容進行明確。一是要強化立卷歸檔工作，更加注重檔案資料的前端控制。要從制度上明確檔案管理清單、收集范圍、驗收節點、分類依據、保管期限、保管密集、格式標準等內容，確保檔案資料能夠及時、完整、高效歸檔。二是要堅持檔案工作流程化、標準化，進一步明確鑒定與銷毀、更新、檔案利用、庫房管理、查檔用檔流程、檔案調閱等各項內容及相應流程，確保工作有條不紊。

（二）加快數字化轉型，實現管理創新突破

事業單位要瞄準檔案資源全數字化、檔案管理全自動化、電子文件全歸檔化的目標，切實提升檔案工作的管理能力與服務能力，應對檔案資源不斷增多的挑戰。一是要繼續做好紙質檔案資源掃描工作，通過業務外包、設備引進等方式對存量及未來增量檔案進行數字化處理，確保檔案工作“升級換代”。二是要充分應用電子檔案管理平臺在數字化轉型中的優勢，對數據進行快速處理與管理，實現檔案庫向“知識庫”“智庫”的轉變。要進一步依托該平臺對數字檔案進行進行深度檢索，完善平臺功能，實現流程自動化、格式標準化的目標。三是要重視轉型過程中的安全管控，利用數字水印、數字加密、云加密、內外網隔離等措施，充分確保檔案資源的安全性。

（三）充分重視檔案人才建設，實現人才關鍵作用

檔案工作要實現全方位、全流程、全門類管理的目標，就需要以多種技能兼具、多學科知識兼具、知識結構更合理的人才隊伍為支撐。為此，一是要注重“量”上的擴充。結合事業單位檔案工作要求、未來規劃以及檔案增量等要素，進一步引進專業化的復合型人才隊伍，確保人才建設工作與檔案工作接軌。二是要注重“質”上的提升。要進一步著眼于人才質量提高、結構優化，對現有的人才進行培訓，優化培訓內容，舉報以“信息技術應用”“檔案數字化轉型”為專題的培訓活動，打造創新型、領軍型人才隊伍。除此之外，要轉變培訓方式，充分應用論壇交流、崗位交流等方式，實現培訓方式多元化的目標。

四、結束語

新形勢下，事業單位要在總結既往工作經驗，著眼未來檔案工作趨勢的基礎上對檔案工作進行創新，探索檔案工作的新方法、新路徑、新技術，使得檔案工作能夠更好地服務于其他業務工作，發揮檔案資源的憑證價值和參考價值。具體而言，一是要建立健全檔案工作機制，實現全流程管理目標;二是要加快數字化轉型，實現管理創新突破;三是要充分重視檔案人才建設，實現人才關鍵作用。相信在檔案工作人員努力下，事業單位檔案管理工作能夠更好地融入事業單位轉型、改革全局。

參考文獻

[1]張麗燕.檔案管理規范化體系的構建路徑探索[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2021（02）：9-10.

[2]劉巍.事業單位檔案管理規范化建設的思考[J].黑龍江檔案，2021（01）：114-115.

[3]杜林芳.促進事業單位檔案管理工作規范化、科學化發展的措施[J].城建檔案，2021（01）：99-100.

[4]劉虹.新時期檔案管理工作規范化的新途徑探究[J].傳媒論壇，2020，3（24）：113-114.

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