事業單位檔案管理工作的若干思考

周立剛

摘要：隨著社會的發展，事業單位檔案管理也越來越重要，事業單位管理工作是登記管理的一項核心議題。它的目的重在保證登記檔案本的質量，優化每天的工作管理，通過這些來提高檔案管理的效率和有效性。筆者首先表述了檔案管理的實際意義，還對怎樣能優化檔案管理，提出了幾條建議。

關鍵詞：事業單位;檔案管理

單位是依據國家的《檔案法》來實行檔案管理工作的，是依據這部法律把涉及檔案管理的部分進行實施的，主要是按照該法律進行登記管理和其中涉及的其他服務，為全民帶來有益的服務，有利于單位健康有利的發展。在檔案管理過程中會出現各種各樣的問題，首先就是具有制度但執行不下去。在編制檔案管理制度只是照搬相關的文件及法律法規，沒有考慮實際情況。和本單位情況不符合時，也沒有經過實際的調查來解決問題。紙質化檔案資料依然處于主導地位，數字電子化應用比較低。隨著社會的進步經濟的發展，越來越多的數字化技術應用到實際生活中。應該注重把紙質版的資料轉化為電子版的資料，以便能夠提升工作效率。還要招聘更多的優秀人才，事業單位的檔案管理工作經常會缺乏優秀的人才，現有的大多數管理人員并沒有經過專業的培訓，還有很大一部分是其他部門或者從其他工作轉崗而來，缺乏專業的知識并且工作態度上也普遍不重視。他們往往只能從事簡單的裝訂工作和資料收集工作，沒有辦法挖掘檔案資料背后的價值。

一、該工作的具體意義

㈠ 事業單位管理檔案的意義

單位進行檔案管理的意義，主要是單位在開展、變動、注銷以及單位開展各項活動的記載，其中會詳盡的記載單位某項具體的登記管理，并將該工作按照事實進行反映。這些資料不僅是幫助有關部門及相關檔案管理機構檢查該單位是否有違法亂紀行為的憑證，同時需要的話還可以作為證據，進行相關法律的訴訟。我們必須清晰的認識到檔案登記的重要性，不要人浮于事糊弄了事。需要事業單位配置專門的人員進行管理。還需要對單位以往的檔案資料整理收集起來進行備案，只有這些都做好才能保證檔案管理工作持續有效的運行下去。

㈡發揮檔案管理的作用

檔案管理涉及到事業單位開展的具體業務范圍、資金運轉、法人、印章管理等資料的登記、保存、外借等實行真實情況的記錄，這其中的資料的保存和記錄會為以后的工作提供必要的證據，為后續工作的展開提供了寶貴的信息。

㈢檔案登記和管理是整個檔案事業的核心

單位建立與該單位相匹配的登記和檔案管理制度，并不斷完善和合理有效的保護、儲存單位登記的檔案，這不僅可以為國家提供很重要的史實資料，還可以保證這些檔案的可靠性，為國家檔案的管理工作提供了必要的補充。

二、具體檔案管理中的幾點意見

㈠ 加強制度建設健全相關檔案管理的設施，提高檔案管理意識

首先要做好檔案管理重要性的宣傳工作，這樣有利于整個社會對事業單位檔案管理的具體工作內容和事業單位檔案管理的重要性有個具體的了解，進而增強了提高檔案管理的意識。另一方面，各相關部門的領導人也要加強檔案管理工作的意識。不止如此還要有相應的體系管理，以約束檔案工作中具體部門還有個人的職責和工作內容。因為這項工作具備一定的特殊性質，所以還要編制工作細則，對檔案管理中出現的具體工作進行區分和規范，不能只有文件，還要對相關文件和規范嚴格的遵守，并且提高操作的可能性保證各檔案的完整性和真實性。在檔案的管理的過程中，注意歸檔的嚴謹。接收檔案的過程中也要保證驗收無誤。設置層層關卡目的是保證檔案內容和保存過程達標，對于不符合要求的資料，要求相關責任人整改。同時要明確各崗位的責任，還要對相應的工作進行考核、督查、指導。并在經費上加大投入，建立相應的檔案管理用房。實現科學化、規范化和系統化。

（二） 利用計算機實現檔案登記數字化

由于計算機技術的廣泛運用，事業單位進行網上登記并進行檔案管理的數字化需求越來越大。在數字化過程中要保證檔案管理有一定的信息水平。第一要做的就是明確檔案登記的文件格式，這是為了以后查閱和收集利用方便。我們依據以往經驗和事業單位紙質資料管理的方式方法，可以將檔案劃分為年度檢驗、公告、變更等類別，然后把發生具體登記的文件做成電子文檔，例如PPT或者其他形式的文檔，做有效歸檔。其次要把這些文件進行歸口集中管理;單位應該充分利用硬軟件資源，在計算機上進行登記和數字資料共享，這可以為單位節省經費和存儲設備，避免不必要的浪費。而且這些文件可以做到集中歸口與管理，需要注意的是對于特別重要的文件要及時備份。

㈢建立完善的檔案整理、保管、利用的程序

登記檔案管理涉及到單位的很多流程，包括受理、審查、發布、公告等過程。與單位的督查管理等都有很大關系，所以要依據相關法律法規對檔案資料進行有效的保存管理，檔案的保存、歸檔、查詢的房間嚴禁無關人員進入。庫房和存儲資料的地方不要存放與檔案管理工作無關的物品，不能吸煙不能把明火帶到以上場所。注意保密措施，對于在檔案管理過程中出現的違法亂紀的行為，根據事情的性質和惡劣程度進行處罰。保證檔案資料的開發及其利用，并按照制定的規章制度中的有關規定執行，保證檔案管理規范化、現代化。

㈣ 創新檔案管理思路結合現代理念

由于事業單位和企業的本質不一樣，具體表現在工作內容和對工作的評價上面，管理制度方面有很多相同之處。一般來說事業單位的制度會滯后于企業管理，主要是理念的落后，主要是指相關領導的思維沒有跟上時代。要加強這方面的理論學習，提高工作效率。

檔案管理要注意制度的異同之處，要充分考慮國家的法律法規和政策，還要結合實際情況，這樣才能做到管理制度更加科學。執行和制度都要注重，因為檔案管理其實和每個部門都相關，所以在執行時要傳達到基層，并加強基層檔案專員的培訓，不斷提高檔案管理的能力。執行各種管理制度時，要注意檔案管理制度的優化與升級，做到檔案管理制度不能脫離實際工作，編制制度的人員不要外行指揮內行，要深入到基層檔案專員了解實際情況和檔案管理執行難度，防止有制度但執行不下去。加強督查與考核，確保不出現紕漏及工作人員不負責任的情況。

三、結語

通過上述我們可以知道，單位中的檔案管理主要用登記時間進行歸口，按照相關的法律法規及其單位的規章制度、事業單位的職責，和單位的實際情況，對單位的責任權利和職責范圍進行認真全面的核查，通過比較事業單位的編制和固定資產等這些情況，確定事業單位是否具有承擔相應責任的能力。事業單位的檔案管理應當作為一項非常重要的工作來抓，通過系統的整理和規范完善各類檔案管理制度，來實現檔案管理的現代化和標準化，讓檔案管理水平更上一層樓。

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（綏化市北林區太平川鎮綜合執法隊 152012）