論事業單位檔案管理的創新策略

張文娟

摘要：事業單位是政府組織機構，主要從事公益事業，包括科技、衛生、藝術、文化、教育等工作，具有服務民生、轉化政府民生政策社會職能。檔案是記錄社會發展、機構演變和個人成長的重要歷史資料，將檔案資料維護好，對社會發展具有重要的意義，為了實現這一目標，應當通過創新性的改革和創新，實現對檔案的科學化管理。事業單位的檔案管理也同樣重要，在當前的社會形勢下，事業單位的發展離不開與社會的接軌和人才策略，必須要及時優化傳統檔案管理制度，對人事檔案實施有價值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，實現檔案管理與人才策略的緊密結合。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新

事業單位作為一個服務單位，應當承擔更多的社會責任，因此保證事業單位的穩定發展十分重要。事業單位的檔案管理工作直接影響著其發展，因此事業單位必須認識到檔案管理工作的重要性，認識到當前工作存在的問題和難點，并結合實際制定有效的解決辦法，保證檔案管理的規范化發展，充分發揮檔案管理工作在事業單位發展中的積極作用。

1事業單位檔案管理存在的問題

1.1專業信息化人才缺乏

“互聯網+”時代，我國事業單位檔案管理工作實踐中會受到多種因素的影響，導致檔案管理實踐中存在管理人員數量不足，對檔案管理工作的特征沒有進行正確認識和充分理解。檔案管理實踐中，存在管理人員綜合素質偏低的問題，對事業單位檔案管理實現規范化發展形成了制約，對檔案管理工作的健康發展也產生了影響。

1.2信息化管理中存在不足

隨著網絡技術的發展，在事業單位的檔案管理中也開始廣泛運用計算機技術。在檔案管理的過程中運用信息化技術具有便于保存信息的完整性、方便拷貝與抄送以及提升檔案信息的時效性等方面優勢，因此事業單位在進行檔案管理時較為青睞于這種方法。但是，網絡也是一把雙刃劍，檔案的信息安全也會受到網絡安全的影響。如果事業單位沒有妥善保存涉及事業單位核心技術的秘密文件，那么將會造成無法挽回的損失。因此，信息安全也是檔案應急管理中的問題之一。

1.3制度長期不完善且內容流于形式

事業單位的檔案管理制度，大多數照搬了上級機構的政策和內容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導致部分管理制度發生混亂，缺乏統一的優化機制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關注、支出和設施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導致事業單位檔案管理工作與實際工作產生了錯位和脫節，檔案的留存與機構運行之間沒有形成應有的閉環，一些管理制度執行不力，影響了事業單位的整體發展。

2論事業單位檔案管理的創新策略

2.1健全檔案管理制度體系

任何工作的開展都需要做好制度建設工作。一是建立責任制。對于檔案管理工作，各級領導及人員都應清楚自身的職責。二是將檔案管理工作分解。事業單位中檔案管理機構屬于內部機構，單位要建立考核評價標準，推動單位認真開展檔案管理工作。三是管理制度專業化。為使檔案管理更加規范和科學，事業單位需對檔案管理部門制定詳細的工作制度。

2.2創新制度管理，加強法規落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執行的制度要具有先進性，事業單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合;另一方面，制度的執行必須科學、穩定，不能三天打魚兩天曬網。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。

2.3加強電子檔案的建設

要提高檔案管理的工作質量，促進其規范化發展，事業單位要重視實現檔案管理的信息化發展，加強電子檔案的建設。只有實現了電子化檔案，才能對檔案信息進行批量處理，提升工作效率，保證檔案信息的傳遞效率。因此，事業單位要重視檔案管理的電子化管理，結合當前信息技術的應用水平制定新的管理目標，重新構建內部組織結構，從而更好地提高檔案的標準化和信息化水平。在進行電子檔案管理過程中，事業單位要重視對管理方法和理念的引入，加強對專業軟件的應用，完善內部檔案管理系統，保證檔案信息的共享效果。此外，事業單位要重視辦公自動化系統的構建，結合當前檔案管理工作的需求，加強對辦公軟件的調整，加強對系統功能的拓展，進而提高檔案文書的處理效率，為建立電子檔案奠定堅實的信息基礎。

2.4檔案室管理需要運用現代化技術

首先，檔案室中包含著很多紙質資料，因此檔案室需要做好防火、防光等方面的工作。檔案管理人員需要對消防設備及檢測設備定期檢查，并定期跟換開關、照明線路等設備，從而將影響檔案安全的危險因素都扼殺在萌芽中。隨著時間的推移，檔案室內的檔案會越來越多，為了優化人力資源，方便借閱人查閱資料，檔案室可以使用電動密集架，并同時配備電子標簽系統，當人們需要查閱檔案時，只需要打開電腦系統即可找到檔案及其所在位置。其次，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及消毒集于一體的設備，從而使檔案室處于一個相對穩定的環境中，從而延長紙質檔案以及電子設備的壽命。除此之外，檔案室還需要配備攝像頭、傳感器等設備，檔案管理人員可以隨時通過監控器觀察到檔案室內的情況，如果檔案室內發生意外也可以及時的進行解決。最后，檔案室需要做好防盜工作。可以利用監控、門禁等設備做好相關工作。要對可以進入檔案室的人員給予相應的權限，門禁設備可以采用電子指紋設備，只有相應的權限以及錄入指紋的人員才能進入檔案室。除此之外，還需要安裝攝像頭并做好出入人員記錄，從而可以隨時了解檔案室的實時狀況以及人員進出記錄。

結語

總之，隨著時代的發展，傳統的檔案管理缺乏創新，因此，事業單位要結合大數據和信息技術等進行檔案管理創新。一是檔案管理人員需要轉變傳統的思想，從而推動檔案管理創新，提高檔案管理的效率。二是事業單位要深化改革檔案服務模式，建立檔案數字化管理服務體系。事業單位需要重視檔案人員的培養，使事業單位運行效率提高。

參考文獻

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