人事代理檔案管理信息化建設分析

李娜 王玉文

摘要：在我國人事制度改革中，人事代理是至關重要的，人事代理制度的實施，一方面為人才由“單位人”轉變成“社會人”提供了有力支撐，另一方面也優化了社會人才配置，在很大程度上解決了人事代理檔案管理工作，夯實了社會人才儲備和開發的基礎。當前我們正處在信息時代，據此，我們認真分析當前人事代理檔案信息化建設存在的問題，并立足于實際統籌謀劃，整體設計，加強代理檔案管理信息化建設，提升檔案管理質效。

關鍵詞：人事代理檔案;信息化;建設

隨著人事制度的不斷改革，當前人事代理機構逐漸演變成最重要的人才儲備庫。隨著人才流動幅度的不斷加快，人事代理業務的日益增多，代理工作難度系數的加劇，在信息時代，如何加強人事檔案管理工作是亟待解決的重要問題，

一、當前人事代理檔案管理信息化建設面臨的弊端

（一）檔案管理信息化意識孱弱

經過多年的實踐，人事代理制度在企事業單位的得到了較為廣泛的運用，緩解了就業壓力，優化了檔案管理，從表面來看，現階段我國人事代理制度已經初成雛形，具備了一定的規模。但受多種因素影響，人事代理檔案管理中還存在諸多問題，部分企事業單位沒及時與代理機構進行對接，思想上存在不信任人事代理機構，導致無法推進人事代理檔案信息化建設的步伐。

（二）檔案管理制度不完善

當前我們正處在信息時代，各級人才服務中心都普及了大數據和互聯網的使用，人事檔案管理也從過去的紙質保管變成電子存檔，并取得了一定的成效。然而受多種因素的掣肘，在人事代理檔案信息化管理中還存在諸多問題，檔案管理不完整，檔案管理信息系統設計有待優化，操作缺乏實用性和靈活性。

（三）檔案管理存在安全風險

在信息時代人才服務中心人事代理檔案可以說已經基本上實現了電子化存檔，由于信息技術和系統更迭，在信息化管理中還存在一定的漏洞，造成管理人員無法及時獲取人事檔案信息，及時整理信息。有人自己拿著檔案，存放人才交流中心，檔案轉至生源地，公對公轉出轉入。檔案在個人手中，對于檔案信息是否真實、完整埋下風險。

（二）信息管理技術有待優化

傳統人事代理檔案管理主要采用收集整理，編號，立卷歸檔，查閱轉檔的模式，在信息時代雖然引入了信息化管理模式，但是部分管理人員還在延續傳統檔案管理模式，加劇了檔案管理工作人員工作量[2]。追本溯源，因為缺乏一套實用的電子軟件，缺乏先進的檔案信息錄入技術，還有部分單位雖然引入了電子平板掃描技術，原始檔案轉化中的效率問題，但是在保密性、準確性方面還有待改進。

二、加強人事代理檔案信息化建設的策略

（一）與革故鼎新轉變觀念，夯實信息建設基礎

為推進人事代理檔案管理信息建設步伐，首先我們要打破墨守成規的思想，認識到想要推進人事代理信息管理就必須要依托現代信息技術。在以往傳統人事檔案管理中主要依靠手工操作的方式來收集紙質檔案和整理歸檔，這種落后的方式，工作效率低下，信息精準性存在偏差，無法及時查詢檔案信息，基于此，我們要轉變觀念依托各種先進技術，基于國家統一信息化標準下，投入人力物力，構建人事檔案數據庫，并根據信息化建設的規范要求，考慮檔號的設置，檔案的分類。同時并將人事代理檔案信息都有效地納入到規范標準中，再進一步細化檔案門類，進而便于人事代理檔案信息的導入傳出，或是檔案信息的共享和人力資源的流動。

（二）完善網絡管理制度， 提升檔案信息化水平

“制度是行為規范的準繩” 。對此，我們要立足于實際，系統梳理，理順體制，細化措施、著力補短板、強弱項、建機制，完善機制，確保檔案管理人員根據規章制度開展相關工作。與此同時，還要加強與軟件開發公司的合作，以便研發出針對性強，功能完善的人事檔案管理軟件，依托先進的信息化管理平臺，實現信息共享，推進統計分析、異地查詢、在線開具證明等服務，打破傳統人檔分類的藩籬，促進人事代理成本的減低，從整體上促進社會服務效率的提升。構建企事業單位與人力資源二者間的聯系，依托信息技術，推動在線檔案投遞或是人力資源工序平衡。還可以依托云計算、大數據技術等，做好代理檔案資源的統計分析，構建立體化、智能化的人事檔案管理制度，夯實人事代理檔案信息化建設的基礎。

（三）積極引入先進技術，有效減少檔案損耗

推進檔案信息化建設離不開檔案數據庫技術，在人事代理檔案管理中信息技術發揮著至關重要的作用。在傳統人事檔案管理中，檔案管理人員的管理方式即收集來的人事檔案資料進行有效分類、排列裝檔，編號分卷，有需要經常翻閱檔案，因此在查閱中容易出現錯漏和破損，加之因為代理人或是單位的需求多次傳抄、復印，不可避免的對紙質檔案造成機械性的損傷，加速原件的褪變和脆化，嚴重威脅檔案信息的安全。對此合理應用檔案新技術，可以一次性完善有效將所收集的人事檔案信息輸入到計算機中，進行多次打印復制，供多家用人單位查詢。另外還可以依托先進防火墻技術和等級嚴格的密級管理制度，保障代理檔案的安全。

（四）加強檔案隊伍建設，推進管理信息進程

實現代理檔案管理的現代化、數字化，離不開高素質復合型的檔案管理人才。基于此，我們要立足于實際，通過“走出去，引進來”的方式，定期加強檔案管理人員培訓，深化其安全意識，工作責任心，幫助其掌握先進的檔案管理方式，在具體的工作中依托管理制度，切實做好自己的本職工作。另外，還要信息技術學習培訓，通過培訓了解檔案信息化的過程，熟悉或是掌握各種新載體的物理性能。為構建高素質人才隊伍，還要引入檔案管理人才，充實現有人才隊伍，助力檔案事業的現代化、信息化發展。

結語：

一言以蔽之，在新時期下為推進人事代理當納，我們要根據現階段人才市場情況復雜、人才市場流動大的特點，遵循服務個人的原則，依托信息技術，完善網絡管理制度、積極引入先進技術、加強檔案隊伍建設等策略，做好代理檔案信息化管理工作，推進信息化管理的進程。

參考文獻

[1]李曉琳，王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理，2016，000（005）：58-58.

[2]謝慶軍.流動人員人事檔案管理和延伸服務：回顧與展望[J].中國人事科學，2020（7）.

（山東省蘭陵縣人力資源和社會保障局?山東?臨沂?277700）